Manual soflamd

Gestión de Mantenimiento de Equipos y Vehículos
Alcance Funcional
Versión 1.1

Alcance Funcional Versión: 1.1
Sector: Tecnología - Documentación Vigencia: 16/09/2015
Documento: GSA_DOC_GU_Gestion_de_Mantenimiento_de_Equipos_y_Vehiculos.docx Autor: EP
Template: TP_GU_[TEMA].dotx Versión: 1.0 Vigencia : 25/07/2014
Fecha Impresión: 16/09/15 ©Softland Argentina, 2015 Pág.: 1 / 13
Historial de Versiones
Fecha Versión Descripción Autor
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Aprobación /
Vigencia
Fecha Revisó Fecha Aprobó
14/08/2014 1.0 Versión Inicial EP 12/06/2015 JS 12/06/2015 EP
14/09/2014 1.1 Actualización s/parte EP 160 EP 15/09/2015 GR 16/09/2015 EP

Tabla de contenido
1. INTRODUCCIÓN.................................................................................................................................................. 3
2. CONCEPTOS GENERALES ....................................................................................................................................... 3
2.1 Plan de mantenimiento .............................................................................................................................................. 3
2.1.1 Detalle Plan de mantenimiento 3
2.2 Equipos ....................................................................................................................................................................... 4
2.2.1 Detalle equipo y dimensiones 5
2.3 Partes.......................................................................................................................................................................... 6
3. CIRCUITO DE MANTENIMIENTO ............................................................................................................................. 7
3.1 Tipo de circuitos.......................................................................................................................................................... 8
4. COMPROBANTE DE MANTENIMIENTO ..................................................................................................................... 9
4.1 Comprobantes de mantenimiento.............................................................................................................................. 9
5. REGISTRACIÓN DE MANTENIMIENTO..................................................................................................................... 10
5.1 Mantenimiento preventivo....................................................................................................................................... 10
5.1.1 Solicitud de orden de trabajo 10
5.1.2 Orden de trabajo 11
5.1.3 Aplicación de consumo 11
5.1.4 Ingreso de novedades 13
5.2 Mantenimiento correctivo o no planificado ............................................................................................................. 13
6. PERIODO DE REGISTRACIÓN ................................................................................................................................ 13

1. INTRODUCCIÓN
El presente documento explica el alcance funcional del módulo de Gestión de Mantenimiento de Equipos y
Vehículos. Este módulo permite administrar el mantenimiento de los activos de la empresa, como son los
equipos y vehículos, siguiendo un plan de mantenimiento preventivo (planificado), correctivo (no planificado)
e informativo. Asimismo, los consumos asociados al mantenimiento de los equipos, se encuentran integrado
a los módulos del sistema, como son Stock y Contabilidad General.
2. CONCEPTOS GENERALES
2.1 Plan de mantenimiento
El objeto tabla Plan de Mantenimiento, Gestión de Mantenimiento de Equipos y Vehículos>Tablas y
parámetros, está formado por una o varias actividades que se relacionan con el mantenimiento de los equipos
y sus piezas que los componen, y se encuentran condicionadas a ciertos parámetros preestablecidos. La
configuración a nivel encabezado está determinado por las siguientes opciones;
• Código y descripción, son los datos que lo identifican en forma univoca.
• Tipo de mantenimiento, es un campo que clasifica al mantenimiento. Las opciones disponibles son
Preventivo, Correctivo e Informativo.
• Procedimiento, es el campo tipo texto que permite ingresar información global para ese plan.
2.1.1 Detalle Plan de mantenimiento
Se encuentran las siguientes opciones de configuración:
• Actividad, se indica el tipo de actividad que corresponde. Por ejemplo, cambio de aceites y filtros en
un camión.
• Frecuencia de tiempo, es el indicador de tiempo en el cual se efectúa el mantenimiento. Las opciones
de frecuencias son día, semana, mes y año.
• Unidad mínima y máxima de tiempo, son los valores que representan cada cuanto tiempo se debe
realizar el plan y cuál es el tiempo de tolerancia estimado para su aplicación. Por ejemplo en caso de
indicar semana, al ingresar 2 en unidad mínima de tiempo y 3 en unidad máxima de tiempo, el
mantenimiento se debe realizar cada 2 semanas, con una tolerancia de hasta 3 semanas. Es un campo
meramente informativo.
• Unidad de medida de lectura. Es la unidad de medida que se utiliza para controlar los tiempos. Es
ejemplo los kilómetros en los vehículos o las horas de uso para las maquinarias.
• Unidades mínimas de lectura. Es el valor que se relaciona con la frecuencia de lectura y es el
parámetro a partir del cual es necesario realizar el plan. Por ejemplo en caso de indicar kilómetros,

