Manual de almacen_e_inventarios

Republica de Colombia
Departamento de Cundinamarca
Municipio de Guasca
Alcaldía Municipal
“PARTICIPACIOIN, TRABAJO, TRANSPARENCIA”
Tels. (091) 8 57 31 61 – 8 57 38 58 Email: www.guasca@cundinamarca.gov.co
REGLAMENTO INTERNO PARA EL MANEJO DE ALMECÉN E INVENTARIOS
RESOLUCION NÚMERO 101
(12 de diciembre de 2005)
POR MEDIO DE LA CUAL SE ADOPTA EL MANUAL DE ALMACEN E
INVENTARIOS DEL MUNICIPIO DE GUASCA
El alcalde municipal de Guasca, en uso de sus facultades constitucionales y
legales y
CONSIDERANDO:
a.- Que es deber de la Administración adoptar medidas tendientes a mejorar
el funcionamiento de la Institución
b.- Que el Municipio de Guasca no cuenta con una reglamentación que le
permita manejar en forma adecuada sus bienes, tanto muebles como
inmuebles.
c.- Que para rendir informes veraces a la Contaduría General de la Nación, a
la Contraloría General de la República y a la Contraloría de Cundinamarca
es necesario tener conocimiento cierto y ordenado de los bienes muebles e
inmuebles que posee el Municipio.
Por lo anteriormente expuesto,
RESUELVE:
ARTICULO UNICO.- Adóptese la presente reglamentación como MANUAL
DE ALMACEN E INVENTARIOS para el municipio de GUASCA (CUND).

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REGLAMENTO DE ALMACÉN E INVENTARIOS
MUNICIPIO DE GUASCA
1. OBJETIVO
Determinar el procedimiento que debe seguir el almacenista para comprar,
almacenar, suministrar y controlar los materiales necesarios en las
calidades requeridas, cantidades suficientes y en el momento oportuno; para
la ejecución de los programas y metas fijadas por la Administración, así
como para facilitar el desenvolvimiento normal de las actividades propias del
Municipio.
2. BASE LEGAL
- Ley 80 de 1993.
- Ley 87 de 1993 Art. 4 literal e)
- Ley 598 de 2000
- Decreto Ley número 111 de 1996 emanado del Ministerio de Hacienda
y Crédito Público.
- Decreto número 679 de 1994, emanado de la Presidencia de la
República.
República.
República.
- Decreto número 2170 de 2002 emanado de la Presidencia de la
República.

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- Decreto número 3512 de 2003 emanado de la Presidencia de la
República.
- Decreto No 2624 de 1995, emanado de la Gobernación de
Cundinamarca
3. DEFINICION DE TERMINOS
COMPRAS. La actividad de compras significa adquirir por cualquier medio
o procedimiento los elementos, materiales o servicios en cantidades y
calidades necesarias -previamente programadas- a precios justos,
actualizados y verdaderos, que requiera el Municipio.
REGISTRO DE PROVEEDORES. Es la elaboración de un directorio donde
se clasifica a las personas naturales o jurídicas que puedan ofrecer en
venta, bienes y/o servicios al Municipio, cuyo objetivo es facilitar y agilizar el
trámite de consecución de los materiales requeridos en las condiciones
adecuadas. Deben Estar inscritos en el SICE
COTIZACION. Es la actividad de recolectar información a través de los
diferentes proveedores, acerca de los elementos materiales que el Municipio
necesita. Esta información corresponde a la calidad, pago, condiciones de
entrega y precios de oferta, cuyo objetivo es conocer, mediante las
diferentes propuestas, las condiciones con el fin de seleccionar la oferta más
conveniente y justa. Deben consultarse los precios del SICE
ADQUISICION. Es el acto administrativo por el cual el funcionario
competente decide voluntariamente comprar, adquirir elementos materiales
en calidades, condiciones y precios justos.
BIENES. Son los elementos materiales inventariables (se excluye el dinero).

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BIENES EN SERVICIO. Son el conjunto de bienes devolutivos en uso en las
diferentes oficinas del Municipio.
ALMACEN O SISTEMA DE ALMACEN. Es el conjunto de actividades cuyo
propósito es el de conservar, manipular y distribuir los elementos que el
municipio requiera para la normal prestación de servicios.
ELEMENTOS DE CONSUMO. Son los que se consumen por el primer uso
que se hace de ellos, o porque al ponerlos, agregarlos o aplicarlos a otros,
se extinguen o desaparecen como unidad o materia independiente y entran
a formar parte integrante o consecutiva de esos otros.
ELEMENTOS DEVOLUTIVOS. Son los que no se consumen por el primer
uso que se hace de ellos, aunque perezcan en el tiempo por razón de su
naturaleza.
INMUEBLES. Son los que no se pueden mover y llevar de una parte a otra
sin su destrucción o deterioro.
ORDEN DE ALTA. En el sector público la orden de alta constituye lo que
comúnmente se denomina como entrada o ingreso al almacén, ya que por
principio se sabe que todo elemento material, sea cual fuere su naturaleza,
debe entrar al almacén.
ORDEN DE BAJA. Es el proceso mediante el cual el municipio decide
retirar un bien definitivamente del patrimonio del mismo. Se perfecciona con
el retiro físico, el descargo de los registros contables y de inventario y el
cumplimiento de los registros establecidos para cada caso, según el hecho
que le dio origen.

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BAJA DE BIENES INSERVIBLES. Es el retiro definitivo de bienes que por
su desgaste, deterioro u obsolescencia física, no son útiles para el servicio
para el cual se hayan destinado.
BAJA DE BIENES SERVIBLES. Es la salida definitiva de aquellos que se
encuentran en buenas condiciones pero que el Municipio no los requiere
para el normal desarrollo de sus actividades; o aquellos que estando en
servicio activo o depósito han desaparecido, respecto de los cuales,
mediante trámite administrativo de investigación, se determinó la no
responsabilidad por parte del funcionario que los tenía a su cargo, o
estableciéndose la responsabilidad, se efectuaron un pago o reposición.
BAJA DE BIENES DE ALMACEN. El comprobante de salida de bienes del
almacén es el documento legal que identifica clara y detalladamente la
salida física y real de un bien, cesando de esta manera y mediante requisito
probatorio, la responsabilidad por la custodia, administración y conservación
por parte del almacenista y quedando en poder del funcionario destinatario.
VENTA. Es la operación mercantil consistente en la transferencia del
dominio de un bien servible o inservible a cambio de un precio representado
en dinero.
TRASLADOS. Es el proceso mediante el cual se cambia la ubicación física
de bienes dentro de las dependencias y oficinas, ocasionando por tal motivo
la cesación de responsabilidad de quien los entrega, transfiriéndola a quien
los recibe.
REINTEGRO. Es la devolución al almacén de bienes que no se requieren
en una dependencia determinada para el cumplimiento del objetivo para el
cual fueron destinados.

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RECUPERACION. Es la reaparición física de los elementos, una vez han
sido descargados de los registros físicos de inventario y de contabilidad y
cuya pérdida fue asumida por el Municipio.
REPOSICION. Consiste en reemplazar los bienes faltantes o los que han
sufrido fallas por causas derivadas del mal uso o indebida custodia, por
otros iguales o de similares características.
INVENTARIOS. Es la relación ordenada, completa y detallada de toda clase
de bienes que integran el patrimonio del Municipio. El inventario permite
verificar, clasificar, analizar, valorar y controlar los bienes de la Institución, lo
cual posibilita efectuar un control razonable de las existencias reales, para
evitar errores, pérdidas, inmovilización, merma, deterioro y desperdicio de
elementos.
4. NORMAS GENERALES.
- El almacenista hará entrega a los empleados, trabajadores de cualquier
categoría, de los bienes que a cada uno confíen para su uso, servicio,
administración o custodia o que se les suministre para el desarrollo de su
trabajo, mediante inventarios individuales que ellos deben firmar en original
y copia que conservará cada uno.
- Para el caso de inspecciones y recaudaciones rurales el procesamiento
será el mismo anterior.
- El funcionario que tome posesión de un cargo exigirá la entrega de los
bienes que queden a su cargo con su respectivo inventario y en el que se
hará constar el estado de los mismos.

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- Cuando un funcionario sea trasladado a otro empleo o sitio tiene la
obligación de devolver por inventario todos los bienes que tenía a su
cargo.
- Para la expedición de finiquitos o paz y salvo por todo concepto que deba
dar el Municipio a quienes hayan cesado en sus funciones o vayan a ocupar
otro empleo, será requisito fiscal indispensable que se acredite por el
interesado que entregó a satisfacción los bienes que tenía a cualquier título
y bajo su responsabilidad.
- Queda terminantemente prohibido que los obreros en general lleven las
herramientas de trabajo para sus casas. Igualmente queda prohibido dar en
préstamo a los contratistas herramientas del Municipio, salvo que se pacte
alguna contraprestación.
- El almacenista que tiene a cargo para uso, manejo o custodia de bienes
del Municipio, está obligado a rendir inventario general de todos los
elementos de consumo y devolutivos que tenga a cualquier título en el
almacén o depósito, en las fechas y condiciones establecidas por la
Contraloría Departamental o las demás autoridades que lo soliciten.
- Todos los inventarios deben estar valorizados con el precio que
corresponda a cada uno de los bienes o elementos que en ellos figure,
tomando de las siguientes fuentes:
a) Para los elementos devolutivos:
- El que figure en el inventario anterior.
- Aquel con que lo haya entregado al proveedor.
- El de compra, o con el que haya llegado a la oficina o dependencia.
- El que fije el Municipio.

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b) Para inmuebles:
- El avalúo catastral.
- El que tenía en el inventario anterior.
- El de compra.
- El que fije el Municipio mediante avalúo.
- Firma del inventario por el responsable. La persona que deba firmar
inventario como responsable de cualquier clase de bienes, tiene la
obligación de verificar personalmente la existencia física de cada uno de los
que se le entregan, constatando si la cantidad que figura en el inventario, su
marca, número, clase, especificaciones y demás detalles y su estado de
conservación concuerdan con los bienes que recibe.
- Rectificación de inventarios: En los casos de rectificación de los
inventarios de elementos devolutivos en servicio en oficinas o dependencias
originada por la inclusión de elementos que no existen, que se registraron
doblemente o que se hicieron figurar por valores que no corresponden, debe
producirse un acta en la que enumere cada uno de los elementos con sus
especificaciones y valores reales de inventario y las causas que fueron
motivo del error, dejando claramente establecido que los faltantes no se
deben a pérdida por hurto o robo, sino a equivocación. Dicha acta será
firmada por la persona responsable y por el Almacenista.
- Programa general de compras: Las entidades oficiales están obligadas a
elaborar anualmente un programa general de compras, que incluirá todos
los bienes que requiere para funcionamiento y organización y servirá de
base para efectuar compras al por mayor sujetándose a la reglamentación
que para el efecto exista.

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- Todo ingreso o egreso de elementos que se produzca en el almacén o en
cualquiera de las oficinas del Municipio, se legalizará invariablemente por
medio de una orden de alta o de baja de almacén, expedida por el Jefe de
Almacén, o por el responsable en cada dependencia, según sea que los
elementos sean recibidos por el primero o en cada dependencia.
- Ningún comprobante de compra o de adquisición de elementos se
considerará legalizado si carece de la firma del almacenista, que acredite
que recibió los elementos y que incluya el número de la orden de alta para el
ingreso de ellos al almacén.
- Con el objeto de facilitar su contabilización y control, tanto las órdenes de
alta como las de baja se producirán en formatos separados para los
elementos de consumo y para los elementos devolutivos.
- El original de la orden de alta o de baja es el único documento legal que
tiene el almacenista para comprobar ingresos o egresos al almacén, no
pudiendo habilitar ningún otro documento para tal efecto. En caso de que
éste se extravíe, el almacenista demostrará el hecho ante el Alcalde o
Secretario respectivo, para que le expida otra orden con el número de la
pérdida y con la anotación correspondiente. Las copias que hayan quedado
de la pérdida serán anuladas por el Almacenista, pero deben ser
conservadas.
- El almacenista no podrá variar el destinatario ni el lugar de destino en las
órdenes de baja, ni cambiar o reemplazar elementos por otros, aún cuando
sean similares o tengan el mismo valor. Tampoco podrá modificar el
concepto del ingreso en las órdenes de alta y le es prohibido atender
órdenes de alta o de baja que tengan tachones, adiciones, intercalaciones
o correcciones, casos en los cuales se devolverán para que se elaboren
correctamente.

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- Cuando las existencias disponibles en el almacén sean insuficientes en
relación con las cantidades que por baja se deban despachar, el
almacenista hará por escrito las anotaciones del caso y devolverá la orden
para que se elabore por las cantidades que permitan su despacho y no
podrá hacer firmar la orden de baja por el destinatario mientras no le
entregue todos los elementos que en ella figuren, como tampoco expedirle
constancias que posteriormente le entregará determinados bienes.
- El almacenista no podrá admitir como firma de recibo de los elementos que
despache sino la de los Jefes de Oficina o dependencias que en ellas
responden por dichos bienes, con anotación del número de su documento
de identidad y lugar de expedición.
- A ninguna persona se le puede hacer firmar inventario de bienes que no
estén bajo su inmediato control y responsabilidad, sino solamente de los que
tenga a su cargo por haberlos recibido para su uso, cuidado, custodia o
administración o para el desarrollo de su trabajo.
- No pueden seguir figurando en inventario los elementos por daño, pérdida
o destrucción, por lo tanto dichos elementos y sus valores se deben
descargar de ellos.
- Elementos que constituyen la lista de bienes inservibles: Esa cuenta
incluye la lista de los elementos de consumo o devolutivos que se
encuentren dañados, averiados, alterados, destruidos, inutilizados o en
pésimas condiciones, o que se hayan calificado de inservibles y su
contabilización es provisional, por un término máximo de 120 días a partir de
la fecha de su ingreso al almacén, con el objeto de no recargar el almacén
con cosas que le quitan espacio, dificulten su funcionamiento, control,
contabilización y rendición de las cuentas.

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- Ingresos al almacén por compras con destinación especial: Todo ingreso
o egreso de elementos que se produzca en el almacén o en cualquiera de
las oficinas o dependencias del Municipio, se legalizará invariablemente por
medio de una orden de alta o baja, la que se registrará por artículos,
cantidades y valores en las respectivas cuentas y kárdex, aun cuando dichas
operaciones se verifiquen simultáneamente y los bienes se hayan adquirido
con destinación especial.
5. COMPRAS
COMPRAS DIRECTAS. Son aquellas adquisiciones que, por no superar el
10% de la menor cuantía, se hacen por intermedio de órdenes de compras o
suministro, que es el documento con el cual el Alcalde o el delegado solicita
a determinado proveedor o casa comercial el despacho de ciertos elementos
contemplados en el plan de compras para atender necesidades en un tiempo
determinado.
REQUISITOS SEGÚN LA CUANTIA:
- Si el monto es inferior al diez por ciento (10%) de la menor cuantía para
contratar, se podrá comprar directamente teniendo en cuenta los precios del
mercado (Consulta del SICE).
- Si la cuantía de la compra que se pretende está entre el diez por ciento de
la menor cuantía para contratar (12.5 SMLMV) y ciento veinticinco (125)
salarios mínimos legales mensuales vigentes, la petición de ofertas o
cotizaciones se hará en forma pública utilizando la convocatoria en los
términos indicados por la Ley. (Decreto 2170 de 2002). Cuando el
presupuesto del Municipio supere los doce mil (12.000) salarios mínimos
legales mensuales vigentes, la menor cuantía será hasta doscientos
cincuenta (250) salarios mínimos legales mensuales y el 10% de la menor

