Este documento proporciona instrucciones para crear y administrar una base de datos en Access. Explica cómo modelar los datos, crear tablas y formularios, establecer relaciones entre tablas, y generar informes y consultas. También cubre la creación de botones, el uso de SQL y diferentes tipos de queries para recuperar y manipular datos.

1. Manual para realizar
una BASE DE DATOS
Realización de BASES DE DATOS pequeñas
04/06/2012
CecyT. 8 Narciso Bassols

2. Manual Access
Temario:
1. Modelado de una Base de Datos
2. Ingreso a Access
3. Creación de una nueva base de datos en Access
4. Creación de una nueva tabla
5. Creación de Relaciones
6. Creación de Formularios
7. Creación de Botones
8. Creación de Informes
9. Creación de Consultas
10. Ingreso a SQL
11. Creación de Querys
1

3. 1 Modelado:
El modelado es un diseño de una base de datos que puede realizarseen
MySQLy/o a mano, nos permitirá la fácil organización de las tablas y selección de
llaves primarias y secundarias así como el tipo de relaciones que se usarán(1:M,
M:M, 1:1), el método de realización más sencillo es a mano; por lo tanto esto nlo
hace ser máseconómico por que solo requerimos de una hoja y un lápiz:
Dibujar todas las posibles tablas
Crearemos los atributos de la tablas
Identificar los ID primarios en cada tabla
Determinar una tabla principal de acuerdo a nuestra visión y
modo de relacionar
Identificar el tipo de relación que se usara intentando romper con
las relaciones muchos a muchos(M:M)
En MySQL es un método similar solo que en este tenemos que utilizar un equipo
de pc y siguiendo los pasos anteriores realizaremos lo siguiente dentro de la
aplicación para la creación de cada tabla:
Clic en MENU FILE
Seleccionar NEW
Clic en ADD DIAGRAM
En el icono de NEW TABLE dar clic
Seleccionar TABLE 1
Modificar NAME (nombre)
Ingresamos los atributos
2 ingreso a Access:
 Método 1:
clic en el acceso directo en el escritorio
 método 2:
clic en el botón inicio
buscar la carpeta Microsoft office
clic en el icono de Microsoft Access.
2

4.  Método 3:
Presionar la combinación de teclas win+R
Ingresar el comando MSACCESS
Dar enter o seleccionar el botón de ejecutar.
3 Creación una nueva base de datos en Access:
clic en el botón nueva base de datos en blanco en la esquina
superior izquierda de la ventana en Access
Ingresar el nombre de la base de datos
clic en crear.
4 Creación de una nueva tabla en Access:
 método 1:
seleccionar la pestaña crear
clic en el botón tabla
 método 2:
ir a la pestaña crear
clic en diseño de tabla
insertar el nombre de los atributos y junto el tipo de dato
requerido
5. relaciones:
Las relaciones nos ayuda para que en varias tablas podamos se pueda
complementar la información de una base de datos, Access dará el tipo de
relaciones según se tenga avance, previamente lo que se diseño en el
modelado ya debe estar ingresado en el equipo, para comenzar:
clic pestaña herramientas de base de datos
pulsar el botón de relaciones
agregar todas las tablas existentes
arrastrar la llave primaria a una secundaria ubicada en otra
tabla.
En la ventana que muestra se marca la casilla “exigir integridad
referencial”
Aceptar la relación
3

5. Hacer esto con las demás llaves primarias cuidando no repetir
una relación entre las tablas.
6 formularios
 Método 1:
Ir a la pestaña crear
Clic en asistente para formulario
Seleccionar las tablas y el diseño deseado
Aceptar.
 Método 2:
clic a la pestaña crear
seleccionar diseño del formulario
Clic en el botón agregar campos existentes
Agregar todos los campos de las tablas que NO contengan
ID
Ordenarlos y dar un aspecto agradable al usuario
Guardar cambios y cambiar a vista formulario
7 botones:
Los botones se ocuparan dentro del formulario, estos nos ayudaran a navegar
dentro del con mayor facilidad, el formulario debe estar en vista diseño:
Ir a la pestaña diseño
Clic sobre el botón “boton”
Delimitar el area del botón
Seleccionar el tipo de botón que se utilizara
Seleccionar la imagen del botón
Si se desea poner un nombre especifico
Aceptar
8 informes:
Los informes servirán para tener una organización de manera compleja de toda
la información guardada en la base de datos; para crear un informe:
I. Método 1:
clic a la pestaña crear
Seleccionar asistente para informes
4

6. Agregar los campos sin ID
Ordenar y elegir el diseño deseado
asignar el nombre al informe y finalizar
II. Método 2:
clic a la pestaña crear
Seleccionar diseño del informe
Distribuir los campos como se desee
Darle formato guardar y cambiar a vista informe
9 consultas:
Las consultas serán de ayuda para hacer la observación de una manera más
aislada de lainformación que el usuario necesite y se encuentre almacenada en
la base de datos:
I. Método 1:
Ir a la pestaña crear
Seleccionar asistente para consulta
Elegir el tipo de consulta deseada
Adicionar los campos de las tablas deseadas
Seleccionar el nombre y finalizar
II. Método 2:
seleccionar la pestaña crear
Clic en diseño de consulta
Adicionar las tablas deseadas
Seleccionar los registros deseados de las tablas
agregadas
Ejecutar la consulta, verificar que se ejecute correctamente
y guardar
10 Ingreso a SQL:
SQL es un lenguaje de programación que se utiliza para programar una tarea en
referencia a Access, los códigos o codificaciones son llamados QUERYSque se
dividen en DDL y DML, para ingresar a la ventana de SQL en Access:
Seleccionar la ventana crear
Pulsar el botón diseño de consulta
Cerrar la ventana de agregar tablas con alt+f4 o directamente
del icono cerrar
5

7. Cambiar la vista a SQL con el botón vistas en la parte superior
derecha de la pantalla o en el botón ubicado en la parte inferior
derecha
11 querys
Los querys son los fragmentos de códigos que se utilizan para diversas tareas en
Access como por ejemplo:
» Select-from ASC-DESC
Mostraralgunosdatos en específico SELECT nombre
SELECT campo, FROM datos
FROM tabla;
» Select-from-where
ORDER BY nombre DESC;
Muestra datos, siendo dominada por
una condición
SELECT campo, » INSERT
FROM tabla, Inserta filas en una tabla
Where condicion;
» BETWEEN INSERT INTO
Este query es de tipo numérico y tabla(columnas)
muestra los datos que son
almacenados en la base de datos VALUES (valores a ingresar);
bajo este tipo de dato
SELECT nombre » UPDATE:
Permite actualizar registros existentes
FROM datos
UPDATE tabla(que tabla se
WHERE sueldo BETWEEN
va a modificar),
10000 AND 30000;
SET columnas=valor,
» AND-OR
Mostrar datos de ciertos criterios en
WHERE condición;
específico
» DELETE
SELECT nombre
elimina una tabla
FROM tabla
DELETE FROM tabla
AND nombre = „campo‟;
WHERE nombre= „campo‟
» ORDER BY
» CREATE
Enlistar de forma ascendenter descendente
6

8. Crear una nueva tabla
CREATE TABLE table nombre
de la tabla
(columna tipo(tamaño),
Columna
tipo(tamaño));
1