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PRODETUR
TÉCNICAS PARA GESTIONAR EL TIEMPO
Benacazón, 19 de mayo de 2016
formacion@prodetur.es Telf.: 954 486 800
Objetivo general de la Acción Formativa:
Identificar los factores más relevantes de la “Gestión del Tiempo”
para la optimización del mismo. Ofrecer herramientas fácilmente
utilizables tendentes a generar un nuevo esquema de
pensamiento, de planificación y control del uso del tiempo para
obtener resultados exitosos, incorporando métodos para la
eficiencia organizativa.
• Conocimientos:
 Optimizar la productividad y el rendimiento con una mejor gestión de
actividades.
 Conocer los principios básicos de la administración eficiente del tiempo.
 Saber definir con claridad los objetivos y establecer prioridades
 Habilidades:
 Entrenar sobre diversas estrategias, herramientas, técnicas, recursos,… para
gestionarel tiempo de manera eficiente.
 Mejorar la fijación de objetivos y optimizar la organización de recursos.
 Actitudes:
 Comprender que la eficiencia tiene como base la planificación, desde el
momento que permite concentrar los esfuerzos en la dirección adecuada
en todo momento.
 Concienciar sobre la escasez de un recurso como el tiempo, que delimita
las posibilidades de éxito en la consecución de objetivos de manera
eficiente.
Se trata de entrenar habilidadeseficaces
para la Gestión del Tiempo.
Llegar a conocer la naturaleza del tiempo
como recurso.
Llegara utilizarlo con maestría es
comprender la prioridades.
Conocerlosfactores indeseables que lo
limitan.
Conocerloshábitosvirtuososque lo
amplían.
EFICACIA EFICIENCIA
Requerimientos del contexto profesional
 Estructurasde gestión flexibles
 Alto grado de compromiso
 T
rabajo en equipo de alto rendimiento
 Abiertosa la movilidad y loscambios
 Adaptación a circunstanciasy oportunidades
 Gestión de uno mismo
COMPETENCI
ASPROFESI
ONALES
Zona de confort
Zona de Crecimiento
(Innovación)
Zona de Confort
(Complacencia)
• “Los caminos que nos han traído hasta aquí, probablemente, no
sean los mismos que nos lleven al futuro”
• “Lo que nos proporcionó el éxito ayer, casi con toda seguridad
que no será lo que nos lo proporcione mañana”
• “Nadie cambia sino siente la necesidad de cambiar”
normal
• “ Haciendo lo mismo, ya no se consigue igual, lo más
es que se consiga menos.”
Características del Tiempo.
Recurso siempre necesario
Fijo, invariable
El mismo para todos
Frustración habitual:
“Sentirque no conseguimoshacerlo
que deberíamoshacer”
“Sentir que hemos perdido el control”
T
odosnecesitamosmás
tiempo del que tenemos,
pero puesto que nadie
tiene másde veinticuatro
horasal día, la única
opción que nosqueda es
utilizarel tiempo que
tenemosmás
eficientemente.
Hay dosenfoquesdel tema Gestión del tiempo:
Aprovechar el Tiempo
“Utilizar el tiempo en las cosas más importantes para cada uno”.
Requiere tenerun Plan interiorizado.
Controlar el Tiempo
“Disciplina diaria para asegurarse de que se aprovecha el tiempo”
Requiere Técnicas.
Aprovechar =Estrategia =Visión +Plan =Prioridades
Control =Disciplina de proceso =Técnicas
Conócete... y ahorra tiempo!!
• Cuanto mejor nos conozcamos, mejor sabremos:
– qué eliminaro aflojar(Debilidades)
– qué potenciar o destacar (Fortalezas)
• Cuanto mejor conozcamos a los demás y al entorno;
menos rodeos, más eficacia y menos tiempo para:
– aprovechar(Oportunidades)
– neutralizar(Amenazas)
Importancias y Urgencias
Crisis
Problemas acuciantes
Proyectos ya sin plazo
Reuniones inaplazables Relaciones de futuro
No urgente
Planificación
Análisis estratégicos
Reflexión sobre valores
Creación tranquila
Urgente
I
mportante
Matriz del tiempo
Teléfono
Interrupciones
Reuniones
Informes
Viajes
Correspondencia
Rutinas
Algunas llamadas
Cafés
No importante
• Desorganización mía.
• No tener clara las
prioridades.
• No delegación, cuando es
posible.
• Delegarhacia arriba.
• Optimismo injustificado.
• Falta de puntualidad.
• Indecisiones.
• Precipitación que causa
errores.
• Dejarnosllevarporla
urgencia.
• No saber decirque no.
• No tener planes ni
cronogramas.
• No aprovechar las
sinergiasdel trabajo en
equipo.
• Falta de control.
• Darmal lasinstrucciones.
• T
emer pedir ayuda.
• Lugarde trabajo
desorganizado.
Causas internas de ineficiencia.
Factores externos de ineficiencia.
• Falta de información que hay que buscar
.
• Comunicacioneslentaso burocráticas.
• Interrupciones.
• Desorganización.
• Lasurgenciasde losdemás.
• El teléfono.
• Losemails.
• Desplazamientosy entrevistaslargas.
• Reuniones.
• Incompetencia de jefes, compañerosy/o
colaboradores .
