Presentación Final

2. Resumen Ejecutivo
La empresa NETSEC tiene la necesidad de implementar un sistema
de facturación electrónica por 2 razones principales:
 Alinearse a las regulaciones del gobierno
 Mejorar los tiempos de respuesta de facturación
NETSEC no tiene la experiencia ni los procesos necesarios para
llevar a cabo este proyecto, por ello se ha decidido contratar a una
empresa consultora especializada en sistemas de información
para planificar e implementar dicho proyecto.

3. Índice
 Introducción
 Descripción del proyecto
 Justificación
 Objetivos
 Requisitos
 Roles y Responsabilidades
 Alcance
 Interesados
 EDT
 Resultados
 Conclusiones y lecciones aprendidas

4. Introducción
La FACTURACIÓN ELECTRÓNICA es un sistema que
facilita la emisión, timbrado y recepción
de comprobantes fiscales digitales y el control de
las cuentas por cobrar; permite a las empresas agilizar
las transacciones comerciales y ser más competitivo.
Diseñado para empresas y personas físicas dedicadas a
proveer servicios y que requieren control de clientes y
cuentas por cobrar

5. Características principales:
 Facilita la emisión y recepción de facturas electrónicas
 Cumplimiento con las disposiciones de las
autoridades tributarias
 Controla a detalle tus clientes y cuentas por cobrar
 Es flexible y fácil de usar
 Agiliza la consulta de tu información comercial
 Ahorras tiempo al integrarlo con otros procesos

6. Descripción del Proyecto
Mediante la metodología de administración de proyectos del PMI
se ha diseñado el Plan de Gestión de Proyectos para llevar acabo
la planificación e implementación del sistema de facturación
electrónica en la empresa NETSEC.
Dicho Plan de Gestión de Proyectos se compone de las siguientes
líneas base y planes subsidiarios:

7.  Líneas de base
 Líneas base del alcance
 Línea base del cronograma
 Línea base del desempeño de costos
 Planes subsidiarios
 Plan de gestión del alcance del proyecto
 Plan de gestión de requisitos
 Plan de gestión de cronograma
 Plan de gestión de costos
 Plan de gestión de calidad
 Plan de gestión de recursos humanos
 Plan de gestión de comunicaciones
 Plan de gestión de riesgos
 Plan de gestión de adquisiciones
 Plan de gestión de interesados

8. Mediante la aplicación de conocimientos, habilidades,
herramientas y técnicas de la dirección de proyectos a las
actividades del proyecto se busca cumplir con los requisitos y
objetivos del mismo, a través de los procesos de:
• Inicio
• Planificación
• Ejecución
• Monitoreo y Control
• Cierre

9. Justificación
La facturación electrónica ya es un requisito obligatorio para todas las
empresas en México. Además, la implementación de la facturación
electrónica redituará en varias ventajas operativas para NETSEC, como
son:
 Mejorar el servicio al cliente
 Reducir costos y errores en el proceso de generación, captura,
entrega y almacenamiento
 Permitirá mayor control documental

10. Objetivos
NETSEC tiene en mente los siguientes objetivos:
 Implementar la solución de facturación electrónica en
4 semanas.
 El sistema permitirá enviar la factura electrónica a los
clientes a más tardar 24 horas después de su solicitud.

11. Requisitos
Los requisitos del proyectos son sugeridos por los principales
stakeholders del proyecto, durante el proceso de iniciación y
planificación del proyecto.
Los requisitos se describen en la siguiente Matriz de Requisitos:

12. INTERESADO ROL REQUISITOS
Daniel Alejandro Patiño Roa Director del proyecto Planear y ejecutar el proyecto
Luis Fernández Director General NETSEC Financiar el proyecto
Martha González Departamento de compras
Autorizar los contratos y pagos a
los proveedores
Daniel Pérez Gerente TI NETSEC
Validar requerimientos técnicos
de hardware/software
Equipo de desarrollo e
implementación del proyecto
Consultores externos
especializados en aplicaciones
de facturación electrónica
Implementar la aplicación de
facturación electrónica
Empleados NETSEC Usuarios del sistema
Participar en pruebas de
liberación del sistema
Clientes de NETSEC Clientes finales Solicitar factura electrónica

13. Roles y Responsabilidades
En el Plan de Gestión de Recursos Humanos se han definido los
roles y responsabilidades del equipo del proyecto que a
continuación se muestran:

14. PROYECTO DE SISTEMA DE INFORMACIÓN
EDT
Rol 1 Rol 2 Rol 3 Rol 4 Rol 5 Rol 6 Rol 7 Rol 8 Rol 9
Directo
r de
Proyect
o
Analista Diseñador Programa
dor
Arquitecto Implementa
dor
Especiali
sta en
calidad
Especiali
sta en
pruebas
Especiali
sta en
soporte
1.1 Análisis
1.1.1 Especificación funcional P R P I I O
1.1.2 Requerimientos funcionales V R P O O O
1.1.3 Requerimientos No Funcionales V R P O O O
1.2 Diseño
1.2.1 Diseño Funcional I R P P I P
1.2.2 Diseño Técnico I R P P I P
1.2.3 Casos de Prueba I R P P I I R
1.2.4 Planificación R R R R R R R R
1.3 Desarrollo e implementación
1.3.1 Ambiente de desarrollo V R R I I
1.3.2 Módulo 1 V R R I I
1.3.3 Módulo 2 V R R I I
1.3.4 Módulo 3 V R R I I
1.3.5 Módulo 4 V R R I I
1.4 Pruebas
1.4.1 Ambiente de Pruebas A V R R
1.4.2 Pruebas integrales A V R R
1.4.3 Pruebas de aceptación de usuarios A V R R
1.4.4 Certificaciones técnicas A V R R
1.5 Entrega
1.5.1 Reporte de puesta en producción A R R R R
1.5.2 Pruebas Postproducción A R R R R
1.5.3 Garantías
A R R R R

15. Alcance
 La aplicación de facturación electrónica es una aplicación web que facilitará la
emisión y timbrado de Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI).
 Emite diferentes tipos de CFDI como ingresos, egresos y traslado: como
facturas, notas de cargo y de crédito, recibos de honorarios y de arrendamiento,
carta porte y parcialidades.
 El sello que emite es único e irrepetible, lo cual corrobora su origen y le otorga
completa validez.
 La aplicación emite un folio que identifica de manera automática el número de
transacción que se realizó, lo que constituye un registro para futuras consultas.
 Se podrá guardar la información de los clientes y productos. Almacena por 5
años los comprobantes.
 El sistema factura con diferentes tipos de moneda.
 Envía por correo electrónico copia de las facturas con un mensaje
personalizado y cuenta con asistente de configuración para registrar y cargar la
información de los comprobantes para emitirlos.


16. El proyecto debe cumplir con lo siguiente:
 El desarrollo del proyecto debe basarse en la metodología
del PMI
 Implementar la solución de facturación electrónica en 4
semanas.
 Enviar factura electrónica a los clientes a más tardar 24
horas después de su solicitud.

17. Interesados
INTERESADO ROL
Daniel Alejandro Patiño Roa Director del proyecto
Luis Fernández Director General NETSEC
Martha González Departamento de compras
Daniel Pérez Gerente TI NETSEC
Equipo de desarrollo e implementación del
proyecto
Consultores externos especializados en
aplicaciones de facturación electrónica
Empleados NETSEC Usuarios del sistema
Clientes de NETSEC Clientes finales
Los principales interesados del proyecto son:

18. El Modelo Poder, Legitimidad y Urgencia descrito por Mitchell, Agle y Wood (1997,
1999). Este modelo identifica 7 tipos de comportamientos del Interesado,
dependiendo de la combinación de tres características:
 Poder del interesado de influenciar a la organización.
 Legitimidad de la relación y de las acciones del interesado con la organización en
términos de deseabilidad, propiedad o conveniencia.
 Urgencia de los requisitos que un interesado plantea a la organización en
términos de urgencia y oportunidad para el interesado.

19.  Los interesados que tienen solamente una de las tres características
(número 1, 2 y 3 en el cuadro) se definen como interesados latentes. Se
subclasifican en interesados inactivos, discrecionales o exigentes.
 Los interesados que muestran dos de tres de las características (número 4,
5 y 6 en el cuadro) se definen como stakeholders expectantes. Se
subclasifican en interesados dominantes, peligrosos o dependientes.
 Los interesados que muestran las 3 características, o sea, están en la
intersección son llamados interesados definitivos.

20. EDT
 La Estructura de Desglose del Trabajo (EDT) es una
descomposición jerárquica, orientada al producto entregable del
trabajo que será ejecutado por el equipo del proyecto, para lograr
los objetivos del proyecto y crear los productos entregables
requeridos.
 Para crear la EDT, el trabajo se debe ir descomponiendo en
componente más pequeños y más fáciles de manejar hasta llegar
a un nivel de detalle suficiente para estimar el esfuerzo necesario
para llevar a cabo la actividad. Este último nivel de la EDT se le
conoce como Paquete de Trabajo y es el nivel donde se van a
mostrar los entregables que tendrá el proyecto.

22. Resultados
El cronograma de trabajo resultante para llevar a cabo el
proyecto es el siguiente:

25. La definición del Alcance del proyecto SISTEMA DE
INFORMACIÓN se desarrolló en reunión de equipo de
proyecto, tanto el equipo de proyecto como el sponsor
revisaron el enunciado del alcance preliminar, el cual
sirvió como base.
Al término de elaboración de cada entregable, éste debe
ser presentado al sponsor del proyecto, el cual se
encargará de aprobar o presentar las observaciones del
caso.

26. Proceso para control del alcance:
 Primero, el Director de Proyecto se encarga de verificar que el entregable
cumpla con lo acordado en la Línea Base del Alcance. Si el entregable es
aprobado es enviado al Cliente, pero si el entregable no es aprobado, el
entregable es devuelto a su responsable junto con una Hoja de
Correcciones, donde se señala cuales son las correcciones o mejoras que
se deben hacer.
 Segundo, a pesar que el Director de Proyecto se encarga de verificar la
aceptación del entregable del proyecto, el cliente también puede
presentar sus observaciones respecto al entregable, para lo cual requerirá
reunirse con el Director de Proyecto, y presentar sus requerimientos de
cambio o ajuste. De lograrse la aceptación del cliente y de tratarse de un
entregable muy importante, se requerirá la firma de un Acta de
Aceptación del entregable.

