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Gestión del tiempo y GTD
por Nacho Herranz (@nacho_herranz)
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     Trabajar más                      Trabajar mejor
     Explotar a la gente               Aprovechar mejor el tiempo
                                       centrándote en lo importante


     Solo afecta a tu trabajo          Afecta a toda tu vida




     Genera estrés                     Reduce el estrés
     Ir corriendo de un sitio a otro   Te ayuda a anticiparte y tener
                                       más tiempo libre


     Planificar y medir todo           Aplicar el sentido común para
                                       invertir tu tiempo de forma
                                       inteligente


     Hacer varias cosas a la vez       Priorizar de forma inteligente y
                                       centrarse en una sola cosa hasta
                                       terminarla
Todos tenemos el mismo tiempo: 7 días a la
semana, 24 horas al día y 60 minutos cada
hora ...

... la única diferencia es cómo lo utilizamos.
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Somos reacios a derrochar nuestro dinero
pero no nos importa derrochar nuestro tiempo.
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elegimos usarlo y del coste que ello conlleva.
Gestión de tiempo +
Productividad personal
Un sistema de gestión de tiempo te va a ayudar a emplear
menos tiempo en hacer tus tareas pero ¿Y si tus tareas no son
las correctas?
Nuestro problema es que atacamos las tareas según nos van
llegando, según nos apetece o según cualquier otro motivo.
Necesitas marcarte unos objetivos y planificar tus tareas de
acuerdo con su importancia para alcanzar estos objetivos.

Objetivos ambiciosos, realistas, alcanzables, medibles y con
un tiempo fijado.
¿Qué es lo importante?
Lo importante es todo aquello que es esencial
para mis objetivos o los de mi empresa.

"I don't want to make decisions about what
I'm eating or wearing because I have too many
other decisions to make". Barack Obama
Cómo priorizar tus tareas

                       Urgente                  No urgente

                Crisis                     Tareas clave de tu trabajo
                Proyectos de última hora   Formación
   Importante                              Deporte




                Interrupciones             Distracciones
                Llamadas                   Prensa deportiva
No Importante   e-mail
Además de la importancia, ten
en cuenta al priorizar
Contexto
Tiempo disponible
Energía disponible
GTD (Getting Things Done)
Se basa en el principio de que toda persona
necesita borrar de su mente todas la tareas
que tiene pendientes, liberar la mente del
trabajo de recordar todo lo que hay que hacer
y centrarse en "hacer".




4 pasos:
Recopilar - Procesar - Organizar - Revisar
1. Recopilar
Capturar ideas, tareas, recordatorios, cosas-para-hacer...
Todo va directo a un lugar o lista llamada Inbox.
En cuanto aparezca la idea-tarea... directa al Inbox.
No hagas nada más, sólo asegúrate de enviarla ahí.




 Recopilar - Procesar - Organizar - Revisar
2. Procesar
Sacar las tareas del inbox.

¿Requiere acción? Delégala o asígnala a lista correspondiente.

¿No requiere una acción? Archívala o elimínala.

Aplica la regla de los 2 minutos. Si puedes hacer una tarea en
menos de 2 minutos, hazla ahora mismo.




 Recopilar - Procesar - Organizar - Revisar
3. Organizar
Organizamos en listas lo procesado anteriormente.

Calendario. Aquí van las tareas, citas o reuniones con fecha.

Listas de tareas:

    Inbox. Anotar todo lo que va surgiendo durante el día.
    Next Actions. Próximos tareas a realizar de un proyecto,
    objetivo, etc.
    Projects. Conjunto abierto de tareas. Su revisión periódica
    genera acciones próximas.
    Waiting on. Acciones delegadas o que estas a la espera de
    un retorno.
    Someday Maybe. Cosas que te interesan pero para las que
    ahora mismo no tienes tiempo.



 Recopilar - Procesar - Organizar - Revisar
4. Revisar
Chequear el estado de tus tareas y proyectos.

Reasigna estado... o mueve de un sitio a otro.

Revisa al menos una vez al día. Prepara al final del día lo que
vas ha hacer el día siguiente, planteate 1,2 o 3 objetivos para
ese día.

Revisión semanal de que lo que has hecho esa semana es
realmente lo que querías hacer (revisar objetivos).

Revisión anual donde te marcas los objetivos para ese año.




 Recopilar - Procesar - Organizar - Revisar
Trucos para que GTD funcione
Si dedicas más tiempo organizar que a "hacer" es que algo va
mal.

Crea tu propio GTD, cada persona y cada trabajo es distinto.

Utiliza una aplicación lo más simple posible y preferiblemente
online.

