Este documento describe los conceptos básicos de Microsoft Excel, incluyendo cómo crear y guardar documentos, agregar y eliminar hojas, moverse por la hoja de cálculo, introducir datos como números, fechas y texto, y copiar datos o series. Explica cómo crear un nuevo libro de Excel, guardar y abrir documentos existentes, y cerrar el programa. También cubre cómo cambiar el nombre de las hojas, insertar y eliminar hojas, y moverse por la hoja usando las teclas de flecha o haciendo clic en las celdas.

1. TEORIA PROGRAMA MICROSOFT EXCEL

2. TEMA 1: CONCEPTOS PRELIMINARES
EL ORIGEN DE LOS DATOS
Como en la mayoría de los programas que
En ambos casos el resultado final será
funcionan bajo entorno Windows existen
idéntico: un nuevo libro de Excel sobre el
una serie de opciones de menú comunes,
que poder trabajar.
llamadas generalmente de la misma forma
y cuyo contenido es muy parecido. A medida que vamos cumplimentando el
documento resultara útil poder guardarlo
Este es el caso del menú archivo. Desde
en alguna de nuestras unidades de disco
esta primera opción de menú podemos
para su utilización futura. El procedimiento
administrar la creación, guardado y
a seguir también puede variar, aunque en
apertura posterior de los ficheros que el
todos los casos es muy simple.
usuario va creando en cualquier tipo de
aplicación, y Excel no es una excepción. La • Dentro del menú Archivo, la opción
tarea de crear un documento nuevo puede Guardar grabara en una unidad de
realizarse de dos formas diferentes: disco el documento con el nombre
anteriormente utilizado. En otras
• Acudiendo al menú Archivo y
palabras, eliminara la anterior
escogiendo la opción Nuevo.
versión de este documento y
Aparecerá en este caso una
conservara solo esta última.
ventana que permitirá escoger
entre las diferentes plantillas que • También en el menú Archivo, la
tengamos instaladas. opción Guardar Como… permite
copiar el documento con un
nombre distinto al utilizado hasta
ahora. En este caso se desplegara
ante nosotros una ventana en la
que podremos determinar su
localización. Si escribimos un
nombre idéntico al que hasta
ahora tenia, el programa avisara
antes de eliminar el anterior.
• Pulsando directamente el botón
Nuevo de la barra de herramientas
de Formato. De esta forma se
abrirá un nuevo documento en
blanco.

3. Hay que tener en cuenta una excepción. varios documentos. Este comando
Cuando el documento aun no ha sido solo afecta al que tenemos en
guardado con ningún nombre, ejecutar la pantalla, no a otros que pudiera
opción Guardar del apartado anterior es haber en segundo plano).
equivalente a ejecutar este Guardar
Como… puesto que en ambos casos • La opción Salir del menú Archivo
accedemos a esta ventana en la que cierra la aplicación Excel y todos los
deberemos atribuir un nombre al fichero. documentos que tengamos en
pantalla.
• También podemos ejecutar la
En la parte superior derecha de la ventana
opción Guardar como HTML. En
este caso el formato del podemos apreciar dos juegos de botones
que permiten minimizar, modificar de
documento guardado no será de
una hoja de cálculo, sino el de una tamaño o cerrar la ventana activa. Los tres
botones superiores afectaran a todo el
página web, accesible desde
cualquier programa navegador de Excel. Los botones inferiores, en cambio,
solo afectan al documento que tengamos
internet.
en primer plano.
• Finalmente, existe la posibilidad de
Guardar el área de Trabajo. Gracias
a esta opción podemos abrir un
En todos estos casos, aunque no
grupo de libros en un único paso
ejecutemos la opción Guardar, si hemos
creando un archivo de área de
realizado alguna modificación en el
trabajo. En este archivo se guarda
documento desde la última vez que lo
información acerca de todos los
grabamos, antes de cerrarse
libros abiertos. Cuando se abre un
definitivamente el documento o la
archivo de área de trabajo
aplicación, Excel preguntara si deseamos
mediante el comando Abrir
guardar las modificaciones efectuadas.
Microsoft Excel abrirá todos los
libros guardados en el área de Tiempo después, podemos volver a aquella
trabajo. copia de nuestra hoja de cálculo. Desde la
ventana de Excel podemos ejecutar, como
El archivo de área de trabajo no contiene
siempre dos opciones distintas.
los libros propiamente dichos y deberá
continuar guardando los cambios que haga Menú Archivo y Abrir. Volveremos a la
en los libros individuales. ventana que muestra el contenido de
nuestro disco, donde deberemos
Terminado el trabajo con nuestro
seleccionar la unidad, el directorio y el
documento, y guardados los cambios
nombre del documento guardado.
realizados, debemos cerrarlo. Como
siempre hay varias maneras de hacerlo. Pulsando el botón Abrir de la barra de
herramientas de Formato. El resultado es
• Desde el menú Archivo la opción
idéntico al caso anterior.
Cerrar hará desaparecer de la
pantalla el documento que
teníamos en primer plano (con
Excel se pueden tener abiertos

4. CONFIGURAR LOS LIBROS DE
EXCEL
Por defecto, los libros de Excel tienen una
determinada estructura, pero no estamos
obligados a mantenerla. Veamos como
modificar algunos aspectos de la
organización de estos documentos:
En la parte inferior de la pantalla podemos
apreciar la existencia de una serie de La opción eliminar borrara esta hoja del
pestañas con unos nombres genéricos documento. Previamente el programa
(hoja1, hoja2…) cada una de ellas son las pedirá confirmación sobre la operación a
páginas del libro que supone el documento realizar. La hoja y todo su contenido se
Excel que tenemos ante nosotros. Pulsando perderán de forma definitiva e
sobre cualquiera de las pestañas irrecuperable.
cambiaremos de página y podremos
Insertar nuevas hojas en nuestro
introducir nuevos datos. Esta estructura es
documento también es fácil. Basta con
muy útil para dividir de forma ordenada
desplegar ese mismo menú contextual y
hojas de cálculo muy grandes.
escoger la opción Insertar.
En principio Excel crea siempre
Se abrirá una nueva ventana en la que
documentos con tres páginas y con estos
podremos determinar el tipo de objeto que
nombres genéricos, pero podemos
vamos a insertar en nuestra hoja de
modificarlos. Para cambiar el nombre de la
cálculo.
hoja basta con hacer doble clic sobre la
ficha elegida. Veremos cómo queda En este caso nos interesa la primera opción
editada. A partir de aquí podemos darle el de las disponibles. Hecho esto, podemos
nombre que deseemos a esa hoja. cambiarle el nombre siguiendo el
Terminado el proceso, haciendo clic con el procedimiento antes estudiado.
ratón en cualquier parte del documento
quedaran aceptados los cambios.
Al margen de modificar los nombres de las
hojas que componen nuestro documento,
también podemos agregar o eliminar
nuevas páginas. Veamos como:
Para eliminar alguna de las hojas existentes
basta con dirigir el cursor hasta su pestaña
y pulsar el botón derecho del ratón.
Aparecerá un menú contextual como el de
la ilustración. Truco: También es posible insertar una
nueva hoja desde menú Insertar y la opción
Hoja de Cálculo. En este caso no aparecerá
la ventana confirmación.