Esnecesario serProactivo, no solo reactivo:
Para ello, prepararplanes, programarel tiempo.
Distinguir en la práctica la prioridad y la urgencia.
Los ladrones del tiempo
Suele ser habitual que culpemos a otros y no a nosotros.
(En Jefes, Subordinados, el sistema, los Clientes… etc).
¿Pero nosotros tenemos algo que ver en la mala Gestión del Tiempo?
Deberíamoshacerun autocontrol.
(Z
ona de confort)
“La clave del éxito de cualquier persona es la forma en que administra
su tiempo, y quien no administra bien su tiempo, no sabe nada”.
(Peter Drucker)
Los problemas de tiempo
20
S. COVEY
“Los 7 hábitos de la
gente altamente
efectiva”
Reglas y leyes
Reglas
El Tiempo como recurso es siempre
necesario, luego siempre hay que contar
con él.
Se gasta solo, no cuando queremos.
Reglas y leyes
Ley de Parkinson:
“T
oda tarea se prolonga indefinidamente
hasta gastar todo el tiempo disponible para su realización”.
Reglas y leyes
Reglas
Leyes de Murphy:
1 Nada es tan sencillo como parece al
principio.
2 T
odo lleva mástiempo del que se piensa inicialmente.
3 Si algo puede irmal, irá mal.
24
Reglas y leyes
Leyes de Acosta:
1.- El T
iempo que requiere una tarea crece en
proporción al número de veces que la hemos interrumpido y reanudado.
2.- Para una tarea corta siempre hay un minuto,
para una larga nunca hay tiempo.
3.- Lo perfecto rara vez
resulta rentable. El valorde una tarea no crece
proporcionalmente al tiempo que se le dedica. Esuna
Curva en “S”.
La ley de Iván Illich o del tiempo y rendimiento en el trabajo.
“Más allá de cierto umbral temporal, somos
incluso contra-productivos”, llegando hasta
contrariosa losesperados.
menos productivos
generar resultados
Reglas y leyes
La concentración óptima dura unos 45 minutos aproximadamente,
pasados lo cuales baja la eficiencia, aunque en cada persona este
periodo es diferente.
Realizar pausas regularmente entre tareas o lapsos de tiempo
Hemos de trabajar en la zona de eficiencia. Si dedicamos poco tiempo, el
tiempo no noscundirá mucho y además haremosuna chapuza.
Sin embargo llegado un punto, no tiene sentido trabajar mucho más en la
tarea, ya que la cantidad de tiempo que emplee, apenas me aportará
valor.
Principio de Pareto (Ley 80/20)
(Tareas/Resultados)
Reglas y leyes
No solo hemos de hacer la tareas que me permitan alcanzar mis
objetivos, sino también aquellas que me den un alto rendimiento.
Según la ley de Pareto o ley del 80/20, aplicada a la gestión
del tiempo, el 20%del tiempo empleado produce el 80%de los
resultados y el 80 %
del tiempo produce solo el 20%de los
resultados.
Nota: Vilfredo Pareto fue un economista italiano de finales del XIXy principios del XX,
cuya ley esreferencia en multitud
de disciplinas.
Por lo tanto, según la ley de Pareto, debemos de centrarnos en el 20%de las tareas
que nos producirán el 80%de los resultados.
Ese 20%de las tareas está en el cuadrante IV de la matriz de prioridades.
Nuestro problema es que reaccionamos
sistemáticamente a lo que ocurre y atendemos
lascosassegún nosvan llegando. No hacemos lo
que queremos, sino que nosdejamosllevarpor
hechos exteriores.
Este es el principal problema de una mala
gestión del tiempo.
Al no priorizar
,atacamoslastareas según nos
vienen, según nosapetece o según cualquier
otro motivo. Pero las tareas hay que realizarlas
según su importancia.
Ahora viene la pregunta
difícil,
¿qué es lo importante?
Lo importante es todo aquello
que me de un alto
rendimiento o que es esencial
para misobjetivos o los de mi
departamento / empresa.
Tipos de tareas
CONSULTORES
Normalmente entramos antes en tareas:
• Cortas
• Fáciles
Agradables
• Conocidas para nosotros
• Urgentes
• Interesantes
• Lasque llegan del jefe o loscompañeros.
de 30 minutos
Organizar una cita Hacer una llamada breve
de teléfono
Ojear revistas, boletines,
páginas webs de interés
Planificar la semana
Actualizar calendario,
lista de tareas
Leer y responder correo
electrónico
Esbozar notas de
informe
Planificar viaje y/o
desplazamientos
Revisar informes
Antes de pasar a la planificación, a veces las tareas no se
acometen según su prioridad.
A veces se abordan según:
• Situación. Si no puedo hacer una actividad prioritaria porque no tengo todo lo
necesario no he de preocuparme por ella hasta que disponga de todo lo
necesario (Ej:hasta llegar a casa).
• Tiempo disponible. Si tengo 5 minutos antes de una reunión, no empezaré una
tarea que me llevará 2 horas, aprovecharé para hacer una tarea que me
lleve menos de 5 minutos.
• Energía disponible. Puede ocurrir que esté muy cansado o desanimado,
entonces puede ser recomendable no hacer las tareas importantes y hacer
alguna tarea sencilla.
