Metodologia desarrollo de sistemas de información version firmada digitalmente

MINISTERIO DE CULTURA Y JUVENTUD
DIRECCION GENERAL DE ARCHIVO NACIONAL
DEPARTAMENTO DE TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN
SISTEMAS DE INFORMACION INSTITUCIONAL
METODOLOGÍA
DESARROLLO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN
“Ocuparse de lo fácil
cuando se tienen bríos para hacer lo difícil,
es como despojar de la
dignidad al talento”
José Martí
ELABORADO POR:
ING. PETRONILA MAIRENA TRAÑA, MCI

DIRECCIÓN GENERAL DEL ARCHIVO NACIONAL
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METODOLOGIA DE DESARROLLO DE SISTEMAS DE INFORMACION OCTUBRE 2014
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Metodología de Desarrollo de Sistemas de Información
Por: Petronila Mairena Traña Página 2 de 80
Tabla de Contenidos
1. Introducción .............................................................................................................................5
2. Objetivo ...................................................................................................................................6
3. Procedimientos relacionados ...................................................................................................6
4. Responsables..........................................................................................................................6
5. Metodología para el Desarrollo de Sistemas de Información ...................................................8
Etapas o Fases de la Metodología ............................................................................................ 10
1) LEVANTAMIENTO DE NECESIDADES Y/O SOLICITUD DEL SISTEMA BASADO EN EL
MAI-DGAN............................................................................................................................. 11
2) ESPECIFICACIÓN DE REQUERIMIENTOS .................................................................. 17
3) DESCRIPCION DETALLADA DEL SISTEMA (PROTOTIPO DE INTERFAZ DE
USUARIO) ............................................................................................................................. 21
4) CODIFICACIÓN, DISEÑO Y PROGRAMACIÓN DEL SISTEMA .................................... 22
5) PRUEBAS Y ENTRENAMIENTO.................................................................................... 23
6) AJUSTES Y MODIFICACIONES .................................................................................... 23
7) IMPLANTACION Y LANZAMIENTO ............................................................................... 24
8) ENTREGABLES Y CIERRE DEL PROYECTO............................................................... 25

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6. Anexos o Instrumentos de la Metodología ............................................................................ 27
ANEXO #1: LEVANTAMIENTO DE NECESIDADES DE AUTOMATIZACION DE PROCESOS
.............................................................................................................................................. 28
ANEXO #2: MODELO DE ARQUITECTURA DE INFORMACIÓN MAI-DGAN....................... 30
ANEXO #3: SOLICITUD DE SISTEMA DE INFORMACION .................................................. 32
ANEXO #4: BITACORA DE REUNION.................................................................................. 34
ANEXO #5: ANALISIS Y EVALUACION PRELIMINAR.......................................................... 36
ANEXO #6: ESPECIFICACION DE REQUERIMIENTOS ...................................................... 39
ANEXO #7: CRONOGRAMA DEL PROYECTO .................................................................... 58
ANEXO #9: PRUEBA DE ACEPTACION............................................................................... 62
ANEXO #10: PLAN DE PRUEBAS TÉCNICAS ..................................................................... 64
ANEXO #11: PLAN DE SESION DE ENTRENAMIENTO ...................................................... 67
ANEXO #12: CONTROL DE CAMBIOS, VERSIONES Y BUGS............................................ 70
ANEXO #13: MANUAL TÉCNICO DE INSTALACIÓN Y CONFIGURACIÓN......................... 71
ANEXO #14: MANUAL DE USUARIO.................................................................................... 74
ANEXO #15: ACTA DE CIERRE Y ENTREGA DEL PROYECTO.......................................... 76
ANEXO #16: CONTROL DE CAMBIOS DEL PROYECTO .................................................... 78

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ANEXO #17: MATRIZ DE RIESGOS DEL PROYECTO......................................................... 79
ANEXO #18: SOLICITUD DE CAMBIO EN EL SISTEMA DE INFORMACION ...................... 80

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1. Introducción
El desarrollo de sistemas de información tanto interno, con funcionarios internos y externo, por
medio de contrataciones y servicios profesionales contratados; es un proceso que debe ser
regulado dentro de cualquier institución u organización; durante todo su ciclo de vida, para lograr
obtener un software de acuerdo a las necesidades reales de los usuarios y con la calidad esperada
tanto técnica como funcional.
Esta metodología pretende establecer una guía práctica basada en el ciclo de vida de desarrollo de
sistemas de información conjugados con algunos principios de la administración profesional de
Proyectos, necesaria para el adecuado control de todas las etapas del proceso de desarrollo de
sistemas de información y su mantenimiento, que ayuden a garantizar la integridad, confiabilidad,
oportunidad y seguridad de éstos.
Con la utilización de esta metodología, puede acortarse la brecha para garantizar un buen diseño
de los sistemas de información, su mantenimiento y un adecuado control del proceso de
desarrollo.
Una metodología estructurada, oficializada y divulgada en la institución, facilita en gran medida el
proceso de solicitud, análisis y diseño así como la programación, implantación y mantenimiento
del sistema durante su vida útil; además fortalece y posiciona el proceso de desarrollo de sistemas
de información institucional, garantizándole a los usuarios internos y externos de la Dirección
General del Archivo Nacional disponer de sistemas de información de alta calidad.