5. Si deseamos que todos nuestros Finalmente, podemos optar por escribir el
documentos de Excel tengan un numero nombre de la celda a la que deseamos ir si
diferente de hojas, por ejemplo 5, está situada en una posición muy alejada
deberemos seguir estos pasos. de la actual. En la parte superior izquierda
de la ventana se puede apreciar una casilla
• En el menú Herramientas en la que siempre figura el nombre de la
seleccionaremos Opciones. celda en la que está situado el cursor.
• Dentro de la ventana que surgirá,
la ficha general.
Si hacemos clic en su interior editaremos
• Y dentro de esa ventana, en la
su contenido, y nos será posible teclear el
opción numero de hojas de nuevo
nombre de cualquier nueva celda. En este
libro teclearemos las hojas que
sentido, hay que tener en cuenta que
tendrán a partir de ahora los
debemos escribir primero la columna
documentos nuevos de Excel (ojo
(nombrada con una letra) y a continuación
no los antiguos ni este que está
la fila (numerada). Por ejemplo, si
abierto)
deseamos desplazarnos a la columna B, y a
• Para acabar, pulsaremos el botón la fila 15 escribiremos en mayúscula o
Aceptar. minúsculas y pulsaremos la tecla INTRO.
Para no olvidarnos nunca de la
nomenclatura de las casillas de la hoja de
cálculo, podemos recordar que es como en
DESPLAZARSE POR EL el juego de los barquitos (tocado y
DOCUMENTO hundido).
Finalmente, interesa en este tema
introductorio aprender cómo movernos
por la hoja de cálculo. Para ello, podemos
recurrir a varias técnicas.
• Teniendo una celda seleccionada,
las teclas de desplazamiento del
teclado de nuestro PC nos
permitirán movernos a las
adyacentes.
• También podemos utilizar las
barras desplazamiento que todo
documento de Windows más
grande que la pantalla tiene en la
parte derecha y en la inferior.
Podemos arrastrar con el ratón la
barra correspondiente o pulsar los
pequeños botones con flechas
dibujadas en su interior.

6. TEMA 2: INTRODUCCIÓN DE DATOS
NUMEROS, FECHAS Y
TEXTOS
Introducir información en Excel es sencillo.
Basta con dirigir el cursor a la celda en la
que deseamos insertar la información y Si deseamos escribir un número, como ya
escribir el texto deseado. hemos visto, basta con seleccionar la celda
deseada haciendo clic sobre ella e
Una vez introducido el dato en cuestión, introducir el valor. El número en cuestión
basta con pulsar la tecla ENTER para que la puede contener caracteres numéricos (del
celda seleccionada sea inferior. 0 al 9) o cualquiera de los siguientes
símbolos:
+ - () , / %. E e
Hay que tener en cuenta una serie de
La hoja de cálculo puede interpretar de dos reglas a la hora de introducir números:
maneras diferentes la información
introducida. • Se pueden incluir puntos (por
ejemplo, podemos escribir
• Puede tratarse de un valor 1.000.000)
constante, un dato introducido
directamente en una celda, ya sea • Una solo coma en una cifra será
un numero, texto… considerada como entrada decimal
( es decir, podemos escribir
• Bien puede ser una formula, ya sea 123,50)
secuencia de valores, referencia a
otras celdas, funciones producidas • Los signos de suma delante de los
a partir de otros valores existentes, números serán ignorados.
etc. Las formulas empezaran
• Los números negativos deberán
siempre con el signo de (=). Por
tener incorporado el signo de
ejemplo, la operación de suma 2+2
menos (-) o estar entre paréntesis.
deberíamos escribirla = 2+2.
• Si escribimos dos cifras separadas
En la celda solo aparecerá el resultado una
por una barra (/) Excel interpretara
vez hayamos aceptado la introducción del
que se trata de una fecha (1/2 será
valor, pero en cambio, en la barra de
uno de febrero), a no ser que
formulas si aparecerá la formula que
pongamos el signo de igual
contiene oculta esa celda.
delante.
Atención: Veremos en temas posteriores
como modificar el formato del texto y las

7. cifras introducidas en un documento con del ratón y lo arrastramos podremos hacer
más detalle. más grande o pequeña la celda afectada.
También se pueden realizar operaciones También es posible modificar el tamaño de
matemáticas con fechas y horas. Hay que las celdas desde el menú Formato y las
tener en cuenta una serie de normas en opciones Filas o Columnas.
estos casos: las fechas deberán ir siempre
entre comillas, separadas por el signo
matemático correspondiente y precedida
toda la formula por el signo de igual (=).
COPIAR DATOS O SERIES
Veamos un ejemplo
Podemos copiar el contenido de una celda
(sea cifra, numero o formula) arrastrándolo
a las adyacentes. El proceso es muy
sencillo:
• En la parte inferior izquierda del
Atención: cuando hagas cálculos con rectángulo que identifica la celda
fechas, no te preocupes por los años seleccionada existe un pequeño
bisiestos, ni por los meses que tienen 30 o cuadrado. Si dirigimos el cursor
31 días. Excel sabe el calendario hasta el cambiara de forma,
perfectamente. convirtiéndose en un signo de
suma de color negro.
• En ese momento podemos
En la ilustración podemos apreciar como
arrastrar el ratón manteniendo
de la operación visible en la barra de
pulsado el botón izquierdo. Se
formulas resulta el numero 92. Es decir,
seleccionara un determinado rango
entre las fechas introducidas en la formula
de celdas.
hay una diferencia de treinta y tres días.
Cuando la información que introducimos
en una celda es mayor que su tamaño, si
las adyacentes están vacías, las ocupara,
pero cuando ya existía algún dato en las
celdas de la derecha, parte de su contenido
no será visible. Es muy sencillo evitarlo
modificando el tamaño de las celdas.
Si dirigimos el cursor a la parte superior de Cuando soltemos el botón izquierdo del
la hoja de cálculo, justo donde se ratón el dato que contenía la celda original
encuentran los rótulos que indican los habrá sido copiado a las seleccionadas.
nombres de las columnas, y lo situamos
entre dos de ellas, cambiara de forma Atención: En el caso de celdas con formulas
convirtiéndose en dos flechas que apuntan el resultado de la copia no es idéntico al
en sentidos opuestos. Si en ese momento original si contienen referencias a otras
mantenemos pulsado el botón izquierdo celdas, sino que los valores de la formula
de cada celda de destino se verá

8. incrementado (así, por ejemplo, si la
formula era A1+A2, al copiarla se
convertirá en A2+A3, A3+ A4 etc)
En ocasiones Excel reconoce ciertos valores
de manera que cuando ejecutamos este
tipo de copia en lugar de introducir copias • Copiamos los valores siguiendo el
literales del original creamos series procedimiento descrito, pero en
relacionadas con el primero. Así, por lugar de mantener pulsado el
ejemplo, si en la celda A1 escribimos un 2 y botón izquierdo, lo hacemos con el
en la A2 un 4, y realizamos una copia de botón derecho del ratón pulsado.
ambas celdas en las adyacentes, el
resultado será 6,8,10… • Una vez seleccionada el área
donde realizar la copia soltamos el
En la siguiente tabla podemos apreciar que botón del ratón. Se desplegara
valores copia con este formato de serie la ante nosotros un menú contextual
hoja de cálculo. como el de la ilustración.
Clases de Selección Series
datos Inicial Extendidas
Números 2,4 6, 8, 10…
Meses y Ene Feb,mar,abr,may
fechas
12/1/98 13/1/98,
14/1/98…
Ordinales 1º 2ºPeriodo, 3º
Periodo Periodo…
CREACIÓN DE TENDENCIAS Y
PRONOSTICOS
Es posible crear series sencillas de
tendencias geométricas y lineales Podemos elegir entre diversos valores. AL
arrastrando el área seleccionada y tendencias lineal crea extensiones lineales
eligiendo determinados comandos en un basándose en los valores seleccionados.
menú contextual. El proceso a seguir es
muy sencillo:
• Introducimos los primeros valores
de la serie.