Técnicas de control
Herramientas
Cuaderno de control
Una parte
Anotaciones de Objetivos personales y profesionales
Anotacionesde Actividadesy Tareasque habrán de desarrollarse
Reflexiones –Datos de interés –Anotaciones –ldeas –Datos
Otra parte
Por fechas, Entrevistas y Reuniones
Cuaderno de control
Objetivos(Marcan la Prioridad)
Concretar Objetivos
Escribirlos
Importantes y no Importantes
Compatibles
Alcanzable y a la vez retadores
Medibles
Modificarsi procede en el tiempo
L
ista de T
areas
Extraídas del Cuaderno de Anotaciones
Al final del día anterior
Las que se pueden hacer
Margen para imprevistos
T
achar cuando se hagan
Añadir otras hechas no previstas
Clasificar en A y B (delegar estas si se puede)
Siempre a Mano / No perder / Siempre igual
Lista de tareas
La agenda
Agenda
Conservar registros (Análisis de GT)
No utilizarcomo cuaderno
Utilizarla (no olvidarla)
Hacerla Agenda −“T
ime Boxing”
Método de planificación que ayuda a compartimentar losdías:
A partirde:
• Visión general de la distribución del tiempo
• Plan equilibrado previo
• Lista de tareas pendientes
• Mástiempo extra para imprevistos
OtrasT
écnicas
de Gestión del T
iempo
Organización del espacio de trabajo
Sólo encima lo que trabajamos
No coger otros temas hasta terminar con el que se está trabajando
Acabarlastareas
Tener en cuenta las prioridades a la hora de ir a otro tema
Sitio de entrada y de salida
No perder el tiempo organizando demasiado
No acumularpapel:T
irartodo lo posible
El teléfono
Cuando estemos en una tarea que requiera concentración
no debemos contestar el teléfono.
Lo que hacemos espedir que la gente deje y nos ocuparemos de la llamada más
adelante.
Todos tendemos a dar una urgencia al teléfono que no tiene. Cuando este suena,
tenemos una necesidad de cogerlo para ver quién es, pero que el teléfono suene
no es ni urgente, ni prioritario, aunque sí lo puede ser el mensaje.
Hay personas que cogen el teléfono cuando estás reunidas con ellas. Estas
personas no sólo no valoran su tiempo, sino que además te hacen perder el tuyo.
Pon un tiempo al día para acumular lasllamadas.
Correo electrónico
Mucha gente pierde horas leyendo correos que no les interesan o leyendo chistes.
El correo electrónico es una forma de comunicación rápida y eficaz… si se utiliza eficientemente.
Consejos:
•Usa un buen anti-spam.
•Date de baja de las listas de distribución en las que no estés ya interesado.
• Pide a la gente que te mande copia de los e-mails sólo cuando realmente necesites estar
enterado.
•Lee los correos a determinadas horas que tu te fijes, no tienes por qué leerlo en cuanto llegue.
Puede ser bueno a primera hora de la mañana, a media mañana, a primera hora de la tarde y a
última de la tarde.
• Usa Reglas del e-mail para dirigir los e-mails a determinadas carpetas. Por ejemplo, haz que los e-
mails de determinadas personas o con determinados asuntos vayan automáticamente a su
respectiva carpeta.
•No dejesnunca e-mailsen la bandeja de entrada. Archívalos.
•Usa carpetas especiales para archivar las cosas que tienes que hacer (ej @PENDIENTE).
•Evitar las pérdidas de tiempo de los empleados, dejando claro a la gente que el e-mail es una
forma de comunicación de la empresa y por lo tanto sólo ha de ser usado con fines productivos.
Decálogo de uso de correo electrónico (I)
1. El asunto (subject) es vital:. Del impacto que éste tenga, depende el interés que genere. Es un
resumen concreto y directo del contenido global del mensaje.
2. El contenido es clave: el texto central debe ser concreto, con información relevante, lenguaje claro
y directo.
3. Sobre los archivos adjuntos (attachment): salvo que sea estrictamente necesario, no enviar. Mejor
pegar su contenido en el cuerpo del mensaje. Indicar de qué se trata. (Un Mega de fichero
enviado por correo equivale a 3 megas de tránsito por la red).
4. Identificarse correctamente: siempre se debe poner la firma al final de los mensajes de correo
electrónico.
5. Múltiples destinatarios: si se envían múltiples copias del mismo mensaje hacerlo solamente a las
personas que realmente puedan estar interesadas en recibirlas. Tener cuidado de responderlo
solamente a la persona o a las personas interesadas. Cuando se envíe un mensaje a varias personas
que no se conocen entre ellas, escribir las direcciones en el campo Con Copia Oculta (CCO o BCC
copia oculta).
Decálogo de uso de correo electrónico (II).
6.mayúsculas fijas:son más difíciles de leer y dan la impresión de que está gritando.
7.No respondera ningún correo para darse de baja de una lista:sino se está seguro que se trata de
una empresa seria, los buscadores de direcciones de correo para envío de spam, cuando reciben un
correo para darse de baja de una lista, lo incluyen en 1000 listas más, se acaba de confirmarle que
la dirección es correcta y se está dispuesto a leer los correos
8.No enviar las urgencias por correo: Sila persona a quien va destinado está en la misma oficina,
levantarse y hablar con él/ella.
