Este documento explica conceptos básicos sobre bases de datos. Define una base de datos como un conjunto de información organizada sistemáticamente y menciona que usamos bases de datos a diario, como agendas telefónicas. Describe las tablas como la forma más simple de base de datos, compuestas de filas y columnas. Finalmente, introduce conceptos como claves, claves primarias y relaciones para organizar mejor la información.

1. Microsoft Access 2003
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2. Las Bases de Datos
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 CONCEPTO DE BASE DE DATOS
 Una base de datos se puede definir como un conjunto
de información organizada sistemáticamente.
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3. Las Bases de Datos
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 CONCEPTO DE BASE DE DATOS
 Usamos bases de datos a diario casi sin darnos
cuenta. Un ejemplo típico de base de datos puede ser
una “agenda telefónica”.
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4. Las Bases de Datos
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 LAS TABLAS COMO BASE DE DATOS SIMPLE
Nombres de campos (Columnas)
Registros
(Filas)
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5. Las Bases de Datos
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 LAS TABLAS COMO BASE DE DATOS SIMPLE
Nombres de campos (Columnas)
Registros Código Tipo Unidades Pvp
(Filas) 1145 tuerca 1890 1
1146 tornillo 2987 2
1147 Arandela 2334 1
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6. Las Bases de Datos
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 LAS TABLAS COMO BASE DE DATOS SIMPLE
 Una tabla recibe también el nombre de base de datos simple.
 Componentes básicos de una tabla:
 FILAS: REGISTROS
 COLUMNAS: CAMPOS
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7. Las Bases de Datos
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 LAS TABLAS COMO BASE DE DATOS SIMPLE
 Las filas o registros contienen los datos pertenecientes a
una persona en particular (en el caso de la agenda)
 Los campos contienen los datos referentes a un “tipo” o
categoría de información.
 EJEMPLO. Los datos del primer registro se refieren a (y
sólo a) Javier Alaiza (por ejemplo); y los datos bajo el
campo Nombre son los nombres de las diferentes
personas
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8. Las Bases de Datos.
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 Ejemplo de tabla
Registros
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9. Las Bases de Datos
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 LAS TABLAS COMO BASE DE DATOS SIMPLE
 La intersección entre una fila y una columna (es decir, el
contenido de un campo determinado de un registro) recibe el
nombre de Dato o Elemento de la tabla.
 Ese dato es la unidad mínima de información que habrá en
una tabla.
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10. Las Bases de Datos
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 PROBLEMAS
Información
repetida
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11. Las Bases de Datos
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 PROBLEMAS
 Uno de los problemas que surge junto a la
duplicación de información vista
anteriormente es la dificultad que
encierra la modificación de un dato.
 Ejemplo: si Ofelia Luengo se cambia de
domicilio, habría que buscar todos los
registros donde aparece y actualizar dicha
información. Tarea laboriosa e
innecesaria.
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12. Las Bases de Datos
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 BASES DE DATOS RELACIONALES
 La solución a problemas como el anterior se encuentra en el
uso de Bases de Datos Relacionales.
 Se trata de no tener tablas grandes con mucha información,
sino pequeñas tablas con lo necesario y relacionadas entre sí.
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13. Las Bases de Datos
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 BASES DE DATOS RELACIONALES
 Para solucionar el problema del ejemplo de los clientes
que compran libros tendríamos que crear dos tablas: una
que contenga información sobre la venta de libros, en la
que aparezca un código del cliente. Y otra tabla en la que
aparecen los datos del cliente: código, nombre, dirección,
etc.
 Lo que hacemos es relacionar dos tablas mediante un
campo que tengan en común.
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14. Las Bases de Datos
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 PLANIFICACIÓN DE LAS BASES DE DATOS
 Como puedes comprobar, hay que planificar muy bien una
base de datos antes de comenzar a introducir datos en ella.
 Tendremos que pensar qué tablas y qué relaciones
necesitaremos para representar bien la “realidad”.
 En ocasiones, nos ayudaremos de tablas preexistentes y de
ayudantes que incluye Access.
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15. Las Bases de Datos
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 GESTIÓN DE BASES DE DATOS
 Son muchas las operaciones que incluye lo que entendemos
como Gestión de una Base de Datos.
 A continuación se muestran algunas de las operaciones más
comunes
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16. Las Bases de Datos
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 GESTIÓN DE BASES DE DATOS
AÑADIR información a la base de
datos. Por ejemplo, introducir un
nuevo registro de empleado
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17. Las Bases de Datos
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 GESTIÓN DE BASES DE DATOS
MODIFICAR la información ya
existente. Por ejemplo, un cambio de
domicilio de un cliente.
