M bs-01 manual de contratación decreto 0332 de 2016 v3

MANUAL DE CONTRATACIÓN
CÓDIGO: M-BS-01
VERSIÓN: 03
PÁGINA: 1 DE 111
SECRETARIA JURIDICA
Carrera 33 No.38-45 Centro. Piso 4
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MANUAL DE
CONTRATACIÓN
REVISÓ APROBÓ
SECRETARIO JURÍDICO REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN

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CONTENIDO
CAPITULO 1: ASPECTOS GENERALES ............................................................................................................ 6
1.1 ASPECTOS GENERALES: ................................................................................................................ 6
1.2 VISIÓN: ......................................................................................................................................... 6
1.3 MISION: ........................................................................................................................................ 6
1.4 POLÍTICA DE CALIDAD:
.................................................................................................................. 6
1.5 OBJETIVO DEL MANUAL: .............................................................................................................. 6
CAPITULO 2 .................................................................................................................................................. 8
2.1. ALCANCE: ...................................................................................................................................... 8
2.2. MARCO LEGAL Y RÉGIMEN DE CONTRATACIÓN:
.......................................................................... 8
2.3. PRINCIPIOS QUE RIGEN LA CONTRATACIÓN DE LA GOBERNACIÓN DEL META ........................... 8
CAPITULO 3: COMPETENCIA Y DELEGACIÓN DE FUNCIONES ..................................................................... 10
3.1. COMPETENCIA PARA DIRIGIR LOS PROCESOS CONTRACTUALES. ................................................... 10
3.2 EL COMITÉ DE SEGUIMIENTO Y EVALUACION DE LA CONTRATACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE
META. ..................................................................................................................................................... 11
3.3 INTEGRANTES DEL COMITÉ DE CONTRATACION. ............................................................................. 11
3.4 FUNCIONES. ...................................................................................................................................... 11
3.5 FUNCIONES DE LA SECRETARÍA JURÍDICA – OFICINA DE ASUNTOS CONTRACTUALES.
.................... 12
3.6. DELEGACION DE COMPETENCIAS .................................................................................................... 13
CAPITULO 4 ETAPA DE PLANEACIÓN .......................................................................................................... 16
4.1. PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES .................................................................................................... 16
4.1.1. Elaboración ............................................................................................................................... 16
4.1.2 Análisis
....................................................................................................................................... 17
4.1.3 Adopción ................................................................................................................................... 17
4.1.4 Evaluación y seguimiento .......................................................................................................... 17
4.2 Planificación de la Supervisión e Interventoría de contratos ........................................................... 18
4.3 ANÁLISIS DEL SECTOR ECONÓMICO ................................................................................................. 19
4.4 DETERMINACIÓN DE LOS REQUISITOS HABILITANTES ..................................................................... 20

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4.5 EVALUACIÓN DEL RIESGO
................................................................................................................. 21
4.6 CAPACIDAD RESIDUAL ...................................................................................................................... 21
4.7 ESTUDIOS Y DOCUMENTOS PREVIOS ............................................................................................... 21
4.7.1. La descripción de la necesidad que la Entidad Estatal pretende satisfacer con el Proceso de
Contratación: ...................................................................................................................................... 22
4.7.2. La forma de satisfacer tal necesidad: ....................................................................................... 23
4.7.3. El objeto a contratar: ................................................................................................................ 23
4.7.4. La modalidad de selección del contratista y su justificación, incluyendo los fundamentos
jurídicos: ............................................................................................................................................. 24
4.7.5. El valor estimado del contrato y la justificación del mismo: .................................................... 25
4.7.6. Los criterios para seleccionar la oferta más favorable: ............................................................ 26
4.7.7. El análisis de riesgo y la forma de mitigarlo: ............................................................................ 26
4.7.8. Las garantías que la Entidad Estatal contempla exigir en el Proceso de Contratación: ........... 27
4.7.9. La indicación de si el Proceso de Contratación está cobijado por un Acuerdo Comercial ....... 27
4.7.10. ESTUDIOS PREVIOS SIMPLIFICADOS ....................................................................................... 27
4.8. DOCUMENTOS ADICIONALES A LOS ESTUDIOS PREVIOS: ............................................................... 27
4.8.1Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP)
...................................................................... 28
4.8.2 Autorización para contratar ...................................................................................................... 28
4.8.3 Estudios técnicos y diseños ....................................................................................................... 28
4.8.4. Ficha técnica del bien o servicio: .............................................................................................. 28
CAPITULO 5 ETAPA DE SELECCIÓN ............................................................................................................ 30
5.1 Licitación Pública .............................................................................................................................. 30
5.1.1 ASPECTOS RELEVANTES EN EL PROCESO DE LICITACION .......................................................... 31
5.2 Selección Abreviada ......................................................................................................................... 41
5.2.1. La adquisición o suministro de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de
común utilización: .............................................................................................................................. 42
5.2.2. Menor Cuantía.
......................................................................................................................... 43
5.3 Concurso de Méritos ........................................................................................................................ 51
5.4 Contratación Directa ........................................................................................................................ 61

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5.5 Mínima Cuantía ................................................................................................................................ 65
5.5.2 Adquisición en grandes superficies cuando se trate de mínima cuantía. ................................. 66
5.6 Otros tipos de contratos no sometidos a procedimientos de convocatoria pública ........................ 66
5.6.1 Contratos de conformidad con el Decreto 777 de 1992, modificado por el Decreto 1403 de
1992
.................................................................................................................................................... 66
5.6.2. Convenios de asociación de conformidad con la Ley 489 de 1998. ......................................... 66
5.6. CONTRATOS POR ASOCIACIÓN PÚBLICO PRIVADA. ................................................................... 68
CAPITULO 6: ETAPA DE CONTRATACIÓN
.................................................................................................... 69
6.1 El Contrato
........................................................................................................................................ 69
6.2 PUBLICACIÓN EN EL SECOP. ............................................................................................................. 70
6.4 Aprobación de la Garantía Única. ..................................................................................................... 71
CAPITULO 7 ETAPA DE EJECUCIÓN ............................................................................................................. 74
7.1 Designación de supervisor y/o interventor ...................................................................................... 74
7.2 Acta de inicio .................................................................................................................................... 74
7.3 Modificaciones al Contrato .............................................................................................................. 75
7.4 PROCEDIMIENTO SANCIONATORIO EN LOS PROCESOS CONTRACTUALES ..................................... 76
7.4.1 LAS FUNCIONES DEL INTERVENTOR Y DEL SUPERVISOR ........................................................... 76
7.4.2 PROCEDIMIENTO PARA IMPOSICIÓN DE MULTAS, SANCIONES Y DECLARATORIAS DE
INCUMPLIMIENTO .............................................................................................................................. 77
7.4.3 PARTICIPACION DE GARANTES Y EFECTIVIDAD DE LAS GARANTÍAS. ........................................ 79
7.4.4. DECISIÓN .................................................................................................................................. 80
7.4.5 EJECUTORIA DEL ACTO ADMINISTRATIVO
................................................................................. 81
7.4.6 PUBLICIDAD E INFORMACIÓN ................................................................................................... 81
7.5 TERMINACIÓN. ................................................................................................................................. 82
7.5.1 Terminación y/o Finalización Normal: ....................................................................................... 82
7.5.2 Terminación Anormal ................................................................................................................ 82
7.6 LIQUIDACIÓN .................................................................................................................................... 82
7.6.1 Bilateral o de mutuo acuerdo. ................................................................................................... 83
7.6.2 Unilateral ................................................................................................................................... 83

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7.6.3 Extensión del plazo para la liquidación de los contratos ........................................................... 84
7.6.4 Contenido mínimo del documento de liquidación .................................................................... 84
7.6.5 Pérdida De Competencia Para Liquidar ..................................................................................... 85
7.6.6. Obligaciones Posteriores A La Liquidación. .............................................................................. 86
CAPITULO 8 SUPERVISIÓN E INTERVENTORÍA DE CONTRATOS
.................................................................. 87
8.1. INTERVENTORÍA .............................................................................................................................. 87
8.1.1. OBJETO DE LA INTERVENTORÍA ................................................................................................ 87
8.1.3. DESIGNACIÓN DEL SUPERVISOR ............................................................................................... 90
8.1.4. FUNCIONES DENTRO DE LAS ETAPAS DEL CONTRATO. ............................................................ 90
8.1.5. DURANTE LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO: ............................................................................... 90
8.1.6 A LA FINALIZACIÓN DEL CONTRATO. ......................................................................................... 91
8.1.7. PROHIBICIONES A LOS INTERVENTORES O SUPERVISORES ...................................................... 92
CAPITULO 9: PRÁCTICAS ANTICORRUPCIÓN ............................................................................................ 101
CAPITULO 10: MECANISMOS DE PARTICIPACIÓN CIUDADANA ............................................................... 102
CAPITULO 11 PROCEDIMIENTOS MODALIDADES DE SELECCION ............................................................. 103
CAPITULO 12 ANEXOS .............................................................................................................................. 110

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CAPITULO 1: ASPECTOS GENERALES
1.1 ASPECTOS GENERALES:
El Departamento del Meta es una entidad pública, del nivel territorial, perteneciente a la
rama del Poder Ejecutivo, su misión constitucional es el ejercicio planificador, la
transparencia de sus procesos, el ejercicio pleno de los derechos ciudadanos, la
organización funcional, equitativa y cohesionada del territorio, sus autoridades y sus
comunidades; y una gestión orientada a resultados, buscando hacer realidad sueños
individuales y colectivos a partir de una redistribución social de la riqueza del Meta”.
1.2 VISIÓN:
El Meta alcanzara en 2019 mejores indicadores de desarrollo humano, tendrá nuevas
perspectivas económicas; será una potencia nacional en agroindustria y turismo; se
convertirá en un territorio de paz y reconciliación; mostrara mayores indicies de inclusión
social; valorara su potencial plurietnico y multicultural; y mejorara sus resultados en
equidad y sostenibilidad.
1.3 MISION:
El Departamento del Meta a partir de sus modernización institucional y en el marco de
sus competencias constitucionales y legales, atenderá de manera prioritaria las
demandas que efectué su población, con el fin de eliminar diferencias y cerrar brechas
a partir de acuerdos, alianzas y convenios que permitan elevar la calidad de vida,
dinamizar el desarrollo económico del departamento con la participación de todos los
actores, de acuerdo a las políticas contenidas en el plan de desarrollo económico y
social.
1.4 POLÍTICA DE CALIDAD:
El compromiso de la gobernación del Meta es construir y hacer realidad los sueños de la
comunidad a partir del respeto a los DDHH y el DIH, con equidad, transparencia, eficacia,
eficiencia, efectividad, asegurando designación de recursos y la mejora continua del
sistema de gestión, que garantice el crecimiento económico y desarrollo social de nuestro
departamento.
1.5 OBJETIVO DEL MANUAL:
Según los Lineamientos Generales para la Expedición de Manuales de Contratación los
objetivos son:
El Manual de Contratación es un documento que establece la forma como opera la
Gestión Contractual de las Entidades Estatales y da a conocer a los partícipes del

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sistema de compras y contratación pública la forma en que opera dicha Gestión
Contractual.
El Manual de Contratación es también un instrumento de Gestión Estratégica puesto que
tiene como propósito principal servir de apoyo al cumplimiento del Objetivo Misional de
cada Entidad Estatal.
Los Manuales de Contratación deben estar orientados a que en los Procesos de
Contratación se garanticen los objetivos del sistema de compras y contratación pública
incluyendo eficacia, eficiencia, economía, promoción de la competencia, rendición de
cuentas, manejo del Riesgo y publicidad y transparencia.
Para las Entidades Estatales que aplican regímenes especiales de contratación, el
Manual de Contratación también es el instrumento que define los Procedimientos para
seleccionar a los contratistas.

