Temas basicos excel

1. SAN PEDRO POCHUTLA, OAX., SEPTIEMBRE 2020
BASICO
Dale Sentido a los Números
Organiza y Consulta Datos
Crea Gráficos y Diagramas
Comparte y Protege Información
3-oct.-20

2. Tabla decontenido
TEMA 1 CONCEPTOS BASICOS...........................................................4
1.2 Entorno del programa......................................................................5
Tipos de punteros...................................................................................8
4. OPERADORES DE REFERENCIA...................................................10
1.4.1 Errores...........................................................................................12
1.4.2 Comandos abreviados................................................................17
Teclas de función..................................................................................17
Atajos de teclado de una sola tecla ...................................................18
Atajos con la tecla "Control"...............................................................19
Atajos con las teclas "Mayúscula" y de función..............................21
Atajos con las teclas "Alt" y de función............................................22
Atajos con las teclas "Control" y de función ...................................23
Atajos con las teclas "Control" y "Mayúsculas"..............................24
Atajos para moverte en la hoja de cálculo........................................27
Atajos para seleccionar datos ............................................................28
Atajos para ingresar fórmulas y datos..............................................29
Otros atajos de teclado........................................................................30
1.4.3 Introducción correcta de datos.................................................31
1.4.5 Edición en celdas ........................................................................32
Borrar el contenido de una celda.......................................................32
Correcciones rápidas...........................................................................32
Copiar y mover datos...........................................................................32
Comentarios ..........................................................................................33
1.4.6 Patrones y controlador de relleno............................................34
Autocompletar.......................................................................................37
Elegir de la lista.....................................................................................37
Autollenado............................................................................................38
Crear listas personalizadas.................................................................40
Series......................................................................................................41

3. Rellenar celdas en blanco ...................................................................43
1.4.7 Organización de las hojas y libros....................................45
Archivos de Excel.................................................................................45
Libro de Excel........................................................................................46
Crear Hojas............................................................................................47
Renombrar Hojas..................................................................................48
Eliminar Hojas.......................................................................................48
Duplicar Hojas.......................................................................................48
Mover Hojas...........................................................................................49
Ocultar Hojas.........................................................................................49
Mostrar Hojas........................................................................................50
Colorear Hojas.......................................................................................50
Organizar ventanas de libros de trabajo...........................................50

4. TEMA 1 CONCEPTOS BASICOS
1.1 Cómo funciona Excel
Excel es una herramienta que nos permite hacer cálculos de manera rápida y
sencilla, dibujar gráficos a partir de la información que hemos dibujado, hacer
análisis profundos de grandes cantidades de información y muchas otras cosas.
Excel es lo que se llama una hoja de cálculo, puedes consultar este artículo para
más información, pero ¿Qué es una hoja de cálculo?
La Hoja de cálculo sirve para trabajar con números de forma sencilla e intuitiva.
Para ello se utiliza una cuadrícula donde en cada celda de la cuadrícula se pueden
introducir números, letras y gráficos.
La apariencia de Excel es muy sencilla, una rejilla que divide el espacio en celdas.
Estas celdas son la mínima estructura de Excel y en ellas podemos hacer las
siguientes operaciones:
 Escribir texto
 Insertar valores
 Insertar fórmulas
 Modificar el formato
 ….
Pero tienes que saber que un conjunto de celdas que se encuentran compartiendo
más de un lado se llaman rangos. Por ejemplo, una fila o una columna es un rango
de celdas con algunas propiedades comunes como el alto o el ancho
respectivamente.

5. 1.2 Entorno del programa
Los elementos de la ventana de la aplicación Microsoft Excel 2010 son los
siguientes
1. Menú de Control o Menú Ventana. Permite cerrar la ventana, cambiarla de
tamaño y pasar a otra ventana.
2. Barra de Títulos. Indica el nombre del programa (Excel) y el libro con el que se
está trabajando.
3. Botón minimizar. Reduce la ventana a un botón que aparece en la Barra de
tareas del escritorio de Windows. Para convertir una ventana de aplicación en un
botón hacer clic en el botón Minimizar.
4. Botón maximizar/restaurar. Amplía la ventana al tamaño máximo o la restaura a
su tamaño original.
5. Barra de herramientas de acceso rápido. Por defecto, tenemos disponibles en
ella los comandos Guardar, Deshacer y Rehacer, aunque se puede personalizar
para añadir a ella los que deseemos.
6. Menú Archivo. En él podemos encontrar la mayoría de comandos para el trabajo
con documentos (libros de cálculo), como abrir, guardar, imprimir, obtener una
vista preliminar, etc. Al hacer clic sobre él se despliega un menú con todas sus
opciones y sub-menús.
7. Fichas. Las fichas contienen botones y controles agrupados en categorías. La
estructuración en fichas es la conjunción de dos formas de acceso a las
herramientas que hasta la versión 2003 de Office eran independientes: los menús
y las barras de herramientas.
8. Grupo de herramientas. Las herramientas de las fichas están organizadas en
grupos de herramientas formando una cierta unidad lógica. En muchas ocasiones,
en la esquina inferior derecha del grupo de herramientas encontramos una flechita
que da acceso al cuadro de diálogo asociado a esa categoría de herramientas.
9. Cinta de opciones. Es el espacio en el que se despliegan los botones, menús y
controles de cada una de las fichas. Para aumentar el espacio destinado a la hoja
de cálculo, puede minimizarse haciendo clic con el botón derecho sobre cualquiera
de los nombres de las fichas y activando la casilla de verificación Minimizar cinta

6. de opciones. También puede emplear el botón etiquetado como 10 en la figura
1.1 para efectuar esta misma tarea.
Figura 1.1. Ventana de Microsoft Office Excel 2010.
10.Minimizar cinta de opciones. Pulse este botón para ocultar y mostrar la cinta de
opciones.
11.Ayuda. Al hacer clic sobre este botón se activa la ayuda de Microsoft Excel.
12.Barra de fórmulas. En ella se introduce y edita la información en las hojas de
Excel. Está situada bajo la cinta de opciones y, si esta se encuentra minimizada,
bajo los nombres de las fichas. Para visualizarla u ocultarla, se activa o desactiva
la casilla Barra
de fórmulas en la ficha Vista (grupo de herramientas Mostrar). Los diferentes
elementos de la barra de fórmulas son:
 En el primer recuadro es el Cuadro de nombres, muestra la dirección de
la celda activa.
 Botones de Cancelar e Introducir de la entrada actual (aparecerán sólo
al editar el contenido de una celda).
 El botón Insertar Función, para abrir el cuadro de diálogo Insertar
función.
 Área de edición, donde se introduce y edita la información de la celda
activa.

