Este documento describe conceptos básicos sobre el manejo de bases de datos en Microsoft Access. Explica qué es una base de datos y sus componentes principales como tablas, consultas y relaciones. Detalla los tipos de campos, propiedades y claves que pueden tener las tablas. Además, cubre temas como cómo importar datos, diseñar una base de datos e introducir información en el programa.

1. 2010
Manejo De Bases De Datos
Danna Reinoso-Gina Suarez
10 - C

2. CONTENIDO
Manejo de base de datos… ................................................................................................................. 3
¿Qué Es Una Base De Datos? .......................................................................................................... 3
¿Donde Crear Una Base De Datos? ................................................................................................. 3
¿Qué Es Una Tabla? ......................................................................................................................... 3
¿Qué Es Una Relación? .................................................................................................................... 5
¿Etapas Para Diseñar Una Base De Datos? ..................................................................................... 6
¿Qué Es Y Cómo Importar Datos? ................................................................................................... 6
¿Qué es una consulta? .................................................................................................................... 7

3. MANEJO DE BASE DE DATOS…
¿QUÉ ES UNA BASE DE DATOS?
Una base de datos es sencillamente un conjunto de información, Una herramienta para
organizar y relacionar datos. Un ejemplo muy breve es el directorio telefónico tiene nombres,
teléfonos y direcciones.
Uno de los programas más eficaces para elaborar bases de datos es Microsoft Access, el cual
tiene como componentes tablas, consultas, formularios, informes, macros y módulos.
¿DONDE CREAR UNA BASE DE DATOS?
Una base de datos se crea mediante un programa en este caso Microsoft Access, va a las
opciones
¿QUÉ ES UNA TABLA?
Una tabla es una herramienta para almacenar información. La información es almacenada en
filas (registros) y columnas (campos).
Las tablas son la herramienta fundamental para relacionar la base de datos, está conformada
por:
Campos: es el componente donde contiene el elementó especifico de información.
Tipos de campos: pueden ser de texto, numérico, alfanumérico, fecha/hora, moneda, memo,
lógico si o no, objeto OLE, hipervínculo, auto numeración, datos adjuntos, calculado, asistente
para búsqueda.
Tipos de campos:
-Texto: permite almacenar todo tipo de texto, Caracteres, caracteres especiales, dígitos. Su
longitud máxima es de 50 caracteres.
-Memo: es un campo de texto especial, combinación extensa de texto y números, Permite
almacenar hasta 65.536 caracteres.
-Numérico: se utiliza para datos numéricos utilizados en cálculos matemáticos, la propiedad de
tamaño del campo nos permite concretar el tamaño.
-Fecha/Hora: para introducir fechas y horas.
-Moneda: Para valore de dinero y datos que contengan entre uno y cuatro decimales, la
precisión es de hasta 15 dígitos a la izquierda del separador decimal y hasta 4 dígitos a la
derecha del mismo.
Se recomienda para impedir el redondeo de cifras en los cálculos, ocupa 8 bytes de espacio
físico en la tabla.
-Lógico (si o no): se utiliza cuando solo hay dos opciones.
-Objeto OLE: objetos vinculados o incrustados en la tabla de Microsoft Access.
-Hipervínculo: se utiliza para texto o combinación de texto y números almacenado como texto
y usado como dirección hipervínculo puede tener hasta cuatro partes:

4. Texto: el texto que aparece en un campo o control.
Dirección: ruta de acceso a un archivo (ruta UNC) o página (dirección URL).
Subdirección: Posición dentro del archivo o página.
Información en pantalla: el texto aparece como información sobre herramientas.
-Auto numeración: número secuencial único, o número aleatorio que se asigna cada vez que se
agrega un nuevo registro a una tabla. Estos no se pueden actualizar.
Propiedades De Los Campos:
-Tamaño de campo: número máximo de caracteres que puede escribir en el campo.
-Formato: diseño de la presentación para el campo.
-Mascara de entrada: un modelo para todos los datos introducidos en el campo.
-Título: etiqueta para el campo cuando se usa en un formulario. Si no se escribe el título se
usara el nombre del campo como etiqueta.
-Valor predeterminado: valor automáticamente introducido en el campo para nuevos registros.
-Regla de validación: expresión que limita los valores que se pueden escribir en el campo.
-Requerido: hacer obligatoria la entrada de datos en el campo. (Si o no).
-Permitir longitud cero: permitir cadenas de longitud cero en el campo. (Si o no).
-Indexado: un índice acelera las búsquedas y la ordenación en un campo, pero puede hacer
lentas las actualizaciones. (No-Si (con duplicados)-Si (sin duplicados))
-Compresión Unicode: permitir la compresión Unicode en el campo. (Si o no).
-Modo IME: modo IME desea establecer al mover el enfoque al campo. (Sin controles- Activo-
Inactivo- Deshabilitado-Hiragana-Katakana de ancho completo- Katakana de un byte- Alfa/núm.
De ancho completo-Alfa/núm. De un byte- Hangul de ancho total-Hangul)
-Modo de Oraciones IME: Modo de oraciones IME que desea establecer al mover el enfoque del
campo. (Nada-Conversación-Predecir frase-Clausula plural).
-Etiquetas inteligentes: Para aplicarlas en el campo. (Fecha-Contactos-Nombre de la persona-
Teléfono).
-Alineación del texto: control para alinear el texto. (General-Izquierda-Centro-Derecha-
Distribuir).
Clave Principal: es un conjunto de campos o un solo campo qué permiten identificar de manera
única un registró.
Indicé: son claves además de la principal, permite organizar la tabla por uno o más campos.

5. ¿QUÉ ES UNA RELACIÓN?
Una relación es asociación entre varias entidades, permite evitar la duplicación de datos, facilita
la ejecución del trabajo con las tablas.
Tipos De Relación:
1. Uno a uno:
2. Uno a varios:

6. 3. Varios a varios:
¿ETAPAS PARA DISEÑAR UNA BASE DE DATOS?
Diseñar la base de datos es una gran tarea ya que plasmas y organizas ideas para crear una base
de datos.
1) Piensa: pon tu mente a generar ideas.
2) Anota: como te van surgiendo ideas lleva nota de ellas, después las puedes usar para
complementar la idea básica.
3) Dibuja: a medida que vas pensando tus ideas, vas dibujándolas así tendrás un modelo
más fácil de organizar, así crearas un modelo “Entidad-Relación”.
(Entidad:Objeto que es distinguible de otros objetos por medio de un conjunto
especifico de atributos. - Relación: Asociación entre varias entidades).
4) Tablas: debes asignar a cada entidad una tabla, ósea que el dibujo se convierte en
tablas.
5) Introducción al programa: ya tienes tu base de datos diseñada, solo debes introducir
los datos al programa.
¿QUÉ ES Y CÓMO IMPORTAR DATOS?
Importar datos es inducir datos de archivos existentes, para importar los datos solo tenemos
que:
1) Ir a la pestaña Datos Externos.
2) Ubicarnos en el grupo de importar y vincular.
3) Se selecciona el tipo de archivo.

7. Según el tipo de archivo escogido para importar, se deben seguir las opciones de las ventanas
que aparecen para importarlos datos.
¿QUÉ ES UNA CONSULTA?
Las consultas en Access son objetos para recuperar información, modificarla y también
almacenar el resultado en otra tabla.
Tipos De Consultas…
 Consultas de selección: son aquellas que extraen datos o los muestran,
según los criterios especificados. Con el resultado podemos consultar
los datos modificados (se puede o no según la consulta), genera una
tabla lógica.
 Consultas de acción: realizan cambios a los registros. Existen de
eliminación, actualización, datos anexados y creación de tablas.
 Consultas específicas de SQL: son las que no se pueden definir desde la
cuadricula QBE de Access sino que se tiene que definir directamente de
SQL.
Como Crear Una Consulta…
Para crear una consulta se debe primero dirigirse a la pestaña de crear, en el grupo
macros y códigos u otros, de clic sobre diseño de consulta o asistente para consultas.
si escoge el diseño de consultas ira directamente a la consulta , donde aparecerá un
listado con las tablas que desea agregar a la consulta: