Este documento presenta un programa de habilidades directivas para mejorar la productividad mediante una mejor gestión del tiempo. El programa cubre temas como creencias sobre el uso del tiempo, identificación de problemas de tiempo, planificación, establecimiento de objetivos, y habilidades para hacer frente a ladrones de tiempo como interrupciones e imprevistos. El objetivo general es enseñar técnicas para ser más eficiente y eficaz mediante una mejor organización, priorización y gestión personal del tiempo.

1. Habilidades Directivas
Organiza-te para incrementar tu Productividad
Año de realización: 2014
PROFESOR/A
Jorge Palacios
NOMBRE PROGRAMA / Nombre profesor www.eoi.es

2. Programa de contenidos
CÓMO EMPLEAMOS NUESTRO TIEMPO
• Creencias y actitudes sobre el uso del tiempo
• ¿Quién es el enemigo?: los ladrones del tiempo
• Identifica tus problemas de tiempo
• Cómo controlar los ladrones del tiempo:
claves para minimizarlos
• ¿En qué empleas tu tiempo?
PLANIFICACIÓN DEL TIEMPO
• La clave para el dominio del tiempo:
Planificación
• Principio del equilibrio y proactividad
• Definir metas y objetivos. Cómo fijar y
alcanzar metas
•Primero, lo primero
• Plan de Agenda semanal
• Elimina actividades que no añaden valor
1. Gestiona tu tiempo

3. 1 “Gestión personal: comenzando
con nuevos hábitos productivos”
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4. ¿Qué es time management?
• Actitud proactiva-preventiva
– Tomar iniciativa!!
• Establecer objetivos -planificar
– estrategia personal, misión y visión personal
• Recordarlos!
– Perseverancia, disciplina
• No postergarlos!
– Superar miedos, desarrollar autoconfianza
• Revisión de actividades
– Diferenciar actividades a favor,
en contra e irrelevantes
• Incrementar eficiencia!
– CAMBIO DE HABITOS!!
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Hacerse
cargo!!!
Tener
objetivos
Encararlos!!!
Llevarlos
a cabo
bien!
I
II
III
IV

5. MMááss aalllláá ddee llooss OObbjjeettiivvooss
• Iniciar un cambio personal para eliminar
actitudes y hábitos que producen derroche del
tiempo!
• ¿Es importante hacer un buen Time Management?
– Desde ya...!!!
– La buena gestión del tiempo / prioridades es esencial para el logro
de los objetivos personales!!
– Hace a la eficacia y eficiencia personal!
– Para que esto tenga sentido lógicamente deben existir objetivos
personales..!!
Todos los contenidos y herramientas han sido desarrollados por Jorge
Palacios
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6. “El problema no es la escasez, sino el uso que hacemos de ese recurso”
Tenemos que
Dedicar tiempo al tiempo
Invertir tiempo en dominar el tiempo
Tener perspectiva sobre el tiempo que gastamos
Fijar y alcanzar metas que nos lleven a la realización de nuestros
objetivos
Establecer planes de acción que permitan que esas metas se hagan
realidad

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No gestionamos la
sobrecarga de
información
Organizar la
información
=
Gestionar las acciones

9. La mente es mala memorizando, pero
excelente creando
Saca de tu cabeza TODO
Dedica tu atención a la acción, no a
recordar
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Contra la Procastinación:
No dejes de hacer las cosas (hábitos,
tareas inacabadas)
Compromiso con uno mismo: decide
qué hacer y hazlo
Ten regularidad

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5 pasos:
1.Decidir la tarea a realizar
2.Poner el pomodoro (el reloj o
cronómetro) a 25 minutos
3.Trabajar en la tarea hasta que el
reloj suene
4.Tomar un pausa breve (5 minutos)
5.cada cuatro "pomodoros" tomar
una pausa más larga (15-20 minutos)
El tiempo dentro de un
pomodoro es el tiempo
productivo en el que realmente
haces las cosas, ya que lo
defiendes con uñas y dientes de
las posibles interrupciones. El
tiempo fuera del pomodoro es el
de las distracciones,
interrupciones, llamadas,
descansos, etc.
Pomodoro =
CONCENTRACIÓN

20. 2 Gestión de Prioridades
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24. La lista de cosas que hacer:
inventario de tareas
Descripción Prioridad Tiempo
Importante Urgente Estimado
Resolver la inundación
de la oficina
SÍ SÍ Hacer Ya
Plan estratégico
nuevos productos
SÍ NO Programar
... NO SÍ Delegar/Org.
... NO NO No pasa nada
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26. Poner primero lo primero: La Perspectiva del día
Las mil actividades que solemos anotar que tenemos que realizar en el día difícilmente
se cumplen: este fracaso provoca la tentación de abandonar nuestra planificación del
día.
METAS RECORDATORIOS
L M X J V
9
10
11
12
13
14
...
Programamos en un día más tareas de las que podemos hacer, además de que nos
olvidamos de las interrupciones e imprevistos diarios, que inevitablemente aparecen y
consumen tiempo.

27. Pasos a seguir
1. Preparar un programa antes de iniciar la
jornada de trabajo por escrito
2. Centrarse en las áreas o actividades
prioritarias
3. Programar las actividades en función de
los objetivos a alcanzar
4. Agrupar los asuntos relacionados entre sí
5. Los trabajos repetitivos y que exijan
poca concentración se realizarán en las
“horas bajas”
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28. Metas del Cuadrante II
“No planifico porque no tengo tiempo pero no tendré tiempo hasta que
planifique mejor”
Es t ab le c e r e l t ie m p o d e l c u ad r an t e II c ad a s e m an a : conectar con
su brújula interior
Plan d e t r ab aj o
To m ar n o t a d e l t ie m p o p ar a e v alu ar : volver a considerar
“ A f ilar la s ie r r a”
Or g an iz ar s e , p r io r iz ar , . . .

29. 5 Reglas de la Planificación del Tiempo
1. 70 – 30:
70% tiempo: P lanificado
20% tiempo: I mprevistos, interrupciones, ...
10%: Tareas de vital importancia y concentración
2. Diferenciar lo importante de lo Urgente
3. P lanificación realista
4. R ealizar una lista diaria ordenada por prioridades
5. P ersigue objetivos

30. Usar un plan para organizarse:
HÁBITOS
1) Preparar la lista de cosas que hacer.
2) Delegue lo que corresponda.
3) considere su tiempo controlable.
4) Elabore un plan diario.
Según las prioridades y
consolidar tiempo en fracciones suficientemente grandes.
5) Señalar las actividades terminadas
6) Reprogramar las actividades no terminadas

31. 3
Ladrones de Tiempo

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35. APRENDER A SER MÁS EFICACES CON SU TIEMPO
Interrupciones e imprevistos
- Una de las razones por las que fallan con frecuencia las agendas es
nuestra tendencia a ocuparnos de asuntos no programados. Aprende
a controlar estos impulsos.
- Detenerse un momento: “¿es lo que voy a hacer más importante que
lo programado?”
- Aprender a decir NO y ser asertivo
- Evitarlas o reducir su número y limitar al mínimo el tiempo que
ocupan
Seguir el Plan acordado
- Es un riesgo iniciar la jornada a la defensiva: resolviendo los
problemas que se vayan presentando.
- Solución: iniciar el día con el programa, según agenda establecida la
víspera.
- Programa primero lo más importante
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36. Visitas inoportunas
- Establecer trincheras: que no entren en su despacho, que no se sienten,
que se vayan lo antes posible.
- La sensación de estar disponible no beneficia: “tengo abierta la puerta
del despacho a todo el mundo”
- Sé amable pero sincero: “NO me viene bien en este instante”: la decisión
de recibir a alguien la tomo yo no el visitante.
Teléfono: recibidas y emitidas
- ¿Atiendo la llamada o no?
- Que me las filtren o buscar periodos preferentes
- Ser conciso y céntrate en el tema y objetivo de la llamada: ve al grano
- Organízate las llamadas que has decidido hacer: agrúpalas y elige el
momento
- Móvil: Saber cuando debe apagarse y/o silenciarse