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CAPITULO 2
2.1. ALCANCE:
El presente Manual de Contratación adoptado por el Departamento del Meta, deberá ser
observado y acatado por todos los servidores públicos de las distintas secretarias,
direcciones, oficinas, despachos y demás dependencias del nivel central de la
Gobernación en desarrollo de su actividad contractual. El Manual desarrolla los procesos
de selección objetiva previstos en el Estatuto de Contratación Estatal y las normas que
lo modifican y reglamentan, así como las actividades que deben llevarse a cabo respecto
de la vigilancia y control de los contratos celebrados por el Departamento del Meta.
2.2. MARCO LEGAL Y RÉGIMEN DE CONTRATACIÓN:
De conformidad con lo establecido en la Ley 80 de 1993, la Ley 1150 de 2007, el Decreto
1082 de 2015 y demás normas que las adicionen, modifiquen o sustituyan, constituyen
el régimen jurídico de contratación aplicable.
También forman parte del marco legal de contratación de la Gobernación del Meta, la
Ley 1474 de 2011 (Estatuto anticorrupción); la Ley 38 de 1989 (Estatuto Orgánico de
Presupuesto); Ley 489 de 1998; Ley 819 de 2003, Ley 1483 de 2011 y demás leyes y
decretos de presupuesto, así como las normas sobre austeridad del gasto y las
relacionadas con la ejecución del presupuesto.
Los procesos de contratación que sean financiados con recursos provenientes del
Sistema General de Regalías, se sujetarán a lo dispuesto en la Ley 1530 de 2012, los
decretos reglamentarios y acuerdos emanados por la comisión rectora, y demás normas
que la adicionen, modifiquen o sustituyan, al régimen de contratación pública vigente y
aplicable.
2.3. PRINCIPIOS QUE RIGEN LA CONTRATACIÓN DE LA GOBERNACIÓN DEL
META
La gestión contractual del Departamento del Meta conforme a las leyes 80 de 1993 y
1150 de 2007 y al artículo 209 de la Carta Fundamental se rige por los siguientes
principios:
IGUALDAD: En todas las actuaciones contractuales adelantados por el Departamento,
todos los proponentes o participantes gozarán de igual tratamiento e idénticas
oportunidades y no habrá discriminación alguna.

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MORALIDAD: Todas las personas que intervienen en las actuaciones contractuales del
Departamento, están obligados a actuar con rectitud, lealtad, honestidad, y la ética propia
de la función administrativa.
EFICACIA: Para tal efecto removerán de oficio los obstáculos puramente formales que
llegaren a presentarse.
ECONOMÍA: Los procesos de contratación deberán aplicarse sin dilataciones ni
retardos por lo cual, toda actuación deberá adelantarse con austeridad y eficiencia,
optimizando el uso del tiempo y de los recursos destinados para la contratación.
CELERIDAD: El Departamento impulsará de oficio los procedimientos que considere
necesarios para que los trámites de la contratación se cumplan oportunamente dentro
de los términos establecidos, para lo cual podrán hacer uso de las tecnologías de la
información y las comunicaciones, a efectos que los procedimientos se adelanten con
diligencia y dentro de los términos establecidos.
IMPARCIALIDAD: En los procesos de contratación del Departamento, las ofertas serán
seleccionadas de conformidad con las características objetivas de las mismas, previa
verificación de las condiciones de los proponentes, garantizando condiciones uniformes
de evaluación para todos los proveedores.
PUBLICIDAD: El Departamento dará a conocer a los interesados y a la ciudadanía en
general, las actuaciones, decisiones y notificaciones de los procesos contractuales de
manera veraz y oportuna a través del SECOP, sin perjuicio de la confidencialidad, en los
casos expresamente señalados en la ley. Los actos precontractuales y contractuales
serán publicados en días y horas hábiles, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a
su expedición por el funcionario responsable de la oficina de asuntos contractuales del
Departamento.
EFICIENCIA: El Departamento en sus procesos contractuales buscará satisfacer las
necesidades para el desarrollo de los objetivos misionales, en condiciones de
oportunidad, calidad y racionalidad en el costo a través de una correcta asignación y
utilización de los recursos, para lo cual en el Plan Anual de Adquisiciones deberá ser
construido con una adecuada planeación y distribución del presupuesto asignado.
TRANSPARENCIA: El proceso de contratación debe realizarse con base en criterios
objetivos, claros y públicos con el fin que los interesados conozcan las diferentes
actuaciones y documentos de los mismos, con el fin de proteger el interés general y los
fines del Departamento.
BUENA FE: Los procesos de contratación deberán ceñirse a los postulados de la buena
fe, por lo cual la misma se presumirá en todas las gestiones y actividades que adelante
el Departamento así como de los participantes de los procesos.

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RESPONSABILIDAD: Todas las personas que intervengan en los procesos de
contratación en la planeación, trámite, celebración, ejecución, terminación y liquidación
de los contratos están obligados a proteger el interés general y el del Departamento, y
en razón de ello responderán por sus acciones, omisiones y extralimitaciones que se
causen con ocasión a las mismas en los términos de ley.
Los contratistas garantizarán y responderán por la calidad de los bienes, servicios u obra
contratada y responderán por el adecuado cumplimiento del objeto contratado.
PLANEACIÓN: Los procesos contractuales deberán adelantarse de conformidad con el
Plan de Desarrollo del Departamento del Meta, para lo cual deberán garantizar una
adecuada planeación acorde con su Plan Anual de Adquisiciones, efectuando los
estudios previos, compromisos presupuestales, pliegos de condiciones, contrato y su
adecuada ejecución; todo lo anterior, para el cumplimiento y desarrollo de los objetivos
misionales.
DEBIDO PROCESO: Las actuaciones que se adelanten en los diferentes procesos de
contratación del Departamento, deberán ser tramitadas de conformidad con las normas
de procedimiento y competencia establecida en la Constitución y la ley, con plena
garantía de los derechos de representación, defensa y contradicción.
SELECCIÓN OBJETIVA: La adjudicación de los contratos se hará exclusivamente de
conformidad con las exigencias, condiciones y criterios señalados en los pliegos o
términos de invitación a ofertar respectivos o las demás exigencias que correspondan,
con fundamento en las normas de contratación pública, sin tener en cuenta en ningún
caso, aspectos subjetivos o particulares y buscando siempre la propuesta más favorable
para los intereses.
SUBSANABILIDAD: El Departamento en los procesos de selección buscará siempre
que los oferentes, puedan subsanar aquellos asuntos que no sirvan para la comparación,
cotejo o evaluación de las propuestas, teniendo en cuenta, siempre, que se hará primar
lo sustancial sobre lo formal.
No será subsanable la falta de capacidad para presentar oferta, los documentos que
contengan elementos evaluables para la asignación de puntajes o que acrediten
circunstancias ocurridas con posterioridad al cierre del proceso.
CAPITULO 3: COMPETENCIA Y DELEGACIÓN DE FUNCIONES
3.1. COMPETENCIA PARA DIRIGIR LOS PROCESOS CONTRACTUALES.
La competencia para dirigir los procesos de selección y celebrar contratos en el
Departamento del Meta radica en el Gobernador, quien, conforme a lo dispuesto en el

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artículo 12 de la Ley 80 de 1993, adicionado por el artículo 21 de la Ley 1150 de 2007,
podrá delegar total o parcialmente la competencia en funcionarios del nivel directivo o
ejecutivo, o en sus equivalentes en el nivel central del Departamento.
Delegación que implica deberes de dirección, orientación, instrucción y seguimiento a los
actos del delegatario.
3.2 EL COMITÉ DE SEGUIMIENTO Y EVALUACION DE LA CONTRATACIÓN DEL
DEPARTAMENTO DE META.
Mediante Decreto 0233 de julio 29 de 2014, se creó el Comité de Seguimiento y
Evaluación de la Contratación cuya función es definir los lineamientos que regirán la
actividad precontractual, contractual y post-contractual de los procesos contractuales
que la entidad adelante.
3.3 INTEGRANTES DEL COMITÉ DE CONTRATACION.
El Comité de Seguimiento y Evaluación de la Contratación está conformado de la
siguiente manera:
a) El Secretario Privado, quien lo presidirá;
b) El Secretario de Hacienda
c) El Director del Departamento Administrativo de Planeación,
d) El Secretario Jurídico,
e) El Jefe de Oficina de Control Interno,
f) El Jefe de la Oficina de Asuntos Contractuales,
g) El Secretario de Despacho o gerente delegado responsable de la contratación.
El Jefe de la Oficina de Asuntos Contractuales, quien ejercerá la Secretaría Técnica del
Comité.
3.4 FUNCIONES.
Son funciones del Comité de Seguimiento y Evaluación de la Contratación:
1. Formular las políticas y establecer directrices generales para el desarrollo de la
actividad contractual que adelanten las diferentes secretarias y el departamento
administrativo de planeación, dentro del marco de estatuto de contratación y
atendiendo los organismos de control, los planes de mejoramiento, los informes
de la Oficina de control interno, el Departamento Administrativo de Planeación y
del Sistema de Gestión de Calidad.
2. Realizar cada tres meses, seguimiento y evaluación al cumplimiento de las
directrices y políticas definidas por el comité, por parte de los ordenadores del
gasto.
3. Orientar el inicio de los procesos contractuales, cuyo valor sea igual o superior a
40 SMMLV, para lo cual la secretaria solicitante, debe aportar los estudios previos