ingresar 5000, si se desea que a partir de los 5000 km se realice las actividades de mantenimiento.
• Unidades máximas de lectura, es el valor límite de tolerancia de la unidad de lectura. En el ejemplo
anterior, el valor 6000 representa que los 6000 km es el límite el cual debe realizarse el mantenimiento
obligatoriamente.
En el caso que las unidades de lectura del equipo, se encuentren dentro del rango definido en las
Unidades mínimas y máximas de lectura, en el Plan de Mantenimiento, el sistema genera un
pendiente de aquellos equipos que necesitan cumplir con las actividades de mantenimiento. Para
ello se puede consultar el reporte ME – Equipos pendientes de mantenimiento (grupo).
• Procedimiento, es el campo tipo texto que permite ingresar información acerca de los pasos a realizar
en la actividad.
En la Figura 1 se muestra el ejemplo de un plan de mantenimiento de camiones, con frecuencia semanal,
lectura en kilómetros, y cuyas actividades son el cambio de aceite y de filtros.
Fig. 1 – Plan de Mantenimiento Semanal Camiones
2.2 Equipos
El objeto tabla Equipos, Gestión de Mantenimiento de Equipos y Vehículos>Tablas y parámetros, se definen
los equipos pertenecientes a la empresa, y en la que se encuentran las siguientes opciones de configuración;
• Código y descripción: son los datos que identifican al equipo.
• Tipo y código de producto: son los datos del producto, que se desea considerar como equipo. Es un
dato obligatorio.
• Identificación de Bien de Uso: es el código de bien dentro del módulo de Activo Fijo. No es un dato
obligatorio para el uso de los equipos.
• Responsable Técnico, es el nombre que identifica a la persona responsable del equipo para su
mantenimiento. No es un dato obligatorio. Este dato se lo carga en la tabla Técnicos, Gestión de
Mantenimiento de Equipos y Vehículos>Tablas y parámetros.
• Fecha de inicio, es la fecha de referencia de inicio del producto como equipo.

• Unidad de medida de lectura y unidades de lectura acumulada, representa la unidad de medida
(kilómetros, litros, etc.) y su valor acumulado. Por ejemplo, a medida que se realicen los
mantenimientos el valor de las unidades se irá actualizando.
• Indirecta, esta opción determina qué valor de las unidades de lectura se ingresan en las novedades y
como el sistema calcula las unidades de lectura. Por ejemplo, la unidad de medida de lectura es
kilómetros y las unidades de lectura iniciales son 10.000 Kilómetros. Se realiza un mantenimiento de
este equipo y se toma lectura del odómetro, y se ingresa como novedad los kilómetros totales que
figuran en el mismo, en el caso 15.000 Kilómetros. Esto hace que el equipo considere como unidades
de lectura acumulada, 15.000 km. y como unidades de lectura 5.000 km., que son los kilómetros
recorridos para esa medición.
En el caso de no tener habilitada la opción indirecta, en las novedades se ingresan los kilómetros
reales recorridos, es decir 5.000 km.
• Frecuencia de tiempo, es el indicador de tiempo en el cual se efectúa el mantenimiento. Las opciones
de frecuencias son día, semana, mes y año. Es un dato a fines informativos.
2.2.1 Detalle equipo y dimensiones
Se asocia el plan de mantenimiento que debe tener dicho equipo, el parte del cual proviene la conformación
del mismo, la cantidad de piezas que involucra el equipo en caso de necesitarse, el detalle de los mismos, etc.
En la solapa grilla Detalle se encuentran las siguientes opciones de configuración:
• Parte, es el código de parte que conforma al equipo.
• Plan de mantenimiento, es el código de plan que tiene relacionado el equipo.
• Piezas, por defecto recupera los códigos de piezas que se encuentran en el parte. El sistema permite
el ingreso de los valores de atributos de stock asociados a dichas piezas (serie, despacho, envase, etc.).
• Unidades de lectura, es la cantidad de kilómetros, unidades, etc. que son ingresadas en cada informe
de novedades sobre el mantenimiento del equipo. Este valor se acumula con cada novedad, y cuando
se realiza las actividades de mantenimiento, que incluyen los consumos de todas las piezas, el sistema
lo lleva a valor cero (0).
En la solapa grilla Dimensiones, se indican las dimensiones a registrar en las imputaciones contables, al
momento de la registración de comprobantes para el equipo. No es un dato obligatorio.
Para el ejemplo que se muestra en la figura 2, el equipo Camión MB 1620, tiene un parte llamado Motor
Naftero MB 1620 en el cual posee una actividad llamada Cambio de Aceite, cuya pieza es Aceite Helaión 15 y
la actividad llamada Cambio de filtros, cuyas piezas son Filtro de Aceite, de Aire y de Combustible; con un
plan específico llamado Semanal Camiones.

