1. 1. INTRODUCCIÓN A EXCEL
Excel es una aplicación del tipo Hoja de cálculo u Hoja electrónica. Una hoja de cálculo
permite efectuar cálculos sencillos y complejos con rapidez y precisión. Además permite
modelizar o simular situaciones con el objeto de efectuar análisis sobre las mismas.
Como ves, una hoja de cálculo sustituye con grandes ventajas a las calculadoras normales,
científicas y financieras, pues proporciona un interfaz más adecuado para el tratamiento de
problemas numéricos que la simple pantalla de diez dígitos que tienen la mayoría de las
calculadoras.
Excel es un programa que combina varios aspectos relacionados entre sí: hojas de cálculo,
bases de datos, gráficos, macros, y herramientas de análisis y resolución de problemas.
1.1 ENTRAR EN EXCEL
Uno de los modos de entrar en Excel es pulsar el botón Inicio en la Barra de Tareas, y
dentro del grupo Programas buscar Microsoft Excel y hacer clic sobre él.
1.2 ELEMENTOS DE LA PANTALLA (EN EXCEL)

2. A. Barra de título de la ventana de la aplicación: Muestra el nombre de la aplicación,
y si maximizamos la ventana de la hoja incluirá el nombre del fichero de trabajo (por
defecto es Libro1).
B. Barra de menús: Es la barra que se encuentra en la parte superior de la ventana
de Microsoft Excel y que presenta las distintas opciones del programa.
El acceso a los menús puede realizarse mediante el teclado o el ratón indistintamente,
pulsando la tecla <Alt> más la tecla correspondiente a la tecla subrayada que aparece en
cada comando. Para cerrar un menú sin haber elegido un comando, haz clic fuera del menú
o presiona la tecla <Esc> tantas veces como sea necesario.
Los comandos pueden ser de tres tipos: de ejecución inmediata, de ejecución prolongada y
subcomandos. El de ejecución prolongada está acompañado de un cuadro de diálogo y lo
identificarás porque está acompañado por puntos suspensivos (como el comando Archivo -
Abrir...). El tercer y último tipo, dispone de una serie de subcomandos relacionados con el
comando principal, identificándose con una flecha en el extremo derecho.
C. Barras de herramientas: Están situadas debajo de la barra de menús y presentan en
pantalla una serie de iconos que permiten realizar diversas operaciones.
Excel incluye por defecto dos barras de herramientas denominadas Estándar y Formato. En
ellas se engloban la mayoría de funciones y procesos de uso más frecuente en la creación y
edición de hojas de cálculo. Además Excel dispone de otras barras de herramientas
principales aplicables en todo momento. Para visualizar estas barras de herramientas
selecciona el comando Barras de herramientas del menú Ver y activa aquella barra de
herramientas que desees entre las disponibles. Para ocultar una, desactívala mediante el
mismo proceso.
Las barras de herramientas pueden integrarse dentro del entorno de Excel o permanecer
como barras flotantes en cualquier zona del área de trabajo.
También podrás crear nuevas barras de herramientas personalizadas para cada uno de tus
documentos según las necesidades.
Si deseas activar cualquier comando correspondiente a una barra de herramientas, sólo
tienes que hacer clic en el botón que representa el comando y Excel realizará la acción.
A continuación, se describen algunas de las barras más importantes y útiles.
Barra de herramientas Estándar:

3. Contiene los comandos más habituales para la edición y creación de hojas de cálculo.
A. Barra de título de la ventana de la aplicación: Muestra el nombre de la aplicación,
y si maximizamos la ventana de la hoja incluirá el nombre del fichero de trabajo (por
defecto es Libro1).
B. Barra de menús: Es la barra que se encuentra en la parte superior de la ventana
de Microsoft Excel y que presenta las distintas opciones del programa.
El acceso a los menús puede realizarse mediante el teclado o el ratón indistintamente,
pulsando la tecla <Alt> más la tecla correspondiente a la tecla subrayada que aparece en
cada comando. Para cerrar un menú sin haber elegido un comando, haz clic fuera del menú
o presiona la tecla <Esc> tantas veces como sea necesario.
Los comandos pueden ser de tres tipos: de ejecución inmediata, de ejecución prolongada y
subcomandos. El de ejecución prolongada está acompañado de un cuadro de diálogo y lo
identificarás porque está acompañado por puntos suspensivos (como el comando Archivo -
Abrir...). El tercer y último tipo, dispone de una serie de subcomandos relacionados con el
comando principal, identificándose con una flecha en el extremo derecho.
C. Barras de herramientas: Están situadas debajo de la barra de menús y presentan en
pantalla una serie de iconos que permiten realizar diversas operaciones.
Excel incluye por defecto dos barras de herramientas denominadas Estándar y Formato. En
ellas se engloban la mayoría de funciones y procesos de uso más frecuente en la creación y
edición de hojas de cálculo. Además Excel dispone de otras barras de herramientas
principales aplicables en todo momento. Para visualizar estas barras de herramientas
selecciona el comando Barras de herramientas del menú Ver y activa aquella barra de
herramientas que desees entre las disponibles. Para ocultar una, desactívala mediante el
mismo proceso.
Las barras de herramientas pueden integrarse dentro del entorno de Excel o permanecer
como barras flotantes en cualquier zona del área de trabajo.
También podrás crear nuevas barras de herramientas personalizadas para cada uno de tus
documentos según las necesidades.
Si deseas activar cualquier comando correspondiente a una barra de herramientas, sólo
tienes que hacer clic en el botón que representa el comando y Excel realizará la acción.
A continuación, se describen algunas de las barras más importantes y útiles.

4. Barra de herramientas Estándar:
Contiene los comandos más habituales para la edición y creación de hojas de cálculo.
Los botones son los siguientes:
Nuevo
Abrir
Guardar
Imprimir
Vista preliminar
Ortografía
Cortar
Copiar
Pegar
Copiar Formato
Deshacer
Rehacer

5. Insertar hipervínculo
Autosuma
Pegar función
Orden ascendente
Orden descendente
Asistente para gráficos
Dibujo
Zoom
Ayuda de Microsoft Excel
Barra de herramientas Formato:
(Ver apartado ¡Error! No se encuentra el origen de la referencia. ¡Error! No se
encuentra el origen de la referencia.)
D. Cuadro de nombres: Contendrá los nombres de las celdas y de los rangos de celdas.
E. Barra de fórmulas: Está situada debajo de las barras de herramientas, y se utiliza
para introducir o modificar datos en las celdas de la hoja de cálculo.
F. Encabezados de Filas y Columnas: Los encabezados de las filas identifican las filas
de forma numérica, mientras que los encabezados de las columnas lo hacen mediante letras.
G. Barras de desplazamiento horizontal y vertical: Están situadas en la parte derecha
e inferior derecha de la ventana de la hoja de trabajo en posiciones vertical y horizontal. Se
utilizan para desplazarse dentro de la hoja de cálculo cuando la información escrita en ella
no puede ser visualizada completamente en pantalla.
H. Etiquetas de selección de hojas: permiten seleccionar entre las distintas hojas
que podemos tener en un fichero.
I. Botones de desplazamiento de etiquetas: permiten el desplazamiento consecutivo
entre las distintas hojas.

6. J. Barra de estado: es la barra situada en la parte inferior de la hoja de cálculo y
presenta información acerca del comando seleccionado y el estado del trabajo.
El Indicador de modo muestra diferentes mensajes de acuerdo a las operaciones que se
vayan realizando. Al comenzar a trabajar mostrará la palabra Listo para indicar que el
programa está preparado para introducir datos o ejecutar opciones del menú.
K. Hoja activa: muestra la Hoja de cálculo en la que se está trabajando. Cuando
entramos en la aplicación Excel aparece Hoja1.
L. Celda activa: Nos muestra, con un recuadro más grueso, la celda con la que se está
trabajando (y que figurará en el Cuadro de nombres). Cuando entramLas barras de
herramientas facilitan los comandos y las operaciones. Cada barra de herramientas tiene
un uso específico, y para poder usarlas deben estar activadas en pantalla.
Para activar una barra de herramientas:
1º) Selecciona la opción Barras de herramientas del menú Ver. A continuación,
aparecerán los nombres de las barras de herramientas disponibles.
2º) Haz clic en la barra de herramientas a activar.
os en la aplicación Excel la celda activa será A1.
1.2.1 CÓMO ACTIVAR O DESACTIVAR ELEMENTOS DE LA PANTALLA EN
EXCEL
Las barras de herramientas facilitan los comandos y las operaciones. Cada barra de
herramientas tiene un uso específico, y para poder usarlas deben estar activadas en pantalla.
Para activar una barra de herramientas:
1º) Selecciona la opción Barras de herramientas del menú Ver. A continuación,
aparecerán los nombres de las barras de herramientas disponibles.
2º) Haz clic en la barra de herramientas a activar.

