Gestion de almacenes e inventarios

PROCEDIMIENTOS DE OPERACIÓN Y CONTROL DE
ALMACENES
OBJETIVO
El presente Procedimiento tiene por finalidad establecer normas, criterios,
procedimientos y responsabilidades para la operación de los almacenes de
ALBORADA INDUSTRIAL SA DE CV.
Almacén
Área física seleccionada bajo criterios y técnicas adecuadas, y organizada de
manera lógica, ordenada y sistémica, destinada a la recepción, aceptación,
custodia, conservación y distribución o despacho de los bienes que van a
emplearse para la producción de servicios o de bienes económicos.

Función de los Almacenes:
Mantienen los materias primas a cubierto de incendios, robos y deterioros.
Permitir a las personas autorizadas el acceso a las materias almacenadas.
Mantienen en constante información al departamento de compras,
sobre las existencias reales de materia prima.
Lleva en forma minuciosa controles sobre las materias primas (entradas y
salidas)
Vigila que no se agoten los materiales (máximos – mínimos).
Función de las Existencias:
Garantizar el abastecimiento:
1. Retraso en el abastecimiento de materiales.
2. Abastecimiento parcial
3. Compra o producción en totales económicos.
4. Rapidez y eficacia en atención a las necesidades.

Áreas Físicas de Almacén
Son aquellas zonas previamente definidas y diferenciadas que permitirán
implantar una organización técnica y el flujo de recursos de acuerdo a
normas establecidas.
Recepción y Despacho
Es el lugar donde se recibirán los materiales tanto adquiridos a proveedores
y
aquellos que sean devueltos por razones de no haberse utilizado. De igual
forma
es aquí donde se efectuará la entrega de los materiales a los usuarios para
su
consumo o activación en los casos que corresponda. Las zonas de recepción
y
despacho deberán estar claramente delimitadas para evitar confusiones
entre la
DEFINICIONES

Corredores y pasadizos
Son los ambientes determinados para el tránsito tanto de materiales, personas o
vehículos siendo éstos principales y transversales, debiendo estar señalizados y
estructurados de forma rectilínea de manera obligatoria.
Zona de Almacenaje
Es el lugar físico donde se colocan los bienes recibidos pudiendo éstos ser:
Almacenes, Zonas, Niveles, Sub Niveles, Estantes, Anaqueles y otros que se
deban adecuar a las características de los materiales en resguardo.

Zona de Tránsito y Puesta a Punto
Zona inmediata a la de recepción y despacho donde se ubican los materiales
recibidos en espera de su locación definitiva o de los que requieren ser
puestos a
punto para ser expedidos a los usuarios.
Locación de Contingencia
Zona que pueda convertirse temporalmente en almacén, para cubrir una
contingencia eventual de almacenamiento, debiendo estar previamente
designada
como parte de una política logística de la Empresa.
Vestuarios y Servicios Higiénicos
Son lugares destinados al uso de los trabajadores que laboran en los
almacenes,
para su aseo personal, protección de su indumentaria y satisfacción de sus
necesidades fisiológicas.

Sistema de Catalogación
Proceso de descripción de las características físicas, químicas, funcionales
y/o
administrativas que distinguen a cada material, con la finalidad de
identificarlo y
diferenciarlo de los demás e incluirlo en un catálogo de materiales previa
clasificación y asignación de un código único que permita su identificación e
individualización por parte de los usuarios.Proceso de Almacenamiento
El Almacenamiento es un proceso técnico del abastecimiento y sus
actividades
están referidas a la ubicación de bienes en un espacio físico determinado con
fines
de custodia y control para evitar su utilización no autorizada, como vía para
trasladarlos a los usuarios que los requieren. Consta de las siguientes fases:
Recepción: Proceso que se desarrolla a partir del momento en que los
bienes
han llegado al local del almacén, y termina con la ubicación de los mismos en
la
zona de tránsito y puesta a punto para efectuar la verificación y control de
calidad.