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cuantía hasta 25 salarios mínimos legales mensuales vigentes. (Decretos 62
de 1996 y 2170 de 2002).
Para todos los procesos contractuales de adquisición de bienes es preciso
consultar los precios del SICE. (Ley 598 de 2000, Decreto No. 3512 de 2003
emanado de la Presidencia de la República).
- Para compras que superen los ciento veinticinco (125) salarios mínimos
legales mensuales, <ó doscientos cincuenta (250) si su presupuesto supera
los doce mil salarios mínimos legales mensuales vigentes> se procederá a
efectuar licitación pública.
COMPRAS QUE REQUIEREN CONTRATO ESCRITO CON
FORMALIDADES PLENAS.
Se requiere de contrato escrito con las formalidades plenas cuando el valor
de la compra excede de quince (15) salarios mínimos legales mensual.
(Decreto 62 de 1996)
PROCEDIMIENTO
- La dependencia solicitante, previa evaluación de sus necesidades,
solicitará los elementos que pueda necesitar para el respectivo año, al
almacén y en forma escrita, dentro de los cinco (5) primeros días, con todas
las especificaciones necesarias.
- El almacenista consolidará los pedidos de las diferentes oficinas
clasificándolos.
- Con base en la consulta de precios del SICE hará los estimativos
respectivos de los valores y de acuerdo con las cantidades establecerá

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montos tentativos, para elaborar junto con las demás Autoridades
designadas por El Alcalde el respectivo Plan Anual de Compras.
- Se establece un monto estimado de los elementos a adquirir, para
proceder a la selección del Contratista en la forma prevista por la Ley.
Cuando el monto a contratar no supere los doce punto cinco (12.5) salarios
mínimos legales mensuales vigentes y la cifra sea representativa, se
solicitará al menos dos ofertas para garantizar así que se efectúa selección
objetiva.
- Obtenida la autorización por parte del Alcalde, se solicitará el certificado
de disponibilidad presupuestal, para efectuar la compra. (Decreto Ley 111
de 1996 Art. 71 inciso primero).
- Teniendo en cuenta la cuantía de la compra se establecerá la necesidad
o no de efectuar convocatoria pública, licitación o no, elaborar contrato con
todos los requisitos establecidos para ello en el estatuto de contratación, o
para emitir orden de pedido.
- Luego de efectuar los trámites a que haya lugar, recibidos los elementos
solicitados al proveedor, el almacenista efectuará el control de la cantidad y
calidad solicitada.
- El almacenista, acto seguido, enviará a la Tesorería: Solicitud del
pedido, las facturas, cotizaciones, certificados de disponibilidad presupuestal
y el acta de recibo o de alta, para efectos de la elaboración y pago de la
cuenta.

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PEDIDO Y COMPRA
- INICIO
- AUTORIZACION DEL ALCALDE
- SOLICITUD DE PEDIDO RECIBIDO EN ALMACEN
- CLASIFICACION DE PEDIDOS
- CONSULTA DE PRECIOS EN EL SICE
- CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL
- DISPONIBILIDAD DE CAJA
- COMITÉ DE COMPRAS
- ORDEN DE PEDIDO, CONVOCATORIA PÚBLICA O LICITACIÓN
- INGRESO DE ELEMENTOS
- PAGO
6. INGRESOS AL ALMACEN (ALTAS)
ALTAS POR COMPRAS O IMPORTACIONES
Para su contabilización en el almacén la operación se considera
perfeccionada cuando los elementos ingresen al almacén o depósito, sea
que el pago esté o no realizado. En otros términos, el ingreso está
perfeccionado cuando el jefe de almacén recibe los elementos y firma la
factura o recibo de ellos.
A la llegada de los elementos al almacén, el Almacenista expedirá la orden
de alta correspondiente; verificará ésta con la factura comercial y con la
orden de compra o pedido, para comprobar si se expidió por iguales
elementos, cantidades y valores y se abstendrá de firmarla cuando no
coincida, salvo que se trate de cambio o modificación del nombre para

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ceñirlo al que se haya acordado como genérico en las cuentas e
inventarios.
ALTAS POR SOBRANTES DE INVENTARIO
Se considera que hay ingresos por sobrantes de inventario cuando, al
practicarlo, se encuentre que el número de unidades o especies de
determinado elemento es superior al que a esa fecha muestre la cuenta
respectiva.
Esta mayor cantidad se registrará en relación de sobrantes para analizarla y
determinar la causa que la ocasionó. Si se establece el motivo se
producirá la corrección, pero si no se encuentra, se solicitará al Alcalde la
autorización para la expedición de la orden de alta con la observación de
que se trata de un sobrante en el inventario, cuya causa no pudo
establecerse.
ALTAS POR APARICION DE ELEMENTOS QUE NO FIGURABAN EN LOS
INVENTARIOS O EN LAS CUENTAS DE ALMACEN.
Este caso es similar al anterior, con la diferencia de que la aparición de los
elementos o su aumento de cantidad se observa en una época cualquiera
del año, por confrontación entre las existencias físicas y las que figuren en
los inventarios o en las respectivas cuentas.
Tan pronto esto ocurra se averiguará la causa de la diferencia; si se
encuentra se harán las correcciones del caso, pero de lo contrario, se
solicitará autorización al Alcalde para la expedición de la orden de alta
correspondiente con la observación de que se trata de aparición de
elementos en el almacén.
ALTAS POR COMPENSACION

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Cuando se encuentren elementos sobrantes que en el movimiento de
almacén hayan podido confundirse con otros semejantes, de los cuales hay
cantidades faltantes en el almacén, podrán hacerse las compensaciones del
caso, siempre que se trate de artículos similares, de una misma naturaleza,
o clase, que pueda ser causa de confusión.
En este caso el almacenista expedirá la orden de alta por la cantidad
sobrante compensada y la de baja por la compensación para el egreso de
los faltantes, por igual cantidad a la que se dio de alta.
Los elementos que no puedan ser compensados deberán darse de alta
como sobrantes, y los faltantes, que no pudieren obtener compensación, se
dejarán a cargo del responsable.
ALTAS POR TRASLADOS RECIBIDOS
Cuando lleguen al almacén elementos por traslados, se verificará que el
alta respectiva contenga las características de denominación establecidas,
número, marca, valor y demás detalles, que serán los mismos que incluya la
orden de baja con la que el almacén envió los elementos, salvo los cambios
de nombres para ceñirlos a los que se hayan acordado como genéricos.
ALTAS POR PRODUCCION DE ELEMENTOS
Cuando el almacenista entregue elementos, materiales o materias primas
para producción de elementos de cualquier naturaleza, exigirá que en las
órdenes de baja se indiquen los nombres de los que con ellos se van a
fabricar o producir y los dará de baja en sus cuentas, pero abrirá una cuenta
transitoria de referencia para su control posterior. Terminado el proceso de
transformación, recibirá los elementos producidos, en cuya orden de alta
debe incluirse una relación de las cantidades de elementos y materiales

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gastados. Con estos datos verificará que las cantidades estén de acuerdo
con las que entregó y que los sobrantes se devuelvan al almacén. Hecha
esta verificación y si está de acuerdo, firmará la orden de alta, descargando
de la cuenta transitoria las cantidades que a dicha orden correspondan,
quedando en esta forma cancelada esa cuenta.
El valor del bien producido se hará con los valores de los materiales que
sirvieron como materia prima más los demás gastos de producción.
Cuando el almacén suministre elementos o materias primas en forma parcial,
la suma de todas las cantidades de los gastados y la de los devueltos deber
ser igual al total de los que suministró para esa producción.
ALTAS POR RECONSTRUCCION DE EQUIPOS
Cuando se produzcan altas por reconstrucción de equipos, el valor que se
ponga al elemento será igual al que tenía antes de su arreglo, más el costo
de los materiales o elementos. Abrirá una cuenta transitoria y procederá en
lo demás como se indica en el numeral anterior.
ALTAS POR DEVOLUCION DE ELEMENTOS O BIENES
Cuando algún empleado necesite devolver al almacén elementos o bienes
de cualquier naturaleza, hará por escrito la solicitud anotando el número de
la baja con que los elementos fueron suministrados y las especificaciones
que cada uno tenía en ella, o en el inventario mediante el cual los hubiere
recibido.
El ingreso al almacén se hará por medio de una orden de alta, previa la
constatación de su estado, clase, calidad, marca, modelos y demás
especificaciones que deben ser iguales a los que figuren en las salidas con