9. El proceso para configurar una serie
personalizada es el siguiente.
Dentro del menú Herramientas
seleccionamos el apartado Opciones. Se
despliega una ventana con varias fichas. En
este caso nos interesa la titulada Listas
Personalizadas.
En la parte izquierda de la ventana
aparecen algunas de las listas ya
incorporadas por el sistema. Para crear una
Truco: si arrastras con el botón izquierdo
nueva haremos clic en el rotulo Nueva
del ratón pulsado creas de forma
Lista.
automática una tendencia lineal.
• El cursor aparecerá parpadeando
La tendencia geométrica multiplicara las
en la casilla Entradas de listas.
cifras por un valor constante, tal y como
Podemos escribir los diferentes
muestra el ejemplo de la siguiente
valores que la componen
ilustración basado en los mismos datos.
separándolos por un salto de línea
(pulsando la tecla ENTER)
• Para incorporar la nueva a las ya
existentes, pulsaremos el botón
Agregar.
También existe la posibilidad de importar
una lista ya insertada en la hoja de cálculo.
Para ello teclearemos el rango de celdas en
las que está contenida (por ejemplo B1:B8)
o pulsaremos el botón que acompaña este
rotulo para acceder a la hoja de cálculo y
PERSONALIZACIÓN DEL hacer la selección.
LLENADO AUTOMATICO
En ocasiones trabajamos habitualmente
con series de datos que no figuran entre las
establecidas de forma automática por
Excel. Sin embargo, es posible crear series
personalizadas cuyo funcionamiento será
idéntico al de las estudiadas en el apartado
anterior.

10. TEMA 3: CREACIÓN DE FORMULAS Y VINCULOS
INTRODUCCIÓN
3 Función exponencial
Como ya vimos, el contenido de una celda
.
puede ser diverso:
4 Multiplicación y división
• Podemos insertar una formula (en
.
el caso de Excel comenzara
siempre con el signo de igual “=”) 5 Suma y resta
.
• Una constante, valor numérico o
de texto que se escribe 6 Unión de texto
directamente en la celda. .
7 Comparación
Una formula combina en una celda valores
.
como operadores (tales como el signo de
más o menos) para producir un nuevo
valor a partir de los ya existentes. En Excel
las formulas pueden asumir varias formas Si una formula contiene operadores con la
adicionales usando referencias a otras misma prioridad, Excel los evaluara de
celdas, funciones, texto y nombres para izquierda a derecha. Si deseamos alterar el
realizar diferentes tareas. orden de evaluación, utilizaremos
paréntesis para agrupar expresiones en la
Es importante tener en cuenta que en formula.
formulas como esta primero se ejecutara la
operación que hay entre los paréntesis, y Así, por ejemplo, la formula 2+4*5 produce
después las que estén fuera de ellos. el valor 22, mientras que la formula
(2+4)*5 dará como resultado 30.
Si nuestro calculo exige que se abran varios
paréntesis, todos ellos deberán ser
cerrados posteriormente.
Cada uno de estos elementos será tratado
INSERTAR Y MOVER
con detalle en su tema correspondiente. FORMULAS Y REFERENCIAS
Cuando trabajamos con formulas es muy
importante tener presente que si Si la hoja de cálculo en la que estamos
combinamos varios operadores Excel trabajando se ha quedado pequeña, o
realizara las operaciones en el orden que deseamos añadir nueva información entre
se muestra en la siguiente tabla: la ya existente sería interesante saber
insertar filas o columnas, o redistribuir los
1 Negación datos moviéndolos de celda. Veremos en
. este apartado como hacer todo eso.
2 Porcentaje

11. Para insertar filas o columnas en la hoja
existente seguiremos estos pasos:
• Situaremos el cursor en la posición
adecuada. Si deseamos insertar
una fila, lo pondremos justo en una
celda de la que quedara bajo esta.
Si se trata de una columna, se
insertara a la izquierda de la
posición del cursor.
Atención: Recuerda que el cursor debe
• En el menú Insertar tener forma de flecha para que se mueva el
seleccionaremos la opción Filas o conjunto de celdas seleccionadas. Además
Columnas, según corresponda. de esta, un cursor sobre las celdas de una
hoja de cálculo puede tener dos formas
También es posible mover los datos más: de cruz blanca, para seleccionar y de
insertados en las celdas de nuestra hoja. El pequeña cruz negra, cuando lo situamos en
procedimiento más evidente será cortar o el punto negro, abajo a la derecha de la
copiar, y pegar esa información. selección, para hacer copias inteligentes.
• Seleccionaremos los datos que Cuando se mueven o copian celdas, los
deban ser trasladados, tal y como valores o referencias que contienen nunca
lo haríamos para cualquier otra cambian. Sin embargo, el movimiento
operación, arrastrando el ratón con afecta a las formulas que se refieren a las
el botón izquierdo pulsado sobre celdas que se han desplazado con los
las celdas en cuestión. Cuando efectos siguientes:
terminemos de seleccionar, lo
soltaremos. • Excel ajusta todas las referencias a
las celdas que se han movido para
• Colocaremos el cursor sobre la que las referencias a las celdas que
línea oscura que rodea la selección. se han movido para que las
Deberá convertirse en una flecha, referencias designen a las mismas
tal y como muestra la ilustración. celdas en la nueva ubicación.
• En ese momento, pulsaremos el • Las fórmulas que anteriormente
botón izquierdo del ratón hacían referencia al área a la cual
nuevamente y con el presionado, se movieron las celdas producen el
arrastraremos el conjunto de error #¡REF! porque se eliminan las
celdas hasta la posición deseada. celdas existentes y se reemplazan
Cuando la encontremos, con las celdas que se han movido.
volveremos a soltar.
Cuando insertamos celdas, rangos de
celdas, filas o columnas todas las
referencias que se ven afectadas por la
inserción se ajustan como corresponde. Lo
mismo se aplica al eliminar celdas, rangos
de celdas, filas o columnas, excepto

12. cuando una formula hace referencia identificamos por el nombre de la
directa a una celda eliminada. primera celda, dos puntos, como
carácter separador, y el nombre de
la ultima celda. Cada función,
lógicamente, podrá variar la forma
INTRODUCIÓN A LAS y cantidad de sus parámetros (no
FUNCIONES DE LA HOJA DE es lo mismo hacer una suma que
calcular una hipoteca).
CÁLCULO
Hay que seguir una serie de normas
Una función es una formula especial que ya cuando trabajamos con formulas.
está escrita y que acepta un valor (o Básicamente son las siguientes:
valores) que realiza una operación y
devuelve un valor. Las funciones pueden • Los paréntesis indican a Excel
utilizarse solas o como componentes para donde comienza y terminan los
construir formulas más extensas. argumentos de esa fórmula. Es
obligatorio incluir ambos
Por ejemplo, en lugar de escribir la formula
paréntesis sin dejar espacios entre
= A1+A2+A3+A4+A5 ellos.
Podemos utilizar la función SUMA para • No se deben usar puntos de miles
construir una formula más simple, pero para los valores numéricos. En
igual de efectiva. todo caso, deberemos recurrir al
formato numérico para determinar
= SUMA (A1:A5) cómo se presentaran los valores
del resultado.
La estructura de las funciones siempre es la
misma: • Los argumentos se especifican
dentro de los paréntesis de una
• En primer lugar, el signo de igual
función. Pueden ser números,
(=). Si no lo insertamos, Excel la
referencias a celdas, textos, valores
interpretara como un texto.
lógicos, matrices o valores de
• A continuación, el nombre de la error. Algunas funciones aceptan
función. Algunos resultan fáciles de argumentos opcionales que no son
adivinar, mientras que otros necesarios para que la función
resultan más complicados (Suma, realice los cálculos.
Promedio, Producto, Redondear
• Los argumentos de una función
etc) .
pueden ser valores constantes (por
• Finalmente, entre paréntesis, los ejemplo el numero 6) o formulas.
parámetros o argumentos de la Cuando el argumento en una
función, aquellos datos función es otra función se trata de
trascendentes para resolver el funciones animadas. En Excel es
cálculo. En el caso de la suma ( o posible anidar hasta siete niveles
del promedio) será el rango de de funciones en una formula.
celdas a promediar, que la

