Cómo mejorar la productividad de tu PYME un 20% en tiempos de crisis
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Este documento presenta formas de mejorar la productividad de una PYME en un 20% durante tiempos de crisis. Brevemente discute que la capacidad, enfoque y estrategia de las personas son fundamentales para la productividad y que pequeños cambios como reducir interrupciones y mejorar la gestión del tiempo pueden marcar una gran diferencia. También enfatiza la importancia de medir indicadores clave de productividad para identificar oportunidades y establecer mejoras continuas.
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- 1. Cómo mejorar la productividad de tu PYME un 20% en tiempos de crisis WEBINARIO www.workmeter.com info@workmeter.com
- 2. Joan Pons Fundador y CEO de WorkMeter www.workmeter.com T: +34 931 810 661 @workmeter_es #productividadWM
- 3. 1. Puntos críticos de una empresa no productiva • ¿Qué es la productividad? Según la Real Academia Española: f. Econ. Relación entre lo producido y los medios empleados, tales como mano de obra, materiales, energía, etc. . • ¿Qué es una empresa poco productiva? » Recursos no optimizados • ¿Cuál es principal recurso de las organizaciones? » Las personas
- 4. Productividad de las personas Skills X Focus X Strategy = Productivity Capacidad (Skills) Enfoque (Focus) Estrategia (Skills) •Determina la •Referido al tiempo y el •La dirección de las capacidad que tiene esfuerzo que haga la personas también una persona para hacer persona para realizar su afecta a su su trabajo. Sus trabajo. La gestión del productividad. La conocimientos. Las tiempo, y la cantidad utilidad de su trabajo, herramientas que de horas que se el estilo de gestión o el utiliza. Su preparación dedique a las tareas entorno de la y su formación. A más productivas. A más organización. A mejor capacidad, más tiempo, más gestión, más productividad. productividad. productividad.
- 5. Capacidad (Skills) • Reclutamiento • Formación continuada • Herramientas
- 6. Foco • Gestión del tiempo • Entorno • Interrupciones • Robatiempos • Estado físico
- 7. Estrategia • Relativa al producto/servicio • Estilo de gestión • Transparencia • Objetivos Depende del Management
- 8. Oportunidades de mejora • Reclutamiento Skills • Formación • Herramientas • Gestión del tiempo Focus • Foco en herramientas productivas • Interrupciones • Consciencia del tiempo Strategy • Estilo de gestión • Estrategia de empresa
- 9. 2. Problemas de gestión del tiempo • Falta de consciencia. • Falta de objetivos. • Exceso o dispersión del tiempo personal. • “Reunionitis” y reuniones de bajo rendimiento. • Abuso de herramientas como el correo electrónico. • Excesivas interrupciones. • Presentismo vs trabajo productivo.
- 10. Nuestra experiencia • Productividad mejorable – La inexistente gestión del tiempo, la falta de consciencia y las interrupciones o exceso de reuniones ineficientes producen perdidas enormes de productividad de entre el 30% y el 40%, y es recuperable. • Mala praxis en gestión del tiempo personal – Las pausas, los asuntos personales en el puesto de trabajo o las distracciones roban como media 8h a la semana a cada empleado. No se pueden eliminar, pero si reducir considerablemente. • Mejora en conciliación – La falta de confianza, el desorden y otros elementos afectan a que los empleados alarguen su jornada de trabajo 10h más a la semana. Mas cansancio, menos tiempo personal, menos sueño, menos productividad.
- 11. 3. Fórmulas para solucionarlo • Implementar metodologías más productivas » Para evitar la procrastinación. » Para mejorar nuestra capacidad de terminar las cosas. • Utilizar herramientas y procesos de “feedback”. » Para identificar las oportunidades de mejora. » Para mejorar nuestra gestión del tiempo. • Eliminar interrupciones y el presentismo. » Para mejorar nuestra productividad. » Satisfacción y vida personal.