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Las fases señaladas en esta metodología, así como los estándares de documentación que se
presentan se consideran estrictamente requeridos para el desarrollo de un sistema, bien sea con
personal interno o en aquellos casos en que se contrate a terceros para tales efectos.
2. Objetivo
Establecer una metodología de desarrollo de sistemas institucionales que sea estándar y permita
la solicitud, análisis, elaboración y diseño de sistemas de calidad y el control de todas las etapas
del desarrollo, pruebas, implementación y su posterior mantenimiento.
3. Procedimientos relacionados
Administración de Bases de Datos
Diseño Estándar de Bases de Datos del Archivo Nacional
Respaldos Institucionales
Plan de Contingencias
Desarrollo de Sistemas
Contraparte técnica de Proyectos Informáticos
4. Responsables
Usuario o Departamento Solicitante: Departamento, proceso o Usuario que solicita el desarrollo
de un Sistema.

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Equipo del Proyecto: Grupo de funcionarios conformado por el Jefe del Departamento Solicitante
o quien éste designe, el grupo de usuarios involucrados en el proceso y el o los analistas de
sistemas designados para el proyecto.
Patrocinador del Proyecto: Es la máxima autoridad institucional quien provee, gestiona y
administra los recursos financieros necesarios para la ejecución del proyecto.
Líder del Proyecto: Es el Jefe del Departamento Solicitante o quien éste designe. Le corresponde la
toma de decisiones del planeamiento de las tareas a desarrollar durante el proyecto, convoca a
reuniones de seguimiento y sesiones de trabajo al Equipo. Trabaja en estrecha coordinación con
los analistas de sistemas y sus superiores.
Responsables del desarrollo: Departamento de Tecnología de la Información, Sistemas de
información, desarrolladores internos y terceros contratados responsables del desarrollo de
sistemas de información para la Dirección General del Archivo Nacional.
Responsables de administración y mantenimiento: Departamento de Tecnología de la
Información, Sistemas de información, desarrolladores internos y terceros contratados.
MAI-DGAN: Modelo de Arquitectura de la Información de la Dirección General del Archivo
Nacional. Este modelo es una representación gráfica que permita resumir y visualizar con suma
claridad los flujos de información y la forma en que interactúan los procesos institucionales a nivel
de datos.

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5. Metodología para el Desarrollo de Sistemas de Información
La evolución de los Sistemas de Información, desde pequeñas aplicaciones que resolvían pequeños
problemas específicos y de cálculos que se instalaban en una computadora de escritorio, hasta los
sistemas transaccionales que incorporan las bases de datos integradas y distribuidas, los sistemas
web y los aplicativos para dispositivos móviles, ha ido en aumento según la demanda de servicios
que exigen los ciudadanos cada día. De ahí que tratando de conjugar el ciclo de vida de un sistema
de información y algunos de los principios básicos d
e la administración profesional de proyectos, a partir de una gestión institucional por procesos,
pueden considerarse ocho etapas.
Cada una de estas etapas, están diseñadas para un mejor control y seguimiento del desarrollo de
sistemas como un Proyecto, no pretende ser en ninguna medida un manual para el desarrollo sino
más bien una metodología para homologar el diseño y desarrollo de software como la ejecución
de un proyecto administrable partiendo del objetivo que es obtener un producto final.
De ahí que durante las fases descritas no se profundiza en el cómo y con qué herramientas o
programas de software se llevaran a cabo las mismas, esto es porque se parte del hecho que un
analista programador en su carrera base ha adquirido las destrezas y habilidades en el uso de
herramientas para construcción de las mismas, esta es la labor intelectual del analista
programador en la construcción de un software específico basado en una gestión institucional por
procesos.
A continuación las etapas o fases de la metodología:

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INICIO PLANEACION EJECUCION CONTROL CIERRE
Especificación de Requerimientos
Descripción Detallada del Sistema (Prototipo)
Codificación / Diseño/ Programación
Pruebas y Entrenamiento
Ajustes y Modificaciones
Levantamiento de necesidades / solicitud
basado en el MAI-DGAN
Implantación y lanzamiento
Entregables y cierre
Ciclo de Vida de Sistemas
Administración Profesional de Proyectos

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Etapas o Fases de la Metodología
1) Levantamiento de necesidades / Solicitud basado en el MAI-DGAN
2) Especificación de Requerimientos
3) Descripción Detallada del Sistema (Prototipo de Interfaz de Usuario)
4) Diseño y Programación
5) Pruebas y Entrenamiento
6) Ajustes y modificaciones
7) Implantación y Lanzamiento
8) Entregables y cierre del Proyecto