13. Aunque se puede escribir directamente ninguna tecla, desplazaremos el
una función directamente en una formula, ratón hasta las correctas y las
el método mas cómodo es recurrir a la seleccionaremos nosotros. Para
ayuda del Asistente para Funciones. Dentro acabar, pulsaremos de nuevo Intro.
de este mismo tema trataremos su
funcionamiento. Truco: Hay quienes prefieren seleccionar el
rango de celdas a sumar antes de pulsar el
LA AUTOSUMA botón autosuma, seleccionando también
aquella en la que deba aparecer el
La función SUMA es la función para hojas resultado. Es un procedimiento correcto,
de cálculo que se utiliza con mayor siempre que esas cifras y la celda donde
frecuencia. Con ella podemos transformar deba aparecer el resultado estén próximas.
una suma compleja en una más concisa.
El botón autosuma de la barra de
herramientas estándar viene a simplificar TRABAJAR CON VINCULOS
aun más esta tarea. Cuando pulsamos,
Excel escribe la función a incluso sugiere el Al margen de hacer referencia al contenido
rango de celdas a agregar. de otra celda en una primera (por ejemplo,
podemos determinar que en la celda B6 se
incluya el valor de la celda A2 con tan solo
introducir la expresión =A2) podemos
El proceso para utilizarlo es muy sencillo: también apuntar al contenido de otras
hojas dentro del mismo libro, o incluso a
• Con los números a sumar ya libros distintos al activo.
escritos en diferentes celdas
adyacentes, situaremos el cursor En la siguiente formula podemos apreciar
en la que deba contener el las partes de una formula con referencias
resultado y pulsaremos el botón externas que utiliza una ruta de acceso y
autosuma. un nombre de archivo Excel.
• Excel mostrara una propuesta de =’C:/ventas/[ventas4.xls]Hoja1´ $F$7
resultado, y seleccionara con una
Podemos destacar la existencia de una
línea punteada las celdas a sumar.
serie de elementos a tener en cuenta.
Si son correctas pulsaremos la tecla
Intro. • Ante todo, incluimos el signo de
igual para indicar que vamos a
escribir una formula y no un texto
literal.
• La ruta de acceso ’C:/ventas/
[ventas4.xls]Hoja1 el nombre del
libro de trabajo y el nombre de la
• Si las celdas detectadas por la hoja hoja están encerrados entre un par
de cálculo no son las que de apostrofes.
queríamos sumar sin pulsar

14. • El nombre del libro de trabajo (el con referencias en el mismo libro de
archivo) está encerrado entre trabajo. Esto se debe a que es posible
corchetes [ventas4.xls] utilizar el mouse para seleccionar las celdas
en una hoja de otro libro de trabajo al cual
• Un signo de exclamación sigue a un deseamos que se refiera la celda. Por
apostrofe de cierre y precede a la ejemplo, después de escribir un signo de
referencia celda ¡$F$7 igual para empezar una formula, seleccione
las celdas en el libro de trabajo externo
Deberemos siempre guardar los libros de
que deseamos utilizar.
trabajo fuente antes de guardar en libro de
trabajo dependiente vinculado. Esto Para administrar los datos fuente para el
garantiza que las formulas en un libro de libro de trabajo activo, utilizaremos el
trabajo fuente han sido calculadas y que comando Vínculos del menú Edición. Con
los nombres del libro de trabajo y de la ello podremos abrir el libro de trabajo
hoja en las referencias externas son fuente, eligiendo la opción Abrir, actualizar
actuales. los datos, pulsando Actualizar Ahora, o
cambiar el libro de trabajo fuente,
Crear una fórmula que vincule dos libros de
ejecutando Cambiar Ahora.
trabajo es tan fácil como crear formulas

15. TEMA 4: EDICIÓN DE LA HOJA DE CÁLCULO
COPIAR Y MOVER CELDAS • Desde la barra de herramientas.
Previa selección de los datos a
Para empezar vamos a recordar que era copiar o mover, pulsamos el botón
copiar y pegar. correspondiente en la barra de
herramientas y seleccionamos la
• Cuando copiamos el contenido de posición de destino.
una o varias celdas, se duplica su
contenido y se pega en una nueva
posición (tendremos por tanto, dos
copias de los mismos datos la
original y la copiada). Para copiar
una información la
seleccionaremos, ejecutaremos el
comando copiar, desplazaremos el
• Desde el menú Edición. También
cursor a la posición de destino y
podemos seleccionar la opciones
usaremos el comando pegar.
cortar, copiar y pegar.
• Cuando movemos celdas, se
• Desde el teclado, pulsando
desplaza su contenido, y se pega
simultáneamente las teclas
en una nueva posición (nos
CONTROL Y X para cortar,
quedamos con una sola versión del
CONTROL Y C para copiar, Y
dato, en la posición de destino,
CONTROL Y V para pegar.
porque la original se borra). Para
mover datos, primero • O desde el menú Edición y las
seleccionaremos el rango de opciones correspondientes.: cortar,
celdas, ejecutaremos el comando copiar y pegar
cortar, acudiremos a las celdas de
destino y recurriremos al comando Truco: como vimos en un tema anterior
pegar. con el ratón también es posible cortar y
copiar: colocando el puntero del mouse en
Existen varios procedimientos para copiar y el borde de la selección y arrastrando.
mover datos. Cuando soltemos el botón izquierdo del
ratón copiaremos o moveremos la

16. selección en las celdas de destino. Para
copiar mantendremos pulsada la tecla
CONTROL mientras realizamos la
operación. Para mover no es necesario
pulsar ninguna tecla adicional.
COPIAR Y PEGAR CELDAS
PARA OBTENER RESULTADOS
Evitar escribir encima de la celda de
ESPECIALES destino cuando el área de copiado es una
celda en blanco, seleccionando la casilla de
Después de haber copiado celdas en el verificación saltar blancos.
comando Copiar podemos elegir el
comando Pegado Especial del menú
Edición y seleccionar entre varias opciones
para pegar las celdas pegadas. El cuadro de
BUSCAR Y REEMPLAZAR
dialogo Pegado Especial permite realizar
las siguientes operaciones. Una de las utilidades que ofrece el menú
Edición permite organizar búsquedas de
• Pegar solo formulas, valores,
celdas que contengan determinados datos,
formatos o notas de una celda
y reemplazar, si lo deseamos, su contenido
seleccionando a alguno de los
por otro distinto.
botones de opción situados debajo
de pegar. El proceso a seguir para buscar un
determinado dato dentro de nuestra hoja
• Combinar el contenido de las áreas
de cálculo es el siguiente:
de copiado y pegado
seleccionando los botones de • Dentro del menú Edición
opción fórmulas o Valores de pegar ejecutamos la opción Buscar.
y después en la sección Operación,
seleccionando la operación que • En el cuadro de dialogo que se
deseamos usar para combinar cada despliega podemos introducir la
celda copiada y su área de pegado. información que estamos
buscando.
• Trasponer en el área de pegado las
filas y columnas copiadas
seleccionando el área de pegado y
seleccionando la casilla de
verificación Trasponer. Así, si los
datos del área de copiado están
organizados en columnas, los datos
se pegaran en filas.
• Podemos establecer algunos
parámetros que condicionen la