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que se entregaron, o los que incluye el alta si provienen de elementos
recibidos.
Por inventario. Si hecha comprobación anterior se advierte que los
elementos no concuerdan o que han sido sustituidos, no los recibirá y
avisará de ello al Alcalde para que averigüe el motivo del cambio o
sustitución y se deduzcan las responsabilidades consiguientes. Si
encuentra correcta la devolución firmará la orden de alta respectiva y
entregará copia de ella a quien la haya hecho. Esta copia constituye el
único comprobante legal que tiene el responsable que hizo la devolución
para demostrar la entrega y para descargar los elementos de sus
inventarios.
El almacenista no podrá expedir recibo de elementos devueltos en
comprobantes distintos a la copia de alta con que ellos ingresaron al
almacén.
ALTAS POR LLEGADA DE ELEMENTOS SIN SU DOCUMENTACION.
Cuando por adquisiciones o compras lleguen al almacén elementos o bienes
que no vengan acompañados de su documentación o falte alguno de los
comprobantes, el almacenista dará aviso escrito al Alcalde y en opinión de
éste o de su representante, procederá a desempacarlos, elaborando una
relación con la cantidad de cada elemento, marca, modelo, calidad, envase
y demás detalles, a fin de que éste último efectúe un avalúo aproximado de
cada uno, con base en los documentos disponibles, para darlos de alta
provisionalmente. Tan pronto lleguen los documentos faltantes se hará la
liquidación definitiva y las diferencias que resulten entre los valores
calculados y los reales se legalizará por asiento contable, corrigiendo en las
cuentas los valores que provisionalmente se hubieren asignado a cada
elemento. Si alguno de ellos ya ha sido despachado, el almacenista dará
aviso a los destinatarios para que hagan la corrección de su valor en las

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cuentas o inventarios. Copia de los asientos y de las relaciones de
modificación de valores se adjuntará a la orden de alta inicial como
constancia de su modificación y de los nuevos precios correspondientes a
los elementos en ella detallados.
ALTA POR SUMINISTRO DE OTRAS ENTIDADES.
Cuando una entidad aporte elementos por cualquier concepto, el
almacenista los recibirá de acuerdo con la orden de alta que debe ser igual
al recibo que de ellos haya firmado, salvo las modificaciones de nombres
para ajustarlos a la clasificación genérica de inventarios.
ALTA POR APROVECHAMIENTO DE INSERVIBLES:
Cuando se dieren de baja elementos inservibles, de los cuales puedan
aprovecharse partes utilizables que no sea conveniente desperdiciar o
destruir, se hará una relación de éstas y se enviará por el almacenista al
Alcalde para que se haga o autorice el avalúo de ellos y se produzca la
orden de alta para su ingreso al almacén.
ALTA POR DONACION U OBSEQUIO:
Hay donación u obsequio cuando por liberalidad de una persona se
transmite gratuitamente el dominio de una cosa que le pertenece a favor del
Municipio que la acepta.
Para recibir bienes de este título se requiere el cumplimiento de los
siguientes requisitos:
a) Ofrecimiento escrito del donante con detalle de los bienes y de las
condiciones que exige sobre el uso y destino que debe dársele.

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b) Copia de la respuesta de aceptación del Municipio de Guasca firmada
por el Alcalde.
d) Acta de recibo de los bienes firmada por el donante, el Alcalde y el
almacenista.
e) Autorización del Alcalde para la elaboración de la orden de alta.
En todo caso de donación, además de los requisitos citados, se cumplirá las
normas legales establecidas en el Código Civil para esta clase de actos.
De los bienes donados se elaborará relación detallada para su registro en
los inventarios.
ALTA DE BIENES POR REPOSICION:
Hay reposición cuando se reemplaza o entrega lo que hace falta. Para
recibir bienes por reposición, cuando el responsable los entrega en igualdad
de condiciones de similitud, marca, modelo, calidad, clase, cantidad, medida
y estado de los que faltan, se requiere el cumplimiento de los siguientes
requisitos:
a) Solicitud escrita del responsable de los bienes faltantes, ofreciendo los
que va a reponer y el detalle de ellos.
b) Aceptación de que se haga la reposición expedida por el Alcalde
Municipal.
c) Constitución de la comisión que debe estudiar los bienes ofrecidos en la
cual deben estar el Alcalde Municipal o un delegado y el almacenista,

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con el fin de dar concepto sobre si los bienes ofrecidos son iguales a los
faltantes.
d) Acta de recibo firmada por las personas que integren la comisión y el
responsable que los repone.
e) Si los bienes se habían dado de baja, se expedirá la orden de alta
correspondiente respaldada en el acta respectiva.
7. EGRESOS DE ALMACEN (BAJAS)
BAJAS POR ENTREGA O SUMINISTRO DE BIENES
Una orden de baja tiene que estar soportada en un pedido que haya hecho
cualquier dependencia del Municipio. Tan pronto se entregue la totalidad de
los elementos que figuren en ella, se hará firmar todos los ejemplares por el
destinatario responsable, con anotación del número de su cédula y
entregará la copia correspondiente. Si los elementos que se despachan son
devolutivos, deberán anexarse al inventario de cada dependencia.
BAJAS POR ENTREGA PARA PRODUCCION O RECONSTRUCCION DE
ELEMENTOS O EQUIPOS
Cuando el almacenista entregue elementos, materiales o materias primas
para la producción o reconstrucción de elementos o equipos, exigirá que en
la orden de baja se indique el nombre de los que se van a producir o
reconstruir y se procederá a elaborar la documentación correspondiente.
BAJAS POR TRASLADO DE ELEMENTOS

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Cuando el almacenista reciba una solicitud de salida por traslado de
elementos, procederá a egresarlos creando una cuenta transitoria. Si la
salida de los elementos es transitoria, velará porque la devolución de ellos
se haga en el tiempo establecido, que se devuelvan los mismos elementos
que suministró inicialmente y que las condiciones de ellos sean iguales a
cuando se egresaron transitoriamente. Si advierte diferencias o sustitución
de ellos, lo hará constar en el recibo que expida y lo pondrá en
conocimiento del Jefe (Alcalde) para que se inicien las averiguaciones del
caso. Si la devolución es correcta, expedirá la orden de alta respectiva y
con ella efectuará el ingreso al almacén en la cuenta general y cancelará la
cuenta transitoria.
BAJAS POR HURTO O ROBO.
Es el procedimiento mediante el cual se descargan de los inventarios del
almacén los elementos cuya pérdida haya sido causada sin culpa o dolo del
responsable.
Para dar de baja elementos en estas circunstancias se debe seguir el
siguiente procedimiento:
- Constancia del aviso escrito de la pérdida.
- Acta de inspección en la cual conste la fecha en el que el hecho tuvo
lugar, del día en que se practicó la inspección, lista de los bienes cuya
pérdida se establezca de acuerdo con el inventario y el valor de ellos.
Las actas deben levantarse inmediatamente suceda o se descubra el hecho
y será la base de comprobación para la solicitud de exoneración del
responsable. En el levantamiento del acta para estos eventos deben

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participar: El Alcalde o un delegado, el Almacenista y el jefe de la oficina de
Control Interno o un delegado.
Si el responsable de la pérdida fuere uno de los jefes que deba intervenir en
el acta, figurará en ella como responsable y no como funcionario del cargo
que desempeña. Cuando alguno de los funcionarios que deban hacer parte
en esta diligencia no esté en ella y sea imposible una delegación por su
parte, se prescindirá de él dejando la respectiva constancia en el acta, con el
fin de no demorar la diligencia.
El acta debe ir firmada por todos los que en la diligencia intervinieron y por
el responsable de los elementos perdidos.
- Constancia de la denuncia puesta personalmente por el responsable de
los bienes ante autoridad competente.
- Los documentos que puedan probar las gestiones adelantadas por el
responsable para lograr la recuperación de los bienes perdidos.
Comprobada la pérdida sin culpa o dolo del responsable se expedirá la
orden de baja respectiva.
Si los hechos han originado un proceso de responsabilidad fiscal por parte
de la Contraloría, la baja de bienes no podrá producirse hasta tanto haya
sido fallado el proceso sin culpa para el responsable.
No se aceptarán bajas de bienes por hurto o robo cuando el responsable
formule el denuncio después de treinta (30) días de sucedido o conocido el
hecho, como tampoco cuando pida su legalización después de noventa (90)
días, sin comprobar previamente los motivos que justificaron esta demora. Si
ellos no se comprueban continuarán a cargo del responsable.