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1) LEVANTAMIENTO DE NECESIDADES Y/O SOLICITUD DEL SISTEMA BASADO
EN EL MAI-DGAN
a. Levantamiento de Necesidades: El Departamento de Tecnología de la Información en
conjunto con las Autoridades del Archivo Nacional debe realizar un levantamiento de las
necesidades de información de los usuarios internos y externos basados en los procesos
institucionales; con el fin de priorizar la planificación y organización de los mismos de
acuerdo a los recursos materiales y de potencial humano disponibles.
Esto significa que los procesos institucionales deben estar mapeados de tal forma que
puedan establecerse todas las relaciones o integraciones de datos de los mismos; lo cual
servirá de soporte para el establecimiento de un modelo de arquitectura de información
institucional.
Para el caso de contrataciones externas, convenios de cooperación o apoyo de otras
instituciones u otros países, regirá el mismo principio, es decir, lo primero que debe
realizarse es el levantamiento de necesidades de automatización de uno o varios procesos
objeto del proyecto.
Ver Anexo 1: FORM1-Levantamiento de necesidades de automatización basada en
procesos.
b. Crear el Modelo de Arquitectura de Información del Archivo Nacional: El Modelo de
Arquitectura de la Información deberá establecer el diseño general de los sistemas de
información (no necesariamente ya automatizados), los datos y sus interrelaciones,
documentar un diccionario de datos del negocio (institucional) con su esquema de
clasificación, estableciendo criticidad, sensibilidad y propiedad de los datos. Finalmente
deberá establecer los controles de seguridad apropiados para cada una de las
clasificaciones.
Este modelo deberá estar debidamente documentado, tanto en forma narrativa como
mediante una representación gráfica que permita resumir y visualizar con suma claridad los

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flujos de información y la forma en que interactúan los procesos institucionales a nivel de
datos. Deberá clasificar los datos a nivel institucional permitiendo identificar los
propietarios y responsables de los datos, catalogar los datos con base en su criticidad,
sensibilidad, multimedios y ubicación física. Deberá facilitar la determinación de los
privilegios de acceso de los usuarios, así como los requerimientos de respaldo y
disponibilidad, retención (tiempo de almacenamiento), desecho, y necesidad relativa de
cifrado (encripción). El modelo debe promover la seguridad informática en todos los
alcances pertinentes.
A partir del MAI actualizado será posible plantear los macro sistemas sustantivos y de
apoyo, así como los sistemas o soluciones adicionales que requiere la institución para
operar.
Este modelo será el insumo indispensable para que el Departamento de Tecnología de la
Información a través del Proceso de Sistemas de Información desarrolle una intensa
actividad tendiente a inventariar las necesidades de información, documentarlas y
confrontarlas contra los sistemas actuales, para luego identificar sistemas que requieren
modificaciones, así como nuevos sistemas a incluir dentro de un plan de sistemas o
portafolio de proyectos.
Es responsabilidad de los analistas de sistemas el crear el Modelo de Arquitectura de
Información a partir del levantamiento de necesidades basado en los procesos
institucionales que deben estar elaborados y mapeados de previo.
Cabe mencionar que como cada Departamento es responsable del levantamiento de sus
procesos y procedimientos, es necesario coordinar el traslado de los procesos diagramados
o mapeados al Departamento de Tecnología de la Información.
Ver Anexo 2: FORM2-Modelo de Arquitectura de Información DGAN.
c. Solicitud: Todo Departamento o Usuario que considera necesario automatizar algún
proceso, debe enviar una solicitud aprobada por las Autoridades del Archivo Nacional al
Departamento de Tecnología de la Información, a efectos de anticipar los recursos

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humanos y económicos necesarios. Se debe adjuntar a esta solicitud el mapa del proceso y
su detalle así como el o los procedimientos involucrados y que se requieren automatizar.
Ver Anexo 3: FORM3- Solicitud de Sistema de Información.
El formulario debe ser completado minuciosamente y traer la aprobación del Jefe del
Departamento Solicitante y de la Dirección General del Archivo Nacional.
El formulario “Solicitud de Sistema de Información” debe considerar los siguientes
apartados:
Problema a resolver: Es muy importante tener bien claro y definido el problema; así que,
se debe preparar un enunciado del mismo, breve pero entendible, indicando además las
posibles restricciones que se podrían enfrentar durante el desarrollo de la solución.
Posteriormente, junto con el usuario se llegará a un enunciado definitivo del problema el
cual debe de incluir una descripción de la situación actual y de las metas que debe lograr el
nuevo sistema. La definición del problema requiere de un total entendimiento del
problema y de su entorno.
Justificación: Todo proyecto deberá contener una justificación donde se exprese por qué
se desea o necesita desarrollar el proyecto; así mismo, si la justificación se fundamenta en
el cumplimiento de legislación vigente, debe enumerarse y describirse toda la legislación.
Alcance: Aquí deben enumerarse los objetivos, los usuarios, servicios y procesos
involucrados y cuales ventajas se obtendrían en razón de tiempo, eficiencia y calidad del
servicio; cuales otros departamentos interactúan con el proceso involucrado; así como el
tiempo estimado de ejecución del proyecto.
Responsables del proyecto: Deben designarse cada una de las personas que estarán en
cada una de las fases del desarrollo del proyecto. Identificándose con su nombre completo,
cargo, correo electrónico, teléfono, disponibilidad de tiempo y rol a cumplir. El número de
personas involucradas debe estar en función con la magnitud o alcance del proyecto. Una
de ellas será el líder o coordinador del Proyecto, el cual debe ser el jefe del Departamento

