Manual Webinar para una mejor gestión del tiempo en el sector del comercio

info@jonpera.es / www.jonpera.es
APLICACIÓN PARA EL COMERCIO MINORISTA

QUIENES QUIERAN MEJORAR SU GESTION DEL
TIEMPO
WEBINAR
1 HORA
GRATUITA Y LIBRE

•Conocer las herramientas que nos ayuden a planificar
nuestras tareas diarias basadas en los objetivos
marcados. Ser más productivos.
•Toma de conciencia de nuestra gestión diaria del tiempo.
¿Somos productivos?
•Evitar la improvisación en nuestra gestión del día a día

Nunca debemos olvidar que Retail es detalle con lo que nos sería
imposible querer llegar a realizar todas las tareas y compromisos
posibles con sus infinitas variables en la gestión comercial.
Fundamentaremos la gestión del tiempo en 4 partes
interrelacionadas
1. Trabajar la PLANIFICACION DE TAREAS a través del check list de
tareas y de planificación de acciones.
2. Tipos de REUNIONES con los equipos. Motivadoras, objetivos
definidos y tiempo limitado. Acta de ejecución
3. Control de AGENDA y PRINCIPALES HERRAMIENTAS de gestión
del tiempo. Visión del tiempo es oro.
4. Proceso de DELEGACION

•Tratar los problemas tal como llegan
•Considerar una llamada recibida prioritaria al trabajo o a
la persona que tenemos delante
• Considerar la palabra urgente como una realidad
OBJETIVA
• Tratar varios problemas a la vez
• Confundir urgente e importante
• Esperar que un problema llegue para buscar su solución
o ignorarlo
• Ir a una cita sin confirmar que la persona estará
efectivamente
• Dudar de los demás y pensar que solo uno es capaz
PRINCIPALES ERRORES DE LA G.T.

•Olvidar controlar lo que hemos pedido hacer
• Cuando hay mucho retraso, no validar que lo que
hacemos sigue de actualidad
• Aceptar trabajo para complacer a alguien o por no tener
que decir NO
• Tener documentos sin leer desde hace 15 días
• Tener varios cuadernos para notas, agendas
• Leer y tratar su correo en orden de llegada
• Negarse a rechazar o sacrificar algo por querer hacerlo
todo
• Posponer las decisiones, pensando que se solucionará
solas
PRINCIPALES ERRORES DE LA G.T.

• Depende de cuatro elementos ligados
esencialmente al individuo:
1. Reflexión sobre los objetivos personales.
2. Capacidad de adaptación al entorno.
3. Energía para definir prioridades.
4. Voluntad para cambiar e incluso “perder algo”
para ganar tiempo.

IMPORTANCIA DE LOS OBJETIVOS
MEDIBLES
ESPECIFICOS
TEMPORALES
AMBICIOSOS
ALCANZABLES
REALISTAS
PERTINENTES

OBJETIVOS DESDE LOS KPIS
Flujo paso de clientes
Flujo derivado tienda
Número de compradores
Cifra de venta €
Margen €
•¿QUÉ ES? ¿PARA QUÉ NOS SIRVEN?
•PRINCIPALES KPIS QUE NOS AYUDAN A MEJORAR
•TRABAJANDO KPIS DESDE LA GESTIÓN, LAS PERSONAS Y EL
CLIENTE
•ACCIONES A TRABAJAR
“Porque no es lo mismo vender 10.000 tickets a 10€ que 10 tickets a 10.000€”

TAR
EAS
DICI
EM
BRE
3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31
OBJETIVOS PRINCIPALES
WEB
PROGRAMACION ok
EMAIL ALFREDO OK
EMAIL JOSELU OK ok
TIPOS DE FOTOS ok ok
REPORTAJE FOTOGRAFICO OK
ANA. IMAGEN EMAIL OK
APARTADOS TEXTO
TEXTO OK OK OK OK
QUE FOTOS EN CADA APARTADO
FORMACION Y
CONSULTORIA
CAMPUS. PREPARAR CITA Y CITA
BUSCAR CONTACTOS/ AYUNTAMIENTOS OK
MEJORAR PRESENTACION A ASOCIACION OK OK OK
MEJORAR PRESENTACION A FORMACION OK OK OK
REVISION DE CONTACTOS YA TOCADOS
HOBETUZ MIKEL ETXEBARRIA/ EMAIL
POSIBLES ACCIONES
OTROS
ARTICULO
ESTRUCTURAR LA IDEA
ESCRIBIR TEXTO Y BIBLIOGRAFIA
PUBLICACION DONDE ENVIARLA
CHARLA
ASOCIACION
PREPARACION A QUIEN Y DE QUÉ
LLAMAR Y CONCERTAR CITA
PREPARA Y DIAPOSITIVAS
COLEGIO DE
PSICOLOGOS
PREPARACION DE REUNION OK OK
ENVEJECIMIENTO OK OK
CHARLAS OK OK
INTERNET NUEVAS TECNOLOGIAS OK OK
COACH - PSICOLOGO OK OK
OBJETIVOS 2016
ENUNCIAR TAREAS 2016/ CUADRO DE ENERO
UNUNCIAR OBJETIVOS 206
CALCULO DE VENTAS Y COSTES 2016
CHECK LIST DE TAREAS Y DE CENTRO

