Este documento describe las características y funciones básicas de las listas en Excel. Explica cómo crear y organizar listas, incluyendo el uso de autocompletar, formularios de datos y ordenación. También cubre temas como la validación de datos para asegurar la introducción coherente de información en las listas.

1. 1Copyright © Computer Aided Education, S.A.
Listas
1. CONCEPTOS BÁSICOS
En esta lección vamos a ver cómo Excel nos puede ayudar a la
hora de introducir y trabajar con una serie de datos en forma
de lista.
Las listas permiten almacenar datos en una hoja de cálculo.
Podrías entender una lista como una base de datos simple, donde las
filas de la hoja de cálculo serían los registros de la base de datos y las
columnas constituirían los campos.
En una lista, los datos de los distintos registros se organizar por
filas, mientras que los distintos tipos de información están organizados
por columnas (por ejemplo, en una lista de personas, en una columna
puede estar el nombre, en otra los apellidos, en otra el teléfono, etc.).
Las listas que podemos manejar con Excel tienen algunas
características comunes:
 Las celdas de la misma columna tienen datos similares.
 Normalmente, en la primera fila están situados los títulos de las
columnas.
 Las filas de la lista tienen la misma estructura y tienen datos
similares.
Al almacenar los datos en forma de lista, Excel proporciona varias
operaciones para ayudarnos y facilitar el trabajo con la información.
Entre las operaciones que podemos hacer con las listas están:
 Organizar los datos para obtener subtotales.
 Utilizar un formulario para añadir, editar y eliminar registros
de la lista.
 Ordenar la lista de forma alfabética, numérica o cronológica.
 Filtrar los datos. Es decir, elegir sólo aquellas filas que cumplan
unos determinados criterios.
 Crear informes de resumen.

2. 2
Listas
Otra posibilidad en Excel es convertir un rango de celdas en una
tabla. Esto te puede ayudar a trabajar con los datos, ya que en una
tabla se añaden automáticamente listas desplegables para ordenarla o
filtrarla, puedes aplicar un formato predefinido a la tabla, añadir una
fila de totales, etc.
Veremos el trabajo con las tablas más adelante; ahora vamos a
centrarnos en las características básicas de las listas de datos en Excel.
Al introducir una serie de datos en una lista, si Excel reconoce
que estás creando una lista, te ayudará en la introducción de
los componentes de la misma.
Cuandocreamosunalista,normalmentelaprimerafilarepresentará
las categorías de información que se almacenan en esta lista.
Por ejemplo, en una lista de clientes, la primera fila podría estar
compuesta por títulos como Nombre, Apellidos, Domicilio, etc.; una
lista de libros podría tener los rótulos Título, Autor, Editorial, etc.
Además, normalmente se suele diferenciar estos rótulos del resto
de la lista. Para ello se puede utilizar un tipo de letra, una alineación, un
formato o cualquier otra característica que diferencie esta fila del resto.
Al ir introduciendo los distintos registros de una lista, podrás hacer
uso de la capacidad que tiene Excel para autocompletar las entradas
de la lista con las entradas introducidas anteriormente: cuando estás
introduciendo un dato en una celda de la lista, Excel te sugiere las
entradas que hayas hecho anteriormente en la misma columna y que
empiecen por la letra o letras que hayas escrito.
Por ejemplo, si, en la lista anterior te pones en la celda A8 y
escribes la letra L, Excel te sugerirá la entrada Lozano Martín para
esta celda. De la misma forma, si te pones en la celda C8 y escribes la
letra A, Excel te sugerirá la entrada Albacete.
2. AUTOCOMPLETAR