17. búsqueda, por ejemplo, el orden Como si de un procesador de textos se
en que se realizara (por filas o tratara, Excel permite revisar la ortografía
columnas) el lugar donde se del documento que acabamos de elaborar.
buscara el dato, además de en la Para ello basta con pulsar el botón
hoja (en las formulas, los Ortografía de la barra de herramientas
comentarios o los valores), si estándar.
deseamos que la expresión
buscada coincida también en el uso
de mayúsculas o minúsculas, y si
deseamos buscar la expresión
cuando ocupa una celda completa Excel comenzara a buscar de forma
o si es parte del contenido de esta. sistemática palabras incorrectas. Una vez
localizada alguna dudosa, se mostrara un
• Pulsando el botón Buscar se inicia cuadro de dialogo indicando que palabra
la búsqueda, una vez encontrada la contiene errores y las posibles
primera expresión coincidente correcciones. Si lo deseamos, podemos
podemos seguir buscándola en el hacer clic sobre la palabra errónea y
documento pulsando Buscar sustituirla manualmente.
Siguiente.
Si buscamos el botón Reemplazar se
desplegara otra celda en la que podremos
insertar la expresión por la que deseamos
sustituir la introducida. Para reemplazar de
una vez todas las expresiones coincidentes,
pulsaremos Reemplazar todas.
Una vez realizada la operación pulsamos el
botón Cambiar para que se modifique la
versión errónea por la nueva, la hayamos
cambiado nosotros, o haya sido escogida
de la lista. Si pulsamos Cambiar Todas se
sustituirá automáticamente la palabra
errónea siempre que se encuentre en el
LA CORRECCIÓN documento.
ORTOGRAFICA Si consideramos que la palabra indicada, a
pesar de todo, no contiene ningún error
pulsaremos el botón Omitir u Omitir Todas.

18. TEMA 5: EL FORMATO DE LA HOJA DE CÁLCULO
EL FORMATO DE LOS DATOS En cuanto al tamaño de los caracteres, si lo
deseamos, y siempre que la fuente sea
Al margen de lo que es la simple True Type ( es decir, proporcional,
introducción de texto o numero en las identificable porque en la lista de fuentes
celdas, también se puede jugar con el aparecen con la inscripción TT) podemos
formato de toda la información. Es posible hacer clic en la casilla que contiene el
modificar el tipo de letra utilizada, su numero y teclear un valor, aunque no esté
tamaño, su color, alineación…como si en la lista (por ejemplo, un 100).
estuviésemos trabajando con un potente
procesador de textos.
Aplica los efectos negrita,
Algunas de estas posibilidades graficas cursiva o subrayado a las celdas
están disponibles en la barra de seleccionadas.
herramientas Formato. El icono del botón
acostumbra a representar de forma Alinea el texto a la derecha,
bastante fiel la función de cada botón. izquierda o en el centro de las celdas
seleccionadas.
A continuación te reproducimos los
botones comprendidos en esta barra de
Combinar y centrar. Con
formato y sus diferentes utilidades:
varias celdas seleccionadas, al pulsar este
botón las convertiremos en una sola y el
texto o cifras en ellas insertadas quedara
centrado automáticamente.
Fuente y tamaño. Permite cambiar el tipo
de letra y el volumen de los textos o cifras Formato monetario. Inserta la
insertadas en las celdas seleccionadas. palabra “Pts” (la moneda que tengamos
configurada por defecto en nuestro
Pulsando el botón del menú desplegable sistema operativo Windows) a las cifras
aparecerá en la lista de fuentes instaladas. seleccionadas. Si trabajamos con una
Basta con seleccionar una de ellas para que versión actual tendremos disponible
se aplique a la celda escogida. también la moneda Euro.

19. Aumentar o disminuir decimales.
Hace crecer o decrecer el número de
decimales en las celdas seleccionadas. Si
tenemos configurado nuestro Windows
como castellano o catalán, el separador
decimal será coma, mientras que en los
anglosajones es el punto.
Además de quitar decimales, estos botones
redondearan las cifras involucradas. Si el
decimal está por debajo de 5, el redondeo
será hacia abajo, y si está por encima hacia
arriba: Para aplicar un formato numérico a los
datos seleccionados en la hoja de cálculo
5,86 se convertiría en 5,9
basta con marcar el deseado en la lista de
Aumenta o disminuye la sangría en las la parte izquierda del cuadro de dialogo,
celdas seleccionadas. compuesta por los siguientes valores
Existe una forma más depurada y completa • General. Las celdas con formato
de tratar gráficamente la información general no tienen ningún formato
introducida en el documento desde el específico.
menú formato. Lo veremos dentro de este
• Numero. Para la presentación de
tema, cuando tratemos el capítulo de las
números en general.
fuentes.
• Moneda. Se hace constar el valor
Pero al margen del formato grafico de los
monetario usado.
datos introducidos en la hoja, también
podemos configurar la forma en que se • Contabilidad. Se alinean los
mostraran las cifras que componen nuestro símbolos de las monedas y las
documento: no es lo mismo expresar comas decimales.
cantidades monetarias que científicas, con
decimales o separadores de miles etc. • Fecha. Diversos formatos que
representes fechas.
Para configurar de forma automática el
tipo de datos que van a aparecer dentro • Hora. Se representan fechas y
de un determinado rango de celdas horas con varios formatos.
deberemos acudir al menú Formato (previa
• Porcentaje. Se multiplica por 100 el
selección de las celdas afectadas). Dentro
valor de la celda y se muestra el
de el escogeremos la opción Celdas.
resultado de un símbolo
De las varias fichas que componen este porcentual.
apartado centraremos nuestra atención en
• Fracción. Con varios dígitos.
esta ocasión en la primera: Números.
• Científica. El numero 100 por
ejemplo, será representado como
1,E+02.

20. • Texto. Es tratada como texto
aunque en ella haya un número.
• Especial. Para números de teléfono
o códigos postales, entre otros.
• Personalizado. Partiendo de uno Existe una opción de menú para modificar
existente, se crea un código el alto o ancho de todas las columnas o
particular. filas de nuestro documento. Desde el menú
Formato y las opciones Filas o Columnas,
Según sea una u otra nuestra selección el según corresponda seleccionaremos las
contenido de la ventana será diferente, opciones Alto Estándar o Ancho Estándar.
pero en la mayoría de los casos, al margen
de poder determinar alguna variante
dentro de la categoría en concreto,
también podremos especificar si deseamos
que figuren separadores de miles y el
numero de decimales.
TAMAÑO DE FILAS Y
COLUMNAS
ALINEACIÓN DE LOS DATOS
En una hoja de cálculo nueva, todas las filas
y columnas se establecen conforme al Podemos modificar la forma en que se
ancho estándar, pero se puede cambiar el alinean dentro de la celda los datos
ancho para ajustar todas las columnas o seleccionados siguiendo varios
solo las que se desee. procedimientos.
Para modificar el tamaño de algunas filas o La manera más directa es, previa selección
columnas, basta con hacer clic en el de los datos a alinear, pulsar alguno de los
encabezado de la columna y arrastrar el botones que regulan las alineaciones en la
ratón (manteniendo el botón izquierdo barra de formato. Los datos podrán estar
pulsado) cuando el cursor se encuentre en alineados a la derecha, a la izquierda o
el punto de intersección entre la columna centrados dentro de la celda según que
seleccionada y la anexa ( el cursor botón pulsemos.
cambiara de forma en ese momento)
También se puede modificar el tamaño de
las columnas o filas desde el menú Otro procedimiento más depurado y que
Formato y las opciones Filas o Columnas y permite modificar más parámetros lo
Ancho o Alto. Bastara con introducir el encontramos en el menú Formato, Celdas.
valor deseado en centímetros. Dentro de la ficha Alineación podemos
modificar no solo la alineación de los
caracteres en las celdas como vimos antes,
sino incluso el grado de inclinación que

