El documento presenta las pautas y procedimientos para la gestión de la correspondencia en las entidades. Establece que cada entidad debe tener una unidad de correspondencia centralizada que se encargue de recibir, radicar y distribuir la correspondencia de manera normalizada para contribuir al programa de gestión documental. Describe los procesos de recepción, radicación, distribución y trámite de los documentos que debe llevar a cabo esta unidad de correspondencia.

1. OFICINA DE GESTIÓN
DOCUMENTAL
Procedimiento para la gestión de la
correspondencia

2. ACUERDO 060 del 30 de octubre de 2001
PAUTAS PARA LA ADMINISTRACION DE LAS
COMUNICACIONES OFICIALES
Articulo tercero: Las entidades deberán
establecer de acuerdo con su estructura,
la ventanilla única o unidad de
correspondencia que gestione de manera
centralizada y normalizada, los servicios
de recepción, radicación y distribución de
sus comunicaciones, de tal manera, que estos procedimientos
contribuyan al desarrollo del programa de gestión documental y los
programas de conservación, integrándose a los procesos que se llevarán
en los archivos de gestión , centrales e históricos.

3. RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS
Definición: Conjunto de operaciones de verificación y control que una
institución debe realizar para la admisión de los documentos que son
remitidos por una persona natural o jurídica.
Marco normativo: Acuerdo 060 AGN 060 de 2001 Artículos 2, 3, 5, 8 y 10.
CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS:
• Comunicaciones Institucionales: Son todas aquellas comunicaciones
recibidas o producidas en desarrollo de sus funciones. Estas ameritan un
trámite y deben ser radicadas.
• Correspondencia: Comunicaciones de carácter privado que llegan a las
entidades, a titulo personal, citando o no el cargo del funcionario. No
deben ser radicadas.
• Documentos contables: Facturas, extractos, etc.
• Publicaciones: Revistas, libros, propaganda.

4. RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS
En este proceso se dan las siguientes tareas:
 Registro de correspondencia: Es el procedimiento por
medio del cual, la Universidad ingresa en sus sistemas
datos tales como: fecha, medio, radicación, empresa,
remitente, asunto, anexos, dependencia, destinatario.
Empresas
Municipales de Cali
 Radicación de las comunicaciones: Es el
procedimiento por medio del cual, la
Universidad asigna un numero consecutivo a las
comunicaciones recibidas, dejando constancia
de la fecha y hora de recibo (esto se hace a
través de una etiqueta), con el propósito de
oficializar su trámite y cumplir con los términos
de vencimiento que establezca la ley.

5. DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS
OGD
Definición: Actividades tendientes a garantizar
que los documentos lleguen a su destinatario.
Marco normativo: Acuerdo 060 AGN de 2001
Artículos 2, 3, 4, 7 y 11.
Se puede dar por:
 Correspondencia interna
 Correspondencia por correo certificado
 Correspondencia por vía fax
 Correspondencia por vía e-mail @

6. DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS
Correspondencia interna:
CAD.9.2-01-______ Original
CAD.9.2-01-______ Copia
rí a Marque en un papel el
cto tiva
rre
V ice inistra nombre de la dependencia
m
Ad a la cual quiere dirigir el
documento.

7. DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS
Correspondencia por correo certificado:
Radicación de correspondencia que va al
medio externo:
Doctor
JUAN CAMPO
 Las cartas remisorias a despachar deben ir
Director en original y copia. Estas deben ser elaboradas
Doctor a partir de los datos del destinatario.
JUAN CAMPO
Director
La OGD, elabora una etiqueta que contiene
Radicación los siguientes campos: Código de la
dependencia, serie o subserie, consecutivo,
radicado de despacho, fecha, folios y anexos.
Correspondencia por vía fax o e-mail:
Formato
Transmisión de documentos
Email: X Fax:__
Doctor _________________
JUAN CAMPO __________________
Director _________________
Formato de transmisión de documentos

8. TRÁMITE DE LOS DOCUMENTOS
Definición: Recorrido de los documentos desde su producción o recepción
hasta el cumplimiento de su función administrativa.
Marco normativo: Acuerdo 060 AGN 060 de 2001 Artículos 3, 6 y 8.
Respuesta
Solicitud

9. UNIDAD DE CORRESPONDENCIA
ó VENTANILLA ÚNICA
Tiene como función gestionar de manera centralizada y normalizada las
comunicaciones institucionales, recibidas y producidas por la Universidad
en cumplimiento de sus funciones.
Distribución
Recepción
Radicación
Trámite

10. UNIDAD DE CORRESPONDENCIA
ó VENTANILLA ÚNICA
GESTIONAR CENTRALIZAR NORMALIZAR PRESTAR SERVICIOS
RECEPCION
MANUAL DE DE CONSULTA
RADICACION CORRESPONDENCIA
DSITRIBUCIÓN
TRÁMITE