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1. COLEGIO JOHN F. KENNEDY
Villavicencio – Meta
AREA DE TECNOLOGIA E INFORMATICA
ACTAS Y CIRCULARES
ACTAS
Un acta es una comunicación interna que constituye la memoria de reuniones o
actos administrativos, cuyo objetivo es relacionar lo que sucede, se debate y/o se
acuerda en una reunión. El acta se debe elaborar en papel bond tamaño carta o
en un libro destinado para tal fin.
INSTRUCTIVO PARA SU DILIGENCIAMIENTO
- MÁRGENES: Superior e izquierdo 3 cm. Derecho e inferior 2,5 cm.
- PAGINACION: se escribe el número de la página entre dos y tres centímetros del
borde superior de la hoja, contra el margen derecho sin precederlo del símbolo (#)
ni la abreviatura (No.). de dos a tres interlíneas debajo del número de la página se
escribe el primer párrafo de la(s) página(s).
PARTES DEL ACTA
ENCABEZADO: escribir centrado, en mayúsculas sostenidas y sin negrilla nombre
de la entidad.
TITULO: escribir centrado, en mayúsculas sostenida el nombre del organismo y el
carácter de la reunión.
ACTA No. ____: Escribir centrado, en mayúscula sostenida y sin negrilla.
ACTA No. ___. Escribir el número consecutivo que corresponda a la respectiva
sesión; iniciando con 01 cada año.
FECHA: Escribir el nombre de la ciudad y la fecha , separado con coma(,) donde
se realizó la reunión.
HORA: Escribir la hora de inicio y de finalización de la reunión de cualquiera de las
siguientes formas: 11:00 AM. a 2.30 PM ó 9:30 a 14:30 Horas.
LUGAR: Escribir el nombre del lugar o sede donde se realiza la reunión.
ASISTENTES: Nombres y apellidos en Mayúsculas sostenida, de los integrantes
del organismo que asistieron a la reunión. Frente a cada nombre se escribe el
cargo que ocupa en el organismo. (separado con coma (,) y la Primera con
mayúscula). Seguidamente y con guión (-) se citará su calidad de integrante en el
comité.

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Ejemplo: EDUARDO LOPEZ LOZANO, Gerente de Ventas - Tesorero
INVITADOS: Nombres y apellidos en mayúscula sostenida, de los invitados que
participaron en la reunión. Frente a cada nombre se escribe el cargo o título
profesional (separado con coma (,) y la primera letra con mayúscula.
AUSENTES: Nombres y apellidos con mayúscula sostenida, de los integrantes del
organismo que no asistieron a la reunión. Frente a cada uno se escribe el nombre
cargo que ocupa en el organismo. (separado con coma (,) y la primera letra con
mayúscula). Seguidamente y con guión (-) se citará su calidad de integrante en el
comité. Es conveniente indicar si la ausencia es justificada o no.
ORDEN DEL DIA: con números arábigos relacionar los puntos reglamentarios
(Verificación del Quórum y lectura y aprobación del acta anterior) los mismos que
los temas a tratar en dicha reunión.
DESARROLLO: con números arábigos identificar cada punto del desarrollo del
texto, escrito a interlineación sencilla entre renglones y a dos entre párrafos
(escribir en tiempo pasado).
CONVOCATORIA: si se programa nueva reunión, se escribe la fecha, la hora y el
lugar de la próxima reunión.
FIRMAS, NOMBRES Y CARGOS: Escribir los nombres completos de de los
firmantes responsables y en la línea siguiente se escribe el cargo que ocupa en el
organismo.
NOTA: en el espacio dejado sobre el nombre, los firmantes deben estampar su
autógrafo o rubrica (con esfero o bolígrafo cuya tinta sea negra).
DATOS EL TRASCRIPTOR: finalmente se escribe el nombre la primera letra del
apellido del transcriptor.
ASPECTOS GENERALES:
- Toda acta expresa lo tratado en la reunión sin describir detalles
intrascendentales. Los párrafos deben ser concisos. Claros y que hagan énfasis
en las determinaciones tomadas. Sin embargo, por solicitud expresa, se anotan
las discrepancias.