21. tendrán, o la posición que ocuparan en La ficha fuente permite seleccionar el tipo
celdas altas (es la conocida como de letra, tamaño, estilo, efectos y color del
alineación vertical). El texto agrupado en la texto o números insertados en las celdas
parte superior, en la inferior, o en el centro seleccionadas. Además, una ventana ofrece
de la celda. muestra del resultado final.
La casilla Ajustar Texto permite que textos La ficha Bordes permite escoger el tipo de
que ocupan más ancho que el que tiene la líneas que rodearan las celdas
celda sean distribuidos dentro de esta sin seleccionadas, su grosor, estilo, posición,
sobresalir aumentando la anchura de la etc. Para ello, seguiremos estos pasos:
celda. En cambio, la opción Reducir hasta
• Como siempre seleccionaremos la
ajustar disminuye el tamaño de la letra
zona de hoja de cálculo a la que le
hasta que todo el texto cabe en la celda.
aplicaremos los bordes.
Con Combinar Celdas convertimos varias
celdas adyacentes (ya sea en filas o • A continuación acudiremos al
columnas) en una sola a todos los efectos menú Formato, Celdas y Bordes.
(por ejemplo s, si centramos el texto,
aparecerá centrado dentro del conjunto de • Dentro de la ficha Bordes, en
celdas. primer lugar escogeremos un tipo
de línea en el panel de la derecha
de la ventana (titulado Estilos).
También es posible seleccionar un
FUENTES, BORDES, DISEÑOS color de línea en el desplegable
Y COLORES Color, debajo del anterior.
Al margen de la modificación del aspecto • A continuación aplicaremos ese
del documento que permite la barra de tipo de línea a las zonas de la hoja
formato, que estudiamos anteriormente, de cálculo que nos interese. Para
también existen en el menú Formato, ello, simplemente pulsaremos
Celdas fichas que permiten configurar en alguno de los botones de la zona
detalle este apartado grafico de nuestra Preestablecidos o Borde. El icono
hoja de cálculo. que contiene cada botón
representa la posición que ocupara

22. la línea (contorno de la tabla, en la
parte inferior de las celdas, en el
interior, etc). En la vista previa
COPIAR FORMATO
comprobaremos en todo momento
el aspecto provisional de la tabla. No es necesario que apliquemos repetidas
veces el formato de una celda (tipo de letra
• Es posible aplicar diversos estilos y
y tamaño, alineación, colores, etc.) a otras
colores de línea a cada una de las
puesto que existe una manera muy simple
zonas de trazado.
de copiar formatos ya existentes dentro de
El contenido de esta ventana variara en nuestro documento.
función de que tengamos varias o una sola
• En primer lugar seleccionaremos la
celda seleccionada. Si hay una podremos
celda que contiene el formato que
elegir también el estilo de las líneas que
deseamos copiar en otras.
separan las celdas, y no solo el contorno
del total de selección. • A continuación pulsaremos el
botón copiar Formato. El cursor
cambiara de aspecto y se
convertirá en una brocha.
• Dirigiremos el cursor a las celdas a
modificar. Haremos clic sobre ellas
para aplicarles el formato.
Truco: Si en lugar de hacer un clic en el
botón, hacemos doble clic, el pincel no
desaparecerá del cursor, y podremos
En ficha Tramas podemos escoger un color aplicar el formato a varias celdas sin tener
para el fondo de la celda o un diseño que repetir todos los pasos.
geométrico. Existe un botón en la barra de
herramientas que desempeña la misma Para recuperar el cursor normal, haremos
función. un clic sobre el botón de la brocha de
nuevo.
APLICACIÓN AUTOMATICA
DE FORMATOS
Existe otra manera para aplicar formatos
de forma global al documento sin tener
que realizar demasiadas operaciones. Excel
incorpora una galería de formatos con
modelos para todos los gustos que

23. incluyen tipos de letras, alineaciones, siempre un ejemplo de cada uno de los
formato de los datos, colores de las celdas formatos.
y bordes y sombreados diferentes.
En la parte inferior de la ventana (pulsando
Para acceder a esta galería de formatos el botón Opciones) podremos discriminar a
basta con desplegar el menú Formato y que elementos de la hoja de cálculo no se
escoger la opción Autoformato. Si no va a aplicar el formato: los números,
tenemos ninguna celda seleccionada Excel bordes, fuentes, tramas, alineaciones,
interpretara que el formato se aplicara a ancho o alto…
aquellas que contengan datos y no estén
separadas. Como puedes comprobar, en la versión
2000 de Excel ha cambiado el aspecto de la
Ejecutada la opción, se abrirá un cuadro de galería de autoformatos, pero en el fondo
dialogo que permitirá escoger el formato a funciona igual… ¡simplemente es más
aplicar dentro de una lista. En la parte bonita!
derecha de la ventana podremos ver

24. TEMA 6: ASISTENTE PARA GRAFICOS
EL ASISTENTE PARA sencilla. Basta con contestar una serie de
preguntas y elegir entre diversas opciones.
GRAFICOS
Para ejecutar el asistente para gráficos
Elaborar gráficos, darles un aspecto pulsaremos el botón Grafico de la barra de
agradable, claro y profesional y modificar herramientas.
su contenido automáticamente es una
tarea sencilla gracias a Excel. Para crear
todo tipo de gráficos partiremos de la
información contenida en una hoja de
cálculo, que puede ser similar a la de la
Hecho esto se abrirá el primer cuadro de
ilustración.
dialogo del asistente para gráficos. Un
asistente de este tipo está compuesto por
varias ventanas que se despliegan de forma
sucesiva a medida que vamos
cumplimentando las diversas cuestiones
formuladas. Para avanzar en la serie basta
Paso previo a la confección de un grafico es con pulsar el botón Siguiente que habrá
seleccionar (arrastrando el cursor sobre la siempre en la parte inferior del cuadro de
tabla manteniendo pulsado el botón dialogo.
izquierdo del ratón) los datos sobre los que
Veamos cual es este proceso en detalle.
deseamos gire nuestro grafico. Este no es
un paso imprescindible en el proceso, pero La primera etapa nos permite elegir el tipo
simplificara bastante la creación de un de gráficos que mostrara los datos de la
grafico simple. tabla de forma sintética. La ventana se
divide, como podemos ver en la ilustración,
Excel incorpora una herramienta de gran
en dos mitades: en la mitad izquierda
utilidad a la hora de realizar estos trabajos:
figura la lista de tipos de gráficos existentes
el asistente para gráficos. Gracias a el, la
(circulares, de barras, lineales, etc).
confección de un grafico y definición de
Haciendo clic sobre cualquier categoría
todos los parámetros que intervienen en su
cambiara el contenido de la parte derecha
elaboración se convierte en una tarea muy