GESTION
ADMINISTRATIVA
RR.HH.
PRODUCTIVIDAD
COMERCIO
GESTION DEL NEGOCIO RR.HH. PRODUCTIVIDAD GESTION COMERCIAL /
PRODUCTO
CUENTA DE RESULTADOS FORMACION , INFORMACION PLANIFICACION COMERCIAL SEGÚN
OPECOM DE LA COMPAÑIA
INDICADOERES DE GESTION. KPIS. HORARIOS Y PRODUCTIVIDAD MERCHANDISING Y “TIENDA
PREPARADA”. CHECK LIST TAREAS. L
LL.B.
NORMATIVAS Y PROCEDIMIENTOS EVALUACION Y SEGUIMIENTO ALMACÉN. CHECK LIST
COSTES. LOCAL, CONSUMIBLES, MOTIVACION DEL PERSONAL PUESTA EN VALOR DE LAS OPECOM,
DEL CENTRO, DEL PRODUCTO.
TABLEROS / REUNIONES / BREFINGS,…. IDENTIFICACION DE PRODUCTOS DE
MAXIMA VENTA. PARETO DERIVAS,…
ATENCION AL CLIENTE.

REUNIONES CON EL EQUIPO
Buscamos que las reuniones sean eficaces.
¿cómo?
•Objetivos claros y definidos de la
reunión.
•Evitar las interrupciones
Duración
Control del tiempo
Acta de la reunión
Roles a evitar
Actas de acciones. COMPROMISO

FORMACION
EJECUCION
DELEGACION
CONTROL Y
SEGUIMIENTO
NUEVO
PROCESO
“El camino hacia el liderazgo brillante dista mucho de ser llano; supone un gran reto
y requiere tiempo” JOHN WITHMORE
DELEGACION

GESTION DEL ESTRES Y DEL TIEMPO
PRODUCTIVIDAD
ESTRÉS
La GESTIÓN DEL TIEMPO es una de las áreas que mayor importancia tiene en
el management empresarial, por su incidencia sobre los resultados del
directivo / empleado, y especialmente sobre su PRODUCTIVIDAD.

DE LA SALUD A LA PRODUCTIVIDAD
YO
JEFES
FAMILIA
ENTORNO
EXTERIOR
SUBOR
DINADOS
COMPA
ÑEROS
Situaciones de bloqueo ante la presión
de los distintos agentes implicados en
las relaciones. Como afrontar las
situaciones de bloqueo desde la gestión
de las emociones .

COMUNICACION
Desde la comunicación DIRECTIVA hacia la ASERTIVA
•GESTIÓN EFICAZ DE SITUACIONES “DIFÍCILES” (quejas,
críticas, enfados,...)
•RESPETO, ESCUCHA Y ASERTIVIDAD
•Comunicación oral y escrita: cuestiones a tener en
cuenta
•Influencia de las EMOCIONES en la comunicación.
•Gestión emocional: claves para la identificación y
regulación de las emociones.

OBSERVAR
CONDUCTAS
IDENTIFICA
CONDUCTAS Y
SUS
REPERCUSIONES
FEEDBACK
ACCIONES
CORRECTORAS
SEGUIMIENTO
•El seguimiento individualizado de la tarea.
Acompañamos a nuestros equipos en el día a día
•Dar y recibir feedback de manera eficaz.
•Tipos de feedback
•Comunicación de primer nivel. Solución de tareas, no
de sentimientos.
COMUNICACION
Orientados a la TAREA sin descuidar a la PERSONA

Regla del 80/20 o Principio de Pareto: el 20 % de los clientes nos
produce probablemente el 80 % de los beneficios. El 20 % del tiempo
de trabajo de una persona contribuye al 80% de los resultados. Por
tanto, los elementos críticos de cualquier conjunto constituyen, por lo
general, sólo una minoría.
20% TIEMPO
80% RESULTADO
80% TIEMPO
20% RESULTADO
¿Y EN
VUESTRAS
VENTAS?