3. 3Copyright © Computer Aided Education, S.A.
Listas
Si la sugerencia de Excel es lo que quieres introducir en la celda,
bastará con aceptar esta sugerencia (de cualquiera de las maneras que
permite Excel: , o el botón Introducir ), lo que te evitará
el tener que teclear todo el texto.
Además, también podrás elegir el valor directamente de una lista
formada por los valores que has escrito antes en la misma columna. Esto
te será de gran ayuda cuando la lista que quieras crear tenga entradas
repetidas en algunas columnas, ya que te evitará el teclearlas cada vez
y facilitará el proceso de introducción de datos en la lista.
Para acceder a esta característica, muestra el menú contextual de
la celda (haciendo clic en ella con el botón derecho del ratón) y elige
la opción Elegir de la lista desplegable. Excel te mostrará la lista
adecuada para que elijas la nueva entrada de la celda.
Puedes activar o desactivar esta característica de autocompletar
a través de la casilla de verificación Habilitar Autocompletar para
valores de celda, que se encuentra en la categoría Avanzadas del
cuadro de diálogo de las Opciones de Excel (accesible desde el menú
del Botón de Office ).
Otra forma de
mostrar la lista
creada por Ex-
cel para cada
columna y
elegir el valor
que queramos
sin necesidad
de teclearlo es
ponerse en la
celda adecua-
da y pulsar
las teclas
+ .

4. 4
Listas
Excel permite mostrar las distintas filas de una lista en un
formulario de datos; es decir, en un cuadro donde cada una
de las columnas es tratada como un campo de la lista.
Mediante este formulario de datos podemos añadir, buscar,
eliminar o cambiar datos de la lista.
El comando que permite mostrar una lista de datos como un
formulario de datos no se encuentra en ninguna ficha de la Cinta de
opciones, pero podemos añadirlo a la barra de herramientas de
acceso rápido. Recuerda que, para esto, debes acceder a la categoría
Personalizar del cuadro de Opciones de Excel (desde la opción Más
comandos del botón Personalizar barra de herramientas de acceso
rápido o desde el menú del Botón de Office ), seleccionar
el comando en la lista de la izquierda y agregarlo a la barra de
herramientas de acceso rápido.
Pues bien, el comando que permite mostrar una lista como un
formulario es el botón Formulario . Si te pones en una celda de
la lista y pulsas este botón, aparecerá un cuadro de diálogo con los
distintos campos de la lista y los datos del primer registro.
En la parte izquierda están los campos que forman los registros de la
lista. Los campos de datos con valores constantes se pueden editar, mientras
queloscamposconvalorescalculados(esdecir,quesuvalorsehacalculado
con una fórmula) simplemente se muestran, no puedes cambiarlos.
Los nombres de los campos se crean a partir de los títulos de las
columnas de la primera fila de la lista. Si quieres cambiar algún nombre
de campo, tendrás que cambiarlo en la primera fila de la lista.
3. FORMULARIOS
Ten en cuen-
ta que, para
poder utilizar
un formulario
de datos, la
lista tiene que
tener títulos de
columna en la
primera fila de
esta lista. Excel
utilizará estos
rótulos o títu-
los para crear
los campos del
formulario.

5. 5Copyright © Computer Aided Education, S.A.
Listas
Mediante la barra de desplazamiento, situada a la derecha de los
campos del formulario, podemos pasar hacia delante o hacia atrás por
los diferentes registros que hay en la lista.
En la parte superior derecha del formulario se indica el número
de registro en la lista. Además del número del registro en el que estás
también aparece el número total de elementos de la lista.
Luego aparece una serie de botones:
 Nuevo: añade un nuevo registro a la lista. Tras pulsar este botón,
deberás rellenar los campos, pulsando la tecla al finalizar,
para que se añada el nuevo registro al final de la lista.
 Eliminar: elimina el registro mostrado en el formulario.
 Restaurar: deshace los cambios realizados en el registro.
 Buscar anterior: presenta el anterior registro de la lista. Si has
introducido algún criterio de búsqueda, presentará el anterior
registro que cumpla el criterio.
 Buscar siguiente: presenta el siguiente registro de la lista.
Si has introducido algún criterio de búsqueda, presentará el
siguiente registro que cumpla el criterio.
 Criterios: al pulsar este botón, se transforman los campos del
formulario en campos donde debes introducir los criterios de
búsqueda. Estos criterios pueden ser una cadena de caracteres a
igualar o bien una expresión de comparación.
Una de las acciones que se suele realizar con las listas es
ordenar los registros, de forma que sea más fácil el localizar
y utilizar los datos más adelante.
Para ordenar una lista, lo primero que tenemos que tener claro
es sobre qué columna de datos haremos la ordenación. Además de
introducir el criterio de ordenación, también podemos indicar el orden
en que se realizará: ascendente o descendente.
Ejemplos de ordenación ascendente son: números del 1 al 9, texto
de la A a la Z, fechas en orden cronológico (12/02/2007, 23/02/2007,
6/03/2007...), etc. Por otro lado, ejemplos de ordenación descendente
son: números del 9 al 1, texto de la Z a la A, fechas de la más actual a
la más antigua (6/03/2007, 23/02/2007, 12/02/2007...), etc.
Después de
introducir
un criterio,
los botones
Buscar ante-
rior y Buscar
siguiente
sólo se mo-
verán por los
registros que
cumplan el
criterio. Para
volver a tener
acceso a toda
la lista, vuelve
a pulsar en el
botón Criterios
y después en
Borrar.
4. ORDENAR LISTAS