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Si como consecuencia de la investigación, o posteriormente apareciere
bienes que se hubieren dado de baja por considerarlos perdidos, se
producirán altas respectivas con los correspondientes ingresos al almacén y
en los inventarios del responsable, con las mismas especificaciones y
valores que antes tenían, salvo que hayan sufrido depreciación; en cuyo
caso se seguirá el procedimiento señalado para el efecto.
BAJAS POR CASO FORTUITO O FUERZA MAYOR.
Es el procedimiento mediante el cual se descargan de los inventarios los
elementos cuya pérdida o destrucción hubiera ocurrido por caso fortuito o
fuerza mayor, sin culpa o dolo del responsable. Para la baja de elementos
por estas circunstancias, se seguirá el siguiente procedimiento:
- Constancia de aviso escrito dada por el responsable de los bienes.
- Acta de inspección levantada en el lugar del siniestro en igual forma que la
establecida para el caso de hurto o pérdida.
- Declaraciones juradas ante autoridad competente de dos testigos hábiles
a quienes consten los hechos y la consiguiente pérdida o depreciación de
los bienes; o cualquier otro medio probatorio eficaz que demuestre su falta
de responsabilidad en los hechos.
- Los documentos probatorios de las gestiones hechas por el responsable
para obtener el salvamento de los bienes.
Si la Contraloría ha iniciado un proceso de responsabilidad fiscal por los
hechos que originaron la pérdida de los elementos, éstos no podrán darse
de baja hasta tanto se produzca el fallo definitivo sin responsabilidad fiscal y

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se hará en los mismos términos y condiciones establecidos en el numeral
anterior:
- No se aceptará baja o depreciación de bienes por caso fortuito o fuerza
mayor cuando el responsable pida su legalización después de noventa (90)
días de sucedido o conocido el hecho, sin comprobar previamente los
motivos que justifiquen esta demora, y si ellos no se comprueban
continuarán a cargo del responsable.
- Cuando se presuma que hubo acción criminal, o que valiéndose del
suceso, desaparecieron o se ocultaron bienes, el responsable de éstos
formulará el denuncio ante autoridad competente y enviará al Almacén
indicación de la fecha y de la persona que lo presentó, debiendo allegar
posteriormente certificando del estado de la investigación penal expedido
por la autoridad que la adelanta.
- Respecto a la aparición de bienes que se hubieren dado de baja bajo éstas
circunstancias se procederá igual que en el numeral anterior.
BAJAS POR PERDIDA DE BIENES EN PODER DEL PERSONAL.
Se produce cuando a un funcionario se le extravíen los elementos que le
han sido entregados para el desarrollo de sus funciones.
Para la baja de estos elementos se procederá así:
- Se hará una relación pormenorizada de los bienes con las características,
cantidades y valores que figuren en el inventario.
- Cotización comercial de los bienes o avalúo por parte del Almacenista.

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- Orden de descuento dada al pagador para que se le efectúe el cobro al
responsable.
- Constancia del descuento y recibo de consignación en la cuenta
correspondiente.
- Efectuando el pago por el responsable se podrá dar de baja los mismos y
descargar de su inventario.
- Si el responsable a quien se le efectuó el descuento llegare a comprobar
que no tuvo responsabilidad en la pérdida, tendrá derecho a que
inmediatamente se le devuelva el valor total que haya pagado o que se le
haya descontado, mediante resolución.
BAJAS POR MERMA, ROTURAS O DESUSO.
Es el promedio mediante el cual se descargan de los inventarios los
elementos que presentes merma, rotura, desuso o vencimiento por causas
no imputables a culpa o dolo del responsable.
PROCEDIMIENTO:
- Acta en la que incluya relación pormenorizada de los bienes con
constancia de que han sufrido mermas o daños y las causas que los
produjeron.
- Destrucción física de los elementos cuando sea del caso con la
intervención de un representante de control interno, de lo cual se dejará
constancia.

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- Expedición de la orden de baja de los inventarios del responsable.
- Si se trata de mermas, la baja se expedirá únicamente por la cantidad
faltante.
BAJA DE BIENES INSERVIBLES.
Es el procedimiento mediante el cual se descargan de los inventarios los
bienes que por vencimiento del tiempo calculado para su servicio, duración o
trajín y debido al desgaste por el uso, fragilidad o causas semejantes que
justifiquen su baja.
PROCEDIMIENTO:
- Los bienes muebles se podrán vender por el sistema de la subasta pública
o sistema de martillo.
- Para los que no se puedan vender, se hará la destrucción física, de la cual
se levantaría un acta por los que intervienen.
- Relación detallada de los elementos vendidos o destruidos, con todas sus
características, cantidades y valores que figuren en los inventarios.
- Expedición de la orden de baja.
BAJAS POR DESMANTELAMIENTO DE MAQUINAS, EQUIPOS,
APARATOS.
Para dar de baja máquinas, equipos, aparatos, etc. por desmantelamiento,
cuando su estado, posible pérdida total o parcial, costo de sostenimiento o

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vigilancia, inutilidad o grave daño, que hagan aconsejable esta medida para
aprovechar las partes utilizables, se requiere el cumplimiento de los
siguientes requisitos:
- Solicitud escrita del Almacenista al Alcalde con enumeración de cada uno
de los que se van a desmantelar, clase, marca, número, capacidad, detalles
y valores de inventario que permitan su exacta y completa identificación,
anotando su procedencia, tiempo aproximado de servicio y motivos que
justifican el desmantelamiento.
- Nombramiento por parte del Alcalde de la comisión que verificará el
desmantelamiento y el consecuente aprovechamiento de las piezas o partes
utilizables. En dicha comisión estará un representante por control interno.
- Diligencia del desmantelamiento y elaboración del acta respectiva firmada
por los integrantes de la comisión. En el acta se dejará constancia de todos
y cada uno de los bienes a desmantelar con todas las características, así
como las partes, piezas, repuestos que resultaren, separándolos en
inutilizables y utilizables, con los respectivos avalúos. Posteriormente se
procederá a la expedición de la orden de baja de los bienes que se
desmantelan lo mismo que de la orden de alta de los bienes, piezas, partes
o repuestos utilizables, a los cuales se les dará ingreso con los avalúos que
para ellos haya fijado la comisión.
BAJAS POR VENTA EN PÚBLICA SUBASTA.
- Ventas por pública subasta es el procedimiento general establecido para
vender bienes oficiales y requiere el cumplimiento de los siguientes
requisitos:

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- Autorización otorgada al Alcalde por el Concejo Municipal, cuando la Ley
así lo determine.
- Certificación del almacenista de que los bienes no son necesarios en
ninguna dependencia del Municipio, de que no hay solicitud de compra de
los mismos, o de que se encuentran contabilizados como bienes inservibles.
- Relación pormenorizada de los bienes con indicación de cantidad, clase,
estado, especificaciones y valores con que figuren en los inventarios.
- Avalúo de los bienes de acuerdo a los procedimientos establecidos en las
normas legales vigentes.
- Se dará información al público por los medios oficialmente establecidos
para la convocatoria pública, en los cuales se indicará la fecha, hora y lugar
donde se llevará a cabo; calidad y avalúo de los bienes, los datos
necesarios para su identificación y lugar donde podrían inspeccionarse si
son inmuebles y forma de las ofertas.
- Entre la fecha de la última publicación y la subasta mediará un término
mínimo de cinco (5) días si se trata de bienes muebles y de quince (15) días
si se trata de bienes inmuebles.
- Para hacer postura se requiere haber consignado en la tesorería del
Municipio el veinte por ciento (20%) del valor del avalúo.
- Las ofertas podrán ser verbales o escritas, circunstancia que deberá
informarse en el aviso. En el primer caso, la subasta pública durará por lo
menos tres (3) horas; en el segundo, las ofertas se recibirán hasta la hora
señalada como límite de su presentación y se depositarán en una urna
dispuesta para el efecto, previamente señalada, en presencia del control