Verificación y Control de Calidad: Es la revisión cuantitativa y cualitativa
que
sirve para determinar que las características y propiedades de los bienes
recibidos estén de acuerdo con las especificaciones técnicas solicitadas y
que
las cantidades remitidas sean concordantes con las requeridas. En este
proceso
podrá participar el usuario del bien cuando se trate de materiales especiales
o
de alta tecnología, a solicitud de los almaceneros.
Aceptación: Acción de aceptar o rechazar el ingreso de un bien,
proporcionado
por un proveedor, al almacén de la Empresa, en base al proceso de
verificación
y control de calidad realizado previamente. No se podrá aceptar un bien que
no
cumpla con las características físicas, químicas, funcionales o
administrativas
detalladas en la Orden de Compra correspondiente.
Internamiento: Comprende las acciones que servirán para ubicar los bienes
en
los lugares previamente asignados.
Registro y Control: Es la actividad que consiste en inscribir los datos
referentes
a los movimientos de almacén en registros que sirvan para efectuar las
acciones
de control sobre su custodia y operación.

Custodia y Mantenimiento: Conjunto de actividades que se realizan con la
finalidad que los bienes almacenados conserven las mismas características
físicas, químicas, funcionales o administrativas en que fueron recibidos, así
como su limpieza y mantenimiento.
Proceso de Distribución
Proceso logístico consistente en la entrega del material o bien solicitado por
el
usuario en el lugar donde éste lo necesita o en la zona de despacho del
Almacén.
Consta de las siguientes fases:
Formulación del Pedido: Es la acción mediante la cual la dependencia
usuaria
formula su requerimiento de materiales en razón de sus necesidades,
elaborando la respectiva Nota de Consumo.
Autorización de Despacho: Es la acción que define la aprobación de Notas
de
Consumo por parte de los niveles de autorización especialmente
establecidos.

Acondicionamiento de Materiales: Es la actividad que consiste en retirar
los
bienes de su ubicación y colocarlos en el lugar destinado para el despacho y
posterior entrega a los destinatarios. Incluye las actividades necesarias
referidas
al embalaje, carguío acarreo y manipulación de los materiales o bienes de
manera adecuada y oportuna.Distribución Física: Es la acción de hacer entrega física de los bienes de
almacén a los usuarios finales.
Control de Materiales: Es la actividad de control sobre los bienes o
materiales
realizado por el personal de seguridad o vigilancia, antes de retirarlos de las
instalaciones de la empresa.
Verificación del Inventario Físico del Almacén
Consiste en la constatación de la existencia o presencia real de los bienes
almacenados, apreciando su estado de conservación o deterioro y
condiciones de
seguridad, comparando los resultados de la verificación efectuada con los
saldos
señalados en los kárdex físico y/o valorado.

Baja de bienes
Acción de determinar de manera técnica la calificación de un bien que por su
estado o características ya no debe permanecer en el stock de la empresa,
procediendo a su retiro bajo las formas y procedimientos permitidos por la
normativa vigente al respecto.
Reposición de Stock
Es el conjunto de acciones que tienen por finalidad mantener la continuidad
del
abastecimiento, reponiendo las existencias consumidas, a fin de tener
disponibilidad oportuna de los materiales.
a) Lote Económico de Adquisición
Es la cantidad óptima de materiales a adquirir establecidos en función de la
demanda. Es la cantidad de materiales que equilibra los costos de posesión y
renovación.
b) Nivel Máximo de Stock
Es la cantidad máxima económicamente justificable de un bien que se puede
tener en un Almacén, por encima de la cual se incurriría en un costo de
posesión demasiado alto y perjudicial para la empresa.

Stock Mínimo
Es la cantidad mínima económicamente justificable de un bien que se puede
tener en un Almacén, por debajo de la cual existe una alta posibilidad de
ocasionar una rotura de stock.
c) Stock de Seguridad
Cantidad mínima de material que se establece como medida de seguridad
ante
el posible incumplimiento en la oportunidad de llegada del material por parte
del
proveedor.
El factor de seguridad utilizado para su determinación está dado por un
porcentaje decidido por la Logística de la Empresa en coordinación con el
área
usuaria, en base una política definida al respecto. Sólo deberá haber stock de
seguridad para materiales tipo A (alto consumo) o para Ítems Críticos
d) Ítem Crítico
Son materiales cuya ausencia podría ocasionar la paralización de procesos
operativos vitales a la organización u ocasionar severos daños a los mismos
Registro y Control de existencias
Consiste en el conjunto de registros y reportes en los que se consignan datos
sobre
los movimientos de bienes del almacén, y las cantidades disponibles para
satisfacer los requerimientos de los usuarios.