Fig. 2 – Equipo – Camión MB 1620
El sistema permite incluir otras piezas al equipo, aunque los mismos no se incluyan en la parte original.
Para que un producto pueda funcionar en el sistema como equipo, es necesario tildar la casilla de
verificación Habilitado para Gestión de Mantenimiento y Vehículos, dentro de la tabla maestro de
Productos (Gestión de Inventarios> Administración de Inventarios > Productos, Precios y Costos>
Productos).
2.3 Partes
El objeto tabla Partes, Gestión de Mantenimiento de Equipos y Vehículos>Tablas y parámetros, se detallan las
partes y sus piezas que forman parte de los equipos. Se encuentran las siguientes opciones de configuración;
• Código y descripción: son los datos que identifican al parte. Es un dato obligatorio.
• Tipo y código de producto: son los datos del producto, que se desea considerar como parte. Es un
dato optativo.
• Identificación de Bienes de Uso, es el código de bien dentro del módulo de Activo Fijo. Es un dato
optativo.
• Agrupador de actividades, es el código que lo identifica y que lo relaciona al parte. Facilita el proceso

de selección manual de las actividades. Este dato se obtiene de la tabla Agrupador de actividades,
Gestión de Mantenimiento de Equipos y Vehículos>Tablas y parámetros. Es un dato optativo.
En la solapa grilla Actividades asociadas, se incluye la o las actividad/es que incluyen al parte dentro del plan
de mantenimiento preventivo. Se encuentran las siguientes opciones de configuración:
• Actividad, es el código que la identifica. Este dato se obtiene de la tabla Actividades, Gestión de
Mantenimiento de Equipos y Vehículos>Tablas y parámetros. Es el dato obligatorio.
• Proveedor, es el nombre del proveedor que puede realizar la actividad. Es un dato optativo.
• Horas Estimadas: son las horas que se utiliza para poder tener una apreciación de cuánto tiempo
tomara realizar dicha Actividad. Es un dato optativo.
• Piezas: es la opción de seleccionar las piezas involucradas en dicha actividad conjuntamente con su
cantidad necesaria a utilizar. Es un dato optativo.
En la Figura 3 se muestra el ejemplo de un parte con las actividades asociadas y las piezas a utilizar.
Fig. 3 .Parte Motor naftero MB 1620
En el caso de agregar o eliminar piezas a la parte, el sistema no actualiza automáticamente dichas
piezas a los equipos vinculados. Por ello, se los debe actualizar manualmente a cada uno de los
equipos correspondientes.
3. CIRCUITO DE MANTENIMIENTO
En el objeto tabla Circuitos de mantenimiento, Gestión de Mantenimiento de Equipos y
Vehículos>Comprobantes y circuitos, se definen los circuitos operativos vinculados al mantenimiento de los
bienes de uso.