7. 13.Encabezados de las columnas (A-XFD). Permiten la selección de la(s)
columna(s).
14.Encabezados de las filas (1-1.048.576). Permite la selección de la(s) fila(s).
15.Botón de selección de la hoja completa. Al hacer clic sobre dicho botón
seleccionará toda la hoja de cálculo.
16.Botón de división vertical/horizontal de la pantalla. Divide la ventana de la hoja
de cálculo en varias ventanas, pudiendo con ello ver diferentes partes de una hoja.
17.Barras, flechas y botones de desplazamiento.
Permiten desplazarse por la hoja.
18.Área de trabajo. Es el espacio interior de la ventana, donde el usuario realizará su
trabajo con las hojas.
19.Etiquetas de la hoja. Muestra los nombres de las distintas hojas de un libro de
trabajo y los botones para desplazarse por las hojas.
20.Barra de estado. Situada en la parte inferior de la pantalla, en su configuración
por defecto nos mostrará información sobre:
 El indicador de modo para señalar qué está haciendo Excel.
 En el recuadro central mostrará el resultado de las operaciones
Promedio, Cuenta y Suma.
 En la parte derecha, información sobre el tipo de visualización activo
(Normal, Diseño de página, etc.).
 En la esquina derecha, el control de zoom, que permite ajustar la escala
de visualización del documento.
Haciendo clic con el botón derecho sobre la barra de estado se activa el menú
contextual para configurarla.
La ficha Archivo
Haciendo clic en la pestaña Archivo que se encuentra en la parte superior
izquierda de la pantalla podrás desplegar un menú desde donde podrás ver las
acciones que puedes realizar sobre el documento, incluyendo Guardar, Imprimir o
crear uno Nuevo.
A este menú también puedes acceder desde el modo de acceso por teclado tal y
como veremos en la Cinta de opciones.
Contiene dos tipos básicos de elementos:

8. Los que muestran un panel justo a la derecha con más
opciones, ocupando toda la superficie de la ventana Excel.
Como Información o Imprimir. Al situar el cursor sobre las
opciones de este tipo observarás que tienen un efecto verde
oscuro. El color permanecerá al hacer clic para que sepas
qué panel está activo.
Los que abren un cuadro de diálogo. Como Abrir, o Guardar
como. Al situar el cursor sobre las opciones de este tipo
observarás que tienen un efecto verde claro. El color sólo
permanece mientras el cursor está encima, ya que al hacer
clic, el propio cuadro de diálogo abierto muestra el nombre
de la acción en su barra de título.
Para cerrar la ficha Archivo y volver al documento pulsamos
ESC o hacemos clic en otra pestaña.
Tipos de punteros
El Puntero del “mouse” es un cursor que aparece en la pantalla para indicar la
posición donde se encuentra en el programa. Cuando se coloca en diferentes
partes de la pantalla, su apariencia cambia para especificar algún tipo de
operación. Las diferentes clases de punteros que aparecen en Excel son las
siguientes:

9. Prioridad de los operadores
Es un conjunto de reglas que controlan el orden en que Excel realiza las
operaciones cuando se evalúa una expresión. Las operaciones con mayor
precedencia se realizan antes que las de menor prioridad. Por ejemplo, la
multiplicación se realiza antes que la suma.
Por si se combinan varios operadores en una única fórmula, Excel ejecutará las
operaciones en el orden que se indica en la tabla a continuación. Si una fórmula
contiene operadores con la misma precedencia (por ejemplo, si una fórmula
contiene un operador de multiplicación y otro de división), Excel evaluará los
operadores de izquierda a derecha.
Podemos clasificar las fórmulas de Excel en cuatro grupos principales:
1. Fórmulas aritméticas
2. Fórmulas de comparación
3. Fórmulas de texto
4. Fórmulas de referencia
Cada uno de estos grupos tiene su propio conjunto de operadores que permiten
realizar los cálculos y operaciones específicas de cada grupo.
1. Operadores aritméticos: Las fórmulas aritméticas son las más comunes,
combinan números, referencias de celda, funciones y operadores aritméticos para
realizar cálculos matemáticos. La siguiente tabla muestra los operadores
aritméticos de Excel:
Aunque el porcentaje no es un operador aritmético, Excel le da un tratamiento
como operador ya que al ingresar un símbolo de porcentaje después de un
número provocará que Excel realice una división entre 100 de manera automática.
2. Operadores de comparación: Los operadores de comparación nos permiten
comparar dos o más números o cadenas de texto. Si el resultado de la
comparación es positivo, obtendremos como resultado en valor lógico

10. VERDADERO. De lo contrario obtendremos como resultado el valor FALSO. A
continuación tenemos la lista de operadores de comparación:
Los operadores de comparación son muy utilizados con las funciones lógicas de
Excel que nos permiten ejecutar una acción al cumplirse la condición establecida.
3. OPERADORES DE TEXTO
Las fórmulas de Excel también pueden manipular texto y pueden hacer uso
del operador de concatenación para unir el valor de dos cadenas de texto.
4. OPERADORES DE REFERENCIA
Los operadores de referencia nos ayudan a combinar dos o más referencias
de celda para crear una sola referencia.
Recuerda que si tu sistema tiene la configuración regional de España,
entonces el operador de unión será el punto y coma (;) y no la coma como
aparece en la imagen.

11. PRECEDENCIA DE OPERADORES EN EXCEL
Cuando creamos fórmulas que contienen más de un operador, será necesario
conocer el orden en que dichas operaciones serán calculadas por Excel. Por esta
razón existe un orden de precedencia que determina la manera en que Excel hace
los cálculos:
Si tenemos una fórmula con varios operadores con la misma precedencia,
entonces Excel realizará los cálculos de izquierda a derecha.
CÓMO CONTROLAR EL ORDEN DE PRECEDENCIA
La única manera en que podemos influir en el orden de precedencia
de operadores en Excel es utilizando paréntesis. Al colocar paréntesis
alrededor de un cálculo estaremos diciendo a Excel que deseamos otorgar
una alta prioridad a dicho cálculo y por lo tanto se realizará primero. En la
siguiente imagen puedes observar cómo se modifica el resultado de una
fórmula al incluir paréntesis.
Cuando existen paréntesis dentro de una fórmula, Excel comenzará los
cálculos con el paréntesis que tenga el mayor nivel de anidación. Y si dentro
de un mismo paréntesis existen varios operadores, entonces se aplicarán
las reglas de precedencia antes vistas. De esta manera los paréntesis nos

12. permiten controlar el orden de precedencia de los cálculos es una fórmula
de Excel.
1.4.1 Errores
Cuando existen paréntesis dentro de una fórmula, Excel comenzará los
cálculos con el paréntesis que tenga el mayor nivel de anidación. Y si dentro
de un mismo paréntesis existen varios operadores, entonces se aplicarán
las reglas de precedencia antes vistas. De esta manera los paréntesis nos
permiten controlar el orden de precedencia de los cálculos es una fórmula
de Excel.
Los errores en Excel son generalmente consecuencia de haber introducido
algún dato de manera incorrecta o de utilizar inapropiadamente alguna
fórmula. Excel detecta los errores y los clasifica de manera que se nos
facilite su resolución.
Si conocemos los tipos de errores en Excel podremos resolverlos fácilmente
ya que podremos identificar rápidamente la causa.
1.- Error #N/A
Significado: No disponible.
Razón frecuente: Sucede cuando funciones de búsqueda como BUSCARV,
BUSCARH, COINCIDIR y BUSCAR no pueden encontrar el valor buscado debido
a que la información no existe en el rango especificado.
Solución: Revisar las fórmulas, en especial si hacen referencia a otras hojas para
determinar si es el rango incorrecto o se borró información.
Cuando realmente verificamos que la información no está y es correcto que así
sea, puedes utilizar una función de manejo de errores como SI.ERROR para que
en lugar de que aparezca el error #N/A diga “Valor no encontrado”. Por ejemplo:

13. =SI.ERROR (BUSCARV (A10; A3:B5; 2; 0);"Valor no encontrado")
2.- Error: # ¡VALOR!
Significado: Valor inválido.
Razón frecuente: Ocurre cuando introducimos en nuestras fórmulas o funciones
algún argumento erróneo como espacios, caracteres o texto en fórmulas que
requieren números.
Solución: Asegúrate de que los parámetros de la fórmula o función sean el tipo de
datos correcto. Si estás realizando operaciones con números, por ejemplo una
multiplicación, los argumentos deben ser números. Si aun así ves errores, controla
que no haya celdas en blanco o algún carácter especial que está impidiendo hacer
la fórmula.
3.- Error: # ¡REF!
Significado: No hay referencia.
Razón frecuente: Cuando eliminamos o pegamos información accidentalmente
sobre una fila o columna que es parte de una fórmula. Excel al tratar de actualizar
la referencia, no la encuentra y reemplaza la celda por un error de referencia.

14. Solución: Es conveniente que deshagas las acciones previas para recuperar la
información borrada.
4.- Error: # ¿NOMBRE?
Significado: No encuentra la función especificada.
Razón: Usualmente es por un error de tipeo en la fórmula o no puede computar
uno o más valores que has introducido como argumento.
Por ejemplo aquí hay un error al escribir “pomedio” en lugar de “promedio” para
llamar a la función homónima.
O puedes haber escrito bien la fórmula pero no has introducido bien los
argumentos como aquí en el 2do argumento de la función BUSCARV que no
especifica el rango de la Hoja1.

15. Solución: Asegúrate de que hayas escrito bien el nombre de la fórmula. Si verificas
que está bien y aun así arroja el error, utiliza la pestaña fórmulas y busca la
función a insertar. Luego sigue los pasos para introducir los argumentos de la
función.
5.- Error: # ¡DIV/0!
Significado: Dividido por cero.
Razón: El denominador es cero. Así como en las calculadoras hacer esta
operación arroja un error, lo mismo pasa con Excel.
Solución: Para estos casos es conveniente realizar una función para manejo de
errores. Por ejemplo: SI (B3=0;""; A3/B3)
6.- Error: #####
Significado: No se puede mostrar.
Razón: El tamaño de celda es no lo suficiente grande para mostrar el contenido.
Solución: Agrandar la celda

16. 7.- Error: # ¡NULO!
Significado: Valor vacío.
Razón: Cuando Excel no puede determinar el rango especificado. Usualmente es
porque se utilizó un operador de referencia incorrecto o directamente no está.
Solución: Asegúrate de llamar a los rangos de manera apropiada utilizando los
operadores:
1. Operador de Rango: Son los dos puntos (:), y definen precisamente que se
está haciendo referencia a un Rango de celdas. Si sumamos de A2 a C2 el
operador sería: y la función quedaría así =SUMA (A2:C2), de esta manera.
2. Operador de Unión: Por defecto se tiene configurado el punto y coma (;) y
se llama "de unión" porque sirve para adicionar a una operación más
referencias. Por ejemplo =SUMA (A2:A6; D2:D6) suma el rango de A2 a A6
y D2 a D6.
8.- Error # ¡NUM!
Significado: Número inválido.
Razón: Aparece usualmente cuando Excel no puede mostrar el resultado de un
cálculo. Esto puede ocurrir por 2 razones:

17. 1. Porque el cálculo que se plantea es imposible; por ejemplo, si se intenta
calcular la raíz cuadrada de un número negativo, como con la función:
=RAIZ (-2) que no tiene en cuenta los números imaginarios.
2. Porque el resultado es demasiado grande o pequeño como para que Excel
pueda mostrarlo; por ejemplo, el cálculo de la potencia de 1000 elevado a
103: =POTENCIA (1000; 103).
Solución: Se debe evaluar cada valor numérico de la fórmula para corregir estos
casos.
1.4.2 Comandos abreviados
Teclas de función
Empezamos con las teclas de función, que son las que van del F1 al F12.
Cada una de ellas tiene una función específica en la aplicación, por lo que
conviene que te las sepas para agilizar algunos procesos como el de repetir
acciones, revisar la ortografía o ir a un punto concreto de la hoja de datos en
la que estés trabajando.
ATAJO ACCIÓN
F1 Muestra la ayuda de Excel
F2 Entra en modo de edición para la celda activa
F3 En caso de existir un nombre definido, muestra el cuadro de
diálogo "Pegar nombre"
F4 Repite la última acción
F5 Ir a

18. ATAJO ACCIÓN
F6 Te mueves entre los paneles de un libro de dividido
F7 Revisión ortográfica
F8 Activa el modo Ampliar selección
F9 Resuelve las fórmulas que tengas en las hojas tus libros abiertos
F10 Activa la barra de menús
F11 Crea una hoja de gráfico con el rango de celdas seleccionado
F12 Guardar cómo
Atajos de teclado de una sola tecla
Cuando más sencillo es un atajo de teclado más ayudará a realizar las
acciones de la manera más rápida posible. Por eso, vamos a seguir con los
atajos de teclado en los que sólo tendremos que pulsar una tecla.
ATAJO ACCIÓN
AVPÁG Desplazarse una pantalla abajo dentro de la hoja
REPÁG Desplázate una pantalla arriba dentro de la hoja
ALT Activa la barra de menús
ENTRAR Acepta la entrada de una celda y selecciona la
inferior
ESC Cancela diálogos y cancela la entrada de una celda
ESPACIO Activa o desactiva las casillas de verificación en
cuadros de diálogo
FIN Activa o desactiva el "Modo final"

19. ATAJO ACCIÓN
INICIO Moverse al principio de la fila de tu celda
RETROCESO Borra el contenido de una celda. Entra en el modo
de edición
SUPRIMIR Borra el contenido de una celda
TABULADOR Completa la entrada de una celda. Selecciona la
celda a la derecha
TECLAS DE
DIRECCIÓN
Muévete a las celdas de arriba, abajo, izquierda o
derecha
Atajos con la tecla "Control"
Vamos a ponerlo un poco más difícil, pero no demasiado. A continuación
tienes una serie de atajos de teclado en los que tendrás que combinar la
tecla Control con otra para realizar la acción deseada. Copiar, pegar, cortar,
cuadros de diálogo o formatos para el texto.
ATAJO ACCIÓN
CONTROL
+ A
Cuadro de diálogo "Abrir"
CONTROL
+ B
Cuadro de diálogo "Buscar"
CONTROL
+ C
Copia el contenido de las celdas seleccionadas
CONTROL
+ D
Copia la fórmula a la derecha del rango seleccionado
CONTROL
+ E
Selecciona todas las celdas de tu hoja de cálculos
CONTROL
+ G
Cuadro de diálogo "Guardar"