25. de la ventana, donde se muestran
diferentes variantes del tipo seleccionado.
La pestaña Presentación permite designar
de forma detallada las diferentes partes
que componen el grafico. Es una opción de
Para escoger un tipo de grafico en concreto gran utilidad cuando trabajamos con
basta con hacer clic sobre su ilustración. La gráficos especialmente complejos (con
aplicación permite comprobar cómo serán muchas series que además están
mostrados los datos reales de nuestra hoja discontinuas, etc.)
de cálculo sobre ese grafico en concreto.
Realizada la selección del tipo de grafico
pulsaremos el botón Aceptar.
La siguiente parte del proceso implica la
Posteriormente mediante el botón definición de otros rasgos informativos y
Seleccionar Datos escogeremos los datos estilísticos del grafico. La barra se compone
que van afectar al grafico. Como al de varias opciones, cada una con una
principio del proceso tuvimos la precaución misión diferente. Veámoslas en detalle.
de seleccionar el área deseada en esta
Mediante los botones Título
ventana las casillas ya aparecen
de grafico, Ejes, Rótulos de eje
cumplimentadas.
podemos definir el encabezado
En todo caso, podemos elegir si deseamos general del grafico, así como
que los datos sean mostrados en filas o los títulos de los ejes de abscisas y
columnas. La diferencia entre una u otra ordenadas (X e Y) en los gráficos que lo
fórmula se hará evidente al modificar la permitan (por ejemplo un grafico circular
selección y apreciar su efecto en el no tendrá este tipo de ejes, lógicamente).
ejemplo.
Líneas de la cuadricula. En los gráficos de
barras, columnas, lineales o similares
resulta útil que una serie de líneas
permitan apreciar cual es el valor
correspondiente a cada punto o barra del
grafico sin tener que realizar grandes
esfuerzos visuales. En esta ficha
determinaremos el tipo de líneas que se
añadirán al grafico (horizontales, verticales,
principales, secundarias…)

26. EL FORMATO DE GRAFICOS
Rótulos de datos. Junto a cada
En el tema anterior creamos un sencillo
barra, columna, o sector circular
grafico.
podemos establecer que se
muestre información adicional Sin embargo, todos los gráficos creados por
referente a la cantidad de unidades Excel tienen un aspecto similar. En este
representadas, el nombre del campo, o tema veremos cómo modificar la
que no se muestre ninguna información apariencia y contenido de un grafico ya
adicional (opción que aparece seleccionada creado.
de forma predeterminada).
Para cambiar un elemento grafico
deberemos seleccionar dicho elemento
(por ejemplo, podemos seleccionar una
Tabla de datos.
sección de un grafico circular para cambiar
Finalmente
su color).
podemos mostrar bajo el grafico una
pequeña tabla que muestre los datos que Seleccionar cualquier parte del grafico es
está representando el grafico. tarea fácil. Basta con hacer clic sobre el
escogido para que aparezcan una serie de
En la última etapa podremos decidir si
puntos de color blanco señalándolo.
deseamos que este grafico se incruste
como imagen en la pagina del documento
en que se encontraba la tabla que hemos
utilizado como referencia, o bien si
preferimos que se cree en una hoja nueva
independiente de la hoja de los datos pero
dentro de este mismo archivo. Para ello
nos colocaremos en la pestaña diseño y CAMBIAR EL ASPECTO DEL
pulsaremos el botón Mover grafico.
Aparecerá la siguiente ventana: GRAFICO
Es posible alterar el aspecto de un grafico
de muchas maneras para obtener el efecto
final buscado. Estos cambios pueden incluir
el ajuste del tamaño total y de la
combinación de colores, así como el
cambio de tamaño, el arreglo y el formato
De forma predeterminada la aplicación ha de los elementos dentro del grafico.
ido dotando al grafico de unas
determinadas características estéticas y En primer lugar veremos cómo podemos
graficas: colores, fondos, unidades de modificar el tipo de grafico utilizado si
medida, etc. En el próximo tema veremos consideramos que el escogido inicialmente
cómo es posible modificar todos estos no cumple nuestras expectativas.
aspectos en un grafico ya creado.
Para cambiar el tipo de grafico deberemos.

27. Hacer clic sobre el grafico para relleno) y cambiar el grosor y estilo de las
seleccionarlo si ha sido insertado como líneas (si en ese elemento las hay).
objeto en la hoja en que se encontraban
los datos. Junto a cada uno de los objetos gráficos
podemos hacer aparecer una determinada
En la barra de menús haremos clic en el información: el valor que representa la
menú Tipo de grafico barra o sector, o el nombre del campo cuya
información es mostrada.
Podemos modificar la forma en que se
superponen las series, su anchura, y en el
En el cuadro de dialogo que se abre en ese caso de los gráficos tridimensionales, la
momento podremos escoger, como profundidad y tamaño de las series y de la
hicimos durante el proceso de creación, la cuadricula. Todo pinchando botón derecho
apariencia del grafico a insertar en el con el ratón encima del grafico y elegir la
documento. opción Formato de Etiqueta de Datos.
¿QUE TIPO DE GRAFICO
ESCOGER?
La variedad de tipos de gráficos que Excel
nos ofrece para mostrar los datos de
nuestras hojas de cálculo es enorme, y
muchas veces solo conocemos el sentido
Por otro lado, como vimos antes, haciendo de algunos de ellos, desperdiciando otros
doble clic sobre un elemento de nuestro que podrían mostrar de forma mucho más
grafico (por ejemplo, una serie de cómoda y clara la información.
columnas, o el color de fondo) podremos
editar la ventana de sus propiedades. A continuación recogeremos los diferentes
gráficos que esta hoja de cálculo nos
proporciona y cuál es el sentido de cada
uno.
La pestaña Formato contiene las Hay que tener en cuenta que cada tipo de
siguientes opciones: grafico proporcionado presenta
habitualmente subtipos o variaciones.
Permite modificar el color de los rangos de Nosotros siempre haremos referencia en
datos (o del resto de elementos que este tema a los gráficos principales y
componen el grafico), así como agregar haremos hincapié en el subtipo cuando sea
efectos de colores (degradados, fusiones especialmente importante.
de colores, pulsando el botón Efectos de

28. TEMA 7: IMPORTAR Y EXPORTAR DATOS DE EXCEL
INTRODUCCIÓN A LA compatibilidad dependiendo del formato
del archivo a importar.
IMPORTACIÓN
El problema fundamental de la importación
En muchas ocasiones tenemos la necesidad de datos externos, hemos dicho que es
de trabajar en Excel con datos procedentes debido al formato de los propios archivos,
de otras aplicaciones. Tenemos dos esto quiere decir que cada aplicación
alternativas: genera un archivo con un formato propio
para identificar mejor el contenido de los
- Introducir de nuevo los datos en un libro
datos, por ejemplo Excel al generar un
de trabajo, con el consumo de tiempo que
ello implica más el riesgo de introducir archivo .xls no solamente guarda los datos
erróneamente los datos al introducirlos que hemos introducido sino que lo guarda
manualmente. con un formato especial para interpretar el
documento en su plenitud, de esta manera
- Utilizar algunas de las herramientas
sabe exactamente dónde están las
disponibles en Excel para importar datos.
fórmulas, qué formato estético tiene el
Para importar datos externos a Excel documento, etc.
disponemos básicamente de dos opciones:
Además de esto, al importar datos de una
- Utilizar el portapapeles de Windows, es aplicación externa debemos tener en
decir, copiar los datos de la aplicación cuenta que pueden surgir los siguientes
externa y pegarlos en una hoja de Excel. fallos:
- Importar datos de otro archivo que no - Algunas de las fórmulas no ajustan
tiene que ser necesariamente del formato correctamente.
Excel.
- El formato no se ajusta al original.
La primera opción es la más directa, pero
- Las fórmulas y funciones que no entiende
tiene el contrapunto de ser más laboriosa y
no las copia.
tediosa.
Pese a todos estos contratiempos, siempre
La segunda opción es más rápida, pero
es mejor intentar realizar una importación
pueden surgir problemas de
y después comprobar si todo ha salido