Ten siempre una herramienta de captura a mano, lo anotas y
sigues con lo que estabas haciendo.
Ejemplo práctico con GTD
Recopilar - Procesar - Organizar - Revisar
Trucos para crear listas de
tareas
Crear listas de acciones, con construcción nombre-verbo. No
solo lo qué tienes que hacer, sino cómo hacerlo.

Incluir el cuando si la tarea tiene una fecha límite o bien
utilizar un calendario.

Apuntar si la tarea depende de alguien o si estas esperando
algo de alguien.

Las listas de tareas deben ser cortas, sino divídelo en varias
listas, mejor por contexto que por importancia.
Las 10 principales pérdidas de
tiempo en la oficina y cómo
combatirlas
e-mail
Es una herramienta de comunicación, no es un trabajo.
Trucos para gestionar mejor el e-mail:
    Etiquetas.
    Filtros automáticos.
    Subject descriptivos.
    No mezclar temas distintos en un mismo e-mail.
    Respuestas cortas y directas, evitar preguntas abiertas.
    No poner en copia a gente innecesaria.
    Checkear a horas determinadas.
Reuniones
Deben tener un objetivo concreto, de una línea ¿Qué deberías
conseguir al final de la reunión?
Elegir participantes que aporten y que estén interesados en el
tema, evitar mucha gente.
Elegir bien la hora.
Hora de inicio y hora de fin claramente definidas.
Evitar reuniones de más de una hora.
Preparar la reunión con antelación.
Facilitador con dotes de liderazgo y educación.
Acuerdos y conclusiones al final de la reunión: qué, quién,
cuándo y cómo de cada uno de los temas tratados.
Interrupciones
No las aceptes como algo normal.

Es importante que todos los días te reserves 1 o 2 horas de
trabajo ininterrumpido.

Dile a la persona educadamente que dentro de un rato.

Comunica tus rutinas.

Respeto a los demás, no es sólo aprovechar tu tiempo sino no
hacer perder el tiempo a la gente.
Notificaciones
Evitalas, son una distracción para lo que estás
haciendo.
Tu decides cuando miras tu e-mail, tu twitter,
facebook, grupo de whatsApp, etc.

Desconecta el chat o ponte "no disponible" en
los momentos de concentración.
Internet y Redes Sociales
Elige muy bien la información que lees.
Limpiezas periódicas de blogs, feeds, gente a
la que sigues en twitter, etc.

Momentos fijos e inamovibles para tu actividad
online.
Multitarea
Se soluciona con enfoque. Si coges una tarea,
quítate todo lo demás de la cabeza hasta que
la termines.

Invierte más energías en Terminar que en abrir
nuevos frentes.

Saber decir NO.
Tecnología
Simplifica al máximo los programas que utilizas.

Domina las aplicaciones que más utilizas.

Atajos de teclado.

Mantén tu escritorio limpio y tu disco duro
organizado.
Tómate un descanso
Hacer las cosas rápido y mal no es ser
productivo.

Descansos frecuentes.

No comas en la mesa, aprovecha la comida para
desconectar.

Aprovecha los tiempos muertos pero sin
obsesionarte con estar siempre haciendo cosas.
Procrastinación
Lo que cuesta es empezar, luego seguir es más
fácil.

Si es una tarea muy grande, partela en tareas
más pequeñas.
Teléfono
Ronda de llamadas, tratando de concentrarlas
todas en un momento del día.

Ponlo en silencio en reuniones y momentos de
concentración.
Herramientas y referencias que
te ayudarán a ser más
productivo
Capturar notas, marcadores y
organizar información
Evernote (Web, Extensión Chrome, Windows,
Mac, Linux*, Android, iOS)
SpringPad (Web, Android, iOS)
Listas de tareas y GTD
Google Task (Web) Team Tasks (Android)
Trello (Web)
Tracks (Web)
Evernote (Web, Windows, Mac, Linux*,
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producteev (Web, Android, iPhone, Blackberry)
Pomodoro
Add-on para Gnome3
Pomodoro.me (Web)
Pomodroido (Android)
Promodoro (iOS)
Medir donde empleas tu
tiempo
Harvest (Web, Android, iOS)
Web Timer (Google Chrome)
Atajos de teclado
shortcutworld (Web)
Música para desconectar
SimplyNoise (Web y mp3)
Referencias
Libros
Getting Things Done. David Allen
How to Lead. Jo Owen ("Making the most of
your time", páginas 59-65)
Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva.
Stephen R. Covey ("Tercer Hábito. Establezca
primero lo primero", páginas 193-240)