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interno. Ninguna subasta podrá hacerse por sistema mixto, esto es, verbal y
escrita y será válida así haya un solo postor.
- La subasta deberá ser presenciada por un representante del control
interno, quien también firmará el acta correspondiente.
- La adjudicación debe hacerse públicamente tan pronto como se haya
terminado la subasta, al mejor postor, sobre la base del avalúo. Si la
subasta fuere con ofertas escritas o verbales, en caso de empate se
adjudicará al postor que primero haya hecho la consignación del veinte por
ciento (20%), lo que se determina con la numeración y fecha de los recibos
de caja correspondientes.
- Una vez realizada la subasta pública se procederá de la siguiente manera:
- Aprobada la adjudicación se devolverá a los postores no favorecidos los
depósitos que hayan consignado. El depósito del adjudicatario se abonará
al precio de la venta.
- Nadie podrá hacer postura por un tercero si no presenta poder.
- El adjudicatario dispondrá del término de cinco (5) días calendario para
completar el pago, so pena de perder en favor del Municipio la suma
consignada para hacer postura.
- Garantías en caso de ventas a plazo: Cuando por la enajenación de bienes
del Municipio se concediere plazo para el pago, el alcalde determinará y
calificará previamente la garantía que debe presentar el adjudicatario para
asegurarlo. En caso de bienes inmuebles la garantía será hipotecaria.

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- Ausencia de postor: Cuando una subasta pública se deba declarar
desierta porque no se presentó postor alguno, se procederá a una segunda,
previo reavalúo y si se declarará desierta también la segunda, se procede a
la venta con una rebaja no menor del treinta por ciento (30%) del último
avalúo.
- Suspensión de la subasta: Una subasta se puede suspender en cualquier
momento si hay acuerdo entre los compradores para hacer más o menos la
misma oferta, para no sobrepasar la anterior o para perjudicar la subasta en
cualquier forma, lo mismo que cuando no concurra sino un solo comprador.
8. INVENTARIOS
INVENTARIO DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES
Elaborar el inventario es registrar en forma ordenada y detallada los
elementos que tiene el Municipio con anotación de las especificaciones de
identidad, clase y uso, cantidad, valor, estado de conservación o
funcionamiento, clasificándolos de acuerdo con la naturaleza, uso o destino.
El inventario debe elaborarse cuidadosamente para que los posteriores que
se produzcan sólo requieran de actualización mediante la verificación física
de las existencias, su confrontación con el inventario inmediatamente
anterior y observación del estado de los elementos, constatando que los
nuevos ingresos y egresos se han registrado correctamente.
Es conveniente acogerse al sistema de presentación del inventario
establecido por el Departamento de Cundinamarca, el cual es tomado del
Índice Universal de Inventarios, aunque eventualmente se puede utilizar otra
clasificación, la cual será determinada previamente por El Alcalde.

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La presentación actualizada e inmediata de los datos concernientes a las
existencias mínimas, costos y movimientos de entradas y salidas de
almacén, evitan errores o riesgos como pérdidas, inmovilización, deterioro,
mermas y desperdicio de elementos.
PROCEDIMIENTO:
Con base en los datos existentes se van registrando en el formulario
inventario físico de los elementos por grupos y agrupaciones que indican
claramente la clase que debe incluirse en cada uno de ellos.
Los grupos y agrupaciones dados en el Indice Universal de Inventarios
(Resolución Orgánica No. 04/60 de la Contraloría General de la República y
Decreto No. 02624 de 1995 del Departamento de Cundinamarca) son los
siguientes:
GRUPO 1 ELEMENTOS DE CONSUMO
Agrupación 1 01 Aceites, grasas y lubricantes.
Agrupación 1 02 Combustibles.
Agrupación 1 03 Drogas, elementos odontológicos, de laboratorio y sanidad.
Agrupación 1 04 Elementos para construcción, instalación, campa, industria, taller y
Labores.
Agrupación 1 05 Explosivos.
Agrupación 1 06 Forrajes y alimentos para animales.
Agrupación 1 07 Insecticidas, fungicidas, herbibicidas, roedenticidas y Bactericidas.
Agrupación 1 08 Materiales o materias primas para construcción, instalación, campo
industria, taller y labores.
Agrupación 1 09 Semillas y abonos.
Agrupación 1 10 Útiles de escritorio, oficinas, dibujo, papelería.
Agrupación 1 11 Víveres, rancho, licores.
Agrupación 1 12 Repuestos para máquinas y equipos.

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Agrupación 1 13 Utensilios de uso de uso doméstico o personal.
Agrupación 1 14 Vestuario, ropa y equipos para dotación.
Agrupación 1 15 Materia prima para inseminación artificial.
Agrupación 1 16 Otros elementos de consumo
GRUPO 2 ELEMENTOS DEVOLUTIVOS
Agrupación 2 01 Armas, accesorios y repuestos.
Agrupación 2 02 Discotecas y musitecas.
Agrupación 2 03 Elementos de culto.
Agrupación 2 04 Elementos de museo.
Agrupación 2 05 Elementos y equipos para arneses, arreo y ataje y sus Accesorios.
Agrupación 2 06 Equipos y máquinas para comedor, cocina, despensa y sus
Accesorios.
Agrupación 2 07 Equipos y máquinas para comunicación, detección, radio,
televisión, señales, sonido, radar, fotografía y protección y
sus accesorios.
Agrupación 2 08 Equipos y máquinas para construcción, instalación, campan,
industria, taller, labores y sus accesorios.
Agrupación 2 09 Equipo y máquinas para deporte, gimnasia, juegos y sus
Accesorios.
Agrupación 2 10 Equipos y máquinas para laboratorios, profesionales,
Científicas, enseñanza y sus accesorios.
Agrupación 2 11 Equipos y máquinas para medicina, odontología,
veterinaria, rayos X, sanidad y sus accesorios.
Agrupación 2 12 Equipos y máquinas para oficina, contabilidad, dibujo y
sus accesorios.
Agrupación 2 13 Equipos y máquinas para transporte y sus accesorios.
Agrupación 2 14 Herramientas y sus accesorios.
Agrupación 2 15 Instrumentos musicales y sus accesorios.
Agrupación 2 16 Libros de biblioteca, estudio, documentos, mapotecas,
hemerotecas y revistas.
Agrupación 2 17 Llantas y neumáticos.
Agrupación 2 18 Mobiliario y enseres.