Zona de Almacenaje
Corredores y pasadizos
Custodia y Mantenimiento
Zona de Almacenaje

Vestuarios y Servicios Higiénicos
Verificación y Control de Calidad
Aceptación
Proceso de Almacenamiento

Que Significa la palabra “Almacén”?
Menciona la definición de Proceso de
Almacenamiento?
En que consiste la Verificación y Control de
Calidad?

Que es la custodia y Mantenimiento?
Que significa Stock Mínimo?
Define el Registro y Control de Existencias?

Menciona 5 definiciones utilizadas en la gestión de almacenes?
Menciona 5 definiciones utilizadas en la gestión de almacenes?

INVENTARIO
Concepto
El inventario es el conjunto de mercancías o artículos que tiene la
empresa para comerciar con aquellos, permitiendo la compra y venta o
la fabricación primero antes de venderlos, en un periodo económico
determinados. Deben aparecer en el grupo de activos circulantes.
Es uno de los activos más grandes existentes en una empresa. El
inventario aparece tanto en el balance general como en el estado de
resultados. En el balance General, el inventario a menudo es el activo
corriente mas grande. En el estado de resultado, el inventario final se
resta del costo de mercancías disponibles para la venta y así poder
determinar el costo de las mercancías vendidas durante un periodo
determinado.
Los Inventarios son bienes tangibles que se tienen para la venta en el
curso ordinario del negocio o para ser consumidos en la producción de
bienes o servicios para su posterior comercialización. Los inventarios
comprenden, además de las materias primas, productos en proceso y

Los negocios multiplican la cantidad de artículos de los inventarios por sus
costos unitarios para determinar el costo de los inventarios. Los métodos de
costeo de inventarios son: costo promedio ponderado, costo de primeras
entradas primeras salidas (PEPS), y costo de últimas entradas primeras salidas
(UEPS).
CONCEPTOS
Los costos de producción (también llamados costos de operación) son los gastos
necesarios para mantener un proyecto, línea de procesamiento o un equipo en
funcionamiento. En una compañía estándar, la diferencia entre el ingreso (por
ventas y otras entradas) y el costo de producción indica el beneficio bruto.
Esto significa que el destino económico de una empresa está asociado con: el
ingreso (por ej., los bienes vendidos en el mercado y el precio obtenido) y el
costo de producción de los bienes vendidos.
COSTO DE LOS
INVENTARIOS
COSTO DE
PRODUCCION

Tipos de Inventario
• Materia Prima
• Productos en Proceso
• Productos Terminados
• Inventario de Materiales y Suministros

Inventarios de Materias Primas
• En toda actividad industrial concurren una variedad de artículos
(Materias Primas) y materiales, los que serán sometidos a un proceso
para obtener al final un articulo terminado o acabado.
• A los materiales que intervienen en mayor grado en la producción se les
considera "Materia Prima", ya que su uso se hace en cantidades los
suficientemente importantes del producto acabado.

Inventarios de Productos en Proceso: .
• El inventario de productos en proceso consiste en todos los artículos o
elementos que se utilizan en el actual proceso de producción. Es decir,
son productos parcialmente terminados que se encuentran en un grado
intermedio de producción y a los cuales se les aplico la labor directa y
gastos indirectos inherentes al proceso de producción en un momento
determinado.
• Una de las características del Inventario de producción en proceso es
que va aumentando el valor a medida que es transformado de materia
prima en el producto terminado como consecuencia del proceso de
producción.

Inventario de Productos Terminados:
• Comprenden estos, los artículos transferidos por el departamento de
producción al almacén de productos terminados por haber estos
alcanzado su grado de terminación total y que a la hora de la toma
física de inventario se encuentren aun en los almacenes, es decir, los
que todavía no han sido vendidos. El nivel de inventario de productos
terminados va a depender directamente de las ventas, es decir, su
nivel esta dado por la demanda.