Webs
Blog ThinkWashabi
GTD en la Wikipedia
Gestion del tiempo y GTD

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Gestion del tiempo y GTD

  • 1. Gestión del tiempo y GTD por Nacho Herranz (@nacho_herranz)
  • 2. El valor del tiempo y la productividad personal GTD (Getting Things Done) 10 principales pérdidas de tiempo en la oficina Herramientas y Referencias
  • 3. Falsos mitos sobre la gestión del tiempo y la productividad NO SI Trabajar más Trabajar mejor Explotar a la gente Aprovechar mejor el tiempo centrándote en lo importante Solo afecta a tu trabajo Afecta a toda tu vida Genera estrés Reduce el estrés Ir corriendo de un sitio a otro Te ayuda a anticiparte y tener más tiempo libre Planificar y medir todo Aplicar el sentido común para invertir tu tiempo de forma inteligente Hacer varias cosas a la vez Priorizar de forma inteligente y centrarse en una sola cosa hasta terminarla
  • 4. Todos tenemos el mismo tiempo: 7 días a la semana, 24 horas al día y 60 minutos cada hora ... ... la única diferencia es cómo lo utilizamos.
  • 5. El tiempo es dinerodad personal Somos reacios a derrochar nuestro dinero pero no nos importa derrochar nuestro tiempo. Lo podemos emplear en lo que queramos, pero hemos de ser conscientes de en que elegimos usarlo y del coste que ello conlleva.
  • 6. Gestión de tiempo + Productividad personal Un sistema de gestión de tiempo te va a ayudar a emplear menos tiempo en hacer tus tareas pero ¿Y si tus tareas no son las correctas? Nuestro problema es que atacamos las tareas según nos van llegando, según nos apetece o según cualquier otro motivo. Necesitas marcarte unos objetivos y planificar tus tareas de acuerdo con su importancia para alcanzar estos objetivos. Objetivos ambiciosos, realistas, alcanzables, medibles y con un tiempo fijado.
  • 7. ¿Qué es lo importante? Lo importante es todo aquello que es esencial para mis objetivos o los de mi empresa. "I don't want to make decisions about what I'm eating or wearing because I have too many other decisions to make". Barack Obama
  • 8. Cómo priorizar tus tareas Urgente No urgente Crisis Tareas clave de tu trabajo Proyectos de última hora Formación Importante Deporte Interrupciones Distracciones Llamadas Prensa deportiva No Importante e-mail
  • 9. Además de la importancia, ten en cuenta al priorizar Contexto Tiempo disponible Energía disponible
  • 10. GTD (Getting Things Done) Se basa en el principio de que toda persona necesita borrar de su mente todas la tareas que tiene pendientes, liberar la mente del trabajo de recordar todo lo que hay que hacer y centrarse en "hacer". 4 pasos: Recopilar - Procesar - Organizar - Revisar
  • 11. 1. Recopilar Capturar ideas, tareas, recordatorios, cosas-para-hacer... Todo va directo a un lugar o lista llamada Inbox. En cuanto aparezca la idea-tarea... directa al Inbox. No hagas nada más, sólo asegúrate de enviarla ahí. Recopilar - Procesar - Organizar - Revisar
  • 12. 2. Procesar Sacar las tareas del inbox. ¿Requiere acción? Delégala o asígnala a lista correspondiente. ¿No requiere una acción? Archívala o elimínala. Aplica la regla de los 2 minutos. Si puedes hacer una tarea en menos de 2 minutos, hazla ahora mismo. Recopilar - Procesar - Organizar - Revisar
  • 13. 3. Organizar Organizamos en listas lo procesado anteriormente. Calendario. Aquí van las tareas, citas o reuniones con fecha. Listas de tareas: Inbox. Anotar todo lo que va surgiendo durante el día. Next Actions. Próximos tareas a realizar de un proyecto, objetivo, etc. Projects. Conjunto abierto de tareas. Su revisión periódica genera acciones próximas. Waiting on. Acciones delegadas o que estas a la espera de un retorno. Someday Maybe. Cosas que te interesan pero para las que ahora mismo no tienes tiempo. Recopilar - Procesar - Organizar - Revisar
  • 14. 4. Revisar Chequear el estado de tus tareas y proyectos. Reasigna estado... o mueve de un sitio a otro. Revisa al menos una vez al día. Prepara al final del día lo que vas ha hacer el día siguiente, planteate 1,2 o 3 objetivos para ese día. Revisión semanal de que lo que has hecho esa semana es realmente lo que querías hacer (revisar objetivos). Revisión anual donde te marcas los objetivos para ese año. Recopilar - Procesar - Organizar - Revisar