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Solicitante o quien este designe en sustitución, y será quien en conjunto con el personal de
Sistemas de Información que se designe, conformarán el equipo de trabajo.
Financiamiento: Un aspecto relevante en la toma de decisiones sobre la ejecución o no del
proyecto lo constituye la disponibilidad del presupuesto, por tal motivo deberá indicarse
claramente si se cuenta y en qué cantidad y el origen de los mismos en el caso de ser
contratado a terceros y si fue considerado en el presupuesto del plan operativo
institucional, su desarrollo e implementación.
Aclaración de la solicitud: La aclaración de la solicitud pretende proveer al Departamento
de Tecnología de la Información una clara definición del problema a resolver y de todos los
aspectos indicados en la solicitud del sistema; deberá ser llevada a cabo por un analista de
sistemas en extrema colaboración con el usuario solicitante u otro designado por el mismo,
una vez conformado el equipo de trabajo. Lo que se pretende es aclarar y ampliar si es
necesario, todos aquellos aspectos que así lo requieran, desde el punto de vista
informático y situacional. Para esta esta labor es necesaria una o varias sesiones de trabajo,
las cuales deben quedar documentadas y firmadas mediante una bitácora de reunión.
Ver Anexo 4: FORM4- Bitácora de reunión
Análisis Preliminar de la Solicitud: Como resultado de la solicitud y su posterior aclaración
se deberá presentar un documento, que contenga lo expuesto anteriormente, a la Jefatura
del Departamento de Tecnología de la Información, éste a su vez lo entregará a la
Coordinación de Sistemas de Información. Dicho documento contendrá los mismos
apartados de la solicitud misma, pero con las aclaraciones y ampliaciones necesarias para
su adecuada valoración por la Jefatura de la Departamento de Tecnología de la
Información, y deberá estar firmado tanto por el analista designado, como por el líder del
Proyecto o usuario del Departamento solicitante.
Este análisis preliminar deberá considerar:
1. Diagnóstico de la situación actual o problema a resolver: En este apartado se deberá
presentar el problema por resolver y las razones que lo justifican, se requiere una

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definición clara del problema a resolver. Para abarcar este aspecto deberá basarse en
el resultado del Análisis y evaluación preliminar de la Solicitud.
2. Objetivos generales y específicos del sistema a desarrollar: Para todo proyecto de
sistemas deberá exponerse los propósitos deseados con la implementación del sistema,
estos se redactarán a modo de objetivos generales y específicos y estarán siempre
orientados a la solución del problema planteado en el apartado anterior, es decir,
deberán obedecer a las razones por las que se requiere del sistema. Evidentemente,
tales objetivos deberán estar en concordancia con los objetivos expresados en la
solicitud y el resultado del análisis preliminar de la solicitud.
3. Alcance del sistema: A fin de determinar el alcance del sistema se considerará la
información recopilada de la solicitud y su aclaración. Se deberán establecer los límites
entre el sistema y su ambiente externo, mediante el Diagrama de secuencia del sistema
(interoperabilidad con otros sistemas) y se indicarán los servicios (departamentos,
procesos de trabajo, servicios, otras instituciones) y documentos (fuentes de
información, otros sistemas) relacionados con el sistema.
4. Supuestos y restricciones del sistema: En este apartado se especificarán los supuestos
(condiciones, situaciones o estados del proyecto o de su entorno, que se asumen como
verdaderas para efectos de la planificación) y las restricciones (aquellas situaciones que
pueden limitar la solución que le podemos dar al problema que origina el proyecto).
El analista deberá asegurarse que los supuestos y restricciones del proyecto sean acordados con
los usuarios solicitantes, y que la documentación que de ellos se realiza en este apartado sea
suficientemente clara; pues los mismos serán determinantes en las etapas subsiguientes del
proyecto.

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Este documento proporcionará la información necesaria para la primera toma de decisión
respecto a la realización del sistema y el momento oportuno para continuar con la siguiente fase,
en consideración de las prioridades institucionales y demás proyectos y recursos disponibles.
Ver Anexo 5: FORM5- Análisis y Evaluación Preliminar de la Solicitud
Punto de Control 1: Finalizada la fase de Solicitud de Sistema, el Jefe del Departamento de
Tecnología de la Información determinará la viabilidad del proyecto y el momento oportuno para iniciar,
en consideración de los recursos humanos disponibles para elaborar la etapa siguiente, otros proyectos
en desarrollo, la solicitud y el informe mismo de aclaración de la solicitud.
Deberá existir un expediente del Proyecto tanto físico como digital que contenga toda la documentación
generada del mismo en todas sus fases.
Para el caso del expediente digital, existirá una carpeta compartida con acceso a los analistas
correspondiente a la Cartera de Proyectos.
Para este punto deben existir los siguientes documentos en el expediente físico y digital:
1. FORM1-Levantamiento de necesidades de automatización basada en procesos
2. FORM2-Modelo de Arquitectura de Información DGAN.
3. FORM3- Solicitud de Sistema de Información
4. FORM4- Bitácora de reunión
5. FORM5- Análisis y Evaluación Preliminar de la Solicitud