7. Para desactivar cualquier barra de herramientas, selecciona nuevamente aquella que quieres
ocultar en Barras de herramientas en el menú Ver.
Barra de estado y barra de fórmulas:
Para mostrar la barra de estado y la barra de fórmulas:
1°) Selecciona el comando Opciones... del menú Herramientas y haz clic en la solapa Ver.
2°) Selecciona las casillas de selección correspondientes a dichas barras del cuadro Mostrar
y haz clic en el botón Aceptar.
Para ocultarlas, debes seguir el mismo proceso.

8. Barras de desplazamiento vertical y horizontal, etiquetas de hojas, líneas de división, y
encabezados de fila y columna:
Para mostrarlas:
1°) Selecciona el comando Opciones... del menú Herramientas y haz clic en la solapa Ver.
2°) Selecciona las casillas de selección correspondientes del cuadro Opciones de ventana y
haz clic en el botón Aceptar.
Para ocultarlas, debes seguir el mismo proceso.
1.3 AYUDA EN EXCEL
Por defecto Excel activa en su primera sesión este asistente. Para activarlo nuevamente
pulse la tecla <F1>, o selecciona con el ratón el comando Ayuda de Microsoft Excel del
menú interrogación (?). Automáticamente Excel muestra el ayudante de Office y sólo
tienes que escribir la pregunta que desees formular, hacer clic sobre el botón Buscar, y a
continuación seleccionar con el ratón el tema en cuestión.
Para ocultar el Ayudante de Office, puedes elegir Ocultar el Ayudante de Office en el menú
interrogación (?) u Ocultar en el menú contextual (apuntando sobre el mismo Ayudante).
Para volverlo a activar, elige Mostrar el Ayudante de Office en el menú interrogación (?).
Con el Ayudante de Office activado, simplemente tienes que hacer clic sobre él o pulsar
<F1>, introducir la pregunta y pulsar Buscar. El asistente intentará responder.

9. También puedes buscar ayuda mediante el comando Contenido e índice. Para ello, haz clic
en la opción Buscar del Ayudante, y cuando aparezca la pantalla Ayuda de Microsoft Excel
haz clic sobre el botón Mostrar . Automáticamente aparece la ventana que proporciona la
ayuda necesaria para obtener información sobre los diferentes apartados descritos en esa
ventana.
Sólo tienes que seleccionar con el ratón el apartado o ficha en el que desees obtener
información. Estos apartados se clasifican en Contenido, Índice, y Asistente para Ayuda. La
diferencia entre estos apartados radica en la forma de obtener información. Si no sabes
cómo manejarte en la ventana de ayuda presiona la tecla <F1>.
 Contenido: este apartado muestra los diferentes temas organizados por categorías.
 Índice: presenta una lista de entradas del índice general de ayuda. Escribe la palabra
que quieres encontrar y selecciónala en la lista de índices.
 Asistente para Ayuda: permite localizar frases y palabras contenidas en los índices
de ayuda sin necesidad de escribir el tema en concreto tal y como lo tiene registrado
Excel. Presentará una larga lista de temas en los que aparece la frase o palabra
solicitada.