37. HABILIDADES DE LA ASERTIVIDAD
Realizar peticiones
• Llama a la persona por su nombre
• Expresa su petición claramente, en primera persona
• Explica las razones
• Invita a hacer comentarios y a sugerir soluciones
• Pregunta qué recursos se necesitan para poner en práctica la
petición
• Llega a un acuerdo sobre la escala de tiempo
Decir NO
• Reconoce el derecho a la otra persona a realizar la petición
• Di NO sin rodeos
• Explica tus sentimientos y después expón tus razones
• Sugiere una alternativa: demuestra querer satisfacer las
necesidades de la otra persona, además de las tuyas propias
Dar opiniones eficaces
(Feedback)
Equilibrar tus necesidades con
las de los demás.
• Expresar siempre opiniones
positivas, breves y centradas
• Hazlo inmediatamente:evitar
“¿Porqué no me lo has dicho
antes?”
• Céntrate en puntos
específicos, exponiendo
hechos
• Describe el impacto del
comportamiento
• Hazlo cuando la persona esté
tranquila
• Expresa nuevas opiniones
cuando veas mejoras
• Implica a la otra persona para
encontrar causas y soluciones
• Pide opiniones de tu propio
rendimiento como responsable
del equipo

38. • Aprenda a comunicarse
eficazmente
– Establezca objetivos para sus contactos
– Mejore su forma de expresarse
– Mejore su imagen
– Aprenda a adaptar su comunicación a las
otras personas!!
– Utilice redundancia para eliminar malos
entendidos
– NUNCA asuma...
– Aprenda a preguntar
– Aprenda a escuchar
– No prejuzgue!
– Verifique siempre sus comunicaciones!!
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39. • Aprenda a decir NO!!!
– Aprenda a hacerlo sin agredir...
– Sin ser desagradable...
– “Te agradezco mucho la
invitación... lamentablemente no
podré ir...”
– Gracias.... Pero NO....
– Es increíble la cantidad de tiempo
que muchas personas pierden por
hacer cosas a las cuales no se
atrevieron a decir NO!!!!
– Sin mencionar los conflictos que
esto suele generar.......
Aprecio mucho
tu invitación
pero....
NO
GRACIAS!
!!
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40. • Evite conflictos interpersonales..!!!
Los conflictos son terribles
devoradores de tiempo..!
– Contrólese...
– No agreda a nadie...
– Trate bien a todos...
– No critique...
– Sea amable...
– Salude y agradezca efusivamente...
Siempre y en todo lugar
– Evite cualquier tipo de contienda
legal...
– Evalúe costo-beneficio antes de generar
un conflicto...!!!
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41. Papeleo
- Organizarlo: procesar información documental
- El escritorio es el lugar donde se procesa la información, no donde se
almacena
- Debe reducirse al mínimo el flujo de documentos:
- no pidas lo que no necesitas
- No guardes todo lo que te llega
- Borrar es para GANAR: usa la papelera
- Recuerda que “lo que no ayuda, estorba”
Informes, emails, notas ...
- Lograr una comunicación escrita eficaz implica escribir con sencillez, con
frases cortas, con palabras comprensibles

42. GESTION DEL CORREO ELECTRONICO
Correos diarios:
-Menos de 50
- Entre 50 y 100
- Entre 100 y 150
- Más de 150
-¿Tiempo incurrido en contestar correos
electrónicos?
-¿ Son importantes todos los correos
electrónicos?

43. • 33% de los trabajadores estresados por la cantidad de correos recibidos
• 28% cree que el número de correos recibidos es una fuente de presión
• Un 50% lo revisa una vez cada hora
• Otro 35% cada cuarto de hora
• Algunos trabajadores entre 40 y 50 veces por hora

44. REGLA DE LOS 2 MINUTOS: Si
puedes procesar un correo en
menos de 2 minutos hazlo. De lo
contrario, PRIORIZALO.

45. Buenas Prácticas
• Empezar a leer los correos desde los más nuevos a los más antiguos
• ¿Necesitan estar en copia tantos mails?: ellos también gestionan muchos
correos
• Revisa el correo antes de enviarlo
• Sé breve en tus correos: ten en cuenta que el destinatario no podrá dedicar
mucho tiempo a leerlo
• Deja que el gestor de correo te ayude a organizarte
• No olvides el teléfono: también es tu amigo
• No escribas nada que no dirías cara a cara
• Relee lo que has escrito

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Jorge Palacios