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2) ESPECIFICACIÓN DE REQUERIMIENTOS
Considerando los aspectos relevantes identificados en el Análisis Preliminar de la Solicitud y sobre
todo si la Jefatura del Departamento de Tecnología de la Información, aprueba o autoriza la
viabilidad y el momento oportuno para iniciar el proyecto; se procede con el levantamiento y
especificación de los requerimientos del sistema.
Se realizará mediante sesiones de trabajo o reuniones programadas con el equipo de trabajo en
pleno o bien identificándose el usuario o grupo de usuarios involucrados en el proceso objeto del
proyecto.
Estas reuniones o sesiones serán convocadas por el líder del proyecto a solicitud de los analistas
de sistemas y deberán ser documentadas utilizando el formulario de bitácora de reunión.
Al concluir esta especificación de requerimientos, el analista de sistemas generará un documento
técnico llamado Especificación de Requerimientos, confeccionado y firmado por él y firmado y
aprobado por los miembros del equipo de trabajo. Este documento incluirá los siguientes
apartados: Ver Anexo 6: FORM6- Especificación de Requerimientos
a. Carátula con el nombre del Proyecto, miembros del equipo de trabajo con su rol
respectivo: Es la primera página del documento.
b. Identificación de los módulos del Proyecto: Aquí se describirán de forma detallada, breve
y concisa cada uno de los módulos que tendrá el proyecto según el proceso que se
automatizará. Es importante mencionar que nunca deberán quedar por fuera los módulos
de Administración de la aplicación, Mantenimiento de Catálogos y Seguridad de la misma.
En el módulo de administración de la aplicación deberán quedar parametrizables todos
aquellos datos que así se requieran. El módulo de Mantenimiento de Catálogos deberá
considerar las opciones de agregar, modificar y eliminar registros de cada uno de los

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catálogos del sistema. El módulo de Seguridad deberá permitir el cambio de contraseña y
el establecimiento de roles y permisos de usuarios para el caso del usuario Administrador
del Sistema.
c. Descripción de requerimientos funcionales y no funcionales del sistema: En este
apartado, se pretende identificar claramente los requisitos del sistema. Al desarrollar un
sistema, es de primordial importancia la definición de lo que se va a desarrollar, pues de la
claridad de la determinación de los requisitos depende la calidad del nuevo sistema. Se
entenderá por requerimiento funcional aquel que describe las funciones que los usuarios
serán capaces de realizar usando el nuevo sistema. Se entenderá por requerimiento no
funcional aquellos relacionados con las características del sistema que aplican de manera
general como un todo, más que a rasgos particulares del mismo, tales como desempeño,
disponibilidad, escalabilidad, flexibilidad, instalación, seguridad (control de acceso,
confidencialidad, bitácoras, pistas de auditoría, validación de información, respaldos, etc.),
arquitectura (interfaces, capas, integración, interoperabilidad, etc.), entre otros que se
considere necesarios.
d. Descripción y numeración de todos los casos de uso del Sistema: de entrada, salida y
procesamiento: Se debe describir en orden lógico e identificados en orden consecutivo,
todos y cada uno de los casos de uso del sistema por roles o perfiles de usuarios. Los casos
de uso deberán ser realizados en el siguiente formato:
e. Diagramas de los casos de Uso: Los diagramas de casos de uso documentan el
comportamiento de un sistema desde el punto de vista del usuario. Por lo tanto los casos
de uso determinan los requisitos funcionales del sistema, es decir, representan las
funciones que un sistema puede ejecutar. Su ventaja principal es la facilidad para
interpretarlos, lo que hace que sean especialmente útiles en la comunicación con los

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usuarios. Se deberán diagramar todos los casos de uso del sistema utilizando las
herramientas disponibles para hacerlos.
f. Diagrama de secuencia del sistema (interoperabilidad con otros sistemas): En un
diagrama de secuencia se indicarán los módulos o clases que forman parte del programa y
las llamadas que se hacen en cada uno de ellos para realizar una tarea determinada. Se
realizan diagramas de secuencia para definir acciones que se pueden realizar en la
aplicación en cuestión o bien sus interacciones con otras aplicaciones.
g. Diagrama Entidad-Relación: Es la representación grafica de las entidades y sus relaciones
en el Modelo de Bases de Datos del Sistema. Este diagrama mostrará todas las tablas del
sistema, sus campos, tipos de datos y las relaciones existentes entre ellas.
h. Diccionario de Datos: Es la descripción de cada uno de los campos con sus tipos de datos
de todas las tablas del diagrama Entidad-Relación.
Una vez finalizada esta fase, el analista responsable podrá generar una descripción
conceptual del sistema a desarrollar, siguiendo los apartados del Documento Especificación
de Requerimientos e integrando la matriz de riesgos del Proyecto.
Ver Anexo 7: FORM7 – Matriz de Riesgos del Proyecto
Antes de iniciar la siguiente fase es necesario elaborar y/o actualizar el cronograma de
actividades del proyecto.
La especificación de los requerimientos constituye el insumo fundamental para establecer
el cronograma de trabajo.