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y demás documentos de la etapa precontractual relevantes, para orientar el
proceso de selección que se debe seguir, con excepción de los contratos de
prestación de servicios con cargo a los recursos de funcionamiento.
4. Encausar al responsable del gasto sin consideración a la cuantía, sobre la
celebración de contratos interadministrativos y los convenios a que se refieren la
Ley 489 de 1998, el Decreto 777 de 1992 y el artículo 355 de la Constitución
Política
5. Guiar el proceso que se debe seguir para las adiciones, ampliaciones y demás
modificaciones que sean necesarias de todos los contratos o convenios que haya
conocido.
6. Orientar al ordenar del gasto sobre los contratos de prestación de servicios
profesionales y de apoyo a la gestión a que se refiere el artículo 32 numeral 3 de
la Ley 80 de 1993, que se financian con recursos de inversión, sin consideración
de la cuantía.
7. Establecer unidad de criterio respecto a la aplicación de las normas de la
contratación administrativa cuando se presenten inconsistencias en la aplicación
del proceso contractual por parte de los funcionarios delegatarios de la ordenación
del gasto.
8. Conceptuar sobre las diferencias que se presenten entre las dependencias
ordenadoras del gasto, respecto de la competencia para suscribir contratos o
convenios y en general ejercer las funciones delegadas en materia contractual.
9. Rendir los informes trimestrales de la gestión contractual del departamento al
Gobernador del Departamento.
10.Elaborar su propio reglamento.
3.5 FUNCIONES DE LA SECRETARÍA JURÍDICA – OFICINA DE ASUNTOS
CONTRACTUALES.
La Secretaría Jurídica – Oficina de Asuntos Contractuales cumplirá las siguientes
funciones, en relación con la contratación del nivel central del Departamento:
1. Adoptar las políticas jurídicas en materia contractual y administrativa que se
tracen desde el despacho del Secretario Jurídico.
2. Planear, realizar y controlar los procesos contractuales de la gobernación,
atendiendo la normatividad vigente, que en materia de contratación pública exista
en el país.
3. Asesorar los procesos contractuales a cargo del Gobernador, jefe de
dependencias o funcionarios delegados, con sujeción a los requisitos de ley y
reglamentos internos de contratación del departamento.

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4. Absolver las consultas que en temas contractuales, formulen las dependencias
del Sector central, las entidades descentralizadas y los municipios.
5. Llevar el registro, archivo y hacer requerimiento a la supervisión de los contratos
que suscriba el gobernador.
6. Adelantar los procesos de selección de los contratistas en las diferentes
modalidades.
7. Coordinar con la gerencia de calidad, la definición y aplicación de indicadores
de gestión para los procesos de la dependencia y responder por las metas y los
indicadores de gestión contemplados en los planes indicativos y operativos,
programas y proyectos de la dependencia.
3.6. DELEGACION DE COMPETENCIAS
El Gobernador del Meta mediante Decreto 0233 de julio 29 de 2014 delego algunas de
sus competencias en materia contractual, con el fin de mejorar la eficiencia y eficacia en
las adquisiciones, brindando así mayor garantía de la correcta gestión administrativa y
equilibrio en los objetivos de cada una de las dependencias, toda vez que están
enfocadas en su responsabilidad y función.
La contratación y la ordenación del gasto, se delega sin consideración a la cuantía en
cada uno de los Secretarios de Despacho y Director de departamento Administrativo.
La competencia de los funcionarios delegados en contratación comprende realizar todas
las actividades y actuaciones inherentes al trámite de contratos y convenios, así como el
adelantamiento de todas las audiencias según el caso y la suscripción de todos los
documentos de fondo que se produzcan en desarrollo del mismo en las etapas de
planeación, selección, Contratación y ejecución incluidos los trámites sancionatorios.
Igualmente, corresponde a los funcionarios delegados las acciones y expedir los actos
administrativos necesarios en las etapas del proceso de contratación en cumplimiento
de los trámites y requisitos establecidos en las normas y sus decretos reglamentarios.
La delegación de competencias se realiza en los siguientes términos:
DELEGADO DESCRIPCIÓN DE LA DELEGACIÓN
Secretarios de Despacho, y Director de
Departamento Administrativo de Planeación.
La facultad para ordenar gastos y suscribir los
actos administrativos relacionados con la
función precontractual, contractual y pos
contractual, incluyendo la facultad de la
celebración y firma de los contratos y toda

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clase de convenios, las suspensiones,
prorrogas, adiciones y liquidaciones de los
contratos y convenios, imposición de multas,
declaratorias de caducidad e incumplimiento,
relacionados con asuntos, competencias y
funciones asignadas a cada uno de sus
despachos.
Los contratos de prestación de servicios
profesionales y de apoyo a la gestión cuya
fuente de financiación sea inversión,
corresponde a cada secretario y/o gerente
donde nace la necesidad, de acuerdo al
Banco de programas y proyectos.
Secretaría Administrativa Los contratos de prestación de servicios
profesionales y de apoyo a la gestión cuya
fuente de financiación sea funcionamiento y
no se haya delegado a otra dependencia.
Secretaría Jurídica Los contratos de prestación de servicios para
la asesoría legal y defensa legal y judicial del
Departamento del Meta.
Secretaría de Hacienda La facultad para ordenar gastos y suscribir los
actos administrativos relacionados con la
función precontractual, contractual y pos
contractual, incluyendo la facultad de la
celebración y firma de los contratos y toda
clase de convenios, las suspensiones,
prorrogas, adiciones, liquidaciones de los
contratos y convenios, relacionados con
asuntos, competencias y funciones
correspondientes al Despacho del
Gobernador.
Secretaría de Educación Los contratos de prestación de servicios
profesionales y de apoyo a la gestión
correspondientes a la Secretaria.
Secretaría de Salud Los contratos de prestación de servicios
profesionales y de apoyo a la gestión
correspondientes a la Secretaria
Nota 1: El Gobernador del Meta celebrará los contratos de empréstito y convenios de
cooperación con organismos multilaterales de crédito o celebrados con personas
extranjeras de derecho público u organismos de cooperación, asistencia o ayuda
internacional, independientemente de la Secretaría que los gestione. El acompañamiento

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logístico, técnico y jurídico que estos contratos requieran en todas sus etapas será
realizado por la dependencia responsable del plan, proyecto o programa del Plan de
Desarrollo y contarán con el acompañamiento técnico de la Secretaría de Hacienda y un
acompañamiento jurídico de la Secretaría Jurídica.

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CAPITULO 4 ETAPA DE PLANEACIÓN
4.1. PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES
El Plan Anual de Adquisiciones, es una herramienta que facilita al departamento
identificar, registrar, programar y divulgar sus necesidades de bienes, obras y servicios;
Es independiente del rubro presupuestal que se afecte, ya sea de funcionamiento o de
inversión. Debe elaborarse de acuerdo con lo establecido en el TITULO 1, CAPITULO I,
SECCION 1, SUBSECCION 4 del Decreto 1082 de 2015 y según los lineamientos que
establezca Colombia Compra Eficiente.
El Plan Anual de Adquisiciones para el Departamento del Meta, debe ser una
herramienta de gestión administrativa efectiva para el uso racional y estratégico de los
recursos públicos, y así desarrollar habilidades y competencias para su programación,
elaboración, ejecución, control y evaluación, sin que la entidad se encuentre obligada a
efectuar los procesos de adquisición que se incluyen en el Plan Anual de Adquisiciones.
El Plan Anual de Adquisiciones es un elemento que está integrado al presupuesto y al
plan de acción institucional, por lo tanto debe guardar coherencia con estos dos
instrumentos de planeación y control, debe publicarse en la página web del
Departamento del Meta y en el SECOP, a más tardar el 31 de enero de cada año.
La Oficina de Asuntos Contractuales es la encargada de administrar y compilar el Plan
Anual de Adquisiciones de la Entidad, la cual mediante circulares establecerá la
metodología y los formatos para su elaboración.
4.1.1. Elaboración
Los Ordenadores del Gasto de las Secretarías, y el Departamento Administrativo de
planeación, se deben reunir con sus equipos de trabajo con el fin de proyectar los planes
específicos, dejando constancia de la aprobación de los mismos.
Los insumos para realizar los planes son: el Plan de Desarrollo, el Plan Operativo Anual
de Inversiones (POAI) y el proyecto del presupuesto de gastos de la siguiente vigencia
fiscal que contiene los techos de funcionamiento e inversión por dependencia; con el fin
de que las adquisiciones estén articuladas con los objetivos de la entidad.
El Plan Anual de Adquisiciones debe contener los siguientes elementos mínimos:
• Necesidad

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• Identificación en el Clasificador de Bienes y Servicios, (UNSPSC) con el máximo
nivel posible de descripción de este clasificador
• Valor y tipo de recursos
• Modalidad de selección
• Fecha aproximada de inicio del proceso de contratación.
• Declaración estratégica (nombre de la entidad, Dirección, Teléfono, Página web,
Perspectiva estratégica -incluyendo iniciativas clave, información útil para posibles
proveedores, número de personas que trabajan en la entidad, políticas y
programas revistos para el año para el cual es elaborado el Plan Anual de
Adquisiciones y presupuesto anual-, información de contacto, valor total del Plan
Anual de Adquisiciones, límite de contratación de menor cuantía, límite de
contratación de mínima cuantía y fecha de última actualización del Plan Anual de
Adquisiciones).
Para la elaboración del plan de adquisiciones se utilizará la matriz que para el efecto
diseñe la Oficina de Asuntos Contractuales.
4.1.2 Análisis
Después de la elaboración de los planes por Secretarías, Gerencias, Departamentos
Administrativos y la revisión por cada ordenador del gasto, se remite a la Oficina de
Asuntos Contractuales para su análisis y propuesta de ajustes.
4.1.3 Adopción
La Oficina de Asuntos Contractuales es la responsable de su consolidación y publicación
en el SECOP, en cumplimento a las normas establecidas.
La Secretaria de las Tics es la responsable de la publicación en la página web de la
gobernación.
4.1.4 Evaluación y seguimiento
Los Ordenadores del Gasto de todas las dependencias con delegación para contratar
deben hacer seguimiento a la ejecución del Plan Anual de Adquisiciones en los términos
establecidos por las normas internas y externas, con el fin de realizar los ajustes
correspondientes por lo menos una vez durante su vigencia cuando se presenten
cambios que modifiquen los elementos que hacen parte del Plan Anual de Adquisiciones.

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Para el inicio del proceso contractual uno de los requisitos que debe anexarse a la
carpeta del proceso es el certificado del plan de adquisiciones, para lo cual la Oficina de
Asuntos contractuales diseño el formato F-BS-04, el cual se anexa al presente manual.
4.2 Planificación de la Supervisión e Interventoría de contratos
El seguimiento y control a la ejecución de los contratos, es una labor necesaria para dar
cumplimiento a los deberes del Departamento del Meta, consagrados en el Artículo 4 de
la Ley 80 de 1993. Así mismo es una actividad asignada de manera organizada,
planeada, coordinada y presupuestada como lo dispone la ley y la normativa vigente.
Mediante esta planificación de la actividad de supervisión y/o Interventoria se distribuyen
las cargas de trabajo, se especializa la actividad de acuerdo con la idoneidad,
experiencia y capacidad de toma de decisiones. Así mismo permite incluir en la

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formulación de los proyectos las partidas presupuestales necesarias, para cubrir los
costos de las interventorías o apoyos a las supervisiones.
Para la designación de un supervisor el Ordenador del Gasto delegado, deberá tener en
cuenta, la idoneidad o experiencia, capacidad de toma de decisiones, la formación
técnica especializada, la formación profesional, así mismo los elementos logísticos
necesarios para adelantar la labor encomendada.
Igualmente si se identifica la conveniencia y oportunidad se podrá incluir dentro del
contrato de Interventoria el seguimiento administrativo, financiero, contable y jurídico, en
una Interventoría integral.
Por regla general no son concurrentes en relación con un mismo contrato la supervisión
y la Interventoría. No obstante, podrán concurrir siempre y cuando se separe en forma
detallada las actividades técnicas de Interventoria y las demás se dejarán a cargo de la
Dependencia delegada en contratación, el cual ejercerá sus obligaciones mediante la
designación de la respectiva supervisión.
Los contratos de Interventoría serán supervisados directamente por la Dependencia
delegada en contratación mediante la asignación de la respectiva supervisión.
El Ordenador del Gasto deberá considerar la necesidad o no de contar con
conocimientos especializados en la materia objeto del contrato, la complejidad o la
extensión para hacer seguimiento al cumplimiento del mismo. En caso de considerar
alguno de estos deberá contratar una persona natural o jurídica para ejercer la
Interventoria eminentemente técnica, de lo cual dejará constancia en los Estudios
Previos. No obstante, cuando se encuentre justificado y acorde a la naturaleza del
contrato principal se podrá contratar de manera adicional las otras funciones
(administrativa, financiera, contable y jurídica).
4.3 ANÁLISIS DEL SECTOR ECONÓMICO
El Análisis del sector económico es el estudio detallado del sector relativo al objeto del
proceso de contratación, buscando conocer a profundidad el sector desde la perspectiva
Económica, Técnica, regulatoria, organizacional, técnica y de análisis de riesgos, del cual
se deberá dejar constancia en los documentos del proceso.
El punto de partida para la elaboración del análisis solicitado es el objeto del contrato y
por consiguiente, de éste depende el alcance del análisis.

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Con relación a lo anterior, el Análisis del sector se debe realizar independientemente de
la modalidad de selección.
Colombia Compra Eficiente publicó la guía para la elaboración de estudios del sector, la
cual es la base para su montaje.
Elaboración: Corresponde al Ordenador del Gasto delegado, la suscripción del
documento Análisis del Sector del Contrato a suscribir.
4.4 DETERMINACIÓN DE LOS REQUISITOS HABILITANTES
La determinación de los requisitos habilitantes depende de:
• El riesgo del proceso de contratación.
• El valor del contrato objeto de contratación.
• El análisis del sector económico respectivo.
• El tipo de contrato.
• El plazo del contrato.
• El conocimiento de fondo de los posibles oferentes desde la perspectiva
comercial.
Los requisitos habilitantes serán entre otros los siguientes:
Experiencia, capacidad jurídica, capacidad financiera y capacidad de organización; los
cuales serán certificados por las Cámaras de Comercio, con base en la información que
presentan los Interesados para su inscripción, renovación o actualización.
El Departamento del Meta puede incluir indicadores financieros adicionales a los
establecidos si el ordenador del gasto lo considera justificable, necesario, adecuado,
pertinente y proporcional.
De acuerdo a lo establecido en la normativa vigente la exigencia de estos requisitos debe
ser adecuada y proporcional al objeto y al valor del contrato a celebrar.
Es importante advertir que el Departamento del Meta no debe limitarse a la aplicación
mecánica de fórmulas financieras para verificar los requisitos habilitantes.
Colombia Compra Eficiente publicó el manual para determinar y verificar los requisitos
habilitantes en los procesos de contratación, el cual es la base para su desarrollo.

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Elaboración: Corresponde al Ordenador del Gasto delegado, la determinación de los
requisitos habilitantes en los estudios previos.
4.5 EVALUACIÓN DEL RIESGO
Para reducir la exposición del Proceso de Contratación frente a los diferentes Riesgos
que se pueden presentar, se debe estructurar un sistema de administración de Riesgos
teniendo en cuenta, entre otros, los siguientes aspectos: (a) los eventos que impidan la
adjudicación y firma del contrato como resultado del Proceso de Contratación; (b) los
eventos que alteren la ejecución del contrato; (c) el equilibrio económico del contrato; (d)
la eficacia del Proceso de Contratación, es decir, que la gobernación pueda satisfacer la
necesidad que motivó el Proceso de Contratación; y (e) la reputación y legitimidad de la
Entidad Estatal encargada de prestar el bien o servicio.
De acuerdo con los manuales y guías expedidos por Colombia Compra Eficiente se debe
evaluar el riesgo que el proceso de contratación representa para el cumplimiento de las
metas y objetivos del Departamento del Meta y de acuerdo a los lineamientos dados por
ellos.
Elaboración: Corresponde su elaboración al Ordenador del Gasto delegado, la
suscripción del documento Análisis del riesgo del Contrato a suscribir.
4.6 CAPACIDAD RESIDUAL
En los contratos de obra pública, la Gobernación del Meta debe exigir y los proponentes
acreditar su capacidad residual. De acuerdo con lo establecido en la normativa vigente y
la metodología definida por Colombia Compra Eficiente.
Elaboración: Corresponde su elaboración al Ordenador del Gasto delegado, determinar
la capacidad residual que debe acreditar el proponente.
4.7 ESTUDIOS Y DOCUMENTOS PREVIOS
Los Estudios Previos son aquellos análisis, documentos y trámites que sirven de soporte
para dar inicio al proceso de contratación, tiene como objetivo fundamental analizar todas
las variables que pueden afectar el proceso de selección, el contrato y su futura
ejecución, suponiendo así el cumplimiento de un deber legal que se deriva de los
principios mencionados en el presente Manual de Contratación.

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Son el soporte para elaborar el Proyecto de Pliegos, los Pliegos de Condiciones, el
Contrato y la Invitación. Corresponde a la Dependencia delegada en contratación reunir
todos los antecedentes, documentos, autorizaciones y demás soportes requeridos que
servirán de base para elaborarlos.
Los estudios y documentos previos estarán conformados por todo documento final que
haya servido de soporte para la elaboración del proyecto de Pliego de Condiciones,
Invitación Pública o Contrato según se trate, incluyendo diseños y proyectos necesarios,
así como toda la información indispensable para permitir la presentación de las ofertas,
de manera que los proponentes puedan valorar adecuadamente el alcance de lo
requerido por el Departamento de Meta, así como la distribución de riesgos que se
propone.
Para la elaboración del estudio previo la Gobernación del Meta cuenta con el formato F-
BS-05, como un instrumento de apoyo a las diferentes secretarias, con el fin de que
todos los estudios cuentes con los requisitos exigidos en las normas legales.
Deben permanecer a disposición del público durante el desarrollo del proceso de
contratación:
4.7.1. La descripción de la necesidad que la Entidad Estatal pretende satisfacer
con el Proceso de Contratación:
Implica la expresión escrita y detallada de las razones que justifican el qué y para qué de
la contratación. Para ello es necesario tener en cuenta que toda la actividad de la entidad
es reglada, es decir, la celebración de un contrato implica la habilitación legal para
celebrarlo y competencia para suscribirlo, de acuerdo con las funciones asignadas en el
ordenamiento jurídico.
El estudio previo debe estar articulado con el proyecto radicado en el Banco de
Programas y proyectos de inversión que le sirven de soporte.
En este análisis deben concretarse los siguientes aspectos:
- La necesidad de la entidad que se pretende satisfacer con la contratación.
- Opciones que existen para resolver dicha necesidad en el mercado.
- Verificación de que la necesidad se encuentra prevista en el Plan Anual de
Adquisiciones o inclusión de ésta a través del ajuste respectivo.
- Relación existente entre la contratación a realizar y el rubro presupuestal del cual
se derivan sus recursos.

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4.7.2. La forma de satisfacer tal necesidad:
Descripción de cómo se puede llevar a cabo la solución a la necesidad planteada y
porqué se requiere específicamente el contrato identificado, esto es, relatar la
conveniencia del tipo de contrato recomendado (mediante la ejecución de un proyecto,
la realización de un estudio, diseño o pre diseño o la contratación de un servicio).
4.7.3. El objeto a contratar:
Con sus especificaciones, las autorizaciones, permisos y licencias requeridos para su
ejecución, y cuando el contrato incluye diseño y construcción, los documentos técnicos
para el desarrollo del proyecto.
Los elementos esenciales del contrato que deben definirse son:
Objeto. Es la forma en que el departamento establece cuál es el bien, servicio u obra
pública que pretende adquirir para satisfacer una necesidad, el cual deberá definirse de
manera concreta, clara, detallada y teniendo en cuenta la modalidad del contrato a
celebrar.
Especificaciones técnicas del bien o servicio a contratar. La definición técnica de la
necesidad y su correspondiente soporte, así como las condiciones del contrato a
celebrar, deberán analizarse en el estudio técnico, estableciéndose con claridad, entre
otros, los siguientes aspectos:
• Se sugiere tener en cuenta las posibilidades futuras de actualización de los
bienes, su vida útil, la coherencia técnica con otras herramientas antes adquiridas,
las calidades del personal técnico que debe prestar los servicios y demás
elementos que afecten la satisfacción de la necesidad que motiva la contratación.
• Compromisos, declaraciones y acreditaciones que deberán efectuar los
proponentes en materia técnica, que serán verificados por la entidad como
requisito habilitante, DE CUMPLE O NO CUMPLE, durante el período de
evaluación de las ofertas.
• Actividades técnicas y plazos para ejecutarlas, así como el plazo de ejecución
total del contrato.
• Servicios conexos: Entendidos como aquellos que se derivan del cumplimiento
del objeto del contrato, como capacitaciones, mantenimientos preventivos y
correctivos, soportes técnicos, entrega de manuales, instalación, transporte etc.

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Partes: Son quienes intervienen en la relación contractual. Todo contrato estatal es una
relación jurídica conformada por dos voluntades, en el que uno de ellas es una entidad
estatal de las comprendidas en el artículo 2, numeral 1 de la Ley 80 de 1993. La otra
voluntad de la relación la constituye el contratista, que puede ser una persona natural o
jurídica –de derecho público o privado-, nacional o extranjera, consorcio, unión temporal
o promesa de sociedad bajo cualquier modalidad prevista en la Ley. (Artículos 6 y 7 de
la Ley 80 de 1993 y Decreto 1082 de 2015).
Plazo: Es el tiempo real y cierto convencionalmente establecido por las partes del
contrato en el que se espera que se cumplan las obligaciones a cargo del contratista, el
cual debe obedecer a un estudio técnico serio por parte de la Administración.
Para la determinación del plazo, debe tenerse en cuenta que de acuerdo con el artículo
8 de la Ley 819 de 2003, la programación, elaboración, aprobación y ejecución del
presupuesto de cada vigencia fiscal, debe hacerse de tal manera que solo se programen
compromisos que se puedan recibir a satisfacción antes del 31 de diciembre de cada
anualidad.
Así mismo, los contratos financiados con el Sistema General de Regalías pueden tener
una vigencia hasta de 2 años, ya que de acuerdo a la Ley 1530 de 2012, el presupuesto
es bienal.
Lugar de ejecución el contrato: Es el lugar geográfico o sede principal en el cual se
habrán de desarrollar las obligaciones propias del contrato.
Obligaciones de las partes: Son los compromisos a cargo de las partes, los cuales deben
estar justificados desde los estudios y documentos previos y que serán esenciales para
el adecuado desarrollo y ejecución del objeto contractual.
Identificación del contrato que se pretende celebrar.
4.7.4. La modalidad de selección del contratista y su justificación, incluyendo los
fundamentos jurídicos:
Desde la elaboración de los estudios previos deberá realizarse el análisis sobre la
naturaleza y características del objeto a contratar, con el fin de identificar de manera
precisa el tipo de contrato a celebrar, que podrá ser uno de los enumerados de manera
enunciativa en el artículo 32 de la Ley 80 de 1993, los mencionados expresamente en la
ley civil y comercial de conformidad con el artículo 13 del Estatuto Contractual o los que
se deriven del principio de autonomía de la voluntad.

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SECRETARIA JURIDICA
En todo proceso contractual deben indicarse las razones o argumentos de orden legal y
reglamentario que justifican el contrato a celebrar, y precisarse, en los términos del
artículo 2 de la Ley 1150 de 2007, la modalidad de selección.
Es esencial la determinación de la naturaleza contractual para poder precisar la
modalidad de selección, pues el objeto del contrato, y ocasionalmente su cuantía,
determinará la manera en que deba seleccionarse al contratista.
4.7.5. El valor estimado del contrato y la justificación del mismo:
Cuando el valor del contrato esté determinado por precios unitarios, la Gobernación del
Meta debe incluir la forma como los calculó y soportar sus cálculos de presupuesto en la
estimación de aquellos. La Entidad Estatal no debe publicar las variables utilizadas para
calcular el valor estimado del contrato cuando la modalidad de selección del contratista
sea en concurso de méritos. Si el contrato es de concesión, la Entidad Estatal no debe
publicar el modelo financiero utilizado en su estructuración.
Los factores mínimos a tener en cuenta para efectuar un adecuado estudio de costos y
mercado son los siguientes:
Cotizaciones: El estudio de costos puede efectuarse mediante la solicitud de
cotizaciones, verificación de precios o condiciones de mercado en Internet o
telefónicamente (dejando constancia escrita del proceso de las llamadas, personas,
empresas contactadas y resultados obtenidos), y en general cualquier mecanismo que
permita precisar el valor comercial del bien o servicio a contratar.
Para proyectar el presupuesto oficial en caso de que se obtengan ofertas en una moneda
diferente y que se contemple la posibilidad de aceptar las variaciones en la moneda,
siendo el pago posterior, habría que darle un margen para tales variaciones ya que
pueden surgir cambios que afecten dicha proyección.
Condiciones Comerciales: Se debe anotar la forma de pago, el tiempo de entrega, la
validez de la oferta, el porcentaje de descuentos por pronto pago en caso de ofrecerse y
la garantía en meses del producto ofrecido. Además si es necesario se deben especificar
todas las observaciones que los proveedores crean o tengan a cada requerimiento, como
por ejemplo obras adicionales para la instalación de los bienes.
Forma de Pago: Debe precisarse si se hará o no entrega de anticipo, pago anticipado,
definir los porcentajes y determinar cómo se efectuarán los pagos al contratista (pagos
parciales, pago único, mensual, bimensual entre otros).

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4.7.6. Los criterios para seleccionar la oferta más favorable:
En cumplimiento de la selección objetiva del contratista, se deberán establecer criterios
que serán objeto de evaluación y clasificación, los cuales permitirán concluir de manera
precisa que la escogencia del contratista se realiza de acuerdo con el ofrecimiento más
favorable para la entidad y los fines que ella busca. Dichos criterios han de estar
justificados técnicamente pues no podrá determinarse al arbitrio o capricho de un
funcionario público, sino acorde con los principios y criterios previstos en el numeral 2
del artículo 5 de la Ley 1150 de 2007 modificado por el artículo 88 de la Ley 1474 de
2011 y el artículo 2.2.1.1.2.2.2. del Decreto 1082 de 2015.
4.7.7. El análisis de riesgo y la forma de mitigarlo:
Las entidades estatales tienen la obligación de realizar un análisis que incluya la
tipificación, valoración y asignación de riesgos previsibles involucrados en la contratación
(Art. 4° Ley 1150). Se entiende que constituyen riesgos involucrados en la contratación
todas aquellas circunstancias que de presentarse durante el desarrollo y ejecución del
contrato, pueden alterar el equilibrio económico del mismo. El riesgo será previsible en
la medida que el mismo sea identificable y cuantificable en condiciones normales
(Decreto 1082 de 2015).
En los estudios previos se deberán tipificar los riesgos que puedan presentarse en el
desarrollo del contrato, con el fin de cuantificar la posible afectación de la ecuación
financiera y se señalará el sujeto contractual que soportará, total o parcialmente, la
ocurrencia de la circunstancia prevista en caso de presentarse, o la forma en que se
recobrará el equilibrio contractual, cuando se vea afectado por la ocurrencia del riesgo.
Se debe entender que aquellos riesgos previsibles que no asuman directamente las
entidades estatales corresponden a los contratistas, siempre y cuando hayan sido
asumidos en la distribución del riesgo. El estudio adecuado de los riesgos le permitirá a
las entidades estatales hacer las previsiones del caso que conduzcan al éxito del
proyecto. Así, para hacer un adecuado análisis de riesgos es imperativo que las
entidades estatales examinen en el pasado qué tropiezos o dificultades han tenido en la
ejecución de sus contratos, incluso la ejecución de contratos en el sector privado.
De igual forma, en aquellos contratos que por su objeto contractual no se encuentren
riesgos previsibles, deberá justificarse así en los estudios previos.
Para efectos de determinar los riesgos en los procesos de contratación se deberá tener
en cuenta lo previsto en el Manual para la Identificación y Cobertura del Riesgo en los
Procesos de Contratación elaborado por Colombia Compra Eficiente.

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4.7.8. Las garantías que la Entidad Estatal contempla exigir en el Proceso de
Contratación:
El cumplimiento de las obligaciones surgidas en favor de las Entidades Estatales con
ocasión de: (i) la presentación de las ofertas; (ii) los contratos y su liquidación; y (iii) los
riesgos a los que se encuentran expuestas las Entidades Estatales, derivados de la
responsabilidad extracontractual que pueda surgir por las actuaciones, hechos u
omisiones de sus contratistas y subcontratistas, deben estar garantizadas en los
términos de la ley, y del presente decreto.
4.7.9. La indicación de si el Proceso de Contratación está cobijado por un
Acuerdo Comercial
4.7.10. ESTUDIOS PREVIOS SIMPLIFICADOS
Para los procesos de mínima cuantía los estudios previos deben contener:
1. La descripción sucinta de la necesidad que pretende satisfacer con la contratación.
2. La descripción del objeto a contratar identificado con el cuarto nivel del Clasificador
de Bienes y Servicios.
3. Las condiciones técnicas exigidas.
4. El valor estimado del contrato y su justificación.
5. El plazo de ejecución del contrato.
6. El certificado de disponibilidad presupuestal que respalda la contratación.
Elaboración: Corresponde su elaboración al Ordenador del Gasto delegado, la
elaboración y suscripción de los estudios previos requeridos para la contratación.
4.8. DOCUMENTOS ADICIONALES A LOS ESTUDIOS PREVIOS:

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4.8.1Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP)
Existe la obligación por parte de las entidades estatales, de garantizar previo al inicio
de cualquier proceso de contratación las respectivas disponibilidades
presupuestales, tomando como base el valor del presupuesto oficial determinado en
el estudio de costos. (Ley 80 de 1993 artículo 25).
Para el caso del Departamento del Meta, cuando el proceso entre para estudio y
recomendación del Comité de Contratación, se debe anexar el respectivo Certificado
de Disponibilidad Presupuestal, el que se gestiona a través de la Dirección de
Presupuesto, mediante el formato F-BS-03.
4.8.2 Autorización para contratar
En los términos del artículo 11 de la Ley 80 de 1993, tiene competencia para celebrar
contratos a nombre de la Entidad el Gobernador de Departamento del Meta. Así
mismo, el Gobernador podrá delegar total o parcialmente la competencia para
celebrar contratos y desconcentrar la realización de licitaciones en los servidores
públicos que desempeñen cargos del nivel directivo o ejecutivo o en sus
equivalentes.
4.8.3 Estudios técnicos y diseños
Comprende la elaboración de planos, diseños, estudio de impacto ambiental,
socioeconómico, suelos, factibilidad o pre factibilidad, licencias urbanísticas,
adquisición de predios, entre otros.
Tales estudios o permisos sólo se requieren para contratos que por su impacto,
naturaleza y condiciones técnicas sean necesarios, antes de la iniciación del
respectivo proceso contractual, a fin de evitar gastos inoficiosos o inadecuados,
encarecimiento de productos, perjuicios a terceros, entre otras razones.
El requerimiento o no de estos estudios, planos o permisos dependerá de las normas
especiales que reglamenten cada materia a contratar y deberá ser analizada
meticulosamente por el técnico encargado del proceso.
4.8.4. Ficha técnica del bien o servicio:

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Documento que contiene las características técnicas del bien o servicio que es objeto
de una subasta inversa, en la cual se incluirá sus especificaciones, en términos de
desempeño y calidad cuya elaboración será responsabilidad del funcionario
encargado del proceso. La ficha técnica del bien o servicio debe incluir:
a) La clasificación del bien o servicio de acuerdo con el Clasificador de Bienes y
Servicios;
b) La identificación adicional requerida;
c) La unidad de medida;
d) La calidad mínima, y
e) Los patrones de desempeño mínimos.

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CAPITULO 5 ETAPA DE SELECCIÓN
Esta etapa del proceso de contratación es responsabilidad de la Oficina de Asuntos
Contractuales, inicia con la publicación del Pliego de Condiciones o Invitación hasta el
Acto Administrativo de Adjudicación o Carta de Aceptación de la oferta en la modalidad
de mínima cuantía.
La selección incluye la modificación de los pliegos de condiciones por medio de las
adendas antes del vencimiento del plazo para presentar la oferta a más tardar el día hábil
anterior al vencimiento del plazo para presentar ofertas a la hora fijada para la
presentación. Excepto en la licitación pública, pues según la ley esta publicación debe
realizarse con tres (3) días de anticipación.
El Departamento del Meta debe establecer la oferta más favorable teniendo en cuenta
las normas aplicables a cada modalidad de selección del contratista.
En esta etapa cada modalidad de selección tiene sus tiempos, responsables y
procedimientos de acuerdo a las reglas establecidos en la ley y en los regímenes
especiales, los cuales deben observarse estrictamente.
La Oficina de Asuntos Contractuales estableció el procedimiento P-BS-01, a través del
cual se verifican los criterios y lineamientos en materia de contratación a todos los
procesos en la etapa de planeación, selección, contratación y ejecución que requiera
cada secretaria de la Gobernación del Meta. Se anexa al presente documento.
5.1 Licitación Pública

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Publicación del proyecto de
pliego de condiciones,
estudios previos y demás
documentos y actos
administrativos que
integran el proceso.
Observaciones al
proyecto de pliegos
de condiciones.
Publicación de las
respuestas a las
observaciones.
Publicación del acto
de apertura, pliegos
definitivos.
Audiencia de
Asignación de riesgos.
Presentación de ofertas.
Se realiza una audiencia
de cierre del proceso y
apertura de propuestas.
Evaluación y
verificación de las
propuestas.
Publicación del
informe de
evaluación.
Recepción de
observaciones al
informe de
evaluación.
Publicación del
informe de
evaluación.
Recepción de
observaciones al
informe de
evaluación.
Audiencia de
Adjudicación.
Publicación de aviso dentro
de los 10 días calendarios
anteriores a la apertura de
la licitación. Hasta 3 avisos
con intervalos entre 2 a 5
días. SECOP Y PAGINA WEB
DE LA GOBERNACION DEL
META
Aviso de Convocatoria.
Art. 21 D. 1510/13
Diez (10) días hábiles.
Traslado por el término de
cinco (5) días hábiles.
Cinco (5) días hábiles.
ESTRUCTURA DEL PROCESO DE LICITACION PÚBLICA
Se entiende por Licitación Pública el procedimiento mediante el cual la entidad estatal
formula públicamente una convocatoria para que, en igualdad de oportunidades, los
interesados presenten sus ofertas y seleccione entre ellas la más favorable. La regla
general para la escogencia de contratistas es la Licitación Pública, salvo que el contrato
a celebrar se encuentre entre las excepciones previstas para la selección a través de las
otras modalidades.
5.1.1 ASPECTOS RELEVANTES EN EL PROCESO DE LICITACION
Avisos de Convocatoria: Dentro de los diez (10) días anteriores a la apertura de la
licitación se publicarán hasta tres (3) avisos con intervalos entre dos (2) y cinco (5) días
calendario, según lo exija la naturaleza, objeto y cuantía del contrato, en la página web
de la Gobernación del meta y el SECOP.
Los avisos contendrán la siguiente información:
1. El nombre y dirección de la Entidad Estatal.
2. La dirección, el correo electrónico y el teléfono en donde la Entidad Estatal atenderá
a los interesados en el Proceso de Contratación, y la dirección y el correo electrónico en
donde los proponentes deben presentar los documentos en desarrollo del Proceso de
Contratación.
3. El objeto del contrato a celebrar, identificando las cantidades a adquirir.

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4. La modalidad de selección del contratista.
5. El plazo estimado del contrato.
6. La fecha límite en la cual los interesados deben presentar su oferta y el lugar y forma
de presentación de la misma.
7. El valor estimado del contrato y la manifestación expresa de que la Entidad Estatal
cuenta con la disponibilidad presupuestal.
8. Mención de si la contratación está cobijada por un Acuerdo Comercial.
9. Mención de si la convocatoria es susceptible de ser limitada a Mipyme.
10. Enumeración y breve descripción de las condiciones para participar en el Proceso de
Contratación.
11. Indicar si en el Proceso de Contratación hay lugar a precalificación.
12. El Cronograma.
13. La forma como los interesados pueden consultar los Documentos del Proceso.
En los Procesos de Contratación adelantados bajo las modalidades de selección de
mínima cuantía y contratación directa, no es necesaria la expedición y publicación del
aviso de convocatoria en el SECOP.
Observaciones al Proyecto de Pliegos de Condiciones: Los interesados pueden
hacer comentarios al proyecto de pliegos de condiciones a partir de la fecha de
publicación de los mismos durante un término de diez (10) días hábiles
Modificación de los pliegos de condiciones: La Gobernación del Meta, puede
modificar los pliegos de condiciones a través de adendas expedidas hasta tres (3) días
antes del vencimiento del plazo para presentar ofertas.
Presentación de la oferta de manera dinámica mediante subasta inversa en los
procesos de licitación pública: De conformidad con lo previsto en el artículo
2.2.1.2.1.1.1. del Decreto 1082 de 2015, se puede utilizar el mecanismo de subasta
inversa para la conformación dinámica de las ofertas en la licitación. En este caso, la
Gobernación del Meta debe señalar en los pliegos de condiciones las variables técnicas
y económicas sobre las cuales los oferentes pueden realizar la puja.

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SECRETARIA JURIDICA
En la fecha señalada en los pliegos de condiciones, los oferentes deben presentar los
documentos que acrediten los requisitos habilitantes requeridos por la Gobernación del
Meta. En el caso de una conformación dinámica parcial de la oferta, a los documentos
señalados se acompañará el componente de la oferta que no es objeto de conformación
dinámica.
La Gobernación del Meta dentro del plazo previsto en los pliegos de condiciones
verificará el cumplimiento de los requisitos habilitantes y de las condiciones adicionales
si hay lugar a ello para determinar los oferentes que pueden continuar en el proceso de
selección.
La subasta inversa para la conformación dinámica de la oferta debe realizarse con los
oferentes habilitados, en la fecha y hora previstas en los pliegos de condiciones.
En la subasta, los oferentes deben presentar su oferta inicial con las variables dinámicas,
de conformidad con los pliegos de condiciones, la cual puede ser mejorada con los lances
hasta la conformación de la oferta definitiva.
Se tomará como definitiva la oferta inicial realizada por el oferente que no presente lances
en la subasta.
En ningún caso el precio será la única variable sometida a conformación dinámica.
La herramienta electrónica usada para la subasta debe permitir que el oferente conozca
su situación respecto de los demás competidores y únicamente en relación con el cálculo
del menor costo evaluado. Si la subasta recae únicamente sobre algunas variables, las
que no admiten mejora deben haber sido previamente evaluadas y alimentadas en el
sistema, de manera que este pueda ante cualquier lance efectuar el cálculo automático
del menor costo evaluado.
De lo acontecido en la subasta, se levantará un acta donde se dejarán todas las
constancias del caso.
Audiencias en la licitación: En la etapa de selección de la licitación son obligatorias las
audiencias de: a) asignación de riesgos, y b) adjudicación. Si a solicitud de un interesado
es necesario adelantar una audiencia para precisar el contenido y alcance de los pliegos
de condiciones, este tema se tratará en la audiencia de asignación de riesgos.
Las audiencias serán presididas por el ordenador del gasto de los respectivos procesos,
asistidos por la oficina de asuntos contractuales.