El tiempo invertido en un trabajo varía en función del
tiempo disponible.
• El valor de una tarea no crece proporcionalmente al tiempo
que se dedica.
• Acotar el tiempo a dedicar a cada tarea.
• Fijarse vencimientos, fechas límite, topes
Algunas «leyes»: Ley de Parkinson
o de tendencia a la autoinflación

Método ABCDE:
- Tarea A es algo importante, algo que debes hacer. A-1,A-2,A-3....
- Tarea B es algo que deberías hacer; si no lo haces hay consecuencias pero no tan
importantes como en las tareas A. Nunca trabajes en una tarea B si te queda
pendiente alguna tarea A. Niégate a trabajar en una prioridad menor si hay una
mayor a la espera.
- Tarea C es algo que sería agradable hacer, pero que carece de consecuencias. Nunca
trabajes en una tarea C si hay una B pendiente.
- Tarea D es aquella que puedes delegar a otra persona. La regla es que deberías
delegar todo lo que es posible que haga otra persona para disponer de más tiempo
para hacer lo que sólo tú puedes hacer. Pregúntate: ¿Qué puedo hacer yo y solamente
yo, y si lo hago bien, resultará ventajoso para mi empresa?
- Tarea E es algo que puedes sencillamente eliminar. Hacerla o no hacerla carece de
consecuencias.
¿Cuáles son tus tareas A,B,C,D y E?

No programes más del 50% de tu tiempo: se recomienda
programar sólo entre el 25% y el 50% de nuestro tiempo,
dejando disponible el resto para lo que nos acabará por llegar.
Nunca llegues a programar más de 70% (5h30 sobre 8h); la
persona media pierde 3 horas al día de su tiempo.
Para los asuntos no programados: pregúntate siempre:
¿Es lo que voy a hacer más importante que lo programado?
Si lo es hazlo. Si no lo es, aprende a decir NO.

MÉTODO GTD (GETTING THINGS DONE): para la gestión del tiempo y de
la productividad.
1.-Recopilar todos los proyectos, todo lo pendiente e inacabado.
2.- Aclarar exactamente cuál es tu compromiso y decidir qué vas a hacer, si
es que hay algo que hacer para progresar hacia su consecución.
3.- Una vez decididas todas las acciones que hay que llevar a cabo,
mantener los recordatorios de ellas bien organizados en un sistema que
revises con regularidad.
RECOPILACION PROCESAMIENTO
ORGANIZA
CION
EVALUACION ACCION

A = REALIZAR ENSEGUIDA.
B = PLANIFICAR
C = DELEGAR
D = DESENTENDERSE: PAPELERA O ARCHIVO.
PLANIFICACION Y TOMA DE DECISIONES
+
+
-
-
B A
D C

PLANIFICACION Y TOMA DE DECISIONES A-B-C
A. Tienen mucha importancia (son “esencia” de nuestra
función). Se deben realizar y son difícilmente delegables.
B. Son importantes, pero en muchos casos delegables.
C. Son rutinarias, pequeñas . . . Consumen mucho tiempo y
son poco relevantes para cumplir con eficacia la función.

ALGUNAS IDEAS DE LOS DIRECTIVOS
•Clarificar valores y establecer metas
•Establecer prioridades
•Planificar y aprender a delegar.
•Aprender a decir NO (con buena educación, sonriendo y sin
dar excusas). Asertividad.
•Realizar auto-registros del uso del tiempo (toma de
conciencia)
•Llegar 10 minutos antes de la hora
•Hacer el trabajo en la mitad de tiempo
• Hacer solo una cosa cada vez
•“Hazlo ya” . PROCRASTINACION
•Postergar con un objetivo e identificar el motivo de la
postergación:

APRENDIZAJE ES ACCIÓN: TODO LO DEMAS ES INFORMACIÓN
Retenemos:
El 20% de lo que oímos,
El 30% de lo que vemos
El 10% de lo que leemos,
El 50% de lo que escuchamos,
El 70% de lo que decimos
El 90% de lo que decimos y
hacemos

“Atienda a sus pensamientos, porque se tornan palabras.
Escoja sus palabras, porque se tornan en acciones.
Atienda a sus acciones, porque se tornan hábitos.
Estudie sus hábitos, porque se tornan en carácter.
Desarrolle su carácter, porque el mismo se torna en
destino”.
SABER POPULAR

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