Este manual describe el proceso de combinación de correspondencia para crear múltiples documentos personalizados a partir de un documento maestro y una base de datos de destinatarios. Los pasos incluyen la creación de un documento principal, la selección de una lista de destinatarios existente o la creación de una nueva, la adición de marcadores de posición al documento principal y la generación de copias personalizadas del documento. El manual también explica cómo aplicar formato a los datos combinados y obtener una vista previa antes de la impresión final.

1. TABLA DE CONTENIDO
MANUAL DE COMBINACION DE CORRESPONDENCIA ----------------------------------------- 2
El documento principal ---------------------------------------------------------------------------------- 4
Crear un origen de datos -------------------------------------------------------------------------------- 4
Acotar la lista de destinarios o elementos ---------------------------------------------------------- 4
Agregar marcadores de posición o campos de combinación de correspondencia a los
documentos ------------------------------------------------------------------------------------------------------- 4
Obtener una vista previa de la combinación por correspondencia y finalizada: --------- 4
COMO CONFIGURAR EL DOCUMENTO PRINCIPAL ---------------------------------------------- 4
Cartas de modelo o correo electrónico -------------------------------------------------------------------- 5
Un conjunto de sobres:----------------------------------------------------------------------------------------- 5
Un conjunto de etiquetas: ------------------------------------------------------------------------------------- 5
Lista de direcciones --------------------------------------------------------------------------------------------- 6
MARCADORES DE POSICION OCAMPOS DE COMBINACION DE
CORRESPONDENCIA A LOS DOCUMENTOS ------------------------------------------------------- 7
ASIGNAR LOS CAMPOS DE COMBINACIÓN DE CORRESPONDENCIA ------------------- 9
Escribir el contenido y agregar campos ------------------------------------------------------------------- 9
APLICAR FORMATO A LOS DATOS COMBINADOS -------------------------------------------- 10
FINALIZAR LA COMBINACIÓN------------------------------------------------------------------------ 10
KAREN CASTAÑEDA tas825@hotmail.com
GLORIA CASALLAS janneth728@hotmail.com
13 de febrero 2012

2. TABLA DE ILUSTRACIONES
ILUSTRACIÓN 1 INICIAR COMBINACION DE CORRESPONDENCIA ___________________________________ 5
ILUSTRACIÓN 2 PASO 2 SELECCION DE DOCUMENTO ___________________________________________ 5
ILUSTRACIÓN 3 CONFIGURAR LAS CARTAS _________________________________________________ 6
ILUSTRACIÓN 4 PASOS PARA CREAR LISTA DE DATOS____________________________________________ 6
ILUSTRACIÓN 5 ESCRIBIR EL DOCUMENTO Y COMBINAR _________________________________________ 7
ILUSTRACIÓN 6 INSERTAR BLOQUE DE DIRECCIONES ____________________________________________ 8
ILUSTRACIÓN 7 LINEA DE SALUDO __________________________________________________________ 8
ILUSTRACIÓN 8 ASIGNAR CAMPOS __________________________________________________________ 9
ILUSTRACIÓN 9 APLICACION DE LOS DATOS COMBINADOS ______________________________________ 10
ILUSTRACIÓN 10 FINALIZAR COMBINACION __________________________________________________ 10
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3. TABLA DE INDICE
A
L
Asistente, 5
Lista, 6
C
M
Cartas de modelo o correo electrónico, 5
Combinación, 4 Marcadores, 7
Combinar, 7
Correspondencia, 4 O
Origen de datos, 4
D
Documento, 4 S
Seleccionar datos, 6
E
Etiquetas, 5
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4. MANUAL DE COMBINACION DE CORRESPONDENCIA
L
a combinación de correspondencia es una herramienta que nos sirve
para poder enviar datos personales o cartas documentales a personas
que necesitamos que sean enviadas o a los mismos clientes .
Lo podemos encontrar por medio de unos pasos para comenzar a realizar
el tipo de documento como lo es:
El documento principal: es que se realiza el texto y unos gráficos y
es el punto de partida para realizar diferentes documentos.
Crear un origen de datos: es el que contenga datos que varíen los
documentos como lo son una hoja de cálculo como nombres y direcciones
Acotar la lista de destinarios o elementos: aquí Word genera
una copia de ese documento por cada registro del archivo de datos.
Agregar marcadores de posición o campos de
combinación de correspondencia a los documentos: es
cuando se requiere hacer la combinación de correspondencia partiendo de
esos campos que se llenaran con esa información que ya está dentro del
archivo de datos.
Obtener una vista previa de la combinación por
correspondencia y finalizada: es donde se puede ver esa vista
previa de la copia del documento antes de imprimirlo.
