Este documento presenta una guía para regular la comunicación interna y externa relacionada con el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo. Explica que la comunicación debe informar y sensibilizar a las partes interesadas sobre los conceptos, políticas y temas del sistema. Además, detalla los procedimientos para la comunicación interna a través de circulares, capacitaciones y reuniones, y la comunicación externa con terceros sobre temas de seguridad y salud.

1. GUÍA PARA COMUNICACIÓN DEL SG-SST CON OTRAS
DEPENDENCIAS --------
Gestión
Humana
Seguridad y
Salud en el
Trabajo
Versión:0 Marzo 16 de 2017 Página 1 de 4
ÍNDICE
0. Objetivo................................................................................................................................2
1. Generalidades......................................................................................................................2
2. Procedimiento ......................................................................................................................3

2. GUÍA PARA COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA DEL SG-SST 2 de 4
0. Objetivo
El objetivo de esta guía es regular el flujo de las comunicaciones internas y externas relacionadas con
el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo; los peligros y riesgos, entre los diferentes
niveles de la Institución, también recibir, documentar y responder las inquietudes de las partes
interesadas y registrar su decisión.
1. Generalidades
Para esta guía aplica el Decreto 1443 de 2014 Capítulo IV - Decreto 1072 de 2015, Ley 1562 de
2012 - Decreto 614 de 1984 - Resolución 1016 de 1989 – Resolución 1409 de 2012 Resolución 2646
de 2008. OHSAS 18001:2007 La norma de sistema de gestión que preserva la salud y la
seguridad del trabajador PROTECCIÓN DEL SER HUMANO
CONDICIONES GENERALES
Las actividades de comunicación están orientadas a informar, difundir y sensibilizar los conceptos,
documentos, políticas y demás temas del Sistema de Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo,
que son manejados involucrando todas las partes interesadas.
Las partes interesadas identificadas son las siguientes:
Funcionarios
Contratistas
Usuarios
Proveedores
ÁMBITO DE APLICACIÓN
Este Procedimiento se aplica a todas las actuaciones de Comunicación, Consulta y Participación en
materia de Prevención de Riesgos Laborales que se realicen en la Institución.
RESPONSABLES
La Coordinación de Seguridad y Salud en el Trabajo, es el responsable de comunicar a todos los
trabajadores sobre los riesgos de la Institución por cada centro de trabajo y de las normas establecidas
para minimizarlos o controlarlos.
GLOSARIO Y DEFINICIONES
COMUNICACIÓN: Proceso de transferencia de información interactiva a través de diferentes
canales.
CONSULTA: Proceso a través del cual se requiere la opinión de alguien.
PARTICIPACIÓN: Proceso interactivo orientado a la construcción de una idea, decisión,
organización, etc. en el cual las personas aportan valor añadido.
COMITÉ DE SEGURIDAD Y SALUD: Es el órgano paritario y colegiado de participación destinado a
la consulta regular y periódica de las actuaciones de la institución en materia de Prevención de

3. GUÍA PARA COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA DEL SG-SST 3 de 4
Riesgos.
BIBLIOGRAFÍA
 Cortés D. José, 2007, Seguridad e Higiene del trabajo.- técnicas de prevención de riesgos
laborales, 9ª Edición, pág. 45-52, Madrid – España.
 RUIZ-FRUTOS Carlos et al., 2007, Salud Laboral: Conceptos y técnicas para la prevención
de riesgos laborales, 3ra Edición, pág. 255-263, Barcelona – España
3. Procedimiento
1.1 Esquema General:
Proceso de comunicación: La comunicación puede ser Interna o Externa a través de los
distintos niveles de la empresa.
1.2 Comunicación Interna
La comunicación interna garantiza que el personal propio y contratado por la Institución,
conozcan el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, los riesgos a los que se
encuentran expuestos, así como los objetivos del Sistema de Gestión y puedan además
contribuir al cumplimiento de la Política del Sistema Gestión y a la mejora continua. También
sirve como medio de recepción de sugerencias e información para la revisión de los
procedimientos y programas.
La Coordinación de Seguridad y Salud en el Trabajo, difundirá entre el personal la
información, resoluciones y novedades relacionadas con el Sistema de Gestión mediante los
siguientes medios:
 Circulares informativas, boletines
 Intranet
 Capacitaciones, charlas, talleres
 Reunión Comités
 Correos electrónicos
 Inducción y re-inducción
El Análisis de Seguridad de Trabajo (ATS) será utilizado para documentar formalmente los
procesos básicos, potenciales peligros e incidentes, y prácticas seguras de trabajo
esenciales para la eliminación o control de peligros para llevar a cabo una actividad o una
tarea. El ATS será utilizado como herramienta de evaluación que identifique los peligros

4. GUÍA PARA COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA DEL SG-SST 4 de 4
asociados a desarrollar la tarea. También enumerará los Elementos de Protección Personal
utilizados como “la última línea de defensa” para prevenir lesiones corporales, accidentes y/o
enfermedad laboral. Este documento se diligenciará toda vez que se realicen trabajos
identificados como de alto riesgo (TAR) (alturas, eléctrico, soldadura, espacios confinados).
1.3 Comunicaciones externas
Se considera comunicación externa a toda aquella información que se facilita a personas que
no pertenecen a la estructura de la institución.
Las comunicaciones externas sobre temas de Seguridad y Salud en el Trabajo pueden tratar,
entre otros, los siguientes temas: Incidentes y accidentes, cursos de capacitación en
Seguridad y Salud ocupacional, auditorias de riesgos del trabajo, evaluación de riesgos,
solicitudes de información sobre Seguridad y Salud en el Trabajo y/o sobre el Sistema de
Gestión.
Para las comunicaciones en tiempos de emergencias se debe consultar el “Procedimiento de
Emergencias y Contingencias de la institución”.
1.4 Consulta a los trabajadores
La consulta a los trabajadores que se encuentran dentro del alcance del Sistema de Gestión
de Seguridad y Salud en el Trabajo, se lleva a cabo mensualmente aprovechando el tiempo
utilizado en la reunión del Comité de Seguridad y Salud. (COPASST)