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Ver Anexo 8: FORM8- Cronograma de Actividades del Proyecto
Cuando ya se ha establecido el cronograma del proyecto con las especificaciones
aprobadas y surge algún cambio o ajuste que implique un requerimiento adicional a
solicitud del Departamento o Jefe donde se desarrolla el proyecto, este deberá quedar
debidamente documentado mediante el uso de la Solicitud del Cambio y actualizarse en el
formulario de Control de Cambios del Proyecto.
Ambos documentos podrán ser actualizados y ajustados cada vez que se requiera una vez
finalizada la fase 2.
Ver Anexo 9: FORM9 - Control de Cambios del Proyecto
Ver Anexo 10: FORM10 – Solicitud de Cambio del Proyecto
Esto implica que debe ajustarse o actualizarse nuevamente el Cronograma del Proyecto,
para los casos que se requiera postergar la finalización del mismo.
Punto de Control 2: Al finalizar esta fase se deberá contar con el Cronograma del Proyecto así
como con el documento completo de Especificación de Requerimientos y la matriz de Riesgos del
Proyecto en el expediente físico y digital, firmado por el equipo de trabajo en original.
Si existiera alguna solicitud de cambio, deberá incorporarse la solicitud firmada en original y formulario
de Control de cambios actualizado y el cronograma ajustado según el control.

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3) DESCRIPCION DETALLADA DEL SISTEMA (PROTOTIPO DE INTERFAZ DE
USUARIO)
Un prototipo es un modelo a escala de lo real, pero no tan funcional para que equivalga a un
producto final, ya que no lleva a cabo la totalidad de las funciones necesarias del sistema final y
proporciona una retroalimentación temprana por parte de los usuarios acerca del Sistema.
El objetivo de esta fase es desarrollar las interfaces de usuarios del sistema, utilizando la
especificación de los requerimientos obtenidos. Este prototipo engloba dos componentes: los
módulos y los datos, los cuales serán analizados y diseñados desde una perspectiva conceptual a
una física, mediante pantallas o interfaces de usuarios que hagan posible la modularización del
sistema y su posible funcionamiento.
El prototipo del sistema es responsabilidad del analista del sistema y deberá ser presentado al
equipo de trabajo para su aprobación, incluyendo cada uno de los módulos descritos para el
sistema en una fase anterior.
Cabe mencionar que una vez presentado el prototipo, la reacción de los usuarios es importante a
considerar para realizar ajustes o modificaciones al mismo.
El desarrollo del prototipo deberá ser elaborado utilizando el IDE de programación más
conveniente disponible, a criterio de los analistas y deberá ser una vista rápida de todas las
pantallas y datos del sistema
Ver Anexo 11: FORM11- Aprobación del Prototipo de Interfaz de Usuario del Sistema
Punto de Control 3: En esta fase es necesario tener elaborado el Prototipo del Sistema en el IDE
seleccionado y aprobado por los usuarios del Equipo de Trabajo en el expediente físico y digital.

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4) CODIFICACIÓN, DISEÑO Y PROGRAMACIÓN DEL SISTEMA
Una vez aprobado el prototipo del sistema, dará inicio la fase de codificación, diseño y
programación del sistema en un ambiente de pruebas previamente establecido.
El ambiente de pruebas es responsabilidad del analista de sistemas en coordinación estrecha con
el administrador de servidores y administrador de bases de datos.
En esta etapa es importante describir en el cronograma de actividades del proyecto, en
concordancia con el tiempo estimado para finalizar el proyecto, las actividades por puntos de
función del sistema, es decir, cada funcionabilidad que tendrá el sistema deberá considerarse
como una actividad.
La codificación y programación del sistema es responsabilidad del analista de sistemas utilizando
las herramientas de desarrollo, creación de interfaces, servicios web y motor de bases de datos
disponibles en la institución para este fin.
El Proyecto y su código fuente deberá ser documentado en todos sus extremos de
versionamiento, procesamiento, entradas, salidas, conexión con bases de datos, librerías, manejo
de objetos y capas; de tal manera que permita identificarse en todo momento el objeto, método,
clase, entidad, acción o procesamiento que se ejecuta, utilizando una nomenclatura de nombres
intuitiva y de fácil comprensión. Por ejemplo si el Proyecto se llama: Sistema Integrado de
Consultas, con sus siglas SIC; todos los objetos tendrán como sufijo SIC. Si existiera una clase para
establecer una conexión, se llamaría SIC_conect por ejemplo. El modelo de datos también se
llamaría como el sistema SIC.
Deberá realizarse un respaldo semanal del código fuente, en una carpeta de acceso compartido
para los analistas de sistemas, especificando siempre como nombre de la carpeta, la fecha del
respaldo.
Punto de Control 4: Código fuente documentado y compilado sin errores, respaldos semanales de
código fuente