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SECRETARIA JURIDICA
En la audiencia de asignación de riesgos, la entidad estatal debe presentar el análisis de
riesgos efectuado y hacer la asignación de riesgos definitiva.
La entidad estatal debe realizar la audiencia de adjudicación en la fecha y hora
establecida en el cronograma, la cual se realizará de acuerdo con las reglas establecidas
para el efecto en los mismos y las siguientes consideraciones:
1. En la audiencia los oferentes pueden pronunciarse sobre las respuestas dadas
por la entidad estatal a las observaciones presentadas respecto del informe de
evaluación, lo cual no implica una nueva oportunidad para mejorar o modificar la
oferta. Si hay pronunciamientos que a juicio de la entidad estatal requiere análisis
adicional y su solución puede incidir en el sentido de la decisión a adoptar, la
audiencia puede suspenderse por el término necesario para la verificación de los
asuntos debatidos y la y la comprobación de lo alegado.
2. La entidad estatal debe conceder el uso de la palabra por una única vez al oferente
que así lo solicite, para que responda a las observaciones que sobre la evaluación
de su oferta hayan hecho los intervinientes.
3. Toda intervención debe ser hecha por la persona o las personas previamente
designadas por el oferente, y estar limitada a la duración máxima que la entidad
estatal haya señalado con anterioridad.
4. La entidad estatal puede prescindir de la lectura del borrador del acto
administrativo de adjudicación siempre que lo haya publicado en el SECOP con
antelación.
5. Terminadas las intervenciones de los asistentes a la audiencia, se procederá a
adoptar la decisión que corresponda.

PROCEDIMIENTO DEL PROCESO LICITATORIO

PASO TRÁMITES NECESARIOS TÉRMINOS
RESPONSABLES
(Quien firma) –
1
Agotamiento de la etapa de Planeación:
Expedir Certificado del Banco de Programas y Proyecto,
Certificación de existencia del proyecto. Debidamente inscrito y
actualizado, según la metodología adoptada por el Departamento
Elaboración del Documento:
Discrecional.

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SECRETARIA JURIDICA
Administrativo de Planeación. Cuando se trate recursos de
inversión. Artículo 68 Decreto 111 de 1996
Nota: Debe tenerse en cuenta el
Plan Anual de Adquisiciones
Departamento
Administrativo de
Planeación
Disponer de los diseños. Diseños y proyectos de factibilidad y
prefactibilidad, cuando sea procedente y de las Licencias y /o
Autorizaciones. Articulo 87 Ley 1474 de 2011
Discrecional.
Departamento
Administrativo de
Planeación
Expedir certificado del Plan Anual de Adquisiciones.
Certificado de inclusión de la necesidad en el Plan Anual de
Adquisiciones aprobado por la Entidad para la vigencia.
Debe tenerse en cuenta el Plan
Anual de Adquisiciones
Oficina de
Contratación
Estudio de Mercado, para determinar el presupuesto del
objeto a contratar. Realizar análisis de precios del objeto a
contratar.
Secretaría
Solicitante.
Análisis del sector económico y de los oferentes de la
compra que se requiere realizar.
Elaboración del Documento. Secretaría
Solicitante.
Documento de análisis de riesgos del proceso contractual. Elaboración del Documento. Secretaría
Solicitante.
Expedir Certificado de Disponibilidad. Certificado de
disponibilidad presupuestal. Artículo 41 de la Ley 80 de 1993,
Artículo 71 Decreto ley 111 de 1996.
Secretario de
Hacienda
Elaborar estudios Previos Elaborar estudios Previos. Ver
anexos F-BS-05 de éste manual.
El Estudio previo debe estar precedido de los documentos
establecidos en el Artículo 2.2.1.1.2.1.1. Estudios y
documentos previos del Decreto 1082 de 2015.
Elaboración del Documento: Secretaría
Solicitante.
Conformación del Comité Evaluador. El Ordenador del gasto
conformara comité Evaluador del proceso que se adelanta.
La designación se hará mediante
Resolución y con anterioridad al
aviso de convocatoria y
publicación de proyecto de
pliegos.
Ordenador del
Gasto.
2
Elaborar Proyecto de pliego de condiciones. Este documento
se elabora con base en los Estudios Previos y debe detallar lo
establecido en el Artículo 2.2.1.1.2.1.3. Pliegos de condiciones,
Decreto 1082 de 2015.
Igualmente el Proyecto de pliegos debe contener el
procedimiento para permitir la participación de las MIPYMES.
Ley 590 de 2000.
Elaboración del Documento: Oficina de
Contratación
3
Realizar Convocatoria Pública. Elaborar el aviso de
convocatoria pública conforme a lo señalado en el Artículo
2.2.1.1.2.1.2. Aviso de convocatoria, decreto 1082 de 2015.
Deberá publicarse
inmediatamente se expide o a
más tardar dentro de los 3
siguientes a la expedición
Oficina de
Contratación
4
Publicación de Documentos en el SECOP.
Debe publicarse en el Secop una vez se expidan los documentos
de:
Estudios Previos
Aviso de Convocatoria
Proyecto de pliego de Condiciones.
Estudios del Sector
Matriz de riesgos
Culminación y Publicación de
la Etapa:
El proyecto de pliegos de
condiciones se publicará por lo
menos con 10 días hábiles de
antelación a la fecha que ordena
la apertura del proceso.
Funcionario
Responsable en la
publicación
documental en la
página Institucional y
el Secop
5
Elaboración del Documento o
Etapa:
A Solicitud de Parte
Oficina de
Contratación

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SECRETARIA JURIDICA
Audiencia de aclaración de especificaciones técnicas y pre
pliegos.
Si a petición de dos o más interesados en el proceso se solicita
aclaración respecto del alcance de las especificaciones técnicas
y/o los pre pliegos, se procederá a realizar la precitada Audiencia.
la Etapa:
Al segundo día hábil después de
la publicación del pre pliego se
realizará la audiencia, la cual se
publicará inmediatamente en el
SECOP.
6
Respuesta a la observaciones hechas a los pre pliegos
Mediante publicación en el SECOP, la Oficina de Contratacion
procederá a responder las observaciones hechas a los pre
pliegos de condiciones.
la Etapa:
Trascurrido 1 día hábil como
mínimo, se dará respuesta a las
observaciones hechas a los pre
pliegos.
Secretaría
Solicitante.
7
Publicación de Documentos en el SECOP.
El funcionario responsable de la publicación de documentos en
el Secop, debe certificar que los documentos expedidos o
generados en la etapa preparatoria fueron publicados en el
Secop, dentro de los términos señalados por la norma.
la Etapa:
Antes de iniciar la Apertura del
proceso contractual
Funcionario
Responsable en la
publicación
documental en la
el Secop
8
Elaborar el Pliego de condiciones definitivo.
En el cual se incluirán las modificaciones pertinentes acorde con
las observaciones surgidas durante la etapa de publicación de
los Prepliegos o las demás que haya detectado la
Administración.
EL pliego de condiciones deberá indicar si se presenta solicitud
de Mipymes conforme a lo señalado en el Artículo 2.2.1.2.4.2.2
del Decreto 1082 de 2015, debe limitarse en los pliegos de
condiciones el proceso a éstas.
La publicación en el SECOP se
debe realizar en la fecha de su
expedición.
Oficina de
Contratación
9
Expedir acto administrativo de Apertura del proceso Una vez
concluido el término para publicación de pre pliegos, se expide
un acto administrativo mediante el cual se ordena la apertura del
proceso licitatorio. el cual deberá contener la información a que
alude Artículo 2.2.1.1.2.1.5. Acto administrativo de apertura del
proceso de selección, Decreto 1082 de 2015.
Con el acto administrativo de apertura del proceso de selección
se publicarán los pliegos definitivos.
Si se presenta solicitud de Mipymes conforme a lo señalado en
el Artículo 2.2.1.2.4.2.2 del Decreto 1082 de 2015, debe limitarse
en los pliegos de condiciones el proceso a éstas.
Elaboración del Documento o
Etapa:
Obligatoria
la Etapa:
El mismo día de la elaboración
de los pliegos definitivos o más
tardar al día hábil siguiente.
Ordenador del Gasto
10
Publicación de Documentos en el SECOP. Culminación y Publicación de
la Etapa:
En la fecha de expedición de los
documentos.
Funcionario
Responsable en la
publicación
documental en la

CÓDIGO: M-BS-01
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SECRETARIA JURIDICA
Debe publicarse en el Secop una vez se expidan los siguientes
documentos:
• Pliego de Condiciones definitivos
• Acto administrativo de Apertura del proceso.
el Secop
11
Realización de visitas técnicas Visita técnica al lugar de
ejecución del contrato, si hay lugar a ello.
Preferiblemente antes de la
audiencia de aclaraciones. Secretaría
Solicitante.
12
Realizar Audiencia de distribución de Riesgos y precisión
del contenido y alcance del Pliego de Condiciones. Se debe
realizar una audiencia con el objeto de revisar la asignación de
riesgos, establecer su distribución definitiva y precisar el
contenido y alcance de los Pliegos de condiciones.
Dentro de los 3 días hábiles
siguientes al acto de apertura
(Numeral 4 del Artículo 30 de la
Ley 80/93)
Oficina de
Contratación y
Secretaria
Solicitante
13
Elaborar acta de la audiencia. Se deberá elevar acta de la
audiencia (esta debe publicarse en el SECOP), si es posible en
la audiencia se darán respuestas a las inquietudes formuladas
por los asistentes, sino fuere posible se publicará posteriormente
las respuestas y las adendas a que haya lugar.
Como resultado de lo debatido en la audiencia y cuando resulte
conveniente, el ordenador del gasto expedirá las modificaciones
pertinentes a dichos documentos y prorrogará, si fuere necesario.
Se elabora y publica en el
SECOP el acta de audiencia, el
mismo día que se realiza la
audiencia.
Oficina de
Contratación
14
Modificación de pliegos de condiciones. Se realiza a través
de adendas Numeral 5.1.1 de este manual, Si se modifican
los plazos del proceso, deberá publicarse el nuevo
cronograma, precisando además los cambios que ello
implique en el acto de apertura.
La Oficina de Contratación expedirá las modificaciones
pertinentes a dichos documentos y prorrogará, si fuere
necesario, el plazo de la licitación.
Deberá publicarse en el SECOP el nuevo cronograma,
precisando además los cambios que ello implique en el acto
de apertura.
Si la modificación recae sobre el
plazo para presentar ofertas,
puede efectuarse la adenda
hasta dentro de los tres (3) días
anteriores en que se tiene
previsto para el cierre, ni siquiera
para extender el término del
mismo. La publicación de éstas
adendas sólo se podrán realizar
en días hábiles y horarios
laborales.
Oficina de
Contratación
15
Recepcion de las Ofertas. Es el momento a partir del cual se
pueden presentar propuestas, hasta el cierre de la Licitación
(Numeral 5 del Artículo 30 de la Ley 80 de 1993).
El plazo para la presentación de propuestas debe ser
proporcional a la complejidad del bien, obra o servicio a adquirir,
de manera que se le garantice a los proponentes la preparación
de ofertas.
Desde el momento de la apertura
hasta por lo menos el día hábil
siguiente a la celebración de la
audiencia de estimación,
asignación y tipificación del
riesgo.
Oficina de
Contratación
16
Presentación de observaciones y sugerencias al pliego de
condiciones. Proponentes