Inventario de Materiales y Suministros:
• En el inventario de materiales y suministros se incluye:
• Materias primas secundarias, sus especificaciones varían según el tipo
de industria, un ejemplo para la industria cervecera es, sales para
tratamiento de agua.
• Artículos de consumo destinados para ser usados en la operación de
la industria, dentro de estos artículos de consumo los mas importantes
son los destinados a las operaciones, y están formados por los
combustibles y lubricantes, estos en la industria tienen gran
significación.
• Los Artículos y materiales de reparación y mantenimiento de las
maquinarias y aparatos operativos, los artículos de reparación por su
gran volumen necesitan ser controlados adecuadamente, la existencia
de estos varían en relación a sus necesidades.

Métodos de costeo de inventarios
Costo Promedio Ponderado:
El método del costo promedio ponderado, llamado a menudo método
del costo promedio se basa en el costo promedio ponderado del
inventario durante el período. Este método pondera el costo por unidad
como el costo unitario promedio durante un periodo, esto es, si el costo
de la unidad baja o sube durante el periodo, se utiliza el promedio de
estos costos. El costo promedio se determina de la manera siguiente:
divida el costo de las mercancías disponibles para la venta (inventario
inicial + compras) entre el número de unidades disponibles.

COSTOS PROMEDIOS
Fecha Entradas Salidas Inventario
Unidades
Costo
unitario
Costo
total
Unidades
Precio
unitario
Valor Unidades Valor
Precio
promedio
calculado
15/12/97 400 $ 10 $ 4,000 400 $ 4,000 $ 10.00
20/01/98 50 $ 10.00 $ 500 350 $ 3,500
11/02/98 50 $ 10.00 $ 500 300 $ 3,000
26/02/98 100 $ 12 $ 1,200 400 $ 4,200 $ 10.50
08/04/98 50 $ 10.50 $ 525 350 $ 3,675
23/06/98 50 $ 10.50 $ 525 300 $ 3,150
11/08/98 200 $ 15 $ 3,000 500 $ 6,150 $ 12.30
02/09/98 150 $ 12.30
$
1,845
350 $ 4,305
14/10/98 100 $ 12.30
$
1,230
250 $ 3,075
22/10/98 200 $ 15 $ 3,000 450 $ 6,075 $ 13.50
09/12/98 50 $ 13.50 $ 675 400 $ 5,400
TOTALES $ 11,200
$
5,800
$ 5,400
TARJETA DE KARDEX

Costo de Primeras Entradas, Primeras Salidas (PEPS):
Bajo el método de primeras entradas, primeras salidas, la compañía
debe llevar un registro del costo de cada unidad comprada del
inventario.
El costo de la unidad utilizado para calcular el inventario final, puede ser
diferente de los costos unitarios utilizados para calcular el costo de las
mercancías vendidas. Bajo PEPS, los primeros costos que entran al
inventario son los primeros costos que salen al costo de las mercancías
vendidas, a eso se debe el nombre de Primeras Entradas, Primeras
Salidas. El inventario final se basa en los costos de las compras más
recientes.

PRIMERAS ENTRADAS, PRIMERAS SALIDAS (PEPS)
Unidades Costo unitario Costo total Unidades Precio unitario Valor Unidades Valor
15/12/97 400 $ 10 $ 4,000 400 $ 4,000
20/01/98 50 $ 10.00 $ 500 350 $ 3,500
11/02/98 50 $ 10.00 $ 500 300 $ 3,000
26/02/98 100 $ 12 $ 1,200 400 $ 4,200
08/04/98 50 $ 10.00 $ 500 350 $ 3,700
23/06/98 50 $ 10.00 $ 500 300 $ 3,200
11/08/98 200 $ 15 $ 3,000 500 $ 6,200
02/09/98 150 $ 10.00 $ 1,500 350 $ 4,700
14/10/98 50 $ 10.00 $ 500 300 $ 4,200
50 $ 12.00 $ 600 250 $ 3,600
22/10/98 200 $ 15 $ 3,000 450 $ 6,600
09/12/98 50 $ 12.00 $ 600 400 $ 6,000
TOTALES $ 11,200 $ 5,200 $ 6,000

Costo de Últimas Entradas, Primeras Salidas (UEPS):
El método últimas entradas, primeras salidas dependen también de
los costos por compras de un inventario en particular. Bajo este
método, los últimos costos que entran al inventario son los primeros
costos que salen al costo de mercancías vendidas.
Este método deja los costos más antiguos (aquellos del inventario
inicial y las compras primeras del periodo) en el inventario final.

