Gestión Electrónica de los Procedimientos, adecuación a la ley 11/2007

1. Introducción
El objetivo principal de este proyecto es la efectiva aplicación
de medios electrónicos a la gestión de los procedimientos,
todo ello conforme a lo estipulado en la Ley 11/2007, de 22
de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos
a los Servicios Públicos.
Mediante el presente proyecto se pretende cubrir dos
objetivos:
- El análisis de rediseño funcional y simplificación de
los procedimientos según dicha normativa, para la posterior
aplicación de medios electrónicos; lo que conlleva:
· El análisis de la gestión electrónica de los
procedimientos.
· La adaptación de los procedimientos asociados a
la gestión electrónica de los expedientes.
· La simplificación de procedimientos y la
homogeneización de las entradas y salidas de los mismos.
- La modernización permanente de dichos
procedimientos y aplicación de medios electrónicos de
gestión.
Alcance
- Procedimiento administrativo como proceso formal
regulado jurídicamente para la toma de decisiones por
parte de las Administraciones Públicas para garantizar
la legalidad, eficacia, eficiencia, calidad, derechos e
intereses presentes, que termina con una resolución en
la que se recoge un acto administrativo; este proceso
formal jurídicamente regulado, se implementa en la
práctica mediante un proceso operativo que coincide en
mayor o menor medida con el formal.
Simplificación Administrativa
Gestión Electrónica de los Procedimientos, adecuación a la ley 11/2007
Pallars 99, planta 4, oficina 41
08018 Barcelona
Tel.: +34 902 480 580
Fax: +34 934 675 830
www.sia.es
Avda. de Europa, 2
Alcor Plaza - Edificio B - Parque Oeste Alcorcón
28922 Alcorcón - Madrid
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Fax: +34 913 077 980
- Proceso operativo como conjunto organizado de
actividades que se llevan a cabo para producir un producto
o servicio; tiene un principio y un fin delimitado, implica
recursos y da lugar a un resultado.
- Análisis de rediseño funcional y simplificación de
procedimiento en los siguientes aspectos:
· Supresión o reducción de la documentación requerida:
preparación de los formularios de entrada, normalización
de los mismos, lo que implica: simplificación y
homogeneización.
· Previsión de medios de e instrumentos de
participación, transparencia e información: garantizar el acceso
de los interesados a la información sobre el estado de
tramitación de sus procedimientos.
· Reducción de plazos y tiempos de respuesta.
· Racionalización de la distribución de las cargas de
trabajo y de las comunicaciones internas.

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Descripción de la solución
Grupo SIA, desde el profundo conocimiento del
funcionamiento de la administración pública, de las
diferentes soluciones existentes, así como desde su
especialidad en soluciones de firma electrónica pone a
disposición de sus clientes una solución que se compone de
lo siguiente:
- Análisis normativo, organizativo, estructural, tecnológico
y procedimental.
- Racionalización, simplificación y homogeneización de los
procedimientos.
- Diseño funcional de los trámites que integran los
procedimientos.
- Definición de modelos y formularios de cada uno de los
procedimientos.
- Elaboración de Guías de tramitación, previas y posteriores
al proceso de rediseño y simplificación.
- Análisis y propuesta de cobertura normativa sobre la
base de los nuevos procedimientos.
- Sistema de mantenimiento de los procedimientos:
· Definición de roles
· Definición y reparto de responsabilidades
- Revisión y actualización periódica de los
procedimientos:
· Identificación y autenticación
· Firma electrónica
· Diseño funcional
· Documentación de entrada y salida
· Normativa aplicable
· Nuevas tecnologías de aplicación
Teniendo en cuenta dichos objetivos, la simplificación y
homogeneización de procedimientos se efectuará utilizando
las siguientes técnicas:
- Simplificación de procedimientos internos, en lo relativo
a:
· Eliminación o modificación de tareas y secuencias
innecesarias, si las hubiera.
· Automatización de procedimientos utilizando los
recursos
tecnológicos.
- Revisión de procedimientos y flujogramas con objeto de
identificar tareas o secuencias comunes en todos los
procesos.
- Eliminación o modificación de información requerida,
sobre todo en el caso de que esta información ya este
en poder de las Administraciones Públicas, o no sea
necesaria para la tramitación.
- Minimización de documentación a generar, o utilización
de medios de comunicación fehacientes que simplifiquen
los procedimientos objeto de análisis.
- Identificación de información común en la tramitación
de diferentes procedimientos.
- Uso de formatos y estándares comunes en la tramitación
de procedimientos.
- Interlocución con los diferentes actores implicados:
empleados públicos y ciudadanos, los cuales sobre la
base de su conocimiento del procedimiento son los más
capacitados para actuar sobre la mejora de los mismos.
- Aprender de los mejores; la actividad de simplificación
debe elaborarse desde un análisis comparativo, en el
cual se tenga en cuenta las buenas labores de otras
unidades u otras administraciones públicas con
problemáticas similares.
Beneficios:
• Cumplimiento de la Ley 11/2007, de 22 de junio, en lo
referente a la gestión electrónica de procedimientos.
• Procedimientos mejorados: simplificados
• Mayor conocimiento de la gestión de los procedimientos por
la organización: soporte de tramitación.
• Conocimiento del estado de modernización de los
procedimientos.
• Posibilidad de mejora de los procedimientos a partir del
conocimiento de los mismos.
• Control de responsabilidades.
• Conocimiento actualizado de la normativa de aplicación.