20. ATAJO ACCIÓN
CONTROL
+ I
Cuadro de diálogo "Ir a"
CONTROL
+ J
Copia la fórmula hacia abajo del rango seleccionado
CONTROL
+ K
Pon o quita el formato cursiva en el texto seleccionado
CONTROL
+ L
Cuadro de diálogo "Reemplazar"
CONTROL
+ N
Pon o quita el formato negrita en el texto seleccionado
CONTROL
+ P
Cuadro de diálogo "Imprimir"
CONTROL
+ R
Cierra tu libro activo
CONTROL
+ S
Pon o quita el formato subrayado en el texto seleccionado
CONTROL
+ T
Cuadro de diálogo "Crear tabla"
CONTROL
+ U
Crea un nuevo libro de trabajo
CONTROL
+ V
Pega el contenido del portapapeles
CONTROL
+ X
Corta las celdas seleccionadas
CONTROL
+ Y
Rehacer acción deshecha

21. ATAJO ACCIÓN
CONTROL
+ Z
Deshacer acción
CONTROL
+ 1
Cuadro de diálogo "Formato de celdas"
CONTROL
+ 2
Pon o quita el formato negrita en el texto seleccionado
CONTROL
+ 3
Pon o quita el formato cursiva en el texto seleccionado
CONTROL
+ 4
Pon o quita el formato subrayado en el texto seleccionado
CONTROL
+ 5
Pon o quita el formato tachado en el texto seleccionado
CONTROL
+ 6
Oculta o muestra objetos en una hoja
CONTROL
+ 8
Muestra los símbolos de esquema de la hoja
CONTROL
+ 9
Oculta las filas seleccionadas
CONTROL
+ 0
Oculta las columnas seleccionadas
Atajos con las teclas "Mayúscula" y de función
A continuación tienes una serie de atajos de teclado en los que
combinarás la tecla Shift o Mayúscula con las teclas de función, las que van del
F1 al F12. Con ellas podremos insertar hojas de cálculo nuevas, abrir nuevos
cuadros de diálogo o calcular todas las fórmulas que hayamos anotado en la
hoja.
ATAJO ACCIÓN

22. ATAJO ACCIÓN
MAYÚSCULA
+ F2
Añade comentario en la celda
MAYÚSCULA
+ F3
Cuadro de diálogo "Insertar función". Además, al editar
fórmulas muestra el cuadro de diálogo "Argumentos de
función"
MAYÚSCULA
+ F4
"Buscar siguiente" cuando realizas una búsqueda
MAYÚSCULA
+ F5
Cuadro de diálogo "Buscar"
MAYÚSCULA
+ F6
Muévete entre la hoja, las opciones, la barra de estado y el
panel de tareas
MAYÚSCULA
+ F7
Panel de tareas "Referencia"
MAYÚSCULA
+ F8
Agrega una celda o un rango de celdas a tu selección con
las teclas de dirección
MAYÚSCULA
+ F9
Calcula todas las fórmulas de tu hoja activa
MAYÚSCULA
+ F10
Muestra el menú contextual de un elemento seleccionado
MAYÚSCULA
+ F11
Inserta una hoja de cálculo nueva
MAYÚSCULA
+ F12
Cuadro de diálogo "Guardar cómo"
Atajos con las teclas "Alt" y de función
A continuación tienes una serie de atajos de teclado en los que
combinarás la tecla Alt con las teclas de función, las que van del F1 al F12. Esta
vez son sólo unos pocos atajos, pero con ellos puedes guardar trabajos,
abrir Visual Basic o cerrar la aplicación.

23. ATAJO ACCIÓN
ALT +
F1
Crea un gráfico incrustado a partir de los datos del rango actual
ALT +
F2
Cuadro de diálogo "Guardar cómo"
ALT +
F4
Cierra Excel
ALT +
F8
Cuadro de diálogo "Macro"
ALT +
F10
Panel "Selección y visibilidad"
ALT +
F11
Abre el Editor de Microsoft Visual Basic para Aplicaciones
Atajos con las teclas "Control" y de función
Volvemos a combinar la tecla Control, sólo que en esta ocasión la
emparejaremos con las de función. De nuevo no son muchas, pero te
permiten empezar a realizar algunas acciones en el libro. Entiende que cada
libro se abre como un Excel diferente, y dentro puedes tener varias hojas de
cálculo.
ATAJO ACCIÓN
CONTROL + F1 Muestra u oculta las opciones
CONTROL + F2 Cuadro de diálogo "Imprimir"
CONTROL + F3 Administrador de nombres
CONTROL + F4 Cierra el libro
CONTROL + F5 Restaura el tamaño del libro
CONTROL + F6 Moverse al siguiente libro

24. ATAJO ACCIÓN
CONTROL + F7 Mueve la ventana del libro
CONTROL + F8 Cambia el tamaño de la ventana del libro
CONTROL + F9 Minimiza el libro
CONTROL + F10 Maximiza un libro minimizado
CONTROL + F11 Crea una hoja de Macros
CONTROL + F12 Cuadro de diálogo "Abrir"
Atajos con las teclas "Control" y "Mayúsculas"
Las combinaciones van creciendo, y ahora te vamos a ofrecer unos cuantos
atajos en los que pulsarás a la vez las teclas Control, Mayúscula junto a otra que
pueden ser teclas de función, letras o símbolos.
ATAJO ACCIÓN
CONTROL +
MAYÚSCULAS
+ F3
Cuadro de diálogo "Crear nombres a partir de selección"
CONTROL +
MAYÚSCULAS
+ F6
Ir a libro anterior que tengas abierto
CONTROL +
MAYÚSCULAS
+ F10
Ve a barra de menús
CONTROL +
MAYÚSCULAS
+ F12
Cuadro de diálogo "Imprimir"
CONTROL +
MAYÚSCULAS
+ F
Abre el menú "Formato de Celdas" en la pestaña "Fuentes"

25. ATAJO ACCIÓN
CONTROL +
MAYÚSCULAS
+ L
Activa y desactiva filtros en un rango
CONTROL +
MAYÚSCULAS
+ O
Selecciona las celdas que tengan comentarios
CONTROL +
MAYÚSCULAS
+ U
Amplía la barra de fórmulas
CONTROL +
MAYÚSCULAS
+ ENTRAR
Ingresa una fórmula como una fórmula matricial
CONTROL +
MAYÚSCULAS
+ INICIO
Amplía la selección de celdas hasta el comienzo de la hoja
de cálculo
CONTROL +
MAYÚSCULAS
+ FIN
Extiende la selección de celdas hasta la última celda
utilizada de la hoja de cálculo
CONTROL +
MAYÚSCULAS
+AVPÁG
Selecciona la hoja actual y la siguiente de un libro
CONTROL +
MAYÚSCULAS
+ REPÁG
Selecciona la hoja actual y la anterior de un libro
CONTROL +
MAYÚSCULAS
+ TECLA DE
DIRECCIÓN
Extiende la selección de celdas a la última celda no vacía
de la misma columna o fila que la celda activa
CONTROL +
MAYÚSCULAS
+ ESPACIO
Seleccionar toda la hoja de cálculo

26. ATAJO ACCIÓN
CONTROL +
MAYÚSCULAS
+ (
Muestra las filas ocultas en el rango seleccionado
CONTROL +
MAYÚSCULAS
+ )
Muestra las columnas ocultas en el rango seleccionado
CONTROL +
MAYÚSCULAS
+ !
Aplica el formato Número con dos decimales
CONTROL +
MAYÚSCULAS
+ #
Aplica el formato Fecha con el día, mes y año
CONTROL +
MAYÚSCULAS
+ $
Aplica el formato Moneda con dos decimales
CONTROL +
MAYÚSCULAS
+ %
Aplica el formato Porcentaje sin decimales
CONTROL +
MAYÚSCULAS
+ /
Aplica el formato de Notación Científica
CONTROL +
MAYÚSCULAS
+ :
Aplica el formato Hora
CONTROL +
MAYÚSCULAS
+ &
Aplica un borde a la celda activa
CONTROL +
MAYÚSCULAS
+ "
Copia el contenido de la celda superior

27. ATAJO ACCIÓN
CONTROL +
MAYÚSCULAS
+ SIGNO
MENOS (-)
Borra los bordes de la celda
CONTROL +
MAYÚSCULAS
+ SIGNO MÁS
(+)
Cuadro de diálogo "Insertar" para insertar celdas en blanco
Atajos para moverte en la hoja de cálculo
Ahora vamos a mostrarte una lista un poco diferente. En esta ocasión, en
vez de centrarnos en el tipo de combinación de teclas que necesitamos nos
centraremos en el tipo de función que realizan. Empezaremos con los atajos
de teclado para moverte en la hoja de cálculo yendo a celdas concretas.
ATAJO ACCIÓN
ALT +
AVPÁG
Muévete una pantalla a la derecha en una hoja de cálculo
ALT +
REPÁG
Muévete una pantalla a la izquierda en una hoja de cálculo
CONTROL + . Ve a la siguiente esquina de un rango seleccionado
CONTROL +
AVPÁG
Ve a la siguiente hoja de un libro
CONTROL +
REPÁG
Ve a la hoja anterior de un libro
CONTROL +
INICIO
Ve al inicio de una hoja de cálculo
CONTROL +
FIN
Ve a la última celda de una hoja de cálculo
CONTROL + Muestra la celda activa

28. ATAJO ACCIÓN
RETROCESO
CONTROL +
TABULADOR
Ve al siguiente libro abierto
CONTROL +
TECLAS DE
DIRECCIÓN
Ve hasta el extremo del área de datos actual en una hoja de
cálculo
Atajos para seleccionar datos
Ahora te mostramos atajos para seleccionar datos. Con ellos podrás
seleccionar filas y columnas para realizar acciones conjuntas, o extender
una selección en las celdas colindantes a la que tengas seleccionada en
primer lugar.
ATAJO ACCIÓN
MAYÚSCULA
+ ESPACIO
Selecciona la fila actual
CONTROL +
ESPACIO
Selecciona la columna actual
MAYÚSCULA
+ INICIO
Extiende la selección hasta el inicio de la fila
MAYÚSCULA
+ AVPÁG
Extiende la selección hacia abajo
MAYÚSCULA
+ REPÁG
Extiende la selección hacia arriba
MAYÚSCULA
+ TECLAS
DE
DIRECCIÓN
Extiende la selección una celda hacia arriba, abajo izquierda
o derecha
CONTROL +
MAYÚSCULA
Extiende la selección de celdas a la última celda no vacía de
la misma columna o fila que la celda activa

29. ATAJO ACCIÓN
+ TECLAS
DE
DIRECCIÓN
CONTROL +
MAYÚSCULA
+ INICIO
Extiende la selección de celdas hasta la primera celda usada
de la hoja de cálculo
CONTROL +
MAYÚSCULA
+ FIN
Extiende la selección de celdas hasta la última celda usada
de la hoja de cálculo
CONTROL +
MAYÚSCULA
+ *
Selecciona el área actual alrededor de la celda activa
Atajos para ingresar fórmulas y datos
Para ir terminando vamos a centrarnos en los atajos para ingresar fórmulas y
datos una vez tengas seleccionadas las celdas en las que quieras actuar.
Puedes copiar el valor de celdas cercanas o completar un valor moviéndote
automáticamente a la celda colindante que quieras.
ATAJO ACCIÓN
ALT + = Inserta autosuma
ALT +
ABAJO
Abre una lista de validación de datos
ALT +
ENTRAR
Inserta un salto de línea dentro de una celda
CONTROL +
,
Inserta la fecha actual
CONTROL +
:
Inserta la hora actual
CONTROL + Copia el valor de la celda de arriba

30. ATAJO ACCIÓN
"
CONTROL +
’
Copia la fórmula de la celda de arriba
CONTROL +
ENTRAR
Rellena el rango de celdas seleccionado con la entrada
actual
CONTROL +
SUPRIMIR
Borra el texto hasta el final de la línea
CONTROL +
ALT + K
Inserta un hipervínculo
MAYÚSCULA
+ ENTRAR
Completa la entrada de la celda y ve a la celda superior
ENTRAR Completa la entrada de la celda y ve a la celda inferior
MAYÚSCULA
+
TABULADOR
Completa la entrada de la celda y ve a la celda de la
izquierda
TABULADOR Completa la entrada de la celda y ve a la celda de la derecha
Otros atajos de teclado
Y ya terminamos con una selección de otros atajos de teclado que nos han
sobrado o no hemos podido categorizar en ninguna otra lista. Si crees que
nos hemos dejado algún atajo de teclado dínoslo en los comentarios y lo
añadiremos a esta última tabla.
ATAJO ACCIÓN
ALT +
ESPACIO
Menú de control de la ventana de Excel
ALT + ’ Cuadro de diálogo "Estilo"

31. ATAJO ACCIÓN
ALT +
CONTROL
+
IZQUIERDA
Muévete hacia la izquierda entre las celdas no adyacentes
ALT +
CONTROL
+
DERECHA
Muévete hacia la derecha entre las celdas no adyacentes
CONTROL
+ SIGNO
MENOS (-)
Cuadro de diálogo "Eliminar celdas"
CONTROL
+ SIGNO
MÁS (+)
Cuadro de diálogo "Insertar celdas"
CONTROL
+ ALT + V
Cuadro de diálogo "Pegado Especial"
1.4.3 Introducción correcta de datos
Antes de comenzar a introducir datos es necesario tener bien claro cuál es la
celda activa.
También se debe recodar que la barra de fórmulas está situada debajo de la barra
de herramientas y que en su extremo izquierdo siempre figura la dirección de la
celda activa.

32.  El botón Cancelar tiene la misma función que la tecla Esc: cancelar la entrada.
 El botón Introducir tiene la función de la tecla Intro: validad la entrada.
 El botón Insertar función, tiene gran utililidad cuando se introducen funciones
en una celda.
1.4.5 Edición en celdas
Borrar el contenido de una celda
Si se quiere borrar completamente el contenido de una celda, en primer lugar
habrá que seleccionar la celda. Y luego hay dos opciones: la tecla Retroceso, la
tecla Supr y el comando Borra contenido del menú emergente.
En la ficha Inicio, en el grupo Modificar, está el botón Borrar que permite elegir
entre borrar distintas opciones:
 Todo. Esta opción borrará todo el contenido de la celda, el propio dato, sus
formatos y los comentarios de la celda si los hay.
 Formatos. Borra sólo el formato del dato, pero no el dato.
 Contenido. Se borrará sólo el dato, pero no sus formatos.
 Comentarios. Borra sólo el comentario que haya asignado a la celda.
 Hipervícunlos. Permite quitar los vínculos de los datos.
Correcciones rápidas
 Pulsa la tecla Retroceso para borrar el carácter que haya justo a la izquierda
del punto de inserción.
 Pulsa la tecla Esc para borrar completamente el dato que estabas
introduciendo y si había otro dato anterior, este se recuperará.
Copiar y mover datos
Existen las mismas posibilidades de copiar, y mover que en Word, es decir; a
través del comando correspondiente del menú Edición, a través de las barras
de herramientas o arrastrando con el ratón (arrastrado simplemente se mueve
un dato; arrastrando y manteniendo pulsada la tecla Ctrl se copia)

33. La diferencia con Word es que la celda que va a ser copiada o
movida aparecerá con un desfile de hormigas alrededor y que para
pegarla o moverla basta con situarte en el lugar donde quieras
copiar o desplazar y pulsa Intro, este método tiene el inconveniente
que sólo permite copiar o mover una sola vez la selección.
La celda permanecerá con el desfile de hormigas para permitir copiarla o
moverla varias veces, sino se ha pulsado la tecla Intro. Cuando acabes de
pegar o mover, pulsa la tecla Esc.

Comentarios
Excel cuenta con los comentarios de celdas, los cuales contienen información
adicional al contenido de una celda sin que ello interfiera con el contenido normal
de la hoja de cálculo.
Para crear un comentario de celda:
 Debes seleccionar la celda a la que quieras añadir la nota.
 Pulsa la combinación Mayús+F2 o ejecuta el comando Insertar,
Comentario del menú emergente.
 Aparecerá un recuadro junto a la celda. Aparecerá un texto por omisión. Para
alterar el contenido, haz clic dentro del recuadro y escribe lo que desees.
 Haz clic en otro lugar de la hoja de cálculo. Excel cerrará el recuadro y añadirá
una marca de color rojo al extremo superior de la celda, lo que indica que esa
celda contiene un comentario.
 Si deseas ver el comentario de una celda sólo tienes que situar el puntero del
ratón sobre ella.

34. Para modificar o eliminar un comentario, solo habrá que seleccionar Modificar
comentario o Eliminar comentario del menú emergente.
1.4.6 Patrones y controlador de relleno.
Relleno, auto-relleno y relleno rápido
Muchas veces debemos ingresar datos que cumplen con cierto patrón. En
estos casos, Excel nos facilita el trabajo ahorrándonos el tiempo de
escribirlos uno por uno. En este video veremos los comandos relleno,
relleno rápido y auto-relleno y cómo utilizarlos.
Rellenar hacia abajo

35. En esta hoja hay información incompleta acerca de un
grupo de clientes. La primera columna se refiere a la sucursal. En este caso
hay dos sucursales. La del Norte y la del Sur. El grupo de clientes que va de
la segunda a la séptima fila corresponden a la del Norte. En la primera celda
tengo la palabra Norte. Pero me voy a ahorrar el trabajo de escribirlos
manualmente hacia abajo. Lo que voy a hacer es seleccionarla junto con el
resto de las celdas. Luego, voy a la pestaña inicio, en el grupo “Modificar”
voy a elegir rellenar “Hacia abajo” (como aparece en la figura). El comando
rellenar copia la celda activa hacia los otros espacios de la selección. Pero
hay una manera más rápida para esto. Es a través del controlador de relleno.
El controlador de relleno
El controlador de relleno, corresponde a la mirilla que
aparece cuando coloco mi puntero sobre el extremo inferior izquierdo de mi
selección. Ahora puedo arrastrarlo hacia abajo para copiar. Si lo arrastro
hacia arriba borrará los datos.
El auto-relleno
Veamos ahora de qué se trata el auto-relleno. La columna B, corresponde al
número del cliente. Los números son correlativos. El primer cliente
corresponde al número 5020. El segundo es el 5021 y así sucesivamente.
Para completar la serie numérica para el
resto de los clientes. Primero Selecciono los datos y los espacios en blanco.

36. En rellenar elijo series y escojo auto-rellenar. El auto-relleno adivina la
secuencia de una serie dentro de una misma columna o fila. Puede adivinar
series que incluyen texto también.
También se puede ejecutar a través del controlador de relleno. Selecciono
los dos primeros datos de mi serie y arrastro. Es necesario seleccionar
ambos datos. De lo contrario sólo copiará el primero.
Doble clic con el controlador de relleno
Si a cualquier lado de mi columna, tengo otros datos, como en este caso, se
puede hacer otra cosa también.
En vez de arrastrarlos, basta hacer doble clic en la mirilla (la cruz negra que
representa el controlador de relleno). Esto sólo funciona si tienes datos en
alguna columna adyacente. Los datos adyacentes los usa Excel para saber
hasta qué fila realiza el relleno.
Opciones de relleno
Cuando rellenas aparece un un ícono que
muestra otras opciones, como la de copiar el primer dato. En este caso voy a
elegir serie de relleno que es la opción adecuada para crear la serie con los
números de cliente.
Relleno rápido
Hay una opción en Excel 2013 que se
llama relleno rápido o relleno de Flash. A diferencia de la anterior, en el
relleno rápido, Excel trata de adivinar algún patrón complejo de una columna
adyacente.
En la columna C tenemos los nombres completos de un grupo de clientes.
Quiero separar el apellido del nombre. Simplemente escribo un par de
ejemplos de lo que quiero.
Antes de terminar de escribir, Excel me muestra una vista previa de lo que
ha adivinado. Si estoy de acuerdo, hago clic sobre ella. Esto es el relleno

37. rápido
Otra forma de hacerlo es seleccionando al menos dos celdas y luego en el
menú de rellenar, elijo relleno rápido.
Veamos un último ejemplo para la columna de las iniciales de los nombres.
Escribo un par de ejemplos de iniciales, y luego doy clic en la propuesta de
Excel. ¡Fácil!
El resultado Final
Si completamos toda la información mediante las técnicas aquí
aprendidas, la hoja debería verse así:
Autocompletar
El funcionamiento de la característica Autocompletar consiste en que si estás
introduciendo una columna de datos, una vez introducido un dato (por
ejemplo, Fernández) ya no es necesario que volverlo a escribir ya que, en cuanto
comiences a escribir ese mismo dato en otra celda de la misma columna Excel lo
detectará y lo terminará de escribir, tan sólo habrás de pulsar Intro.
Si por alguna razón no interesa el dato que Excel pretende completar,
simplemente sigue escribiendo.
Elegir de la lista
Otra manera de agilizar la introducción de datos en las hojas de cálculo consiste
en utilizar la característica Elegir de la lista desplegable. A medida que vas
introduciendo datos en una columna, Excel va creando una lista con todos ellos,
después, cuando precises repetir en una celda un dato que ya hayas introducido
en la columna, puedes seleccionarlo de esa lista en lugar de volver a escribirlo.

38. El procedimiento para hacer uso de la característica Elegir de la lista
desplegable es el siguiente:
1 ►Haz clic en el botón derecho del ratón en la celda en la que quieras
introducir un dato ya editado.
2 ► Selecciona el comando Elegir de la lista desplegable del menú
emergente.
3 ► Excel mostrará una lista con todos los datos que hayas introducido en
esa columna. Tan sólo tendrás que hacer clic sobre el deseado.
Autollenado
Autollenado es un procedimiento para copiar. Sin embargo ocurre que cuando los
datos que se copian son de una determinada naturaleza (por ejemplo las
fórmulas), Excel se da cuenta y cambia la forma en que los copia.
1 ► Introduce la fecha 31-ene-2003 en una celda y el número 12,695 en otra
celda.
2 ► Sitúa el puntero del ratón sobre el gestor de llenado, el puntero se
transforma en una cruz fina.
3 ► Cuando el puntero adopta la forma de cruz delgada haz clic con el ratón
hacia el lugar donde quieras copiar los datos, manteniendo pulsado el botón del
ratón. Aparecerá un reborde grisáceo que irá ocupando la celda que contiene el
dato y todas aquellas por las que pase el puntero del ratón, así como una etiqueta
que indicará que vas a copiar en la celda por las que estad pasando. Cuando
hayas llenado el rango deseado suelta el botón del ratón.

39. Observa que en el caso de la fecha, Excel lo ha entendido como que en cada fila
se aumenta en un día.
En el caso de 12,695 ha copiado el dato.
Una vez finalizado el proceso de Autollenado aparece en el extremo inferior
izquierdo el siguiente icono que si despliegas presentará las opciones de
Autollenado.
Por ejemplo: en la fecha pretendías que aumentase en meses, no en días,
seleccionas el rango de la serie y abres del desplegable del botón (si ya no
estuviera visible, se puede activar volviendo a utilizar el procedimiento de
Autollenado) y selecciona la opción Rellenar meses.
Observa como los meses que no tienen día equivalente (31 en este caso) Excel
pone el último día de ese mes.
Otra forma de introducir el mismo dato en un rango es seleccionando el rango e
introduciendo el dato y pulsando la combinación de teclas Control+Intro.
Listas
Utilizando un ejemplo:
 Introduce lunes en una celda.

40.  Arrastra en cualquier dirección, Excel muestra una etiqueta con el día de la
semana que se introduciría en la celda que va pasado.
 Continua con el arrastre hasta que la etiqueta muestre el dato con el que
deseas acabar.
Crear listas personalizadas
Puedes crear propias listas para utilizarlas con la característica de autollenado.
El procedimiento es el siguiente:
1 ► Activa botón Archivo.
2 ► Elige el comando Opciones.
3 ► En Avanzadas busca el botón
4 ► En Listas personalizadas introduce las palabras que compondrán la lista
separadas por una coma.
5 ► Pulsa el botón Agregar.
También es posible convertir en listas personalizadas, relaciones que existan en
cualquier hoja de cálculo, siguiendo el siguiente procedimiento:
1 ► Abre el cuadro de diálogo Listas personalizadas.
2 ► En el cuadro de lista Importar Lista desde las celdas haz clic sobre el
icono contraer cuadro de diálogo.
3 ► Selecciona el rango de la lista que quieres importar.
4 ► Haz clic sobre para restablecer el cuadro de diálogo listas
personalizadas.
5 ► Haz clic en el botón Importar y después en el botón Agregar.

41. Series
Además de para crear listas, la característica Autollenado también sirve para crear series. Las
series pueden ser de datos de texto o de datos numéricos.
Utilizando la característica Autollenado, Excel puede crear cualquier serie de números y de fechas.
Sin embargo, además del número o fecha que da comienzo a la serie debes indicar el intervalo
entre dos números o fechas consecutivas.

42. Ejemplo para crear una serie de números impares:
1 ► Introduce el número 1 en una celda y el número 3 en la celda adyacente inferior.
2 ► Selecciona ambas celdas.
3 ► Arrastra el gestor de llenado hasta que la etiqueta muestre el número que deseas.
Ejemplo de cómo se crea una serie que contiene los meses impares.
Series creadas por el comando Edición
1 ► Selecciona la celda que contiene el dato que inicia la serie.
2 ► En la ficha Inicio, en el grupo Modificar, haz clic en Rellenar y luego
en Series.
3 ► Sigue uno de estos pasos:
 Para rellenar los datos de la serie en sentido vertical, uno debajo
de otro, haz clic en Columnas.
 Para rellenar los datos de la serie en sentido horizontal, uno al lado
de otro, haz clic en Filas.

43. 4 ► En el cuadro Incremento, escribe el valor en que deseas incrementar la
serie.
5 ► En Tipo, haz clic en Lineal o Geométrica.
6 ► En el cuadro Límite, escribe el valor en que deseas detener la serie.
Rellenar celdas en blanco
"Necesito rellenar celdas en blanco con el mismo contenido de los rótulos que aparecen al
principio de cada grupo:"
Los datos siguientes se ha obtenido de una tabla con celdas combinada en Word,
Pero ahora, necesito que los datos estén por filas, por lo que tengo que deshacer la combinación
de celdas de las columnas A y B. para ello, seleccionar la celda combinada y clic sobre el botón

44. Combinar y centrar de la zona Alineación de la ficha Inicio, y se repite la acción sobre cada celda
combinada.
Seleccionamos el rango de los datos HSC, A2:A26
Vamos a la ficha Inicio al grupo Modificar y seleccionamos el icono . Dentro de éste
seleccionamos Ir a Especial... y marcamos Celdas en Blanco:
Observa cómo quedan seleccionadas las celdas en blanco

45. Quedando activa la primera celda en blanco. Pues ya solo nos resta, introducir en la celda activa la
referencia a la primera celda de rótulo a repetir, en este caso =A2, (dato 8001),
y pulsamos Ctrl + Enter
1.4.7 Organización de las hojas y libros.
Libro, Hoja, Celda
Archivos de Excel
Todo el trabajo que se realiza en Excel se guarda en un archivo, el cual también
es conocido como libro y aquí es donde viene el concepto más importante:
Cada libro de Excel está formado por hojas y cada hoja a su vez está dividida en
múltiples celdas.

46. Libro de Excel
En la parte superior de la ventana de Excel puedes observar que de manera
predeterminada se nombra a un nuevo archivo como Libro1. Ese nombre lo
podrás cambiar después, pero debes recordar que un archivo de Excel también es
conocido como un libro.
Hojas de un libro
Ahora observa la parte inferior izquierda de la ventana de Excel y notarás unas
pestañas con los nombres Hoja1, Hoja2 y Hoja3.
Esto quiere decir que este libro tiene tres hojas. Después aprenderemos a
eliminar alguna de ellas o agregar más hojas, solo recuerda que un libro puede
estar formado por una o más hojas.
Celdas de una hoja
Finalmente observa que la parte central de la pantalla es una cuadrícula que forma
pequeños recuadros. Cada uno de estos recuadros es conocido como celda.