ULTIMAS ENTRADAS, PRIMERAS SALIDAS (UEPS)
15/12/97 400 $ 10 $ 4,000 400 $ 4,000
20/01/98 50 $ 10.00 $ 500 350 $ 3,500
11/02/98 50 $ 10.00 $ 500 300 $ 3,000
26/02/98 100 $ 12 $ 1,200 400 $ 4,200
08/04/98 50 $ 12.00 $ 600 350 $ 3,600
23/06/98 50 $ 12.00 $ 600 300 $ 3,000
11/08/98 200 $ 15 $ 3,000 500 $ 6,000
02/09/98 150 $ 15.00 $ 2,250 350 $ 3,750
14/10/98 50 $ 15.00 $ 750 300 $ 3,000
50 $ 10.00 $ 500 250 $ 2,500
22/10/98 200 $ 15 $ 3,000 450 $ 5,500
09/12/98 50 $ 15.00 $ 750 400 $ 4,750
TOTALES $ 11,200 $ 6,450 $ 4,750

RESUMEN DE COSTO DE INVENTARIOS
COSTO PROMEDIO 5,400
COSTO PEPS 6,000
COSTO UEPS 4,750

COSTO DE VENTAS
El costo de ventas es un renglón del Estado de Resultados o de Pérdidas y
Ganancias, el cual significa el costo de la mercancía que se vendió.
Las formas de obtenerse es por formula o de manera directa, otra vez
dependiendo del sistema por que haya optado la empresa, en este caso
Sistema de Inventarios Perpetuos:
INVENTARIOS PERPETUOS
Conceptualización.-
Es el que se lleva en continuo acuerdo con las existencias en el almacén, por
medio de un registro detallado que puede servir también como mayor auxiliar,
donde se llevan los importes en unidades monetarias y las cantidades físicas. A
intervalos cortos, se toma el inventario de las diferentes secciones del almacén y
se ajustan las cantidades o los importes o ambos, cuando es necesario, de
acuerdo con la cuenta física.
Los registros perpetuos son útiles para preparar los estados financieros
mensuales, trimestral o provisionalmente. El negocio puede determinar el costo
del inventario final y el costo de las mercancías vendidas directamente de las
cuentas sin tener que contabilizar el inventario.

Compras
menos
Devoluciones y rebajas sobre compra
igual
Compras netas
mas
Inventario Inicial de Mercancías
igual
mercancías Totales
menos
Inventario Final
igual
Costo de lo Vendido
COSTO DE VENTAS

Que significa la palabra Inventario y para que sirve?
Cual es la diferencia entre Costeo de Inventarios y Costo de Producción?
Que tipos de Inventario Existen?

Define el concepto de Inventario de Materia Prima?
Define el concepto de Inventario de en Proceso?
Define el concepto de Inventario de en Producto terminado?

Realiza la cuantificación del Costeo de Inventarios como se
pide.-
COSTOS PROMEDIOS
Unidades
Costo
unitario
Costo
total
Unidades
Precio
unitario
Valor Unidades Valor
Precio
promedio
calculado
15/12/97 400 $ 20 800 400 8000 20
20/01/98 50 20 1000 350 7000
11/02/98 50 20 1000 300 6000
26/02/98 100 $ 24 2400 400 8400 21
08/04/98 50 21 1050 350 7350
23/06/98 50 21 1050 300 6300
11/08/98 200 $ 30 6000 500 12300 24.60
02/09/98 150 24.60 3690 350 8610
14/10/98 100 24.60 2460 250 6150
22/10/98 200 $ 30 6000 450 12150 27
09/12/98 50 27 1350 400 10800
TOTALES 10800

PRIMERAS ENTRADAS, PRIMERAS SALIDAS (PEPS)
15/12/97 400 $ 20 8000 400 8000
20/01/98 50 20 1000 350 7000
11/02/98 50 20 1000 300 6000
26/02/98 100 $ 24 2400 400 8400
08/04/98 50 20 1000 350 7400
23/06/98 50 20 1000 300 6400
11/08/98 200 $ 30 6000 500 12400
02/09/98 150 20 3000 350 9400
14/10/98 50 20 1000 300 8400
50 24 1200 250 7200
22/10/98 200 $ 30 6000 450 13200
09/12/98 50 24 1200 400 12000
TOTALES

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