Este documento presenta una guía de aprendizaje sobre la coordinación de la planeación de eventos teniendo en cuenta el proceso administrativo y las políticas de la organización. La guía contiene información sobre los objetivos de aprendizaje, actividades, evaluaciones, y recursos. El documento proporciona instrucciones detalladas para guiar a los estudiantes en el aprendizaje de cómo planear eventos de manera efectiva aplicando conceptos clave como presupuesto, logística, y proceso administrativo.

1. CÓDIGO: VERSIÓN:
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GUÍA DE APRENDIZAJE
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1. IDENTIFICACIÓN DE LA GUÍA DE APRENDIZAJE
Nombre de la Guía: admón. I-
Código Guía: GTH 01-01-01 Sede CENSA: Itagüí
Principios
Duración en horas del Programa 1584
Programa: RECURSOS HUMANOS
Duración en horas del Módulo 120
Duración en horas de la Guía 30
Duración de horas teóricas de la Guía 10
Duración de horas prácticas de la Guía 20
Módulo de Formación: Norma de Competencia Laboral: ORGANIZAR
ORGANIZAR EVENTOS QUE PROMUEVAN LAS EVENTOS QUE PROMUEVAN LAS RELACIONES
RELACIONES EMPRESARIALES, TENIENDO EN EMPRESARIALES, TENIENDO EN CUENTA EL
CUENTA EL OBJETO SOCIAL DE LA EMPRESA OBJETO SOCIAL DE LA EMPRESA
Unidad de Aprendizaje:
Elemento de la Norma: COORDINAR LA
COORDINAR LA PLANEACIÓN DE EVENTOS
PLANEACIÓN DE EVENTOS TENIENDO EN
TENIENDO EN CUENTA EL PROCESO
CUENTA EL PROCESO ADMINISTRATIVO Y LAS
ADMINISTRATIVO Y LAS POLITICAS DE LA
POLITICAS DE LA ORGANIZACIÓN.
ORGANIZACIÓN.
Modalidad(es) de formación: PRESENCIAL
Resultados de Aprendizaje:
 Al terminar la guía de aprendizaje el estudiante estará en la capacidad de
Definir con claridad el objetivo del evento
Conformar el comité organizador del evento
Definir de acuerdo con el perfil de los integrantes del comité las actividades y responsabilidades que
conlleva la planeación de un evento.
Realizar los cronogramas de actividades general y por comité, teniendo en cuenta el objetivo del evento
Definir el presupuesto para un evento teniendo en cuenta las políticas de la organización.
Incluir en la planeación del evento los diferentes contactos como invitados, ponentes, reservaciones, de
acuerdo con la clase del evento.
Planear los sistemas de seguridad de acuerdo con el tipo de evento a ejecutar
Aplicar el proceso administrativo en la realización del evento
Incluir en la planeación del evento los equipos audiovisuales según los requerimientos del cliente.
Ajustar los presupuestos teniendo en cuenta las contingencias del evento
Planear la recopilación de las memorias teniendo en cuenta los diferentes soportes utilizados.
Montar el evento de acuerdo con los requerimientos del cliente
Prever el servicio de traducción de acuerdo con las especificaciones del cliente
Destinar la infraestructura de acuerdo con los requerimientos del evento y las normas de calidad.
2. ACTIVIDADES DE ENSEÑANZA – APRENDIZAJE – EVALUACIÓN
Proceso Administrativo
Concepto de presupuesto
Organización Logística
Normas de Gestión de la calidad