3.1 Tipo de circuitos
Los circuitos básicos propuestos para la registración son:
• Solicitud
• Orden de trabajo
• Aplicación de consumo
• Ingreso de novedades
Los valores que se incluyen en los campos circuito a generar y parte de circuito se generan en el objeto tabla
Códigos de circuitos de mantenimiento, Gestión de Mantenimiento de Equipos y Vehículos>Comprobantes y
circuitos.
Si el tipo de comprobante a generar es solicitud de orden de trabajo, Ordenes de trabajo o Ingreso de
novedades se habilita la casilla de verificación Comprobante de mantenimiento, y en la solapa grilla
Comprobantes de mantenimiento el campo para el ingreso de comprobantes de los circuitos relacionados. Si
se agrega más de un registro, cuando se realice la registración de mantenimiento de dichos circuitos se va a
generar una registración por cada comprobante.
En cambio, si el tipo de comprobante a generar es Aplicación de consumo se habilita la casilla de verificación
Comprobante de stock, y en la solapa grilla Comprobantes de stock el campo para el ingreso de comprobantes
de los circuitos relacionados. En el caso que se agrega más de un registro, el usuario tiene la posibilidad de
seleccionar entre alguno esos comprobantes, al momento de realizar la registración del Vale de consumo.
Se puede generar comprobantes del tipo Anulación, para anular total o parcialmente las cantidades de un
comprobante.
Se puede generar comprobantes del tipo Modificación, para modificar los campos de un comprobante, salvo
en los comprobantes de tipo Aplicación de Consumo.
Los campos depósito y sector identifican de donde se va a restar el stock del producto que se use en la
registración de mantenimiento.
Los campos Reportes se utilizan para indicar el nombre de los reportes a nivel grupo y detalle, a utilizar en los
circuitos de mantenimiento. Estos reportes se refieren a los equipos pendientes de mantenimiento, piezas
pendientes a consumir, ítems a modificar y/o eliminar.
En la Figura 4 se muestra el ejemplo de la configuración del circuito, para la creación de una Orden de Trabajo
a partir de la Solicitud.

Fig. 4. Circuito de mantenimiento - Orden de Trabajo a partir de la Solicitud
4. COMPROBANTE DE MANTENIMIENTO
En el objeto tabla Comprobante de mantenimiento, Gestión de Mantenimiento de Equipos y
Vehículos>Comprobantes y circuitos, se definen los distintos comprobantes a utilizar.
4.1 Comprobantes de mantenimiento
Se incluye la configuración propia del comprobante. Se ingresa un Código, Descripción y Título que lo identifica
en forma univoca.
El campo tipo de numeración va indicar como se genera el número de comprobante cuando se realice una
registración de mantenimiento. Los valores de este campo pueden ser automática, renuneración mensual,
semiautomática o irrestricta.
Si es automática, el número de comprobante lo va a generar el sistema empezando por el número 1 y
continuando en orden creciente.
Si es remuneración mensual, el número de comprobante se va a generar con un algoritmo diferente cada mes.
Si es semiautomática, el número lo va a generar el sistema empezando por el número 1 y continuando en
orden creciente pero se puede modificar.

Si es irrestricta, el número de formulario lo va a generar el usuario, al momento de la registración.
Otros datos a cargar son la letra identificadora; número de sucursal, cantidad máxima de ítems, entre otros.
En la solapa grilla Datos del formulario por empresa, se ingresan los valores particulares de configuración para
cada empresa, en el caso de multiempresa.
En la Figura 5 se muestra el ejemplo del comprobante orden de trabajo.
Fig. 5. Comprobante de orden de trabajo
5. REGISTRACIÓN DE MANTENIMIENTO
5.1 Mantenimiento preventivo
5.1.1 Solicitud de orden de trabajo
La registración de mantenimiento tiene como primer circuito el de solicitud (circuito directo). Se cargan los
campos equipos, partes, planes de mantenimientos y actividades necesarias para el debido mantenimiento.
Al finalizar la carga de estos campos, se habilita el campo Piezas, dependiendo si el mantenimiento de la parte
seleccionada necesita o no productos para su realización.
En el campo subgrilla Piezas, se indican los productos necesarios y sus cantidades. En caso que la pieza trabaje
con atributos de stock, se habilita el campo subgrilla Detalle de Piezas.
En la Figura 6 se muestra el ejemplo de la registración de la solicitud de orden de trabajo.

Fig. 6. Registración de la solicitud de orden de trabajo.
5.1.2 Orden de trabajo
La orden tiene como finalidad aceptar una o más solicitudes de órdenes de trabajo. También es posible
generarla en forma directa, como paso inicial.
5.1.3 Aplicación de consumo
Dicho comprobante se realiza en forma directa o indirecta y tiene como finalidad la registración de los
movimientos de stock del consumo de las piezas.
En la subgrilla Piezas se permite agregar nuevas piezas para su utilización en el mantenimiento del equipo.
Donde sus campos habilitados van a ser tipo, código y cantidad.
Se permite la carga de nuevos consumos, para los circuitos directos, de esta manera se cargan los campos
como si fuera una solicitud, además permitiendo la carga de nuevos productos en la subgrilla Piezas.
La casilla de verificación Actividad finalizada, en el caso de tener la tilde habilitada, el sistema actualiza el valor
a cero (0) del campo unidades de lectura del objeto tabla Equipos, para ese equipo y parte correspondiente.
En la Figura 7 se muestra el ejemplo de la registración de la aplicación de consumo.

Fig. 7. Registración de la aplicación de consumo.
El sistema genera el movimiento de egreso de stock, por las cantidades registradas por el consumo de las
partes,
Asimismo, el comprobante puede incluirse en los procesos de valorización y contabilización de los productos.
Es importante mencionar que el sistema utiliza el siguiente orden de prioridad, en cuanto al recupero del valor
de la apertura en dimensiones:
1. Distribución del Proyecto, que se indica en la registración de la aplicación de consumo.
2. Distribución del Equipo, el cual forma parte la parte.
3. Distribución de la Estructura de costos, asociado al comprobante de aplicación de consumo,
en el objeto Asociación de Estructura de costos.
Al momento de registrar este tipo de comprobante, el sistema permite modificar el Depósito y
Sector, desde donde se da de baja de stock, las piezas a utilizar en el mantenimiento de los equipos.
En el caso de finalizar la actividad de mantenimiento para un equipo en particular, es necesario hacer una tilde
en el campo Actividad finalizada, como se muestra en la figura 8. Esto permite llevar a cero (0), el contador
de las unidades de lectura para ese mismo equipo, como así también finalizar los pendientes vinculados.
Fig. 8. Registración de la aplicación de consumo. Actividad finalizada.

5.1.4 Ingreso de novedades
En este circuito directo se informa la cantidad de unidades que recorre o consume uno o más equipos. Esto
actualiza el objeto tabla Equipos, donde se incrementa el valor que figura en el campo unidades de lectura
acumulada, y el campo unidades de lectura de la solapa grilla Detalle, cada vez que se realiza un informe de
novedades.
El sistema permite ingresar cantidades en negativo, en el campo Cantidad, siempre y cuando, la unidad de
medida de lectura registrada coincida con la indicada en el objeto Equipos.
En un equipo se pueden registrar distintas unidades de medida de lectura (kilómetros, horas, etc.).
Por ello, las unidades de lectura del equipo se modifican, siempre y cuando, la unidad de medida
de lectura del equipo coincida con la indicada en la registración de mantenimiento para ese mismo
equipo.
En el campo Horómetro, no editable, muestra el valor registrado en el campo Unidades de Lectura
Acumulada, para ese mismo equipo en el objeto Equipos. Esto sucede siempre y cuando las
unidades de medida que se informen en la registración de las novedades (Unidad de medida),
coincidan con el indicado en el equipo (Unidad de medida de lectura).
5.2 Mantenimiento correctivo o no planificado
Se realiza la registración de forma similar al mantenimiento preventivo (punto 5.1), con la diferencia que se
indica únicamente el código de equipo y actividad asociada a la pieza a reparar o mantener. De esta manera
se omite cargar un plan de mantenimiento y parte relacionada al equipo. Esto se da comúnmente, en las
reparaciones no previstas, como puede la de rotura de espejos, motores, neumáticos, etc.
Se debe hacer una tilde en el campo Actividad finalizada, para finalizar los pendientes vinculados.
6. PERIODO DE REGISTRACIÓN
En el objeto Definición de parámetros de mantenimiento, Gestión de Mantenimiento de Equipos y
Vehículos>Instalación, se ingresan el rango de fechas, Desde y Hasta, que actúan de límites de control para la
registración de los comprobantes.

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