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5) PRUEBAS Y ENTRENAMIENTO
Deberá elaborarse un plan de pruebas con los usuarios de los distintos roles y un plan de
pruebas a nivel técnico, en el ambiente de pruebas y/o producción.
El plan de pruebas con los usuarios consistirá en la ejecución de todos los casos de uso por
usuario o rol, siguiendo el instrumento de “Prueba de Aceptación”.
El plan de pruebas técnico, consiste en elaborar una serie de pruebas técnicas de velocidad
en la red, transmisión de datos, usabilidad, amigabilidad, guardado y modificación de datos
en la Base de Datos.
Ver Anexo 12: FORM12- Prueba de aceptación
Ver Anexo 13: FORM13- Plan de Pruebas Técnicas
Una vez que los planes de pruebas tanto de usuarios y técnicas sean satisfactorios y los
usuarios lo requieran; se procederá a elaborar un Plan de Entrenamiento, indicando la
fecha, hora y lugar donde se llevarán a cabo.
Ver Anexo 14: FORM14- Plan de sesión de Entrenamiento
6) AJUSTES Y MODIFICACIONES
En caso que las pruebas con los usuarios y las pruebas técnicas no alcancen un nivel
satisfactorio y se encuentren observaciones realizadas por los usuarios o analistas de
sistemas, deberán realizarse los ajustes y modificaciones que se requieran para lograr el
nivel de satisfacción deseado considerando las observaciones de los usuarios y/o analistas.
Esta etapa es iterativa durante la vida útil del sistema y se documentará haciendo uso del
formulario Control de Cambios, Versiones y Bugs, el cual deberá listar todas las
Punto de Control 5: Plan de pruebas de aceptación con los usuarios debidamente firmados, Plan
de Pruebas técnicas firmado por los analistas, Plan de Entrenamiento y planes de sesión.

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observaciones e inconsistencias registradas en las pruebas técnicas y de aceptación; con su
respectivo ajuste o modificación.
Es importante mencionar que este mismo formulario será empleado durante la vida útil del
sistema en producción para documentar las actualizaciones, mejoras y cambios solicitados
por los usuarios una vez finalizado el sistema y durante toda su vida en producción.
Es responsabilidad del analista de sistemas mantener actualizado el control de cambios,
versiones y bugs de cada aplicación que se encuentra en producción.
Ver Anexo 15: FORM15- Control de Cambios, Versiones y Bugs del Sistema
7) IMPLANTACION Y LANZAMIENTO
En esta etapa se debe confeccionar el manual técnico de configuración e instalación de la
aplicación y ejecutarse para liberar el sistema en producción.
Es responsabilidad del analista de sistemas confeccionar minuciosamente este manual; el
cual será un insumo importante para que en eventualidades fortuitas o situaciones de
emergencia se pueda restablecer el sistema en el menor tiempo posible.
Ver Anexo 16: FORM16- Manual Técnico de Instalación y Configuración del Sistema
Cuando el sistema es liberado en producción deberá realizarse una presentación formal del
mismo a los usuarios; en caso de ser usuarios externos deberá coordinarse con Proyección
Institucional para confeccionar los avisos o anuncios correspondientes para la puesta en
marcha del nuevo sistema, su dirección de acceso y su respectivo manual de usuario.
Ver Anexo 17: FORM17- Manual de Usuario en Línea
Punto de Control 7: Al finalizar esta etapa deberá contar en el expediente físico y digital el
manual de usuario y el manual de instalación y configuración. También toda la logística de aviso y
comunicación a los usuarios implementada.

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VERSIÓN 1.1
_______________________________________________________________________________________
8) ENTREGABLES Y CIERRE DEL PROYECTO
Los entregables corresponden a toda la documentación generada del proyecto, en sus diferentes
etapas o fases, grabadas en un CD o DVD dirigido al departamento solicitante y una copia del
mismo en el expediente físico del proyecto desarrollado que permanecerá en el Archivo de
Gestión del Departamento de Tecnología de la Información.
Deberá constar en dicho expediente un Acta de Cierre del Proyecto.
Ver Anexo 18: FORM18- Acta de Cierre del Proyecto