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18. Las Bases de Datos
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 GESTIÓN DE BASES DE DATOS
ELIMINAR la información que ya no
nos interesa. Por ejemplo, si un cliente
deja de serlo, ya no guardaremos sus
datos.
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19. Las Bases de Datos
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 GESTIÓN DE BASES DE DATOS
BUSCAR datos concretos en la base de
datos.
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20. Las Bases de Datos
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 GESTIÓN DE BASES DE DATOS
CLASIFICAR los datos por diversos
criterios: orden alfabético, fecha, etc.
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21. Las Bases de Datos
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 GESTIÓN DE BASES DE DATOS
COPIAR el contenido de una base de
datos en otra distinta.
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22. Las Bases de Datos
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 GESTIÓN DE BASES DE DATOS
REALIZAR CONSULTAS a la base de
datos. En realidad, esta es la
operación más habitual. Se trata de
pedir a la B.D. Información que
cumpla alguna condición. Ejemplo:
extraer los clientes de la provincia de
Madrid.
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23. Microsoft Access
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 DESCRIPCIÓN DE ACCESS
 ACCESS es el programa informático de gestión de
bases de datos que la empresa Microsoft pone a
disposición del usuario.
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24. Instalación de ACCESS
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 Consideraciones previas
 Tener instalado en el equipo uno de los siguientes sistemas
operativos:
 Windows 95/98
 Windows NT/2000
 Windows XP
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25. Instalación de ACCESS
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 Consideraciones previas (mínimas)
 Microprocesador (CPU) 486 o superior (Pentium,
AMD, etc)
 16 a 32 Mb de Memoria RAM
 40 Mb de espacio en Disco Duro
 Unidad de CD-ROM
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26. Instalación de ACCESS
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 Ejecutar:
 A:instalar.exe
o
 D:instalar.exe
dependiendo de donde se encuentre el paquete
de instalación de Access.
NOTA.- lo normal será hacerlo desde el CDROM junto a las
demás aplicaciones de OFFICE.
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27. El entorno de Access
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 OBJETOS
 TABLAS
 CONSULTAS
 FORMULARIOS
 INFORMES
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28. El entorno de Access
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 TABLAS
 Son los objetos que contienen los datos. Están estructuradas
en filas (registros) y columnas (campos).
 Primero crearemos la estructura de la tabla y posteriormente
se accede a la inserción de los datos en ella.
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29. El entorno de Access
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 CONSULTAS
 Tienen la misión de “preguntar” a Access sobre el contenido de
una o varias tablas (relacionadas entre sí).
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30. El entorno de Access
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 FORMULARIOS
 Son otra herramienta potente que nos permite introducir y
modificar datos de las tablas.
 En realidad, la inserción de datos en las tablas es más cómoda
a través de los formularios que sobre la propia tabla
directamente.
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31. El entorno de Access
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 INFORMES
 Los informes se utilizan con el fin de obtener una salida
impresa de los datos.
 Generalmente aprovechan las consultas o formularios ya
creados para facilitar el proceso y presentar los datos
rápidamente en impresora.
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32. El entorno de Access
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 DIFERENCIA ENTRE TABLA Y BASE DE DATOS
 Recordad que hay que diferenciar entre tabla y base
de datos.
 Una tabla es tan sólo uno de los objetos de una base
de datos.
 La base de datos será el conjunto de tablas,
relaciones, informes, consultas, formularios, etc.
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33. El entorno de Access
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 EJECUCIÓN DEL PROGRAMA
 Para ejecutar Access, independientemente de que lo
tengas en el menú Programas, crea un enlace en el
Escritorio y otro en la barra de Inicio rápido que hay
en la Barra de Tareas de Windows.
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34. El entorno de Access
 EL ENTORNO DE TRABAJO
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Dos
opciones
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35. El entorno de Access de datos en blanco
Base
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36. El entorno de Access
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Nombre de la base
de datos
Ventana de
Objetos aplicación
Barra de menús
Ventana de Barra de herramientas
documento
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37. El entorno de Access
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 EL SISTEMA DE AYUDA
 Debido a la potencia de Access habrá ocasiones en las
que no recordaremos cómo llevar a cabo ciertas
operaciones. En estos casos recurriremos al sistema
de Ayuda.
 Veamos un ejemplo entrando en la Ayuda. (F1 y
ayudante de Office = Clipo)
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38. Salir de Access
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 Para salir de la B.D. podemos:
 Seleccionar el comando Cerrar del menú Archivo
 Hacer clic en el botón Cerrar de la ventana de base
de datos -> cerramos el archivo *.mdb, pero no
Access.
 Para salir de Access:
 Seleccionar el comando Salir del menú Archivo
 Hacer clic en el botón Cerrar de la ventana del
programa
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39. Bases de datos y tablas
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 ORGANIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN. Hay
tres etapas en el diseño de una B.D.
 Diseño Conceptual
 Diseño Lógico
 Diseño Físico
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40. Bases de datos y tablas
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 DISEÑO CONCEPTUAL
 Recopilación de los aspectos más generales de la
“realidad” que queremos representar mediante la B.D.
 Entran en juego los conceptos de “Entidades” y
“Relaciones”.
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41. Bases de datos y tablas
 Supongamos que tenemos una empresa de venta de
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tornillos de todo tipo.
 ENTIDADES
 Tornillos
 Proveedor
 Cliente TABLAS
 RELACIONES
 Proveedor-Tornillos
 Cliente-Tornillos
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42. Bases de datos y tablas
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 DISEÑO LÓGICO
 Parte del modelo conceptual anterior y en esta etapa
se describen las diferentes tablas que formarán la B.D.
Y que información contendrán.
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43. Bases de datos y tablas
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 DISEÑO FÍSICO
 Etapa de la construcción real de las tablas y relaciones
de la B.D.
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44. Alguna terminología importante
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 CLAVE
 CLAVE PRIMARIA
 CLAVE AJENA
 INTEGRIDAD REFERENCIAL
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45. Alguna terminología importante
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 CLAVE
 Es la columna o columnas cuyos valores no pueden
repetirse en dos o más filas de la tabla.
 Es decir, cada fila tiene valores únicos en los campos
que forman la tabla.
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46. Alguna terminología importante
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 CLAVE PRIMARIA
 De entre todas las claves de una tabla se elige una
que se utilizará como identificador principal de la
tabla.
 Sólo puede existir una clave primaria por tabla. Y ha
de existir a la fuerza.
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47. Alguna terminología importante
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 CLAVE PRIMARIA
 Una clave primaria jamás puede contener
valores nulos en sus columnas.
 Tampoco podrá contener valores repetidos.
 La clave que no es primaria recibe el
nombre de “alternativa”.
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48. Alguna terminología importante
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 CLAVE AJENA
 La clave ajena la forma una o más columnas de una
tabla que son clave primaria de otra tabla con la que
está relacionada.
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49. Alguna terminología importante
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 INTEGRIDAD REFERENCIAL
 Consiste en garantizar que cualquier clave ajena se
corresponda con una clave primaria o sea nula.
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50. TIPOS DE DATOS
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 El tipo de datos será el rango de valores que
podrá adoptar un dato dentro de la celda.
 Por ejemplo, para una columna que
represente el nombre de un cliente, el tipo
de datos será alfanumérico, pero para cada
registro habrá un dato distinto. En un caso
puede ser “Manuel”, en otro “José”, etc.
 Hay tres grandes grupos de tipos de datos:
 NUMÉRICOS
 ALFANUMÉRICOS
 DE TIEMPO
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51. TIPOS DE DATOS
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 NUMÉRICOS:
 representan cantidades que pueden participar en
cálculos numéricos
 Hay dos tipos:
 ENTEROS (positivos y negativos). 78, -56
 DECIMALES (tienen parte entera y parte fraccionaria).
Ejemplo: 34,98
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52. TIPOS DE DATOS
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 ALFANUMÉRICOS:
 Representan combinaciones de caracteres
 Ejemplos: “Javier Aldaiza”, “Microprocesador Intel
Pentium IV”, etc.
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53. TIPOS DE DATOS
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 DE TIEMPO:
 Representan magnitudes temporales como días,
meses, años
 Ejemplo:12/07/2002
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54. Creación de una B.D.
 EJEMPLO RÁPIDO DE 54
CREACIÓN DE UNA
BASE DE DATOS:
 Ejecutar Access
 Seleccionar la opción “Base de datos de Access” en
blanco y Aceptar.
 Asignar el nombre “basedatos1” al archivo *.mdb que
contendrá la B.D, guardarlo en C:archivos de
programaaccess* y Crear. (el asterisco representa el número
de ordenador en el que estás).
 Ya está creada la B.D. y estamos dentro de ella.
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55. Eliminación de una B.D.
 Ahora vamos a eliminar la base de datos.
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 Para ello tendremos que cerrarla y salir de
Access hasta la carpeta que contenga dicho
archivo.
 A continuación selecciona el archivo y elimínalo.
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