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- Se anota el nombre completo de la persona que presenta una moción o
proposición, pero no es necesario anotar el nombre de quienes se adhieren a ella.
- Cuando hay lugar a votación, se anota el número de votos a favor y el número de
votos en contra y en blanco.
FORMATO DE ACTA
TITULO Y CARACTER DE LA REUNIÓN
ACTA No: _________
FECHA: (Ciudad, día mes año)
________________________________________________
HORA:
________________________________________________
LUGAR: (Sitio donde se realizó la reunión)
________________________________________________
ASISTENTES: Nombres Apellidos, Cargo – Calidad de miembro dentro del comité
__________________________________________________________
INVITADOS: Nombres Apellidos, Cargo
__________________________________________________________
AUSENTES Nombres Apellidos, Cargo – Calidad de miembro dentro del comité
__________________________________________________________
ORDEN DEL DIA:
1º. Verificación del quórum
2º. Lectura, discusión del acta anterior.
3º. Discusión y aprobación Tabla de Retención documental de
______________________________

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DESARROLLO:
1º. Se efectuó la verificación del quórum dando inicio a la reunión
____________________________
2º. Se dio lectura al Acta Anterior, la cual fue aprobada por unanimidad
_______________________
3º. Fue presentada la Tabla de Retención Documental y al respecto.
__________________________
CONVOCATORIA:
__________________________________________________________
FIRMAS
Autógrafo Autógrafo
NOMBRES Y APELLIDOS NOMBRES Y APELLIDOS
Presidente Secretario
DATOS DEL TRANSCRIPTOR: (Nombre y primera letra del apellido)
ACTIVIDAD 1
Crear un nuevo documento, configurar la página según instructivo y
transcribir el Acta Nº 02 y guardarla en su carpeta con el nombre de acta-
circular.
ACTA No. 02
FECHA: Villavicencio, 18 de julio de 2016
HORA: 14:30 a 16:30 Horas
LUGAR: Sala de juntas
ASISTENTES: CLARA MERCEDES LÓPEZ, Presidenta
LILIA MORENO, Director Recurso Humano
WILLIAM HERNÁNDEZ, Coordinador Salud ocupacional
CARLOS LONDOÑO, Secretario

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INVITADOS: ELSA MORENO SANDOVAL, Profesional Especializado
AUSENTES: CLARA INÉS CASALLAS, Profesional Especializado Dirección
jurídica.
ORDEN DEL DÍA
1. Verificación de quórum
2. Lectura, discusión y aprobación del Acta anterior
3. Análisis, discusión y plan de acción en accidente de trabajo
4. Proposiciones y varios
DESARROLLO
1. Se efectuó la verificación de quórum dando inicio a la reunión y aprobando el
orden del día propuesto por la presidente.
2. Lectura y aprobación del acta anterior. El secretario de la sesión, leyó el acta
anterior, la cual fue sometida a consideración de los asambleístas por la señora
Clara Mercedes López, quien preside la sesión, para su discusión y aprobación;
no se hicieron anotaciones y fue aprobada por unanimidad.
3. Discusión accidente de trabajo. La directora del Recurso Humano, señora Lilia
Moreno, expuso la situación relacionada con el accidente de trabajo presentado en
la empresa con el empleado Luis Humberto Bedoya, quien se encontraba
haciendo unas reparaciones locativas y cayó del segundo piso fracturándose la
pierna izquierda.
3.1 Análisis de la situación y plan de acción. La señora presidenta interviene para
manifestar que una vez enterada de la situación, inmediatamente acudió a los
servicios de primeros auxilios con que cuenta la empresa, siendo la enfermera
quién actúo para examinar al trabajador accidentado y de acuerdo con su
observación, expresó que se debía llamar a urgencias por cuanto parecía haber
una fractura en el miembro inferior izquierdo, le aplicó una inyección para calmar
el dolor e inmovilizó. La encargada del recurso humano llamó al centro médico
para que fuera atendido de urgencias e inmediatamente lo trasladaron allí donde
le brindaron la atención requerida e incapacitaron por mes y medio, inicialmente,
mientras se ve la evolución del tratamiento.
3.2 Propuesta de solución. La señora Lilia Moreno, manifiesta que ante la
incapacidad del Sr. Bedoya y necesitándose los servicios de un operario para