9.No hacer discusiones por correo electrónico: No son productivas, telefonear o montar una reunión,
pero no intercambiar correos electrónicos.
10.Limpiarde vez en cuando las carpetas de “elementoseliminados” y “elementos no deseados”:
Aunque no se vean , están ocupando espacio en el servidor.
Visitasindeseadas
No debemos aceptar visitas no programadas.
Para ello sitenemos secretaria o ayudante, le
pediremos que no nos pase citas si no han sido
previamente programadas.
Además, tenemos que dejar claro a todo con el que
trabajamos que no nos gusta que nos interrumpan, y
que si alguien quiere vernos, ha de concertar una cita.
Al concertar una cita, sabremos de qué va el tema, y
la programaremos en un momento que nos venga
bien.
Side todas formas alguien se mete en nuestro
despacho, esaconsejable levantarse y evitar que la
persona se siente, así la conversación será más breve.
Lo primero:
¿esnecesario?
¿hay alternativas?
Prepararloscon detalle
Avisarde losobjetivos,temasy
logística al interlocutor
Revisardocumentosa llevar
T
eneren cuenta lasesperas
Preparar los Informes allí, si es posible
Viajes, desplazamientos
Tenemos que aprender a decir que NO y ser conscientes que no tenemos por qué
hacer todo lo que la gente nos pida.
Sisiempre hacemos lo que nos piden acabamos trabajando para los demás y no
haremos cosas para nosotros mismos.
Para decir que no he de:
•Dar una razón
•Ser asertivo
•Sugerir otra persona si no soy el indicado
•No retardar la decisión de aceptar la tarea. Si en vez de decir que no, lo voy
posponiendo, no sólo doy mala impresión, sino que le hago una faena a la otra
persona.
Saberdecirque NO
L
asdilaciones. Procrastinación.
El posponer una tarea es una pérdida de tiempo, porque nos hace pensar multitud de veces sobre la
tarea. Solemos posponer: tareas desagradables, tareas excesivas, tareas con objetivos poco claros,
tareas que impliquen cambio o que nos den miedo de fracasar.
Vemos sólo algunas de las causas de la dilación y su solución.
El resto, teniendo identificado el motivo de la dilación y sabiendo que
ésta es mala y que hemos de tratar de no posponer las tareas, ya
tenemosmásde la mitad del problemasresuelto.
T
areasdesagradables
Lo mejoreshacerlasa primerhora del día, y así me quedaré a gusto el
resto del día. Sila dejo para final del día, me pasaré el rato pensando
que la tengo que hacer
.
T
areasmuy grandes
Lo que hay que hacer es dividirla en tareas más pequeñas (“Divide y
vencerás”),procurando acometerla tarea sin interrupciones.
Preocuparse de lo que importa
Un gran ladrón de nuestro tiempo esnuestra propia mente.
Nos pasamos horas pensando en cosas y preocupándonos de cosas que ya han ocurrido o
que no ocurrirán.
La ley de Perlssobre las cosas que nos preocupan es:
Como demuestra el gráfico, sólo nos debería preocupar y atender sólo del 8
%de
lascosas. Elpreocuparnos por el restono nosayuda en nada ya que no podemos
hacer nada y lo único que hace es consumir nuestrotiempo y nuestra energía.
Auditoría del tiempo personal (1ó 2semanas)
Categorías de tareas:
Crecimiento y mejora:
oportunidades / valor añadido
(innovar
, mejora procesos, estrategia… )
Gestión de personas
Hacia arriba / Hacia lados / Hacia abajo
(entrenamiento, mentoring…)
R
esponsabilidades no directivas
(Presupuestos, venta, diseño edificio, rutina…)
Administración
(control, entrevistas candidatos, correspondencia…)
52
Pasospara auditarel tiempo
1. Registro de T
areas realizadas y tiempo empleado
2. 1 ó 2 semanas
3. Calificar la categoría de cada tarea
4. Agrupar tiempos por tipos y subtipos de tareas
5. Crear gráfico de distribución del tiempo
6. Analizar los resultados - Comparando con sus Objetivos
7. Establecer acciones correctivas:
A. Eliminar tareas sin valor añadido
B. Delegar otras
C. Añadir otras que no se hacen (oportunidades)
D. Resto:Pareto
E. Concentrase en el 20%importante
F. Establecer sistemas para llevarlas a cabo:
1. Momentos en el día / semana / mes
2. Forma de trabajarlas. Procedimiento
G. Hacer un Nuevo plan realista:Equilibrar el tiempo
R
ecomendacionesGenerales
• Ordene la mesa
• T
enga en cuenta siempre el T
.
• Use Cuaderno, Lista Diaria y Agenda
• Delegue todo lo que pueda
• Sepa decir “NO”
• Evite interrupciones
• Establezca criterios para atenderlos
• Reduzca, sin ser descortés, los
preámbulos
• Siéntase al borde
54
• Levántese de la mesa
• Planifique reuniones
• Agrupe lasllamadas
• Utilice el contestador
• Anote puntos a comentar antes de la
llamada
• No alargue la conversación
• Planifique con su gente
• T
ermine una cosa y empiece otra
• Lospapeles tocarlos una sola vez
La T
oma de DecisionesEficientes
1 Identificar y definir el problema
2 Analizar las causas
3 Fijar objetivos según criterios
4 Establecer posibles alternativas
5 Evaluar las alternativas
6 Tomar la decisión
7 Hacer un plan
8 Ejecutar la acción
9 Comunicar la decisión
10 Controlar resultados
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  • 1. PRODETUR TÉCNICAS PARA GESTIONAR EL TIEMPO Benacazón, 19 de mayo de 2016 formacion@prodetur.es Telf.: 954 486 800
  • 2. Objetivo general de la Acción Formativa: Identificar los factores más relevantes de la “Gestión del Tiempo” para la optimización del mismo. Ofrecer herramientas fácilmente utilizables tendentes a generar un nuevo esquema de pensamiento, de planificación y control del uso del tiempo para obtener resultados exitosos, incorporando métodos para la eficiencia organizativa.
  • 3. • Conocimientos:  Optimizar la productividad y el rendimiento con una mejor gestión de actividades.  Conocer los principios básicos de la administración eficiente del tiempo.  Saber definir con claridad los objetivos y establecer prioridades  Habilidades:  Entrenar sobre diversas estrategias, herramientas, técnicas, recursos,… para gestionarel tiempo de manera eficiente.  Mejorar la fijación de objetivos y optimizar la organización de recursos.  Actitudes:  Comprender que la eficiencia tiene como base la planificación, desde el momento que permite concentrar los esfuerzos en la dirección adecuada en todo momento.  Concienciar sobre la escasez de un recurso como el tiempo, que delimita las posibilidades de éxito en la consecución de objetivos de manera eficiente.
  • 4. Se trata de entrenar habilidadeseficaces para la Gestión del Tiempo. Llegar a conocer la naturaleza del tiempo como recurso. Llegara utilizarlo con maestría es comprender la prioridades. Conocerlosfactores indeseables que lo limitan. Conocerloshábitosvirtuososque lo amplían.
  • 6. Requerimientos del contexto profesional  Estructurasde gestión flexibles  Alto grado de compromiso  T rabajo en equipo de alto rendimiento  Abiertosa la movilidad y loscambios  Adaptación a circunstanciasy oportunidades  Gestión de uno mismo COMPETENCI ASPROFESI ONALES
  • 7. Zona de confort Zona de Crecimiento (Innovación) Zona de Confort (Complacencia)
  • 8. • “Los caminos que nos han traído hasta aquí, probablemente, no sean los mismos que nos lleven al futuro” • “Lo que nos proporcionó el éxito ayer, casi con toda seguridad que no será lo que nos lo proporcione mañana” • “Nadie cambia sino siente la necesidad de cambiar” normal • “ Haciendo lo mismo, ya no se consigue igual, lo más es que se consiga menos.”
  • 9. Características del Tiempo. Recurso siempre necesario Fijo, invariable El mismo para todos Frustración habitual: “Sentirque no conseguimoshacerlo que deberíamoshacer” “Sentir que hemos perdido el control”
  • 10. T odosnecesitamosmás tiempo del que tenemos, pero puesto que nadie tiene másde veinticuatro horasal día, la única opción que nosqueda es utilizarel tiempo que tenemosmás eficientemente.
  • 11. Hay dosenfoquesdel tema Gestión del tiempo: Aprovechar el Tiempo “Utilizar el tiempo en las cosas más importantes para cada uno”. Requiere tenerun Plan interiorizado. Controlar el Tiempo “Disciplina diaria para asegurarse de que se aprovecha el tiempo” Requiere Técnicas.
  • 12. Aprovechar =Estrategia =Visión +Plan =Prioridades Control =Disciplina de proceso =Técnicas
  • 13. Conócete... y ahorra tiempo!! • Cuanto mejor nos conozcamos, mejor sabremos: – qué eliminaro aflojar(Debilidades) – qué potenciar o destacar (Fortalezas) • Cuanto mejor conozcamos a los demás y al entorno; menos rodeos, más eficacia y menos tiempo para: – aprovechar(Oportunidades) – neutralizar(Amenazas)
  • 15. Crisis Problemas acuciantes Proyectos ya sin plazo Reuniones inaplazables Relaciones de futuro No urgente Planificación Análisis estratégicos Reflexión sobre valores Creación tranquila Urgente I mportante Matriz del tiempo Teléfono Interrupciones Reuniones Informes Viajes Correspondencia Rutinas Algunas llamadas Cafés No importante
  • 16.
  • 17. • Desorganización mía. • No tener clara las prioridades. • No delegación, cuando es posible. • Delegarhacia arriba. • Optimismo injustificado. • Falta de puntualidad. • Indecisiones. • Precipitación que causa errores. • Dejarnosllevarporla urgencia. • No saber decirque no. • No tener planes ni cronogramas. • No aprovechar las sinergiasdel trabajo en equipo. • Falta de control. • Darmal lasinstrucciones. • T emer pedir ayuda. • Lugarde trabajo desorganizado. Causas internas de ineficiencia.
  • 18. Factores externos de ineficiencia. • Falta de información que hay que buscar . • Comunicacioneslentaso burocráticas. • Interrupciones. • Desorganización. • Lasurgenciasde losdemás. • El teléfono. • Losemails. • Desplazamientosy entrevistaslargas. • Reuniones. • Incompetencia de jefes, compañerosy/o colaboradores .