6. 6
Listas
La forma más rápida de ordenar una lista es ponerte sobre una celda
de la columna por la que quieres ordenar la lista y seleccionar la opción
Ordenar de A a Z u Ordenar de Z a A del menú del botón ,
según quieras ordenar ascendente o descendentemente.
Dependiendo del tipo de dato de la celda que selecciones, estas
opciones cambiarán, adaptándose a dicho dato. Por ejemplo, si la
columna de la lista contiene números, estas opciones cambiarán a
Ordenar de menor a mayor y Ordenar de mayor a menor, mientras
que, si tiene fechas, las opciones serán Ordenar de más antiguos a
más recientes y Ordenar de más recientes a más antiguos.
Al ordenar una lista, Excel detectará la fila de títulos o rótulos
de las distintas columnas de la lista, y no incluirá esta fila dentro de la
ordenación realizada.
Otra forma de ordenación, que amplía las posibilidades
de ordenación de listas, está disponible desde la opción Orden
personalizado del botón .
En este caso, te tienes que situar previamente en cualquier celda
de la lista. Al seleccionar esta opción Orden personalizado, Excel
seleccionará automáticamente la lista y utilizará la fila de títulos de
columna para ayudarte a elegir los criterios de ordenación.
En este cuadro de diálogo Ordenar se establecen los criterios de
ordenación y el orden en que se aplicarán. También puedes indicar si
existen encabezados en la lista.
Lo primero es indicar la columna que quieres utilizar para realizar
la ordenación. En caso de que no existieran títulos o rótulos en la lista,
en esta lista se indicaría Columna A, Columna B, etc.
A través del
botón Opcio-
nes puedes
indicar si en
la ordenación
se distinguirá
las mayúsculas
de las minús-
culas, o si vas
a ordenar de
arriba a abajo
(es decir, or-
denar las filas
según los va-
lores de una o
más columnas)
o de izquierda
a derecha (o
sea, ordenar
las columnas
según los va-
lores de una o
más filas).