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continuar con los trabajos iniciados en la empresa, se requiere entonces contratar
a un empleado para reemplazar a don Luis Humberto durante su ausencia, por
tanto, solicita a la señora Elsa Moreno le indique cómo hacer la correcta
contratación temporal y quién cancelará los honorarios del señor Bedoya durante
su incapacidad.
La señora Elsa Moreno, interviene para informar que durante la incapacidad del
señor Bedoya la empresa prestadora del servicio en salud y la encargada de los
riesgos profesionales serán quienes cancelarán su sueldo y para la nueva
contratación de la persona que asuma las funciones del empleado incapacitado,
debe hacerlo la empresa y ésta será quien cancele los servicios prestados de
acuerdo con la Ley vigente, según el Ministerio de Trabajo. Invitó a la presidenta a
hacer una convocatorio y una vez estudiadas las hojas de vida, ella le colaborará
para hacer el debido contrato.
4. Proposiciones y varios. En este punto el señor William Hernández, Coordinador
en Salud ocupacional, pide la palabra para expresar su opinión acerca de la
importancia de capacitar a todo el personal de la empresa en prevención de
riesgos y seguridad laboral, a fin de evitar en el futuro accidentes con mayores
consecuencias. De igual forma verificar que todos estén al día en cuanto al pago
de la salud, pensión y riesgos profesionales, de acuerdo con la Ley.
Convocatoria: La próxima reunión se realizará el 21 de mayo del 2012 a partir de
las 9:00 a.m. en la Sala de juntas, o antes si se presenta algo extraordinario.
En constancia firman,
EDNA PATRICIA LESMES LESMES
Presidente Secretario
Gloria M.
ACTIVIDAD 2. Con la colaboración del compañero redactar un Acta sobre una
reunión de los grados décimo según corresponda para planear las actividades del
curso o cualquier otro tema.

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CIRCULARES
Una circular es una orden o conjunto de instrucciones de carácter interna
reglamentarias, aclaratorias o recordatorias sobre una materia, que envía una
autoridad hacia sus subordinados y sirve para comunicar de un asunto a varias
personas.
La configuración de la página es igual a la de las constancias o certificaciones.
Centrado va la palabra Circular con mayúscula y en negrita. El interlineado es de
1,0 y el texto justificado. A tres interlíneas va la ciudad y la fecha.
ACTIVIDAD 3
En un archivo nuevo, transcriba las siguientes circulares, aplicando las normas
para su elaboración.
CIRCULAR N°1
Villavicencio, fecha actual
PARA: Gerentes Regionales
DE: Dirección General
Con fecha 04 de abril del año en curso, toda la línea de catálogos cambiará de
diseño e infraestructura interna, conforme las especificaciones que se indican en
los folletos anexos a la presente Circular, incrementándose precios de venta
aproximadamente en un 21.5%.
Lo anterior se hace del conocimiento de ustedes para que a la brevedad,
distribuyan entre los clientes de esta Empresa los pedidos pendientes y logremos
agotar, antes de la fecha citada, los inventarios actuales que existen en los
almacenes centrales, y así sacar al mercado la nueva producción.
Atentamente,
ORLANDO RAFAEL NOVOA P.
Gerente de Producción

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CIRCULAR N°2
Villavicencio, fecha actual
AL PERSONAL DEL DEPARTAMENTO
DE JEFE DE PROTECCIÓN Y SEGURIDAD
A fin de adoptar las medidas conducentes para preservar la seguridad interna de
esta empresa, comunico a ustedes que a partir de la fecha, los integrantes de este
Departamento deberán verificar que todos los empleados, sin excepción, porten su
broche de identificación al ingresar y salir de las instalaciones, así como durante
su permanencia dentro de las oficinas y demás áreas de trabajo. También es
obligación de todas las personas que entren al edificio, mostrar el contenido de
sus bolsas de mano, portafolios, bolsos, maletas, etc. y en su caso las cajuelas e
interiores de sus vehículos.
Cualquier irregularidad que atente contra las normas de seguridad, reportarla
inmediatamente a la Gerencia de Protección y Seguridad.
Atentamente,
Ing. PEDRO JOSÉ PATAQUIVA
Director General
ACTIVIDAD 4
Crea una circular Informativa y trascríbela al computador.