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3. INTRODUCCIÓN
En el ámbito empresarial / profesional un evento es un acto que sirve a su empresa para
presentar o potenciar un determinado producto/servicio o una determinada marca, o para
poder dar a sus clientes la oportunidad de un acercamiento directo a su empresa, lo que
facilita en todo caso nuestros objetivos de fidelización frente a la competencia del mercado
actual.
De esta forma, un evento proporciona contacto directo con el cliente, favorece las relaciones
empresa/cliente, y facilita la adaptación de su producto de forma directa sobre su mercado, lo
que repercutirá en el éxito del mismo
Es por ello importante destacar el papel de la administración en la planificación y
organización de eventos para el cumplimiento de los objetivos de la organización en general,
conocer su dinámica e identificar los argumentos necesarios para la toma de decisiones y el
manejo de los diferentes tipos de empresas. Es así como la aplicación del proceso
administrativo se convierte en una estrategia de mayor envergadura para toda organización,
ya que proporciona los fundamentos necesarios para el estudio de esta promoviendo el
entendimiento de lo que es la administración y el encadenamiento que debe de existir en
cada uno de los procesos para alcanzar el éxito de la organización.
4. PLANTEAMIENTO DE LAS ACTIVIDADES Y ESTRATEGIAS DE APRENDIZAJE
4.1. Participar activamente en el proceso de Inducción al Módulo de Formación y a la
guía de aprendizaje “COORDINAR LA PLANEACION DE EVENTOS TENIENDO EN
CUENTA EL PROCESO ADMINISTRATIVO Y LAS POLITICAS DE LA
ORGANIZACIÓN”. En este proceso se darán a conocer las pautas para el desarrollo
de la guía de aprendizaje, se entregaran los documentos de referencia para la
realización de talleres y evaluaciones e igualmente se acordará el plan de evaluación;
construyendo entre el tutor y los estudiantes el cronograma de actividades que ha de
ejecutarse durante el desarrollo de la guía.
4.2. Actividad práctica “LA ISLA”. Organizar grupos máximo de 8 alumnos. El tutor
motiva a los estudiantes narrando la historia de un viaje al cual ellos han sido
invitados con todos los gastos pagos. En el transcurso del viaje se presenta un
accidente y todos los viajeros quedan desamparados en medio de una isla. Se les da
la opción de seleccionar entre una lista de 30 objetos los 10 que consideren más
importantes, advirtiéndoles que permaneceran en una isla durante un año, pues su
rescate es complicado.(La selección se hace de manera individual y luego grupal).
Posteriormente, el tutor da las orientaciones para que el grupo planee y organice su
estadía en la isla. Esta actividad sirve como preámbulo o introducción al tema central
de la guía “PROCESO ADMINISTRATIVO: PLANEAR, ORGANIZAR, DIRIGIR Y
CONTROLAR)

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4.3. Socializar la actividad anterior con la presentación de las estrategias de supervivencia
desplegadas por cada pequeño grupo. Utilizar para esto el método expositivo y la
herramienta de mapa conceptual. La actividad será evaluada como evidencia de
desempeño por medio del instrumento de evaluación lista de chequeo.
4.4. Realizar individualmente y extra clase la lectura del documento PROCESO
ADMINISTRATIVO suministrado por su tutor.
4.5. Socializar en el ejercicio de la clase el documento leído con anticipación. El tutor
realimentará la información y aclarará las dudas presentadas por los estudiantes.
4.6. Desarrollar de manera individual, el instrumento de evaluación cuestionario diseñado
como evidencia de conocimiento sobre el tema de trabajo Proceso Administrativo.
4.7. Realizar en parejas de estudiantes, el taller de presaberes, propuesto por el tutor, con
el objetivo de generar desde sus experiencias el concepto de evento y los tipos de
eventos, así como las etapas que se deben llevar a cabo durante su planeación.
Posteriormente la actividad será socializada por los alumnos y retroalimentada por el
tutor aclarando dudas.
4.8. Desarrollar por parte del tutor los conceptos de presupuesto y su importancia en la
planeación de eventos así como el de organización logística; destacando aspectos
como los sistemas de seguridad, los equipos audiovisuales, la infraestructura del
lugar, las locaciones y el montaje en general de un evento
4.9. Responder el instrumento de evaluación tipo cuestionario, como prueba de
conocimiento sobre los contenidos de evento, tipos de eventos y su planeación,
teniendo como referencia las actividades antes realizadas en clase sobre el tema.
4.10 Realizar en grupos de tres alumnos la planeación de un evento empresarial, teniendo
en cuenta la información suministrada por su tutor en la clase. Aplicar en esta
actividad el proceso administrativo. Se evaluará como evidencia de producto con el
instrumento lista de chequeo.
4.11 Sustentar utilizando el método expositivo la planeación del evento realizada como
producto final. Esta sustentación será evaluada como evidencia de desempeño por
medio de lista de chequeo
5. EVIDENCIAS
CRITERIOS DE EVIDENCIAS DE APRENDIZAJE TECNICAS E INSTRUMENTOS DE
EVALUACION (CONOCIMIENTO) EVALUACION