  • 19. Esnecesario serProactivo, no solo reactivo: Para ello, prepararplanes, programarel tiempo. Distinguir en la práctica la prioridad y la urgencia. Los ladrones del tiempo
  • 20. Suele ser habitual que culpemos a otros y no a nosotros. (En Jefes, Subordinados, el sistema, los Clientes… etc). ¿Pero nosotros tenemos algo que ver en la mala Gestión del Tiempo? Deberíamoshacerun autocontrol. (Z ona de confort) “La clave del éxito de cualquier persona es la forma en que administra su tiempo, y quien no administra bien su tiempo, no sabe nada”. (Peter Drucker) Los problemas de tiempo 20
  • 21. S. COVEY “Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva”
  • 22. Reglas y leyes Reglas El Tiempo como recurso es siempre necesario, luego siempre hay que contar con él. Se gasta solo, no cuando queremos.
  • 23. Reglas y leyes Ley de Parkinson: “T oda tarea se prolonga indefinidamente hasta gastar todo el tiempo disponible para su realización”.
  • 24. Reglas y leyes Reglas Leyes de Murphy: 1 Nada es tan sencillo como parece al principio. 2 T odo lleva mástiempo del que se piensa inicialmente. 3 Si algo puede irmal, irá mal. 24
  • 25. Reglas y leyes Leyes de Acosta: 1.- El T iempo que requiere una tarea crece en proporción al número de veces que la hemos interrumpido y reanudado. 2.- Para una tarea corta siempre hay un minuto, para una larga nunca hay tiempo. 3.- Lo perfecto rara vez resulta rentable. El valorde una tarea no crece proporcionalmente al tiempo que se le dedica. Esuna Curva en “S”.
  • 26. La ley de Iván Illich o del tiempo y rendimiento en el trabajo. “Más allá de cierto umbral temporal, somos incluso contra-productivos”, llegando hasta contrariosa losesperados. menos productivos generar resultados Reglas y leyes La concentración óptima dura unos 45 minutos aproximadamente, pasados lo cuales baja la eficiencia, aunque en cada persona este periodo es diferente. Realizar pausas regularmente entre tareas o lapsos de tiempo
  • 27. Hemos de trabajar en la zona de eficiencia. Si dedicamos poco tiempo, el tiempo no noscundirá mucho y además haremosuna chapuza. Sin embargo llegado un punto, no tiene sentido trabajar mucho más en la tarea, ya que la cantidad de tiempo que emplee, apenas me aportará valor.
  • 28. Principio de Pareto (Ley 80/20) (Tareas/Resultados) Reglas y leyes
  • 29. No solo hemos de hacer la tareas que me permitan alcanzar mis objetivos, sino también aquellas que me den un alto rendimiento. Según la ley de Pareto o ley del 80/20, aplicada a la gestión del tiempo, el 20%del tiempo empleado produce el 80%de los resultados y el 80 % del tiempo produce solo el 20%de los resultados. Nota: Vilfredo Pareto fue un economista italiano de finales del XIXy principios del XX, cuya ley esreferencia en multitud de disciplinas. Por lo tanto, según la ley de Pareto, debemos de centrarnos en el 20%de las tareas que nos producirán el 80%de los resultados. Ese 20%de las tareas está en el cuadrante IV de la matriz de prioridades.
  • 30. Nuestro problema es que reaccionamos sistemáticamente a lo que ocurre y atendemos lascosassegún nosvan llegando. No hacemos lo que queremos, sino que nosdejamosllevarpor hechos exteriores. Este es el principal problema de una mala gestión del tiempo. Al no priorizar ,atacamoslastareas según nos vienen, según nosapetece o según cualquier otro motivo. Pero las tareas hay que realizarlas según su importancia.
  • 31. Ahora viene la pregunta difícil, ¿qué es lo importante? Lo importante es todo aquello que me de un alto rendimiento o que es esencial para misobjetivos o los de mi departamento / empresa.
  • 32. Tipos de tareas CONSULTORES Normalmente entramos antes en tareas: • Cortas • Fáciles Agradables • Conocidas para nosotros • Urgentes • Interesantes • Lasque llegan del jefe o loscompañeros.
  • 33. de 30 minutos Organizar una cita Hacer una llamada breve de teléfono Ojear revistas, boletines, páginas webs de interés Planificar la semana Actualizar calendario, lista de tareas Leer y responder correo electrónico Esbozar notas de informe Planificar viaje y/o desplazamientos Revisar informes
  • 34. Antes de pasar a la planificación, a veces las tareas no se acometen según su prioridad. A veces se abordan según: • Situación. Si no puedo hacer una actividad prioritaria porque no tengo todo lo necesario no he de preocuparme por ella hasta que disponga de todo lo necesario (Ej:hasta llegar a casa). • Tiempo disponible. Si tengo 5 minutos antes de una reunión, no empezaré una tarea que me llevará 2 horas, aprovecharé para hacer una tarea que me lleve menos de 5 minutos. • Energía disponible. Puede ocurrir que esté muy cansado o desanimado, entonces puede ser recomendable no hacer las tareas importantes y hacer alguna tarea sencilla.
