En esta presentacion se explica la metodología que empleamos en los proyectos de gestión documental y que nos permiten obtener un sistema funcionando en poco tiempo . Julian hace un repaso muy acertado sobre las distintas partes que componen Alfresco, cuales son los principales inconvenientes que nos encontramos en las empresas a la hora de implantar un Sistemas de gestión documental y finalmente repasa los costes asociados a la implantación de un proyecto con Alfresco y Queres.

1. IMPLANTACIÓN DE
ALFRESCO
Julián Cerviño - Queres Tecnologías

2. Índice
“Sabores” de la Gestión Documental
Situación Inicial
Situación Objetivo
¿Cómo alcanzamos el objetivo?
Metodología
Fases de Proyecto
Costes

3. “Sabores” de la Gestión de Contenidos
DM (Document Management)
Objetivo: facilitar el trabajo diario
Estructura flexible, orientado a la colaboración
RM (Records Management)
Objetivo: depósito seguro para los documentos relevantes
Rigurosos controles de conservación, estructura muy rígida
WCM (Web Content Management)
Objetivo: crear, gestionar y publicar contenido en web
Workflows de publicación, control de versiones y entornos
Alfresco DM RM WCM

4. Situación Inicial
Más de un sistema de
gestión documental:
servidor de ficheros
carpetas compartidas
correo
O ninguno !!!
Inconvenientes:
Poco control de la documentación, ni en el acceso ni en
la conservación
Dificultades a la hora de localizar información
No hay gestión del conocimiento

5. Situación Final
Un único sistema de gestión documental
Ventajas
Seguridad en el acceso y en la conservación
Localización rápida de la información
Reutilización del conocimiento por la Organización
Plus Alfresco
Integración con otros sistemas (ERP, CRM, KB, …)
Acceso desde cualquier parte (internet)
Establecimiento de procedimientos (workflows)

6. ¿Cómo alcanzamos el objetivo?
A) El Pausado
• Análisis Global y Profundo
• Diseño Completo
• Parametrización Compleja
• Construcción Compleja
• Implantación Global (si llegamos hasta aquí)
B) El Inconsciente
• Descarga una versión de Internet
• Instalación en 10 minutos
• Comenzar a trabajar
• PUM !!!
C) El Ágil
• Análisis con visión global, pero enfocado en un par de unidades de negocio
• Diseño Incremental e Iterativo
• Parametrización Sencilla
• Construcción (si fuese imprescindible) Sencilla
• Implantación Gradual

7. Metodología
ISO 15489: norma para la gestión de documentos de archivo
DIRKS: metodología de diseño e implementación de
Sistemas de Gestión de Registros. Basada en la ISO 15489.
Ventajas:
Genérica: guía sobre el por qué y el cómo hacerlo, pero no
prescribe cómo debe ser el sistema
Multi-Fase: proporciona pasos concretos que pueden adaptarse a
las necesidades de cada proyecto
Sistemática: proporciona un juego de actividades que minimizan el
riesgo de perder el foco durante el desarrollo del proyecto
Iterativa e Incremental: permite repetir el proceso y ampliar el
alcance y el detalle inicial
Centrada en el usuario: el proceso prima la participación de los
usuarios en el análisis de las actividades

8. Metodología – Cuestionario Base
Preguntas habituales en las entrevistas de toma de requisitos:
1. ¿Cuál es la función de su departamento?
2. ¿Cuáles son las principales actividades realizadas en su
departamento?
3. ¿Cómo se relacionan estas actividades con las del resto de la
Organización?
4. ¿Qué tipo de documentación se genera?
5. ¿Cuál es la estructura inicial de la documentación que maneja?
6. ¿Todas las personas tienen los mismos permisos o existen alguna
restricción?
7. ?Tiene su departamento alguna relación con terceros (proveedores,
clientes, …)?
8. …

9. Metodología – Ficha de Actividad
Unidade OSI
Función F4. Obtención, análise e difusión de información sobre a SI
Actividade A1. Monitorización da evolución da SI
Descrición da actividade Elaboración e mantemento dun conxunto de indicadores que permitan monitorizar a evolución da
Sociedade da Información.
Realización de estudos para o seguimento e a innovación das políticas desenvoltas en materia de
Sociedade da Información.
Transaccións Elaboración de enquisas
Realización de estudos
Requisitos da actividade Plantillas
Resultará de utilidade dispor no sistema de xestión documental das plantillas das enquisas
Versionado
Os documentos necesitan manter as versións
Documentos asociados Cuestionarios
Informes xerais
Actores externos N/A
Tipo de necesidade consulta, creación, modificación, plantillas, versionado
Fonte Acta - Mapa Documental OSI.doc

10. Metodología – Ficha de Tipo
TIPO DOCUMENTAL: Discurso/Notas de prensa
Descrición Discursos e notas de prensa que se redactan ou se recollen
Volume Entre 10 e 20
Tipo Versionado Gardar versións
Transformacións ODT a PDF, DOC a PDF
Susceptible de Non
reutilización
Plantilla Non
TIPO DE SOPORTE
Formato .odt, .doc
Tamaño Entre 100 KB y 2 MB
ATRIBUTOS
Nome Descrición Tipo de dato Tamaño máximo Repetible Obrigatorio
Título Título do documento Alfanumérico 150 Non Si
Autor Persoa que xera o documento Alfanumérico 150 Non Si
Data Data na que se creou o Data 10 Non Si
documento
RELACIÓN CON OUTROS TIPOS DE DOCUMENTOS
Tipo de documento Descrición da relación Repetible
Presentación Presentación que acompaña ao discurso (só no caso do discurso) Non

11. Diseño – Modelo de Contenidos

12. Diseño – WorkFlows
Gabinete
OTRI Jurídico OTRI
OTRI 1 G.J. 1 OTRI 1
OTRI 2 G.J. 2 OTRI 2
Finalizar
Iniciar
OTRI 3 G.J. 3 OTRI 3

13. Alfresco – Parametrización XML
XML de Definición de Tipos de Alfresco

14. Alfresco – Configuración Interfaz Web
Metadatos en Alfresco

15. Fases de Proyecto
Análisis Proyecto tipo:
• Funciones y Actividades
• Mapa Documental
• Requisitos
Duración habitual
3-4 meses
Diseño Integración
• Modelado de Contenidos
• Flujos de Trabajo LDAP
• Integraciones
CIFS
Implementación
Modelado de Contenidos
• Parametrización y Estructura
• Construcción
Flujos de trabajo básicos
Sin extensiones ni
Implantación
• Entorno de Producción
desarrollos a medida
• Formación

16. Costes
Conceptos:
Implantación
Soporte
Modelado Alfresco
Implantaciónl
Parametrización
Puesta en marcha
Soporte de Alfresco Mantenimiento
Seguridad
Disponibilidad
Mantenimiento
Resolución de dudas
Coste Total
Mejoras iterativas e
incrementales