El documento proporciona una guía en 3 pasos para organizar un evento fácil: 1) Reservar a los artistas y agendar la fecha, 2) Reservar el lugar, 3) Crear publicidad para el evento colocándola en instituciones culturales y académicas. También incluye consejos como negociar pagos con los artistas y el lugar, así como sugerencias para la venta de boletos que podrían generar hasta $120,000.

1. Ef
evenementfacile.com

2. GUÍA DEL EVENTO FÁCIL
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3. EVENTO EN 3 PASOS
1. LA FECHA
2. EL LUGAR
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3. LA PUBLICIDAD
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4. 1. LA FECHA
La etapa más importante y también la más fácil es agendar el evento.
La reservación de los artistas es el primer acto del espectáculo que vamos a presentar.
Una vez confirmados los artistas, se puede empezar a trabajar!
“!Que empiece el espectáculo!”
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5. 2. EL LUGAR
La segunda etapa es de definir el lugar donde se va a presentar el espectáculo.
En un teatro, en locales prestados o simplemente al aire libre para bajar los costos!
La reservación del lugar es fundamental para pasar al tercer punto más importante.
“En cualquier lugar se aprecia el arte”
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6. 3. LA PUBLICIDAD
La tercera etapa es crear la imagen del evento. ¡El evento ya existe!
¡Todo es bueno para hacer promoción! Posters, pendones y volantes son muy útiles.
Una vez impresa, queda pensar en ubicarla bien. Para eso, pensar en lugares estratégicos:
Las instituciones culturales y académicas donde se encuentra el público potencial:
escuelas, universidades y centros culturales.
“El arte ya es publicidad”
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7. Lista Tips
Confirmar los artistas Negociar la confirmación con solo 10% de los honorarios y pagar el resto el día
del evento con la venta de boletos
Agendar la fecha El miércoles y el jueves son días más fáciles para organizar eventos ya que hay
menos compromisos sociales
Reservar el lugar Negociar el pago de la renta el día del evento
Definir los puntos de ventas de los boletos • Puntos de venta estratégicos: instituciones culturales y académicas (escuelas,
universidades y centros culturales)
• Hacer las cartas de solicitud de patrocionios para la compra de boletos
dirigidas a las instituciones gubernamentales
• Definir una lista de invitados especiales
Pedir al artista la base del diseño de la publicidad (lo más simple es una foto) a la
Definir el diseño de la publicidad y de los boletos cual nada más se agrega la fecha y el lugar
Definir el lugar de distribución de la publicidad Instituciones culturales y académicas (escuelas, universidades y centros culturales)
Imprimir la publicidad y los boletos Negociar la fecha del pago de la publicidad y de los boletos a medida que
estos se vendan o encontrar un patrocinio interesado por el mercado
Distribuir la publicidad en los lugares estratégicos Pedir la ayuda de las instituciones colaboradoras: usar el nombre de la institución
organizadora y sus contactos!
Distribuir los boletos en los puntos de venta Pedir la ayuda de las instituciones colaboradoras y hacer la distribución al mismo
tiempo que la publicidad
Enviar las solicitudes de patrocinios para la compra de boletos, Usar una carta modelo y descargar el directorio de las instituciones
el teatro y la publicidad gubernamentales de la ciudad
Definir una lista de invitados especiales Hacer invitaciones especiales a las personalidades estratégicas
Enviar las invitaciones especiales
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Reservar el transporte de los artistas Negociar los transportes alternativos si es necesario para bajar los costos
Reservar el hospedaje de los artistas Negociar el hospedaje en familia si es necesario para bajar los costos
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Checar las necesidades de los artistas Negociar los elementos técnicos, en el modelo o en la fecha de pago, todo es
negociable!
Recepción de los artistas

8. BENEFICIOS
Venta de boletos
BOLETOS 100 200 300 400 500 600
$ 100 $ 10,000 $ 20,000 $ 30,000 $ 40,000 $ 50,000 $ 60,000
$ 200 $ 20,000 $ 40,000 $ 60,000 $ 80,000 $ 100,000 $ 120,000
HASTA $ 120,000.00
de entradas posibles para un teatro mediano
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