7. 7Copyright © Computer Aided Education, S.A.
Listas
Si has aplicado un formato condicional a las celdas de la columna,
en la siguiente lista puedes indicar si quieres ordenar según el color de
relleno de las celdas, se color de fuente o su icono, en lugar de por los
valores de las celdas.
Finalmente, en la tercera lista se indica el criterio de ordenación.
A veces, los datos del campo elegido como criterio se repiten en
varios registros de la lista. Es por esto por lo que se tiene la posibilidad
de incluir otros niveles de criterios para precisar más la ordenación.
Por ejemplo, si tienes una lista con distintas empresas y las
personas que trabajan en ellas, puedes ordenar primero por la empresa
(para agrupar a todas las personas de la misma empresa) y, después,
ordenar por el nombre de las personas (para que estén ordenadas
alfabéticamente las personas dentro de cada empresa).
En este caso, puedes pulsar el botón Agregar nivel e indicar otro
campo o columna y otro criterio de ordenación. Puedes tener hasta 64
niveles de ordenación.
Mediante los otros botones del cuadro puedes copiar o eliminar el
nivel de ordenación seleccionado, así como cambiarlos de orden (los
niveles que están encima se aplican primero, mientras que los niveles
más bajos realizan la ordenación después).
En la ordenación de listas tienes que tener cuidado cuando
la columna por la que ordenas tiene números y números con
letras; en esto caso, deberías asignar a todas estas celdas
el formato de texto, ya que, de lo contrario, Excel ordenará
primero los números y luego ordenará los números con texto.
Recuerda que, para poner el formato de texto, puedes acceder al
cuadro de diálogo del Formato de celdas y, en la ficha Número,
indicar Texto en la lista de la categoría. Es importante que
establezcas este formato de texto antes de escribir los datos en
las celdas, para que se realice correctamente la ordenación.
Si seleccionas
Lista persona-
lizada como
criterio de
ordenación,
podrías indicar
un orden
personalizado
para realizar
la ordenación
(como ene,
feb, mar...).

8. 8
Listas
Si, una vez has hecho la ordenación, no te gusta como queda o
quieres volver a como lo tenías antes, puedes deshacerla mediante el
botón Deshacer de la barra de herramientas de acceso rápido.
Si los datos que se sitúan en la lista van a ser introducidos por
más de una persona, es conveniente asegurarse de que todos
lo harán de la misma forma.
Con Excel puedes definir las entradas válidas que puede tener una
determinada celda. Ten en cuenta que esta característica no se utiliza
sólo cuando trabajas con listas, sino que puedes validar la información
que contiene cualquier celda de la hoja de cálculo.
Con la validación de datos podrás:
 Restringir las entradas a las celdas a rangos o tipos de datos
específicos, como números enteros o decimales, horas y
fechas.
 Mostrar en las celdas listas desplegables con las posibles
entradas, de forma que el usuario tenga que elegir uno de los
elementos de estas listas desplegables.
 Limitar el número de caracteres de la celda.
 Mostrar mensajes de ayuda o de información cuando se
seleccionen celdas o mensajes de error cuando el dato
introducido en la celda sea incorrecto.
Al seguir las reglas a la hora de introducir los datos en una lista,
después podremos extraer resultados de esta lista de una forma más
sencilla, ya que nos aseguramos de que todos los datos siguen una
cierta forma o son de un mismo tipo.
Para indicar las reglas de validación, selecciona la celda o celdas
donde se introducirán los datos que quieres validar y pulsa en el botón
, que está en el grupo de comandos Herramientas
de datos, en la ficha Datos de la Cinta de opciones.
A través del cuadro de diálogo que aparecerá podremos establecer
cuáles son los valores válidos de las celdas y, además, tendremos la
posibilidad de mostrar mensajes que ayuden al usuario a la hora de
introducir estos valores. Incluso podrás mostrar un mensaje de error que
advierta al usuario que ha introducido un valor incorrecto para la celda.
5. VALIDACIÓN DE DATOS

9. 9Copyright © Computer Aided Education, S.A.
Listas
En la ficha Configuración se indican los valores que se pueden
introducir en la celda o conjunto de celdas. Puedes indicar la naturaleza
del dato en la lista Permitir (número entero, texto, fecha, etc.), así como
características propias del tipo de información permitida (rango de
valores permitidos, valor máximo, valor mínimo, fecha mínima, fecha
máxima, longitud en caracteres, etc.). Si eliges la opción Cualquier
valor, estarás indicando que no hay ninguna restricción para la celda o
celdas seleccionadas.
Para crear una lista con los posibles valores para la celda, elige la
opción Lista en el campo Permitir. Podrás indicar los elementos de
la lista escribiéndolos (separando las distintas opciones con el punto y
coma entre ellas) o bien, si tienes estos valores en la hoja de cálculo,
hacer referencia a los mismos.
Ten en cuenta
que la va-
lidación de
datos sólo
funcionará si
insertas datos
directamente
en la celda. Si
insertas datos
copiando o
rellenando o
cuando una
fórmula calcu-
la un resultado
no válido,
no se tendrá
en cuenta la
validación de
datos ni apare-
cerá el mensa-
je de valida-
ción que hayas
indicado.