- 12. Metodologías Getting Things Done (GTD) Quick Wins • Gestión x actividades • Identificación de mejoras • Listas escritas (fuera de la • Implementación rápida cabeza) • Consenso • Método y cubos Diagrama de Gantt Scrum • Planificación de proyectos • Basado en “sprints” • Cálculo de costes • Enfocado en la gestión de • Previsión de desvíos desarrollo de software • Aplicable a proyectos cíclicos
- 13. Herramientas Software de medición Software de productividad • Conciencia del tiempo • Ofimática • Reporting valorado • Comunicación • Coste/Beneficio • Documentación Sistemas de evaluación • Evaluación desempeño • Evaluaciones externas • Evaluaciones internas
- 14. Compactación del tiempo Cálculo de tiempos Compactación horaria • En actividades • Menos interrupciones • En proyectos • Más tiempo personal • En temas personales • Horario Europeo Herramientas y métodos • Pomodoro • Aislamiento • Flexibilidad
- 15. 4. El principio de Pareto • Pequeños cambios que podemos hacer para mejorar nuestra productividad • Hacer cambios cuesta mucho, ¡somos humanos! • El principio de Pareto (también conocido como la regla del 80-20) afirma que, en muchos casos, el 80% de los efectos provienen del 20% de las causas. • ¿Qué cosas podemos implementar rápidamente para mejorar la productividad?
- 16. 5. Problemáticas de resolución prioritaria • Para implementar hoy mismo » Disminución de las interrupciones » Disminución del uso del correo » Normativa para las reuniones » Normativa para el uso del teléfono interno » Feedback sobre la gestión del tiempo » Gestión por objetivos / Mejora continua
- 17. Interrupciones y correo electrónico Desactivar las notificaciones de Outlook u otro gestor de correo. Abrir el correo y cerrarlo, 3 o 4 veces al día, no dejarlo abierto. Desactivar Messenger, Skype etc. Auriculares (headsets) para evitar ser molestado. El tiempo medio por actividad pasará de 1 minuto a 3 minutos como media.
- 18. Las reuniones y el teléfono Crear unas normas para las reuniones. Medir el tiempo invertido y tratar de reducirlo mes a mes. Eliminar llamadas internas de confirmación de email. Evitar llamadas y visitas innecesarias. Se puede llegar a ahorrar entre 15 y 45 minutos al día de reuniones y llamadas.
- 19. Gestión del tiempo y mejora continua Implementar herramienta de medición automática del tiempo. Utilizar las métricas para saber como vamos. Tratar de establecer una mejora continua. Tomando consciencia del tiempo se puede mejorar la productividad hasta un 40%.
- 20. 6. Importancia de las métricas • ¿Qué indicadores debes tener en cuenta? » Tiempos dedicados a las aplicaciones » Tiempos dedicados a temas no profesionales » Foco: Interrupciones, distracciones etc.(tiempo medio por actividad) Ebook: “Indicadores de productividad en una empresa – imprescindibles para la gestión de equipos altamente eficaces” http://es.workmeter.com/indicadores-productividad-empresa/
- 21. Resumen • SIEMPRE hay oportunidad de mejora. • La mejor forma de mejorar, es identificar donde están las oportunidades, y definir un plan de acción. • Las personas son el componente fundamental (pero no el único). • Sólo podemos mejorar, aquello que podemos medir.
- 22. 7. Libros y autores recomendados • “Who: The A Method Hiring” – Geoff Smart & Randy Street • “Eat That Frog” – Brian Tracy • “Gestiona mejor tu vida” – Alberto Pena • “Haz que funcione” – David Allen • “La semana laboral de 4 horas” – http://www.briantracy.com/ Timothy Ferris http://www.geoffsmart.com/ http://thinkwasabi.com/ http://www.davidco.com/ • “La sorprendente verdad sobre qué http://www.fourhourworkweek.com/blog/ nos motiva” – Daniel H. Pink http://www.danpink.com/
Notas del editor
- Hola a todosGracias a todos atender a este webinarComo la mejora de productividad es una de nuestras vocaciones, En WorkMeter hemos tratado con cientos de compañías, y aprendido, hemos adquirido experiencias, Vamos a tratar de compartir esta experiencia con vosotrosExplicando cuales son los puntos críticos más comunes, y proponeros como mejorarlos.Podéis seguirnos en twitter con el hashtagproductividadWM
- -Primero revisemos lo que significa la palabra productividad. Es un ratio. Una relación entre el coste de los recursos y los resultados o producción.-Entonces… se puede medir? Por supuesto! -El error es medir sólo el producto final, la consecución de objetivos. Eso es medir la “producción”, y no la productividad.-Por supuesto, La productividad tiene que ver con el resultado final, pero tiene que ver aún más con la “capacidad de producción”, “la optimización de los recursos”, y en definitiva, todos aquellos elementos que pueden hacer que para un recurso determinado, puedan obtenerse más resultadosEn todas las entrevistas que hemos realizado, cuando se le pregunta a un empresario o directivo cual es su principal activo, su principal recurso, la respuesta siempre es la misma: las personas.Por que una organización no tiene sentido sin las personas. Por que representan como media más del 70% del coste de la compañía. Y por que són los recursos que más se tienen que cuidar, y a la vez los más difíciles de gestionar.Por lo tanto, vamos a ir centrando esta presentación en de las personas, o en como determinar que elementos afectan a su productividad, y como mejorarlos.