CÓDIGO: M-BS-01
VERSIÓN: 03
PÁGINA: 38 DE 111
SECRETARIA JURIDICA
Las sugerencias y observaciones recibidas al pliego de
condiciones deben publicarse en el SECOP
17
Respuesta y publicación Se publicará en el SECOP las
consideraciones de la entidad a las observaciones y sugerencias
presentadas al pliego de condiciones.
Comité evaluador
18
Cierre del proceso licitatorio y Apertura de Urna. Momento
máximo hasta el cual se pueden presentar ofertas. Este término
puede ser ampliado por un término no superior a la mitad del
inicialmente fijado, cuando lo estime conveniente la entidad o
cuando lo soliciten las dos terceras partes de las personas que
hayan asistido a la audiencia de estimación, asignación y
tipificación del riesgo o presentado observaciones (Numeral 5 del
Artículo 30 de la Ley 80 de 1993).
Una vez operado el cierre del proceso, se procederá a la apertura
de propuestas, en presencia de los proponentes y/o equipo de la
Administración que se encuentre, dejando constancia mediante
un acta de cierre del proceso y recibo de ofertas, la cual debe ser
publicada en el Secop.
Una vez finalizado el termino
para la recepción de propuestas
Oficina de
Contratación
19
Evaluación de las propuestas:
Se evaluará el cumplimiento de los criterios habilitantes a saber:
capacidad jurídica, capacidad financiera, capacidad operativa y
experiencia. Si los documentos que soportan estos requisitos se
presentan incompletos o no se ajustan a lo previsto en el pliego,
el comité deberá requerir a los proponentes para que dentro del
término previsto en los pliegos o en el requerimiento, subsane los
requisitos faltantes.
Los proponentes podrán subsanar estos requisitos hasta la
adjudicación. (Parágrafo 1 del Articulo 5 Ley 1150 de 2007).
Se valoran y asignarán puntajes a los criterios previamente
establecidos en el pliego, los que en todo caso deberán definir
cuál es la oferta más favorable, teniendo en cuenta los factores
técnicos y económicos de escogencia y la ponderación precisa y
detallada de los mismos.
De conformidad con lo establecido en el artículo 2.2.1.1.2.2.4 del
Decreto 1082 de 2015, con el fin de determinar la existencia de
un precio artificialmente bajo se deberá documentar cuál es el
valor comercial o las condiciones del mercado del bien o servicio
a contratar para así confrontarlo con el valor presentado en la
oferta. Si del resultado de la confrontación de precios el Comité
Evaluador estima que el precio ofrecido es artificialmente bajo,
deberá requerir al proponente para que éste presente las
explicaciones que sean del caso, para que el Comité, justificando
las razones de su decisión, recomiende si se admite la
justificación presentada y se acepta la oferta o, si por el contrario
no se aceptan y en consecuencia se rechaza la propuesta.
El plazo para la evaluación será
estipulado, de acuerdo con la
naturaleza, objeto y cuantía de la
misma.
Comité evaluador

CÓDIGO: M-BS-01
VERSIÓN: 03
PÁGINA: 39 DE 111
SECRETARIA JURIDICA
20
Publicación del informe de evaluación. Es el periodo durante
el cual se deja a disposición el informe de evaluación para que
los oferentes presenten las observaciones que estimen
pertinentes. Numeral 8 del Artículo 30 de la Ley 80 de 1993.
Los informes de evaluación de las propuestas permanecerán en
la secretaría de la oficina de Contratación. En ejercicio de esta
facultad, los oferentes no podrán completar, adicionar, modificar
o mejorar sus propuestas.
Debe publicarse en el SECOP.
Durante 5 días Hábiles
Oficina de
Contratación
21
Respuesta a las observaciones presentadas al informe de
evaluación y publicación de las respuestas en el SECOP.
Debe publicarse en el SECOP.
El plazo será determinado en el
pliego de condiciones y en todo
caso deberá darse respuesta a
más tardar en la audiencia de
adjudicación
Comité evaluador y
Oficina de
Contratación
22
Audiencia pública de adjudicación o declaratoria de desierta.
La adjudicación se efectúa en audiencia mediante resolución
motivada, la que se entiende notificada al proponente favorecido
en dicha audiencia.
Los interesados pueden pronunciarse sobre la respuesta dada
por la entidad contratante a las observaciones presentadas
respecto de los informes de evaluación, lo cual no implica una
nueva oportunidad para mejorar o modificar la oferta.
Debe publicarse en el SECOP
Estipulado en el pliego de
condiciones.
Oficina de
Contratación
23
Publicación de Documentos en el SECOP El funcionario
responsable de la publicación de documentos en el Secop, debe
firmar indicando que los documentos del proceso fueron
publicados en el Secop, dentro de los términos señalados por la
norma.
Una vez generado o expedido el
documento.
Funcionario
Responsable en la
publicación
documental en la
el Secop
24
Firma del contrato con publicación en el SECOP.
Debe elaborarse la minuta del contrato, que fue publicada con los
pliegos de condiciones y la información del contratista y del
contrato. (Artículo 41 de la Ley 80 de 1993).
Durante los tres (3) días hábiles
siguientes a la adjudicación del
contrato o el término establecido
en el pliego.
Ordenador del Gasto
y Proponente.
25
Publicación de Documentos en el SECOP
El funcionario responsable de la publicación de documentos
en el Secop, debe certificar que los documentos expedidos
en la etapa contractual fueron publicados en el Secop,
dentro de los términos señalados por la norma.
documento.
Funcionario
Responsable en la
publicación
documental en la
el Secop
26
Compromiso presupuestal.
Deben efectuarse las apropiaciones presupuestales pertinentes,
a favor del contratista y por el valor de la adjudicación.
Posteriormente a la adjudicación
y antes de la firma del acta de
inicio del contrato.
Secretario de
Hacienda
27
Elaborar acto de aprobación de la Garantía. Una vez realizado
el registro presupuestal, se recibe y revisan los documentos de
Posteriormente a la adjudicación.
Dentro de los dos (2) días
Oficina de
Contratación

CÓDIGO: M-BS-01
VERSIÓN: 03
PÁGINA: 40 DE 111
SECRETARIA JURIDICA
legalización del contrato y se proyecta el documento de
aprobación de las Garantías. (Artículo 23 de la Ley 1150 de
2007).
siguientes de recibidos los
documentos.
.
28
Designar Interventor o Supervisor. Mediante comunicación
se designa el Supervisor o Interventor para el contrato
adjudicado.
Ordenador del
Gasto.
29
Acta de Inicio del Contrato: El interventor con contratista deben
firmar acta de inicio para empezar la ejecución del contrato.
Inmediatamente, una vez
recibida la comunicación de
designación de interventoria y
recibidos los documentos de
legalización y ejecución del
contrato.
Interventor y
Contratista.
30
Realizar interventoría y supervisión al contrato. Inmediatamente, una vez
recibida la comunicación de
designación.
Interventor o
Supervisor.
31
Proyección del Acta de Liquidación del Contrato: Una vez
ejecutado el objeto del contrato y realizado los respectivos
informes por parte de la interventoría o supervisión del contrato,
se procede a realizar el acta de liquidación teniendo en cuenta
que esta debe reflejar la sumas a favor o a cargo de cada una de
las partes contratantes, el valor del contrato, sus adicionales, el
valor, plazo y demás modificaciones efectuadas en el desarrollo
del mismo, las fechas en las cuales fueron suscritas y las
circunstancias especiales que se hayan presentado en la
ejecución del contrato.
Artículo 60 de la ley 80 de 1993, establece que el acta de
liquidación debe plasmar los ajustes, revisiones, y
reconocimientos a que acuerden las partes para declararse a paz
y Salvo.
En los casos en que el contratista no se presente para la
liquidación del contrato, o las partes no lleguen a un acuerdo
sobre su contenido, se liquida el contrato en forma unilateral y se
notifica al contratista para que si lo considera pertinente,
interponga el respectivo recurso. Articulo 11 Ley 1150 de 2007.
Una vez vencido el tiempo de
ejecución del objeto contractual.
Interventor o
Supervisor del
Contrato.
32
Firmar Acta de liquidación. Una vez vencido el tiempo de
ejecución del objeto contractual
Ordenador del
gasto, Contratista.
(Avalada con la firma
del interventor o
Supervisor)
Publicación de Documentos en el SECOP El funcionario
responsable de la publicación de documentos en el Secop, deja
constancia de que los documentos expedidos en las diferentes
etapas del proceso contractual fueron publicados en el Secop,
dentro de los términos señalados por la norma.
documento.
Funcionario
Responsable en la
publicación
documental en la
el Secop

CÓDIGO: M-BS-01
VERSIÓN: 03
PÁGINA: 41 DE 111
SECRETARIA JURIDICA
5.2 Selección Abreviada

Corresponde a la modalidad de selección objetiva prevista para aquellos casos en que
por las características del objeto a contratar, las circunstancias de la contratación o la
cuantía o destinación del bien, obra o servicio, puedan adelantarse procesos
simplificados para garantizar la eficiencia de la gestión contractual. Esta modalidad de
selección se encuentra desarrollada en el artículo 2° numeral 2 de la Ley 1150 de 2007,
y en los artículos 2.2.1.2.1.2.1. al 2.2.1.2.1.2.26. del Decreto 1082 de 2015.
Las causales de selección abreviada de contratistas son:
a) La adquisición de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común
utilización.
b) La contratación de menor cuantía.
c) La celebración de contratos para la prestación de servicios de salud.
d) La contratación por declaratoria de desierta de la licitación.
e) La enajenación de bienes del Estado.
f) Adquisición de productos de origen o destinación agropecuarios.
g) Actos y contratos con objeto directo de las actividades de las Empresas Industriales y
Comerciales del Estado (EICE) y de las Sociedades de Economía Mixta (SEM).

M bs-01 manual de contratación decreto 0332 de 2016 v3

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