29. correctamente. A no ser que la cantidad de correspondientes al asistente para
datos no sea demasiado extensa y nos importar texto.
decantemos por utilizar el portapapeles.
UTILIZAR EL ASISTENTE
PARA IMPORTAR TEXTO
En la ventana del Asistente para importar
Cuando hablamos de archivos de texto nos texto -Paso 1 de 3, aparecen varias
estamos refiriendo a archivos que no opciones:
tienen formato, los conocidos como
archivos de texto plano (ASCII); los • Podemos indicar si el texto
archivos de texto con formato como los de importado tiene los Campos
Word (.doc) o los del WordPad (.rtf) tienen delimitados o no para que Excel
otra forma de importarse a Excel que sepa donde empieza un campo y
veremos más adelante. dónde acaba.
Pero para importar archivos de texto con el • Podemos indicar a partir de qué
asistente podemos hacerlo de dos formas fila queremos importar por si
distintas: queremos descartar títulos, por
ejemplo.
- Podemos acceder a la pestaña Datos y
seleccionar uno de los tipos de orígenes de • Y también podemos decidir el
datos que podemos encontrar en esta Origen del archivo.
sección.
Si todos los datos son correctos pulsamos
sobre Siguiente.
- O acceder mediante el menú Archivo -
Abrir y donde pone Tipo de datos
seleccionar Todos los archivos (*.*).
A continuación en ambos casos se sigue el
mismo procedimiento. En la segunda pantalla del asistente
podemos elegir los separadores de los
Nos aparece un cuadro de diálogo para datos.
seleccionar el archivo a importar.
Por defecto viene marcado el separador de
Una vez seleccionado el archivo de texto Tabulación. En la imagen podemos ver que
aparecen una serie de tres pantallas en el archivo original los datos estaban
separados con tabulaciones, por eso los ha

30. estructurado en dos columnas. Podemos Nos aparece un cuadro de diálogo
marcar o desmarcar los separadores según preguntándonos dónde deseamos
las características del archivo original a Importar los datos.
importar.
Cuando utilizamos el Separador de Espacio
en blanco, es conveniente activar
Considerar separadores consecutivos
como uno solo, para que no incluya más
columnas de las debidas por un error
tipográfico o el uso de excesivos espacios Podemos seleccionar Hoja de cálculo
para darle una cierta estética. existente. Para indicar dónde importar
exactamente, haremos clic en la celda o
Pulsamos Siguiente y veremos la última celdas en que queramos situar la
ventana del asistente: información.
O bien, seleccionamos Nueva hoja de
cálculo.
Pulsamos sobre Aceptar y aparecerán los
datos importados en la hoja.
En ella indicaremos qué tipo de Formato de
LA SECCIÓN CONEXIONES
los datos contiene cada columna.
Para ello haremos clic en los datos de una
columna y una vez esté seleccionada
(fondo negro) elegiremos en la lista
superior. En el botón Avanzadas podemos
completar ciertas características para los
números como los separadores de Desde la sección Conexiones en la pestaña
decimales y millares y la posición del signo Datos podremos conectar un libro de Excel
en los negativos. con la información contenida en archivos
externos que hayamos importado.
También podremos escoger No importar
columna (saltar) para no incluir una Si abrirá una ventana que nos mostrará
determinada columna en el Excel. todas las conexiones del libro y podremos
eliminar la conexión, actualizar los datos
Una vez hayamos completado o con el archivo externo o ver sus
comprobado la definición, pulsamos sobre Propiedades.
Finalizar para que termine el asistente e
importe los datos. Si de lo contrario,
creemos que se nos ha olvidado algo,
podemos volver a las pantallas anteriores
pulsando el botón Atrás.

31. datos almacenados en uno de esos
ficheros.
Dependiendo del tipo de archivo que se
trate, podremos tener disponibles
opciones como recuperar formatos, etc. En
nuestro caso estas opciones no están
disponibles porque los ficheros .txt no
Haciendo clic en la opción Propiedades
soportan ningún tipo de formato.
veremos
este cuadro En la pestaña Definición encontraremos la
de diálogo ruta al archivo de conexión, que podremos
donde modificar pulsando el botón Examinar. Si
hemos importado los datos desde, por
ejemplo, una base de datos, también
podremos editar la cadena de conexión o
la consulta.
Si lo que queremos es ver las Propiedades
encontraremos propiedades muy útiles: de una determinada conexión, y no de
todo el libro, simplemente haremos clic en
En la sección Control de actualización una celda que contenga datos importados
podemos hacer que Excel actualice
y pulsaremos el botón de la
automáticamente los datos insertados en
pestaña Datos.
la hoja de cálculo cada vez que se abra el
libro (marcando la casilla Actualizar al abrir Hemos visto que podemos actualizar los
archivo). datos desde la ventana de Conexiones del
libro. Para ahorrarnos tiempo, también
Si los datos almacenados en el fichero
existe un botón en la propia barra de
origen han cambiado, estos cambios
herramientas de la pestaña Diseño.
quedarán reflejados en nuestra hoja de
cálculo. Esto es posible porque Excel
almacena en el libro de trabajo la
definición de la consulta de donde son
originarios los datos importados, de
manera que puede ejecutarla de nuevo
cuando se desee.
Si marcamos la casilla Solicitar el nombre
del archivo al actualizar, cada vez que se
vayan a actualizar los datos importados,
Excel nos pedirá de qué fichero coger los El botón Actualizar Todo contiene un
datos, sino los cogerá directamente del desplegable en el que podrás elegir si
archivo que indicamos cuando importamos deseas Actualizar sólo los datos
por primera vez. Esta opción puede ser útil importados seleccionados, o bien si deseas
cuando tenemos varios archivos con datos Actualizar todo el libro, con los datos de
y en cada momento queremos ver los

32. todos los archivos externos a partir de los
cuales se han realizado importaciones.
Pulsando Desde Access, aparecerá
el cuadro de diálogo Abrir para que
IMPORTAR DATOS DE
elijamos de qué base de datos
WORD A EXCEL Y VICEVERSA deseamos importar los datos.
Seleccionamos el archivo y pulsamos
Importar datos de Word a Excel.
Abrir.
A veces puede ser útil importar una tabla
de Word a Excel si deseamos agregar algún En caso de que la base de datos
tipo de fórmula a los datos de los que contenga más de una tabla, se
disponemos y no queremos volver a teclear
mostrará una ventana similar a la
todos los datos en un libro de Excel.
siguiente para elegir cuál queremos
Para realizar este proceso es tan sencillo importar.
como copiar y pegar.
- Estando en Word seleccionamos la tabla
que queremos pasar a Excel.
- Copiamos la tabla seleccionada, bien
pulsando Ctrl + C o desde la pestaña Inicio
y haciendo clic en el botón Copiar.
Al pulsar Aceptar, se mostrará la
- Ahora en Excel seleccionamos la celda ventana
donde queremos colocar la tabla.
Importar
- Y pulsamos Ctrl + V o desde la pestaña datos.
Inicio y haciendo clic en el botón Pegar. Es
posible que nos advierta de que el texto En la
seleccionado es más pequeño que la hoja, siguiente
pulsamos sobre Aceptar y nos pegará la ventana
tabla con el mismo formato que la
podemos
teníamos en Word. Si deseamos que no
elegir cómo ver los datos en el libro y
aparezca el marco de la tabla lo podemos
eliminar utilizando las opciones de este dónde se situarán, en una hoja
existente o en una nueva.
menú: .
Importar datos de Access Pulsando en Propiedades,
podremos podremos modificar las
También disponemos de un botón que nos
propiedades de la conexión que vimos
permitirá importar datos directamente de
anteriormente en el apartado de
consultas y tablas de Microsoft Access.
conexiones.

33. EXPORTAR LIBRO
Exportar un libro es el proceso contrario al
de importar. Se trata de guardar las hojas
de cálculo en un formato distinto al
habitual. Para ello, haremos clic en Archivo
y seleccionaremos la opción Guardar
como.
El proceso es sencillo. Cuando se abra el
cuadro de diálogo Guardar como
tendremos que seleccionar el tipo y elegir
el que más nos interese de la lista.
.