Este documento describe el proceso de implantación de un sistema electrónico para la tramitación de expedientes de contratación en una administración pública. El proyecto tuvo como objetivos implantar procedimientos electrónicos para cumplir con las leyes de firma electrónica y acceso electrónico, e implicó a varios servicios de la administración. Sin embargo, el proyecto inicial tuvo inconvenientes como falta de liderazgo, formación insuficiente a usuarios y ralentización de procesos. Por ello, se propuso una nueva versión del pro

1. Tramitación electrónica de los
expedientes de contratación.
Caso de cambio tecnológico.
Mª DEL CARMEN CALVO HERRÁN
PEC 2 – CLAVES TECNOLÓGICAS DE LA ADMINISTRACIÓN ELECTRÓNICA
UNIVERSIDAD OBERTA DE CATALUNYA

2. 1 - Objetivos
◦Implantar procedimientos electrónicos para la tramitación de
los expedientes de contratación (Procedimiento abierto y
procedimiento de compra menor)
◦Irse adaptando a las nuevas leyes de firma electrónica y de
acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos.
◦Mejorar los procesos para hacerlos más eficientes.

3. 2 – Servicios implicados
◦ Servicio que solicita el inicio del expediente (puede ser cualquier
servicio de la Administración)
◦ Servicio de Contratación
◦ Servicio de Intervención y Contabilidad
◦ Secretaría General
◦ Presidencia
◦ Archivo

4. 3 – Desarrollo del proyecto (1/2)
Jefe de proyecto: si lo había, no ejerció como tal.
Equipo de trabajo:
Formado por uno o varios miembros de los siguientes departamentos
◦ Intervención y Contabilidad
◦ Contratación
◦ Letrado
◦ Técnico informático
◦ Consultor de la empresa implantadora.

5. 3 – Desarrollo del proyecto (2/2 )
Reuniones para especificación de requisitos.
Réplica de la operativa manual en el nuevo procedimiento.
Cambio de fase del proceso mediante firmas superpuestas en el
mismo documento.
Elección de certificados electrónicos propios.

6. 4 – Ventajas e inconvenientes del
proyecto
Ventajas:
◦ Cumplimiento de la ley
◦ Ahorro de papel y costes de impresión.
◦ Mejoras para el servicio de archivo.
◦ Mejoras para el servicio de contabilidad e intervención.
Inconvenientes:
◦ Usuarios que consideran que tienen más trabajo que antes.
◦ Ralentización del proceso.
◦ Mayor carga de trabajo para el servicio de informática.
◦ Percepción generalizada de un “mal trabajo”

7. 5 – Problemas encontrados
◦ Falta de liderazgo
◦ Falta de coordinación e implicación
◦ Falta de alineamiento entre la dirección del servicio de Informática y la
dirección de la Institución
◦ No se realizó una labor de reingeniería del proceso de contratación
◦ Falta de formación a los usuarios
◦ Falta de concienciación de las ventajas y de la necesidad del cambio
◦ No se hizo una realimentación del proceso basándose en los resultados

8. 6 – Solución: un nuevo proceso de
contratación v 2.0
◦ Dirigido claramente por el Jefe de Servicio de Contratación
◦ Reingeniería del proceso: se mejoró la eficacia del procedimiento y se
incluyeron los actores que faltaban (dptos solicitantes de compras o
servicios)
◦ La capacidad tecnológica de los usuarios es mucho mayor, además se les
impartirá la formación necesaria
◦ Mayor implicación: para cumplir con la ley, por la concienciación de las
ventajas y porque hay una autoridad que lo impone
◦ Realimentación del procedimiento, no dándolo por válido hasta que cumpla
con todos los requisitos y los usuarios sean perfectamente capaces de
gestionarlo por completo, sin depender del Servicio de Informática