10. 10
Listas
De esta forma, al situarnos en la celda, podremos utilizar la lista
desplegable para indicar el valor que introduciremos en la celda.
En la ficha Mensaje de error puedes indicar qué mensaje quieres
que aparezca cuando se intente introducir un valor erróneo, es decir,
que no cumpla la condición de validación especificada en la ficha
Configuración. Si no introduces ningún mensaje personalizado, Excel
mostrará el mensaje que tiene por defecto.
En la lista Estilo puedes seleccionar el icono del mensaje que
aparecerá y cómo se comportará Excel al introducir datos no
válidos:
 Si seleccionas Grave, aparecerá el mensaje y no se permitirá
la introducción de estos datos no válidos según la ficha
Configuración.
 SieligesAdvertencia,semostraráunmensajedeadvertencia,
pero el usuario podrá introducir el dato no válido en la celda.
 Si seleccionas la opción Información, simplemente
aparecerá un mensaje informativo, y tampoco se impedirá
la introducción del dato no válido.

11. 11Copyright © Computer Aided Education, S.A.
Listas
En la ficha Mensaje de entrada puedes introducir un mensaje
que aparecerá en el momento en que se sitúe en dicha celda, antes de
introducir cualquier valor en ella. Por ejemplo, esto te puede servir para
dar instrucciones al usuario acerca de cómo se tienen que introducir los
datos en la celda o el formato que deben seguir estos datos.
Si no quieres que aparezca este mensaje, no tienes más que
desactivar la casilla situada en la parte de arriba de la ficha.
Ten en cuenta que, si únicamente pones un mensaje entrante, el
usuario podría introducir cualquier valor, ya que no restringimos los
valores que puede tomar la celda, sino que simplemente se incluye un
mensaje que aparece cuando la celda es seleccionada.
Con la validación de datos Excel permite definir los valores
correctos de una celda, indicando su naturaleza (enteros, fechas,
decimales, etc.) u otras características (tamaño máximo, rango de
valores, etc.), así como la posibilidad de incluir un mensaje que
aparezca en el momento de seleccionar la celda o cuando se introduzca
un valor incorrecto.

12. 12
Listas
Para acabar la lección, veremos una característica de Excel que
permite extender el formato y las fórmulas utilizadas en una
lista al añadir nuevas filas al final de ésta.
Por ejemplo, en la siguiente imagen puedes ver una hoja de
cálculo en la que hay una lista con seis elementos que mantienen un
mismo formato:
Además, la última columna obtiene su valor a partir de una sencilla
fórmula: multiplicar el valor de la celda de la izquierda por 40,25. Esta
fórmula es la misma para toda la columna D.
Si ahora quieres continuar añadiendo elementos a la lista, lo lógico
es que quieras que se mantenga tanto el formato como la fórmula de la
última columna.
Excel también piensa de la misma forma, por lo que, al añadir
nuevos datos en la fila de debajo de la lista (en este caso, la fila 8),
aplicará el formato de las filas anteriores en esta fila. Además, también
extenderá la fórmula de la columna D, por lo que, en la celda D8
se pondrá automáticamente la fórmula adecuada, sin necesidad de
escribirla ni copiarla.
De esta forma, al incorporar filas al final de una lista, se mantiene
la coherencia con el resto de sus elementos.
Puedes activar o desactivar esta característica de Excel a través
de la casilla de verificación Extender formatos de rangos de datos y
fórmulas,enlasecciónOpcionesdeedicióndelacategoríaAvanzadas
del cuadro de las Opciones de Excel.
6. EXTENDER FORMATOS Y FÓRMULAS
Para que se
pueda aplicar
la característi-
ca de extender
el formato, al
menos tres de
las anteriores
cinco filas de
la lista deben
tener el forma-
to y las fórmu-
las que quieres
extender. Si no
es así, Excel no
extenderá el
formato ni las
fórmulas.