- Hemos encontrado muchas teorías sobre como medir la productividad de las personasHemos consultado muchos expertos, psicólogos y economistas.Al final, con ayuda de estos expertos,. hemos creado nuestra propia fórmula, que trata de aglutinar todos los conceptos.SFS. La formula podria complicarse mucho, pero hemos querido que se facil de explicar y aplicar.Explicar Skills,Focus, y Strategy. Puede que no esta todo, pero si lo fundamental. Y si falta algo, seguramente se podría incorporar en alguna de estas categorias.
- -En definitiva, ha bastantes aspectos que afectan a la mejora de la productividad de las personas.-Ya que entendemos que vd o la organización selecciona bien a sus trabajadores y que tienen las herramientas adecuadas….-Y ya que entedemos que su estilo de gestión y su estrategia es la correcta….- Vamos a centrarnos en el aspecto de la foco gestión del tiempo, que por otra parte, ofrece una gran oportunidad de mejora, y si lo hacemos bien, mejorará tambien la vida y la conciliación de las personas empleadas.
- Metodos y sistemas para ser mas eficientesNo podemos saber donde vamos si no sabemos donde estamosGestión de las interrupciones, el tiempo personal
- POMODORO: (Tomate) La Técnica Pomodoro es un método para la administración del tiempo desarrollado por Francesco Cirillo a fines de los años 1980.1 La técnica usa un reloj para dividir el tiempo dedicado a un trabajo en intervalos de 25 minutos -llamados 'pomodoros'- separados por pausas. El método se basa en la idea de que las pausas frecuentes pueden mejorar la habilidad mental.http://www.pomodorotechnique.com/
- Ventana de outlook, cerrar skype, el código de los auricularesCerrar correo, abrirlo 3 veces al día, y utilizar la técnica de las 3 d (do.it, delegate,it, or delete.it)Establecer una normativa para las reuniones, imprimirla y exponerla en las salas.Normativa de llamadas internas (evitar el “te he enviado un mail….”)Utilizar WorkMeter, para tener consciencia e información objetiva de cómo invertimos el tiempoUna vez tengamos mediciones, proponerse objetivos
- EBOOKPresentamos una serie de indicadores empresariales que ofrecen a las empresas una inteligencia que proporciona mayor eficacia en la toma de decisiones, gracias a las conclusiones que se pueden extraer de la interpretación de las gráficas y los resultados que reflejan. Estas métricas aportan una visibilidad imprescindible para conocer si los comportamientos individuales de la plantilla, o de los equipos de trabajo que la componen están alineados con los objetivos estratégicos de la organización, en términos de actividad y productividad.La empresa que mida estos indicadores conocerá con la antelación necesaria para poder actuar y corregir, si fuera necesario, la dedicación personal de cada empleado, su nivel de atención en una tarea, su grado de productividad diaria en relación con el tiempo de actividad y, por supuesto, si la persona cumple con su horario laboral. Lo mismo a nivel de equipos y de proyectos.Pero lo que sobre todo aportan estas métricas es la posibilidad de investigar cuáles son realmente los procesos de trabajo internos dentro de la organización, para poder revisarlos si hubiese que introducir cambios y, si fuera el caso, poder medir los resultados una vez implementados.Importancia de las métricas: fundamental para: Tener información objetiva de cómo gestionamos el tiempo (las personas) Tomar decisiones consensuadas