27. Las métricas de calidad sobre las que se mide el grado de cumplimiento del
nuevo sistema de información son:
Métrica Descripción
Funcionalidad
El grado en que una aplicación satisface sus
especificaciones y consigue los objetivos
encomendados por el cliente. Pretende validar la
pregunta ¿El software hace lo que se pide?
Fiabilidad
El grado que se puede esperar de un software
para que lleve a cabo las operaciones
especificadas con la precisión requerida.
Responde a la pregunta ¿El software es fiable
todo el tiempo?
Eficiencia
La cantidad de recursos hardware y software
que necesita una aplicación para realizar las
operaciones con los tiempos de respuesta
adecuados. ¿Qué relación existe entre los
recursos definidos en la plataforma tecnológica y
los utilizados en la implementación del software?
Facilidad de uso
El esfuerzo requerido para aprender el manejo
de un software

28.  Cada responsable del equipo de proyecto emite un reporte semanal
informando los entregables realizados y el porcentaje de avance. El
Project Manager se encarga de integrar la información del equipo de
proyecto en el Schedule, actualizando el proyecto según los reportes del
equipo, y procede a re planificar el proyecto en la herramienta Project
Libre. De esta manera se actualiza el estado del proyecto, y se emite el
Informe Semanal del Performance del Proyecto.
 El costo del proyecto puede tener una variación de +/- 5 % del total
planeado, si como resultado de la re planificación del proyecto estos
márgenes son superados se necesitará emitir una solicitud de cambio, la
cual deberá ser revisada y aprobada por el Project Manager y el Sponsor.

29.  El Sponsor y el Project Manager son los responsables de evaluar, aprobar
o rechazar las propuestas de cambios.
 Se aprobarán automáticamente aquellos cambios de emergencia que
potencialmente puedan impedir la ejecución normal del proyecto, y que
por su naturaleza no puedan esperar a la reunión del equipo de trabajo y
el cliente, y que en total no excedan del 5% del presupuesto aprobado del
proyecto. Estos cambios deberán ser expuestos en la siguiente reunión
del equipo del proyecto.
 Todos los cambios de costos deberán ser evaluados integralmente,
teniendo en cuenta para ello los objetivos del proyecto y los intercambios
de la triple restricción (alcance, tiempo y costo).

30.  Los documentos que serán afectados o utilizados en el Control de
Cambios de Costos son:
 Solicitud de Cambios.
 Alcance del proyecto.
 Plan del Proyecto (re planificación de todos los planes que sean afectados)
 En primera instancia el que tiene la responsabilidad de resolver cualquier
disputa relativa al tema es el Project Manager, si está no puede ser
resuelta por él, es el Sponsor quien asume la responsabilidad.
 Una solicitud de cambio sobre el costo del proyecto que no exceda el +/-
5% del presupuesto del proyecto puede ser aprobada por el Project
Manager, un requerimiento de cambio superior será resuelta por el
Sponsor.

31. Conclusiones y lecciones
aprendidas
 Un Proyecto de Sistemas en una organización, es un conjunto de
actividades ya sea secuenciales o en paralelo, cuyo objetivo es
producir un “producto” informático que se incorpora a la
estructura de los procesos de la organización que lo origina. Un
proyecto se caracteriza por lo siguiente:
 Se ejecuta una sola vez;
 Tiene fecha de comienzo y de finalización;
 Tiene un presupuesto operativo;
 Atiende a uno o más procesos de la organización.

32.  En este contexto, un proceso de la organización es un conjunto
de actividades de la misma cuyo objetivo es producir resultados
definidos a partir de datos de ingreso definidos. Estas actividades
pueden tener lugar en paralelo o ser secuenciales. Pueden
involucrar el manejo de información, o las acciones de personas.
 Una característica de los procesos es que se les puede repetir, en
condiciones normales, continuamente. También es posible
generar métodos alternativos para alcanzar los mismos objetivos.

33.  El Proyecto de Sistemas de una organización trasciende
al Proyecto de Software, aunque lo origina. Generalmente,
hacemos referencia a un Proyecto de Sistemas cuando se
pretende realizar alteraciones en la estructura de trabajo de un
área, pero como ésta se refleja profundamente en su Sistema de
Información, es éste el que resulta modificado.
 El Sistema de Información de la organización transforma
objetos reales en información. Los administradores manipulan
luego esos datos, o esa información, tal cuál si fueran los objetos
reales, para provecho de la organización, teniendo en cuenta los
objetivos formulados en su creación y para la que se formuló la
estructura del sistema de información.

34.  Es importante siempre que después de la ejecución de un
proyecto de este tipo, que provoca modificaciones en la
estructura de trabajo se genere una base de conocimientos para
futura referencia y se actualicen los procesos y procedimientos de
la organización.