  • 15. Trucos para que GTD funcione Si dedicas más tiempo organizar que a "hacer" es que algo va mal. Crea tu propio GTD, cada persona y cada trabajo es distinto. Utiliza una aplicación lo más simple posible y preferiblemente online. Ten siempre una herramienta de captura a mano, lo anotas y sigues con lo que estabas haciendo.
  • 16. Ejemplo práctico con GTD Recopilar - Procesar - Organizar - Revisar
  • 17. Trucos para crear listas de tareas Crear listas de acciones, con construcción nombre-verbo. No solo lo qué tienes que hacer, sino cómo hacerlo. Incluir el cuando si la tarea tiene una fecha límite o bien utilizar un calendario. Apuntar si la tarea depende de alguien o si estas esperando algo de alguien. Las listas de tareas deben ser cortas, sino divídelo en varias listas, mejor por contexto que por importancia.
  • 18. Las 10 principales pérdidas de tiempo en la oficina y cómo combatirlas
  • 19. e-mail Es una herramienta de comunicación, no es un trabajo. Trucos para gestionar mejor el e-mail: Etiquetas. Filtros automáticos. Subject descriptivos. No mezclar temas distintos en un mismo e-mail. Respuestas cortas y directas, evitar preguntas abiertas. No poner en copia a gente innecesaria. Checkear a horas determinadas.
  • 20. Reuniones Deben tener un objetivo concreto, de una línea ¿Qué deberías conseguir al final de la reunión? Elegir participantes que aporten y que estén interesados en el tema, evitar mucha gente. Elegir bien la hora. Hora de inicio y hora de fin claramente definidas. Evitar reuniones de más de una hora. Preparar la reunión con antelación. Facilitador con dotes de liderazgo y educación. Acuerdos y conclusiones al final de la reunión: qué, quién, cuándo y cómo de cada uno de los temas tratados.
  • 21. Interrupciones No las aceptes como algo normal. Es importante que todos los días te reserves 1 o 2 horas de trabajo ininterrumpido. Dile a la persona educadamente que dentro de un rato. Comunica tus rutinas. Respeto a los demás, no es sólo aprovechar tu tiempo sino no hacer perder el tiempo a la gente.
  • 22. Notificaciones Evitalas, son una distracción para lo que estás haciendo. Tu decides cuando miras tu e-mail, tu twitter, facebook, grupo de whatsApp, etc. Desconecta el chat o ponte "no disponible" en los momentos de concentración.
  • 23. Internet y Redes Sociales Elige muy bien la información que lees. Limpiezas periódicas de blogs, feeds, gente a la que sigues en twitter, etc. Momentos fijos e inamovibles para tu actividad online.
  • 24. Multitarea Se soluciona con enfoque. Si coges una tarea, quítate todo lo demás de la cabeza hasta que la termines. Invierte más energías en Terminar que en abrir nuevos frentes. Saber decir NO.
  • 25. Tecnología Simplifica al máximo los programas que utilizas. Domina las aplicaciones que más utilizas. Atajos de teclado. Mantén tu escritorio limpio y tu disco duro organizado.
  • 26. Tómate un descanso Hacer las cosas rápido y mal no es ser productivo. Descansos frecuentes. No comas en la mesa, aprovecha la comida para desconectar. Aprovecha los tiempos muertos pero sin obsesionarte con estar siempre haciendo cosas.
  • 27. Procrastinación Lo que cuesta es empezar, luego seguir es más fácil. Si es una tarea muy grande, partela en tareas más pequeñas.
  • 28. Teléfono Ronda de llamadas, tratando de concentrarlas todas en un momento del día. Ponlo en silencio en reuniones y momentos de concentración.
  • 29. Herramientas y referencias que te ayudarán a ser más productivo
  • 30. Capturar notas, marcadores y organizar información Evernote (Web, Extensión Chrome, Windows, Mac, Linux*, Android, iOS) SpringPad (Web, Android, iOS)
  • 31. Listas de tareas y GTD Google Task (Web) Team Tasks (Android) Trello (Web) Tracks (Web) Evernote (Web, Windows, Mac, Linux*, Android, iOS) producteev (Web, Android, iPhone, Blackberry)
  • 32. Pomodoro Add-on para Gnome3 Pomodoro.me (Web) Pomodroido (Android) Promodoro (iOS)
  • 33. Medir donde empleas tu tiempo Harvest (Web, Android, iOS) Web Timer (Google Chrome)
  • 36. Referencias Libros Getting Things Done. David Allen How to Lead. Jo Owen ("Making the most of your time", páginas 59-65) Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva. Stephen R. Covey ("Tercer Hábito. Establezca primero lo primero", páginas 193-240) Webs Blog ThinkWashabi GTD en la Wikipedia