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Identifica los TÉCNICAS
elementos que Reconoce los recursos y Preguntas teórico prácticas sobre los
su importancia para el recursos administrativos de una empresa
forman parte de los
recursos crecimiento empresarial
. INSTRUMENTOS
administrativos Cuestionario de preguntas
Aprende a diferenciar
Definir el proceso cada uno de los TECNICAS:. Mesa redonda, que permita
administrativo el debate de la consulta previa de este
procesos tema.
necesario para administrativos, INSTRUMENTOS:
alcanzar el éxito de la reconociendo sus Consultas previas de internet
empresa. alcances.
Diseña estrategias TÉCNICAS Formulación de planes,
que permitan la investigando todas las acciones que
elaboración de un se deben tener en cuenta para
plan, que permita el llevarlo a cabo.
logro de los objetivos. INSTRUMENTOS
Fichas de verificación
CRITERIOS DE EVIDENCIAS DE APRENDIZAJE TECNICAS E INSTRUMENTOS DE
EVALUACION (DESEMPEÑO) EVALUACION
Realizar consulta y TÉCNICAS
exponer lo más Observación, de la expresión oral y
. Aprende a conocer
relevante del proceso corporal y su comportamiento frente
como ha se da el
administrativo. al público.
Entregando copia proceso administración
hasta ahora.
escrita a los INSTUMENTO
compañeros de Fichas de verificación para
clase. cumplimiento de trabajos escritos
CRITERIOS DE EVIDENCIAS DE APRENDIZAJE TECNICAS E INSTRUMENTOS DE
EVALUACION (DE PRODUCTO) EVALUACION
preparar un proyecto
TÉCNICAS
de creación de
Observación, de la expresión oral y
Eventos,
corporal y su comportamiento frente
identificando todos Entrega trabajo escrito o
al público.
los pasos del proceso medio magnético según
administrativo normas Icontec
INSTUMENTO
(Planeación,
Fichas de verificación para
Organización,
cumplimiento de trabajos escritos
Dirección y Control

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6. AMBIENTES DE APRENDIZAJE, MEDIOS Y RECURSOS DIDÁCTICOS
AMBIENTES DE APRENDIZAJE
 Salón de clase
 Biblioteca
 Auditorio
 Ambientes virtuales
MEDIOS Y RECURSOS DIDACTICOS
 Tablero acrílico y virtual
 Marcadores
 Televisor
 Video beam (tarjeta graficadora a pantalla de TV 21)
 VHS
 Internet (biblioteca virtual)
 Documentos de diario
 Vivencias Empresariales
 Información general de organizaciones
 Internet
 E-mail
 Conferencistas
 Material bibliográfico sobre el campo de la administración
 Guías de aprendizaje
7 GLOSARIO
8 BIBLIOGRAFIA
1 "Formación Ética y Ciudadana". Alicia B. Casullo, Lucas Rubunich y Otros. Editorial
Santillana S.A. 1ra edición 1997 Bs. As. Imprenta Sub América Bs. As.-
2 "Ciencias Sociales". Rodolfo Bartocello y Marcela Musa. Editorial Santillana S.A. 1ra
edición 1997 Bs. As. Impreso en Kalifon Impresiones S.A. Bs. As.
3 "Enciclopedia BARSA"
4. "Ceremonial". Blanco Villalta J.G. Ediciones Argentinas, 1985.
5 "Protocolo y Ceremonial". María Berisso. Editorial
6 Chiavenato Adalberto, principios de administración.
7 www.gestiopolis.com
8 www.monografías.com
9 www.gerencia.com