47. Para moverte entre dichas celdas puedes utilizar las flechas del teclado ya sea
para moverte hacia arriba o para moverte hacia abajo, hacia la derecha o hacia la
izquierda. Así que no olvides este concepto básico de Excel: Un libro está
formado por hojas y cada hoja está dividida en celdas.
Crear Hojas
Para añadir hojas al libro, pulsaremos el botón de añadir hoja situado al final de las
etiquetas de las hojas del libro que tenemos en pantalla.

48. Aunque también podremos crear hojas, pulsando con el botón derecho del ratón
sobre la etiqueta de una hoja y seleccionando la orden Insertar….
Renombrar Hojas
Cuando añadimos nuevas hojas a nuestro libro, Excel les va asignado nombres de
forma automática que consisten en el prefijo Hoja seguido de un contador que se
incrementa por cada nueva hoja. Hoja1, Hoja2, Hoja3, Hoja4,…..
Estos nombres no son los más apropiados para identificar la información que
contienen nuestras hojas, por lo que se recomienda renombrarlas para recordar
mejor el qué? contienen...
Para renombrar las hojas, bastará con ejecutar un doble clic sobre la etiqueta de la
hoja, escribir el nuevo nombre y pulsar Intro.
Eliminar Hojas
Cuando el contenido de la hoja ya no nos resulta útil, lo más lógico es eliminarla
de nuestro libro de trabajo.
Para eliminar una hoja, pulsaremos con el botón derecho del ratón sobre la
etiqueta de la hoja que deseemos eliminar y seleccionaremos la orden eliminar.
Excel mostrará un mensaje de confirmación al que responderemos ‘Eliminar para
que desaparezca la hoja y todo su contenido.
¡OJO!. Esta operación no se puede deshacer, a menos que salgamos del libro sin
guardar los cambios que hayamos estado realizando.
Duplicar Hojas
Cuando deseemos repetir todo el contenido de una hoja en otra, tendremos la
opción de seleccionar todos los datos (puede ser que se nos olviden marcar datos
que no se mostraban en la pantalla en ese momento) ejecutar la orden Copiar,
situarnos en la otra hoja y ejecutar la orden Pegar. Este método para duplicar
datos es el estándar para todos los programas de Windows, pero Excel nos ofrece
una orden exclusiva para realizar esta tarea de una forma más sencilla y que
además ofrece la posibilidad de duplicar la hoja en un libro distinto del actual.
Pulsaremos con el botón derecho del ratón sobre la etiqueta de la hoja,
seleccionaremos la orden ‘Mover o copiar…’. Se abrirá una ventana donde se
muestran todas las hojas que componen nuestro libro. Seleccionaremos el nombre
de la hoja delante de la que deseemos duplicar la que hemos seleccionado.

49. También podemos marcar la línea ‘(mover al final) si queremos que el duplicado
se situé al final de todas las hojas. Marcamos la casilla de verificación ‘Crear una
copia’ que se ve en la parte inferior del cuadro y pulsamos el botón Aceptar.
Ya tenemos un duplicado completo de la hoja actual delante de la hoja que le
hayamos indicado. Sólo faltará cambiarle el nombre de la nueva hoja.
Nota: Si deseamos realizar este proceso de una forma mucho más rápida, bastará
con que arrastremos la etiqueta de la hoja mientras mantenemos pulsada la tecla
Ctrl. Al soltar el botón del ratón Excel nos creará un duplicado de la hoja.
Mover Hojas
Cuando necesitemos reorganizar las posiciones de nuestras hojas dentro del libro,
mantendremos pulsada la etiqueta de la hoja, mientras la arrastramos y la
soltaremos para indicar la nueva posición.
También podremos seguir los pasos comentados en el apartado anterior de copiar
hojas con la diferencia que para mover, la casilla de verificación ‘Crear una copia’
tendrá que estar desactivada.
Ocultar Hojas
Si en algún momento deseamos ocultar alguna hoja de nuestro libro para que no
se visualice junto al resto de las hojas, pulsaremos sobre la etiqueta con el botón
derecho y seleccionaremos la orden ‘Ocultar’. La hoja se ocultará, pero podré
seguir utilizando sus datos en los cálculos del resto de las hojas visibles del libro.

50. ¡OJO!. Como mínimo siempre tiene que haber una hoja visible en el libro. No nos
permiten y es lógico tener todas las hojas del libro ocultas (sino donde vamos a
escribir).
Mostrar Hojas
Para revertir el proceso de ocultar hojas, pulsaremos sobre la etiqueta de cualquier
hoja con el botón derecho y recurriremos a la orden ‘Mostrar....’ que se encuentra
debajo de la orden Ocultar.
Se nos mostrará un listado de las hojas ocultas para el libro actual, marcaremos la
hoja que deseamos mostrar y Aceptamos los datos. Este paso lo tendremos que
repetir para cada hoja que deseemos mostrar.
Colorear Hojas
Otra forma de identificar las hojas a parte de su nombre es por medio de los
colores, lo que nos permite resaltarlas con respecto al resto, también nos puede
servir para crear identificaciones por grupo dependiendo del contenido.
Por ejemplo si tenemos 8 hojas en nuestro libro, 2 de las cuales hacen referencia
a pagos y 4 hacen referencia a cobros, les podríamos asignar a las 2 de pagos el
mismo color y a las 4 de cobros otro color. De esta manera aunque cada una por
separado tenga un nombre distinto con los colores habremos conseguidos crear
grupos de identificación.
Organizar ventanas de libros de trabajo
Cuando se tengan abiertos varios libros, algunas de las ventanas pueden
estar ocultas detrás de la ventana del libro activo. Se pueden utilizar las
opciones Mosaico, Horizontal, Vertical o Cascada del comando Organizar
todo, en la ficha Vista (grupo Ventana) para organizar las ventanas del libro de

51. tal modo que todos los libros en ejecución aparezcan visibles sobre la
ventana de trabajo. Estas opciones organizan automáticamente sólo las
ventanas abiertas que no estén minimizadas.
1. Haga Organizar todo de la ficha Ventana. Aparecerá el cuadro de
diálogo Organizar ventanas (véase figura 5.11).
Figura 5.11. Cuadro de diálogo Organizar ventanas.
2. Las opciones del cuadro de diálogo son:
 Mosaico: las ventanas abiertas quedarán dispuestas con un
tamaño más pequeño, de tal forma que queden todas juntas,
como si fueran baldosas, en la ventana de trabajo de la
aplicación (Excel).
 Horizontal: reduce a igual tamaño todas las ventanas abiertas y
las coloca de arriba abajo.
 Vertical: reduce a igual tamaño todas las ventanas abiertas y las
coloca de izquierda a derecha.
 Cascada: superpone una ventana encima de otra, mostrando
las barras de título.
 Ventanas del libro activo: organiza sólo las ventanas abiertas del
libro activo (por ejemplo, si está viendo distintas hojas del
mismo libro simultáneamente).
3. Haga clic en el botón Aceptar.