  • 36. Cuaderno de control Una parte Anotaciones de Objetivos personales y profesionales Anotacionesde Actividadesy Tareasque habrán de desarrollarse Reflexiones –Datos de interés –Anotaciones –ldeas –Datos Otra parte Por fechas, Entrevistas y Reuniones
  • 37. Cuaderno de control Objetivos(Marcan la Prioridad) Concretar Objetivos Escribirlos Importantes y no Importantes Compatibles Alcanzable y a la vez retadores Medibles Modificarsi procede en el tiempo
  • 38. L ista de T areas Extraídas del Cuaderno de Anotaciones Al final del día anterior Las que se pueden hacer Margen para imprevistos T achar cuando se hagan Añadir otras hechas no previstas Clasificar en A y B (delegar estas si se puede) Siempre a Mano / No perder / Siempre igual Lista de tareas
  • 39. La agenda Agenda Conservar registros (Análisis de GT) No utilizarcomo cuaderno Utilizarla (no olvidarla)
  • 40. Hacerla Agenda −“T ime Boxing” Método de planificación que ayuda a compartimentar losdías: A partirde: • Visión general de la distribución del tiempo • Plan equilibrado previo • Lista de tareas pendientes • Mástiempo extra para imprevistos
  • 42. Organización del espacio de trabajo Sólo encima lo que trabajamos No coger otros temas hasta terminar con el que se está trabajando Acabarlastareas Tener en cuenta las prioridades a la hora de ir a otro tema Sitio de entrada y de salida No perder el tiempo organizando demasiado No acumularpapel:T irartodo lo posible
  • 43. El teléfono Cuando estemos en una tarea que requiera concentración no debemos contestar el teléfono. Lo que hacemos espedir que la gente deje y nos ocuparemos de la llamada más adelante. Todos tendemos a dar una urgencia al teléfono que no tiene. Cuando este suena, tenemos una necesidad de cogerlo para ver quién es, pero que el teléfono suene no es ni urgente, ni prioritario, aunque sí lo puede ser el mensaje. Hay personas que cogen el teléfono cuando estás reunidas con ellas. Estas personas no sólo no valoran su tiempo, sino que además te hacen perder el tuyo. Pon un tiempo al día para acumular lasllamadas.
  • 44. Correo electrónico Mucha gente pierde horas leyendo correos que no les interesan o leyendo chistes. El correo electrónico es una forma de comunicación rápida y eficaz… si se utiliza eficientemente. Consejos: •Usa un buen anti-spam. •Date de baja de las listas de distribución en las que no estés ya interesado. • Pide a la gente que te mande copia de los e-mails sólo cuando realmente necesites estar enterado. •Lee los correos a determinadas horas que tu te fijes, no tienes por qué leerlo en cuanto llegue. Puede ser bueno a primera hora de la mañana, a media mañana, a primera hora de la tarde y a última de la tarde. • Usa Reglas del e-mail para dirigir los e-mails a determinadas carpetas. Por ejemplo, haz que los e- mails de determinadas personas o con determinados asuntos vayan automáticamente a su respectiva carpeta. •No dejesnunca e-mailsen la bandeja de entrada. Archívalos. •Usa carpetas especiales para archivar las cosas que tienes que hacer (ej @PENDIENTE). •Evitar las pérdidas de tiempo de los empleados, dejando claro a la gente que el e-mail es una forma de comunicación de la empresa y por lo tanto sólo ha de ser usado con fines productivos.
  • 45. Decálogo de uso de correo electrónico (I) 1. El asunto (subject) es vital:. Del impacto que éste tenga, depende el interés que genere. Es un resumen concreto y directo del contenido global del mensaje. 2. El contenido es clave: el texto central debe ser concreto, con información relevante, lenguaje claro y directo. 3. Sobre los archivos adjuntos (attachment): salvo que sea estrictamente necesario, no enviar. Mejor pegar su contenido en el cuerpo del mensaje. Indicar de qué se trata. (Un Mega de fichero enviado por correo equivale a 3 megas de tránsito por la red). 4. Identificarse correctamente: siempre se debe poner la firma al final de los mensajes de correo electrónico. 5. Múltiples destinatarios: si se envían múltiples copias del mismo mensaje hacerlo solamente a las personas que realmente puedan estar interesadas en recibirlas. Tener cuidado de responderlo solamente a la persona o a las personas interesadas. Cuando se envíe un mensaje a varias personas que no se conocen entre ellas, escribir las direcciones en el campo Con Copia Oculta (CCO o BCC copia oculta).
  • 46. Decálogo de uso de correo electrónico (II). 6.mayúsculas fijas:son más difíciles de leer y dan la impresión de que está gritando. 7.No respondera ningún correo para darse de baja de una lista:sino se está seguro que se trata de una empresa seria, los buscadores de direcciones de correo para envío de spam, cuando reciben un correo para darse de baja de una lista, lo incluyen en 1000 listas más, se acaba de confirmarle que la dirección es correcta y se está dispuesto a leer los correos 8.No enviar las urgencias por correo: Sila persona a quien va destinado está en la misma oficina, levantarse y hablar con él/ella. 9.No hacer discusiones por correo electrónico: No son productivas, telefonear o montar una reunión, pero no intercambiar correos electrónicos. 10.Limpiarde vez en cuando las carpetas de “elementoseliminados” y “elementos no deseados”: Aunque no se vean , están ocupando espacio en el servidor.