COMO CONFIGURAR EL DOCUMENTO PRINCIPAL
Para eso abrimos un documento en Word totalmente blanco y vamos a la
opción en correspondencia luego en iniciar combinar correspondencia
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5. Ilustración 1 INICIAR COMBINACION DE CORRESPONDENCIA
Luego cuando se abre esa opción de asistente para combinar correspondencia
aquí se pide con cual documento quiere trabajar y le da dependiendo de la
opción
Cartas de modelo o correo electrónico: aquí
es la misma base de todas las cartas o mensajes que contiene
una información para cada destinario ya sea dirección nombre
.
Un conjunto de sobres: lo que se quiere decir es el
mismo para todos los sobres ya lo único que cambia es la
dirección que si va dirigida a cada uno aquí puede escoger el
tamaño del sobre.
Un conjunto de etiquetas: Cada una de ellas
muestra el nombre y la dirección de una persona.
Ilustración 2 PASO 2 SELECCION DE DOCUMENTO
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6. Ilustración 3 CONFIGURAR LAS CARTAS Lista de direcciones: Se indica la misma
información ya sea el nombre la descripción y
estas son únicas .
El segundo paso se inicia el documento inicial aunque
se puede utilizar por medio de plantillas o
documentos ya existentes se utiliza el documento
actual. después le da siguiente y selecciona los
destinarios para los nombres direcciones y demás
datos .
Dependiendo de la opción si tiene archivo en la base
de datos u otro tipo le da la opción lista existente y
busca el archivo en el cuadro de seleccionar datos ya
sea de cualquier consulta como un archivo HTML,
lista de direcciones ,electrónicas ,listas de contactos
documentos en Word de datos .
Ilustración 4 PASOS PARA CREAR LISTA DE DATOS
Si no se tiene datos le da la opción escribir nueva lista y utiliza ese formulario que
abre para crear la lista y esa se guardara como un archivo en la base de datos .
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7. Cuando se desea acortar una lista de datos selecciona en editar lista de destinarios como
seleccionar registros individuales que trata de que esa lista sea útil y breve activando las
casillas para el que no desee utilizar .
Ordenar los registros: le da opción de titulo de columna del elemento que quiera
ordenar y le ordenara su lista alfabéticamente .
Ilustración 5 ESCRIBIR EL DOCUMENTO Y COMBINAR
Para filtrar esos registros puede utilizarlos en las casillas para incluirlos o quitarlos ya
sea por medio de:
Opción filtrar registros y ordenar ya sea por las direcciones de un solo país o territorio
Restringir el filtro hacer clic en Y o en O como filtrara solo los registros del nombre de la
compañía donde se incluya y se hace independientemente de la ciudad.
MARCADORES DE POSICION OCAMPOS DE COMBINACION DE
CORRESPONDENCIA A LOS DOCUMENTOS
Cuando el documento principal de archivo esta listo para escribir el texto del documento
y desea agregar marcadores de posición se indica donde quiere que aparezca esa
información única de cada copia de ese documento , donde esos marcadores de posición
son el saludo la dirección y se le
denomina campos
1. es la columna del archivo de datos que
representa la información
2. representa registros de información al
hacer una combinación
Aquí lo principal del documento es escribir la carta esos campos que se ven es donde se
debe incluir esa información para cada destinario
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8. Como se muestran cuatro campos más frecuentes que se usan en la correspondencia
combinada.
EL BLOQUE DE DIRECCIONES: es un campo compuesto por
el nombre, organización, dirección postal del destinatario.
Ilustración 6 INSERTAR BLOQUE DE DIRECCIONES
La línea de saludo es inicio
del texto de la carta más
que todo dependiendo
también de la cortesía
como: Sr Javier García
Saavedra se coloca para o
estimado.
Ilustración 7 LINEA DE
SALUDO
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9. ASIGNAR LOS CAMPOS DE COMBINACIÓN DE
CORRESPONDENCIA
Para asignar los campos, haga clic en Asignar campos en el grupo Escribir e insertar
campos de la ficha Correspondencia.
Ilustración 8 ASIGNAR CAMPOS
Escribir el contenido y agregar campos
En el documento principal, haga clic donde desee insertar el campo.
Utilice el grupo Escribir e insertar campos de la ficha Correspondencia.
Siga uno de estos procedimientos:
Bloque de direcciones con nombre, dirección y otra información
Línea de saludo
Campos individuales
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10. APLICAR FORMATO A LOS DATOS COMBINADOS
Para aplicar formato a los datos del documento, seleccione el campo de combinación de
correspondencia y aplíquele el formato que desee, de la misma manera que lo haría con
cualquier otro texto. Asegúrese de que la selección incluye las comillas de combinación
(« ») que rodean el campo.
Ilustración 9 APLICACION
DE LOS DATOS COMBINADOS
FINALIZAR LA COMBINACIÓN
Puede imprimir los documentos combinados o modificarlos individualmente, así como imprimir o
cambiar todos los documentos o sólo un subconjunto de ellos.
1. En el grupo Finalizar de la ficha Correspondencia, haga clic en Finalizar y combinar y, a
continuación, en Imprimir documentos.
Ilustración 10 FINALIZAR COMBINACION
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