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Agrupación 2 19 Semovientes.
Agrupación 2 20 Vestuario, ropa y equipo.
Agrupación 2 21 Material rodante, máquinas y equipos y sus accesorios.
Agrupación 2 22 Material fijo, máquinas, equipos y sus accesorios.
Agrupación 2 23 Materiales y equipos de vías, redes, instalaciones, cables,
Puertas y accesorios.
Agrupación 2 24 Equipos y máquinas de procesamiento de datos
Agrupación 2 25 Sistema de programación o soporte lógico de los equipos de
Procesamiento de datos (Software).
Agrupación 2 26 Otros elementos.
GRUPO 3 INMUEBLES
Agrupación 3 01 Acueductos, estructuras y construcciones.
Agrupación 3 02 Aeródromos y pistas de aterrizaje.
Agrupación 3 03 Alcantarillados, construcciones y estructuras.
Agrupación 3 04 Centrales eléctricas, construcciones y estructuras.
Agrupación 3 05 Carreteras, vías y zonas.
Agrupación 3 06 Edificios y otras construcciones.
Agrupación 3 07 Minas, salinas, yacimientos y bancos.
Agrupación 3 08 Obras portuarias.
Agrupación 3 09 Plantas, construcciones y estructuras.
Agrupación 3 10 Terrenos.
Agrupación 3 11 Terrenos con edificios o construcciones.
Agrupación 3 12 Otros inmuebles.
- El inventario debe contener únicamente los bienes clasificados como
elementos devolutivos y los bienes inmuebles.
- Cuando por la naturaleza, uso, destino o aplicación que se dé a los
elementos devolutivos estos se convierten en de consumo o viceversa, o
cuando los clasificados como inmuebles se conviertan en elementos
devolutivos o de consumo, o viceversa, se producirá su traslado a la
agrupación que les corresponda, y su contabilización y movimiento en los

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inventarios y cuentas se hará por medio de orden de alta y de baja de
almacén con base en los comprobantes respectivos.
INVENTARIOS FISICOS
El inventario físico material lo constituyen las existencias verificadas,
contemplando los factores descritos de los artículos, cantidad y valuación.
INVENTARIOS PERIODICOS Y/O PARCIALES
Los inventarios periódicos y/o parciales sirven para constatar las cantidades
reales indicadas en los inventarios totales. Estas dos modalidades de
inventarios totales y parciales son complementarias y éstos suelen suceder
a los inventarios totales, a la vez que facilitan información decisiva para el
Municipio cuando necesite elementos o bienes.
- En los inventarios periódicos se toma como referencia el tiempo y se hacen
trimestrales, semestrales, anuales o por fracción de tiempo.
- Los inventarios parciales son aquellos que se realizan por dependencia,
unidad de trabajo, etc., y que obedecen a cambios o responsables,
estimación de cantidad de pedido, o a mecanismos de control.
PROCEDIMIENTO PARA LEVANTAR INVENTARIOS FISICOS
El levantamiento de un inventario total requiere de un esfuerzo grande por
parte del personal que los realiza, por la limitación del tiempo.
Para facilitar la elaboración de un inventario total es conveniente hacer una
programación integral que incluya los siguientes tópicos:

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- Fechas para su realización: Con el fin de no causar traumas al Municipio,
se debe programar una fecha en la cual no haya mucho movimiento en el
almacén; y en la medida de lo posible antes de las fechas de
reabastecimiento, buscando la existencia de poca cantidad de elementos.
- Desarrollo del programa e instrucciones: Es necesario elaborar un
programa y proporcionar al personal los elementos necesarios para su
labor. Deben determinarse horarios y asignar labores precisas a cada
persona de manera que eviten confusiones y malos entendidos.
- Escogencia y preparación del personal. Es indispensable seleccionar un
buen equipo de colaboradores, conocedor de los elementos que van a ser
verificados y familiarizados con su manejo.
- Preparación del almacén para el conteo. Es necesario desalojar los
elementos que van a ser devueltos o que estén listos para su despacho,
antes de la fecha de iniciación de los inventarios para que no se presenten
interferencias y/o recepción o suministro de elementos.
- Organización física del almacén. Se debe separar los elementos que
estén clasificados como obsoletos y de baja con el fin de facilitar la tarea a
las personas que realizarán el inventario. Posiblemente será necesario
identificar ciertos materiales, reclasificarlos y localizar en un mismo sitio
aquellos iguales.
- Definir políticas de conteo. Como es muy posible que se encuentren
diferencias entre la cantidad física y el saldo en el kárdex, es necesario
definir en qué circunstancia se deben desarrollar los conteos y cruces entre
sobrantes y faltantes.

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- Para comprobar la exactitud de saldos existen básicamente tres métodos y
en los tres es necesario hacer el inventario físico (muestreo, verificación total
y principio A B C), diferenciándose solo en el número de grupos o
elementos que se verifiquen en cada ocasión. Estos métodos son:
- Muestreo.
Es muy utilizado por los revisores fiscales para verificar unos pocos
elementos tomados al azar, de esta manera se puede determinar qué
porcentaje de cuentas está correcto sin necesidad de revisarlas todas. En
este caso se escogen grupos y elementos de diferentes valores.
- Verificación total.
Consiste en la verificación de todas y cada una de las cuentas por lo menos
una vez al año. Se realiza el inventario físico con base en un programa
previo en el cual se determina qué ítems deben ser verificados y en qué
fechas. De esta manera, según sea la política del Municipio, es posible que
no sea necesario realizar el inventario total a fin de año. Simplemente se
toman los datos de las existencias como cifras reales y así se pasan en los
informes.
- Principio ABC de existencias.
Con el principio de análisis A.B.C. de existencias, se seleccionan los
elementos más valiosos, a los cuales se les llevará un control más estricto.
Esto mismo puede hacerse con los elementos vitales y determinar para
estos ítems una mayor frecuencia de verificación por año, que pueden ser
tres, cuatro o más veces según su importancia en valores o frecuencia del
consumo.

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INVENTARIOS EN LIBROS
El inventario en libros, contable, perpetuo o permanente, consiste en
registros contables que determinan las cantidades de artículos valorizados,
respecto de los cuales existe la presunción de que están en existencia.
- Respaldo de inventarios: El inventario en libros, se confrontará anualmente
con las existencias reales en el almacén, mediante verificación física de las
mismas, así como de todos los elementos devolutivos en servicio.
- Existencias: Se van presentando en los nuevos saldos, resultando del
movimiento de entradas y salidas.
- Valorización: Las compras se contabilizan por costos y las ventas por el
valor de las mismas.
- Valuación o devaluación de inventarios: La valuación o devaluación de
inventarios se hará de acuerdo a las normas existentes, establecidas por el
gobierno nacional.
INVENTARIOS ESTIMATIVOS.
Se denominan así los constituidos por cálculos aproximados del valor de las
existencias, mediante el empleo de métodos diferentes a los relacionados
con los inventarios físicos en libros.
DIFERENCIAS ENTRE INVENTARIOS

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La diferencia entre inventarios en libros y el físico, será objeto de asiento de
ajuste.
CLASIFICACION Y CONTROLES RECIPROCOS DE “ENTRADAS Y
SALIDAS”
Es conveniente clasificar los comprobantes en dos grupos a saber:
ENTRADAS: Que se controlan por las compras o recibos de los artículos.
SALIDAS: Que se controlan por las ventas o despachos de elementos.
TARJETAS DE INVENTARIO PERMANENTE
Las tarjetas de inventario permanente, tendrán además de los datos
generales que sea necesario emplear, tres columnas a saber:
1) Entradas
2) Salidas
3) Saldos (unidades y valores)
- En la columna de entradas, se debe consignar la fecha, cantidad de
elementos recibidos, costos por unidad y el valor total de la remesa o
despacho.
- En la columna de salidas se debe registrar además de la fecha, los
elementos despachados y los que se entreguen para la venta, consumo o
servicio, la cantidad y su costo. Es conveniente verificar que los valores
unitarios descargados, correspondan al costo indicado en la tarjeta.

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- En la columna de saldos, se debe anotar el saldo o sea la diferencia entre
las cantidades de elementos recibidos y los entregados.
Se entiende por costo el valor principal de los elementos según factura, más
fletes, acarreos, etc., que dichos materiales causen hasta llegar al sitio de
destino.
KARDEX DE ALMACEN
Como instrumento auxiliar del Municipio se debe mantener actualizado un
kárdex de los bienes que se poseen, clasificando los elementos en tres
grupos, así:
- Elementos de consumo.
- Elementos devolutivos.
- Inmuebles.
Se deben tener en cuenta las siguientes normas:
- Para cada elemento existirá una tarjeta en donde se condense la
información referente a características del elemento, código, localización,
valor, movimientos de ingreso y egreso, saldo, etc.
- Toda alta o baja debe registrarse cronológicamente en las tarjetas o
registros sistematizados con el objeto de hacer coincidir los saldos con la
existencia física y que se mantengan actualizados.
- Un sólo funcionario deberá hacer los registros para poder establecer
responsabilidades por las inconsistencias que puedan.