11. Existen otros procedimientos para obtener ayuda: el primero de ellos se activa cuando
pulsas el botón derecho del ratón en zonas localizadas de los cuadros de diálogo[1] tales
como botones, cajas de listas, casillas de verificación, etc.
También podemos obtener ayuda eligiendo ¿Qué es esto? en el menú "?" ,y haciendo clic a
continuación en la zona de la pantalla de la que desea obtener información.
En ocasiones, el asistente muestra una bombilla justo encima de él, para indicar que tiene
una sugerencia. Simplemente pulsando sobre la bombilla mostrará dicha sugerencia,
aunque dependiendo del tipo de sugerencia, es posible que la muestre directamente, sin
necesidad de pulsar la bombilla.
El comportamiento del asistente es configurable, como también lo es su apariencia.
Para configurarlo, pulsa el botón derecho del ratón sobre el asistente y elige Opciones...
Aparecerá una ventana en la que podrás indicar si quieres que el asistente responda o no a
la pulsación de <F1>, que acompañe sus animaciones con sonido, que sugiera alternativas
cuando existan...
1.4 SALIR DE EXCEL

12. Para ello, selecciona Salir del menú Archivo, o bien, Cerrar o doble clic en el menú de
control de la ventana de la aplicación de Excel. (También puedes pulsar Alt+F4 o el botón
Cerrar de la ventana de la aplicación.)
Antes de salir, al cerrar el libro, si no has guardado los cambios realizados en alguna de sus
Hojas de cálculo, preguntará si deseas guardarlos. Deberás seleccionar:
ð Sí: para guardar los cambios realizados en el archivo y no almacenados.
ð No: para finalizar sin guardar los cambios.
ð Cancelar: para seguir trabajando sin salir de Excel.
2. MANEJO DE LIBROS
2.1 LIBROS
Los ficheros sobre los que trabaja la aplicación Excel se llaman libros. Cada libro está
compuesto por varias Hojas de cálculo, y cada hoja es una cuadrícula que se divide en filas
y columnas. Las filas se identifican por números y las columnas por letras (cuando se llega
a la Z se usan dos letras, de forma similar a lo que ocurre en las matrículas de los coches).
La intersección entre una fila y una columna se denomina Celda. Y es en las celdas donde
introduciremos los datos. (Esto se verá en el capítulo ¡Error! No se encuentra el origen
de la referencia.).
La identificación de una celda se hace a través de sus coordenadas, comenzando siempre
por la letra de la columna y seguida por el número de la fila (por ejemplo, A1). Al hacer
referencia a una celda, es indiferente hacerlo con letras mayúsculas o minúsculas.
Un rectángulo resaltado que aparece en la hoja señala la celda activa, es decir, la que
contendrá los datos que se introduzcan o la que se verá afectada por el siguiente mandato
que se seleccione. También la letra de la columna y el número de la fila correspondientes a
la celda activa aparecen en negrita y resaltados para facilitar la localización de la celda
activa en cada momento.
Como hemos dicho, un libro está compuesto por varias hojas de cálculo que pueden
contener modelos matemáticos, gráficos, y macros. En la parte inferior de la ventana del
libro existen unas etiquetas que permiten seleccionar la hoja de cálculo deseada. Para
realizar esta selección basta con hacer clic en las distintas etiquetas.

13. Los libros de Excel traen por defecto 3 hojas de cálculo llamadas Hoja1, Hoja2 y Hoja3. Se
puede modificar el número de hojas por omisión haciendo lo siguiente:
1º) Selecciona del menú la opción Herramientas - Opciones.
2º) Selecciona la ficha General.
3º) En el cuadro Número de hojas en nuevo libro introduce el número de hojas que
deseas
2.2 ABRIR UN LIBRO
Podemos abrir archivos nuevos o ya existentes. Para poder trabajar en un archivo, es
preciso abrirlo, siendo posible mantener abiertos varios archivos simultáneamente, aunque
sólo sea posible trabajar en uno a la vez.
2.2.1 ABRIR UN LIBRO NUEVO
Puedes abrirlo de dos formas:
ð Pulsa el botón Nuevo de la barra de herramientas estándar.
ð Elige Archivo - Nuevo... , selecciona Libro en la solapa General y pulsa Aceptar.
Excel presentará un libro en blanco, cuyo nombre por defecto es Libro1.xls (el siguiente
será Libro2.xls,....). Cuando guardes el archivo, le darás el nombre que tú quieras.
2.2.2 ABRIR UN LIBRO EXISTENTE
Para abrir un libro ya existente elige Archivo - Abrir..., o pulsa el botón Abrir de la barra de
herramientas estándar. Y a continuación, especifica el nombre del archivo que quieres abrir
y la carpeta donde se encuentra.