  • 47. Visitasindeseadas No debemos aceptar visitas no programadas. Para ello sitenemos secretaria o ayudante, le pediremos que no nos pase citas si no han sido previamente programadas. Además, tenemos que dejar claro a todo con el que trabajamos que no nos gusta que nos interrumpan, y que si alguien quiere vernos, ha de concertar una cita. Al concertar una cita, sabremos de qué va el tema, y la programaremos en un momento que nos venga bien. Side todas formas alguien se mete en nuestro despacho, esaconsejable levantarse y evitar que la persona se siente, así la conversación será más breve.
  • 48. Lo primero: ¿esnecesario? ¿hay alternativas? Prepararloscon detalle Avisarde losobjetivos,temasy logística al interlocutor Revisardocumentosa llevar T eneren cuenta lasesperas Preparar los Informes allí, si es posible Viajes, desplazamientos
  • 49. Tenemos que aprender a decir que NO y ser conscientes que no tenemos por qué hacer todo lo que la gente nos pida. Sisiempre hacemos lo que nos piden acabamos trabajando para los demás y no haremos cosas para nosotros mismos. Para decir que no he de: •Dar una razón •Ser asertivo •Sugerir otra persona si no soy el indicado •No retardar la decisión de aceptar la tarea. Si en vez de decir que no, lo voy posponiendo, no sólo doy mala impresión, sino que le hago una faena a la otra persona. Saberdecirque NO
  • 50. L asdilaciones. Procrastinación. El posponer una tarea es una pérdida de tiempo, porque nos hace pensar multitud de veces sobre la tarea. Solemos posponer: tareas desagradables, tareas excesivas, tareas con objetivos poco claros, tareas que impliquen cambio o que nos den miedo de fracasar. Vemos sólo algunas de las causas de la dilación y su solución. El resto, teniendo identificado el motivo de la dilación y sabiendo que ésta es mala y que hemos de tratar de no posponer las tareas, ya tenemosmásde la mitad del problemasresuelto. T areasdesagradables Lo mejoreshacerlasa primerhora del día, y así me quedaré a gusto el resto del día. Sila dejo para final del día, me pasaré el rato pensando que la tengo que hacer . T areasmuy grandes Lo que hay que hacer es dividirla en tareas más pequeñas (“Divide y vencerás”),procurando acometerla tarea sin interrupciones.
  • 51. Preocuparse de lo que importa Un gran ladrón de nuestro tiempo esnuestra propia mente. Nos pasamos horas pensando en cosas y preocupándonos de cosas que ya han ocurrido o que no ocurrirán. La ley de Perlssobre las cosas que nos preocupan es: Como demuestra el gráfico, sólo nos debería preocupar y atender sólo del 8 %de lascosas. Elpreocuparnos por el restono nosayuda en nada ya que no podemos hacer nada y lo único que hace es consumir nuestrotiempo y nuestra energía.
  • 52. Auditoría del tiempo personal (1ó 2semanas) Categorías de tareas: Crecimiento y mejora: oportunidades / valor añadido (innovar , mejora procesos, estrategia… ) Gestión de personas Hacia arriba / Hacia lados / Hacia abajo (entrenamiento, mentoring…) R esponsabilidades no directivas (Presupuestos, venta, diseño edificio, rutina…) Administración (control, entrevistas candidatos, correspondencia…) 52
  • 53. Pasospara auditarel tiempo 1. Registro de T areas realizadas y tiempo empleado 2. 1 ó 2 semanas 3. Calificar la categoría de cada tarea 4. Agrupar tiempos por tipos y subtipos de tareas 5. Crear gráfico de distribución del tiempo 6. Analizar los resultados - Comparando con sus Objetivos 7. Establecer acciones correctivas: A. Eliminar tareas sin valor añadido B. Delegar otras C. Añadir otras que no se hacen (oportunidades) D. Resto:Pareto E. Concentrase en el 20%importante F. Establecer sistemas para llevarlas a cabo: 1. Momentos en el día / semana / mes 2. Forma de trabajarlas. Procedimiento G. Hacer un Nuevo plan realista:Equilibrar el tiempo
  • 54. R ecomendacionesGenerales • Ordene la mesa • T enga en cuenta siempre el T . • Use Cuaderno, Lista Diaria y Agenda • Delegue todo lo que pueda • Sepa decir “NO” • Evite interrupciones • Establezca criterios para atenderlos • Reduzca, sin ser descortés, los preámbulos • Siéntase al borde 54 • Levántese de la mesa • Planifique reuniones • Agrupe lasllamadas • Utilice el contestador • Anote puntos a comentar antes de la llamada • No alargue la conversación • Planifique con su gente • T ermine una cosa y empiece otra • Lospapeles tocarlos una sola vez
  • 55. La T oma de DecisionesEficientes 1 Identificar y definir el problema 2 Analizar las causas 3 Fijar objetivos según criterios 4 Establecer posibles alternativas 5 Evaluar las alternativas 6 Tomar la decisión 7 Hacer un plan 8 Ejecutar la acción 9 Comunicar la decisión 10 Controlar resultados 11 Lecciones aprendidas (gestión del conocimiento)