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- Para efecto del valor en el registro en las tarjetas de Kárdex de los
elementos que ingresan al almacén, se utilizará el sistema PROMEDIO. Esto
es, se suma el valor total del saldo en la tarjeta con el valor total de los
elementos que van a ingresar y la suma de los dos totales se divide por el
total del número de elementos resultante de sumar los que había con los que
ingresan.
- Para efectos de un mejor control es importante que ningún registro se haga
a lápiz si éstos son manuales.
VALORACION DE INVENTARIOS
Los inventarios deben estar valorizados con el precio que corresponda a
cada bien o elemento que en ellos figuren tomando de una de las
siguientes fuentes:
PARA ELEMENTOS DEVOLUTIVOS
- El que figure en el inventario anterior.
- Aquel con que lo haya entregado al proveedor.
- El de compra o con el que haya llegado a la oficina.
- El que fije el Municipio por avalúo.
PARA LOS INMUEBLES
- El avalúo catastral.
- El que tenía en el inventario anterior.
- El de compra.
- El que fije el Municipio mediante avalúo.

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PROCEDIMIENTO EN CASO DE FALTANTES, DAÑOS O DEPRECIACION
DE BIENES
Corresponde al responsable de los bienes adelantar las diligencias
pertinentes y allegar los documentos probatorios del hecho de acuerdo con
el siguiente procedimiento:
- La persona que tuviere a cargo los bienes dará informe escrito y detallado
de lo ocurrido al Tesorero, al Jefe de Control Interno y al Jefe del almacén,
dejando constancia en la copia de este informe de la fecha en que lo envió o
entregó.
- Tan pronto como los destinatarios reciban el informe en cuestión o tengan
conocimiento de lo ocurrido por cualquier otro conducto, pasará informe
escrito al alcalde para que ordene la iniciación de la investigación.
- Simultáneamente se ocupará de que la persona a cuyo cargo figuren los
bienes se cumplan las diligencias necesarias para obtener la recuperación,
reparación, reposición o pago de lo perdido, dañado o depreciado, o para la
debida legalización de la pérdida, daño o deterioro, mediante la práctica de
diligencias de inspección, levantamiento de las actas consiguientes, cita de
los testigos, si los hubiere y presentación del denuncio ante las autoridades
competentes.
- Si dicha persona no diere cumplimiento a estas formalidades o hubiere
abandonado el cargo y no se le pueda localizar, el almacenista formulará el
denuncio, promoverá las diligencias de inspección, hará levantar las actas
respectivas y adelantará todas las diligencias a las que haya lugar.
- Cuando la persona responsable de los faltantes, daños o depreciaciones
no de oportunamente el informe y el hecho se descubra por cualquier otro

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medio, esta circunstancia constituirá presunción de negligencia y descuido
en el manejo de los bienes a su cuidado y se tendrá como agravante de su
culpabilidad, para el sólo efecto de la investigación administrativa.
9. RESPONSABILIDADES
DEL ALMACENISTA
- El almacenista responderá únicamente de los elementos de consumo y
devolutivos que por cualquier concepto tenga en existencia en el almacén o
depósitos, de los devolutivos que tenga para su servicio y de los que haya
entregado a personas que dependan de él, lo mismo que de los inmuebles
que por inventario se les haya entregado para el uso de sus oficinas,
almacenes o depósitos.
- Como empleado de manejo es responsables por la administración, custodia
y distribución de los bienes del Municipio.
- Es responsable por la verificación de la calidad de los bienes que a
cualquier título adquiera el Municipio y que deban ser entregados a ésta a
través de su dependencia.
- Es responsable por la rendición de las cuentas en los términos condiciones
y formatos que para el efecto haya destinado la Contraloría Departamental.
- Es responsable por la actuación y valoración de los inventarios del
Municipio.
DEL BODEGUERO DESPACHADOR (CUANDO SEA CONVENIENTE
TENERLO).

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- Responderá por los elementos devolutivos que tenga en la bodega para el
normal desarrollo de sus funciones.
- Responderá por los bienes del Municipio que estén en dicho sitio.
- Responderá por la verificación de la cantidad y calidad de los bienes que
adquiera el Municipio y sean entregados en la bodega.
DE LOS DEMAS JEFES DE DEPENDENCIAS
- La firma de los inventarios por parte de los jefes de dependencia los hace
responsables administrativa y fiscalmente de los bienes que queden a cargo
y, por lo tanto, serán responsables directa o indirectamente e
individualmente por la pérdida, daño o depreciación de los mismos, salvo
que provengan de deterioro natural por razón del uso legítimo o de otra
causa justificada.
Tramitar, recepcionar y distribuir los bienes insumos y devolutivos adquiridos
por el Municipio.
Corresponde al almacenista elaborar información tal como:
- Cotizaciones.
- Compras.
- Entrada y salidas de almacén.
- Inventarios.
PROCEDIMIENTO:
Una vez recibida la orden de suministro la cual debe estar acompañada de;

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- Orden de suministro.
- Firma del ordenador.
- Disponibilidad presupuestal.
Se inicia el proceso de almacén con:
COTIZACIONES
Para las cotizaciones se procede conforme a la Ley, es decir, la compra se
hace por:
ORDEN DE SUMINISTRO
CONVOCATORIA
CONTRATO
LICITACION
Las compras tienen relación directa con el acto administrativo que le da
soporte legal, orden de suministro, contrato, etc.
En todos los casos se debe cumplir los principios de transparencia y
economía.
10. ENTRADAS AL ALMACEN
Para oficializar la entrada el bien se debe elaborar el informe de recibo
respectivo el cual tiene como soporte el ingreso satisfactorio a almacén del
bien adquirido. De la misma forma el bien se registra en Kárdex con el valor
de la remisión.

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11. BAJAS DE ALMACEN
Se tramitan mediante orden interna de pedido la cual firma el jefe de la
Dependencia solicitante con el visto bueno del ordenador del gasto.
El almacén procede a elaborar comprobante de entrega el cual firma el
solicitante, como consecuencia de haber recibido a satisfacción, con ésta
orden se registra la salida del bien en el Kárdex.
12. RESPONSABLE
Almacenista por el uso, administración y conservación de los bines.
- FLUJO DE INFORMACION
- PEDIDO
- COTIZACION
- ORDEN DE COMPRA
- COMPRA
- INFORME DE RECIBIDO
- SALIDAS
- ACTUALIZACION KARDEX.

Municipio de Guasca
Alcaldía Municipal
47
13. FORMATOS
ORDEN DE ALTA
FECHA NUMERO FACTURA
GRUPO Y DETALLE CANTIDAD PRESENTACION
VALOR
UNITARIO
VALOR
TOTAL
SUBGRUPO
TOTAL
OBSERVACIONES
FIRMA ALMACENISTA FIRMA ALCALDE MUNICIPAL

Municipio de Guasca
Alcaldía Municipal
48
ORDEN DE BAJA ELEMENTOS DE CONSUMO
FECHA DEPENDENCIA
VALOR
UNITARIO
VALOR
TOTAL
SUBGRUPO
TOTAL
OBSERVACIONES
FIRMA ALMACENISTA FIRMA ALCALDE MUNICIPAL
FIRMA JEFE
DEPENDENCIA RECIBIDO POR

Municipio de Guasca
Alcaldía Municipal
49
ORDEN DE BAJA DEVOLUTIVOS
FECHA DEPENDENCIA
VALOR
UNITARIO
VALOR
TOTAL
SUBGRUPO
TOTAL
OBSERVACIONES
FIRMA
RESPONSABLE FIRMA TESORERO
FIRMA ALMACENISTA FIRMA JEFE CONTROL INTERNO
COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE
Dada en el Despacho de la Alcaldía Municipal a los (12) días del mes de
diciembre de dos mil cinco (2005).
OTONIEL ALBERTO CIFUENTES
ALCALDE 2004 - 2007

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