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VERSIÓN 1.1
_______________________________________________________________________________________
Punto de Control último: Para cerrar el proyecto, es necesario que exista en el expediente físico
y digital del mismo, la siguiente documentación:
1. FORM1 - Formulario de levantamiento de necesidades
2. FORM2 - Modelo de Arquitectura de Información DGAN.
3. FORM3 - Formulario de Solicitud de Sistema de Información
4. FORM4 - Bitácoras de reuniones efectuadas firmadas en original
5. FORM5 - Análisis y Evaluación Preliminar de la Solicitud firmada en original
6. FORM6 - Especificación de Requerimientos
7. FORM7 - Matriz de Riesgos del Proyecto
8. FORM8 - Cronograma de Actividades del Proyecto
9. FORM9 - Control de Cambios del Proyecto
10. FORM10 - Solicitud de Cambio del Proyecto
11. FORM11 - Aprobación del Prototipo de Interfaz de Usuario del Sistema
12. FORM12- Prueba de aceptación
13. FORM13 – Plan de Pruebas Técnicas
14. FORM14 - Plan de sesión de Entrenamiento
15. FORM15 - Control de Cambios, Versiones y Bugs
16. FORM16 – Manual Técnico de Instalación y configuración del sistema
17. FORM17 – Manual de Usuario (en línea)
18. FORM18 – Acta de Cierre del Proyecto
Adicionalmente, si existiera, cualquier otra documentación utilizada durante la ejecución
del proyecto con formato de correo electrónico, imágenes, diagramas, uml, código fuente,
clases, objetos, forms, javascripts, html, etc, deberá ser incorporada al expediente.

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VERSIÓN 1.1
_______________________________________________________________________________________
6. Anexos o Instrumentos de la Metodología

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VERSIÓN 1.1
_______________________________________________________________________________________
ANEXO #1: LEVANTAMIENTO DE NECESIDADES DE AUTOMATIZACION DE
PROCESOS
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VERSIÓN 1.1
LEVANTAMIENTO DE NECESIDADES DE AUTOMATIZACION DE PROCESOS FORM1
Utilice este formulario para el levantamiento de necesidades de automatización basada en los procesos
institucionales. Debe llenar una tabla por cada proceso.
(NOMBRE DEL PROCESO)
Describa brevemente en qué consiste este proceso. Para qué se hace, como se hace y para quien se hace
Nombre del Departamento Escriba aquí el nombre del Departamento responsable de ejecutar el
proceso
Nombre del funcionario o
funcionarios responsables de
ejecutar el proceso
Escriba aquí el nombre de las personas o funcionarios responsables de
ejecutar el proceso.
Identificación del proceso AN_SIGLA DEL DEPARTAMENTO_NOM PROCESO_01
Funcionario
Interno
Usuario
Interno
Usuario
Externo
Autoridades/JAAN/otro
Tipo de Usuario del proceso
Salida/Producto final del proceso Indique las salidas y el producto final del proceso
Procedimientos relacionados Indique el nombre de los procedimientos relacionados con este proceso
Entradas Describa todas las entradas de información que se requieren para ejecutar este

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VERSIÓN 1.1
_______________________________________________________________________________________
proceso.
Salidas Describa todas las salidas de información como resultado de ejecutar este proceso
Actividades y tareas Describa en orden secuencial las actividades y tareas del proceso
Insumos Describa todos los insumos requeridos para ejecutar este proceso
Se conecta con proceso Describa en detalle con cuales otros procesos se conecta

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VERSIÓN 1.1
_______________________________________________________________________________________
ANEXO #2: MODELO DE ARQUITECTURA DE INFORMACIÓN MAI-DGAN

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VERSIÓN 1.1
_______________________________________________________________________________________

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VERSIÓN 1.1
_______________________________________________________________________________________
ANEXO #3: SOLICITUD DE SISTEMA DE INFORMACION
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VERSIÓN 1.1
SOLICITUD DE SISTEMA DE INFORMACIÓN FORM3
Datos de la Solicitud
Describa brevemente cual proceso o grupo de procesos requiere automatizar.
Departamento Solicitante: Nombre del Departamento, Proceso o Subproceso que solicita
Firma del Jefe del Departamento: Firma del Jefe del Departamento Solicitante
Fecha de la Solicitud: Fecha de Solicitud [dd/mm/aaaa]
Problema a Resolver: Enunciado del problema con las posibles restricciones que se podrían
enfrentar durante el desarrollo de la solución. Posteriormente, junto
con el usuario se llegará a un enunciado definitivo del problema el cual
debe de incluir una descripción de la situación actual y de las metas
que debe lograr el nuevo sistema. La definición del problema requiere
de un total entendimiento del problema y de su entorno.
Justificación: Aquí debe expresarse por qué se desea o necesita desarrollar el
proyecto; así mismo, si la justificación se fundamenta en el
cumplimiento de legislación vigente, debe enumerarse y describirse
toda la legislación.
Legislación: Enumere toda la legislación relacionada y vinculada con el proyecto.
Alcance: Debe indicarse los objetivos, los usuarios, servicios y procesos
involucrados y cuales ventajas se obtendrían en razón de tiempo,
eficiencia y calidad del servicio; cuales otros departamentos
interactúan con el proceso involucrado; así como el tiempo estimado

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VERSIÓN 1.1
_______________________________________________________________________________________
de ejecución del proyecto.
Responsables del Proyecto:
Nombre Completo
Departamento Puesto Correo
Electrónico
Teléfono
Financiamiento Proyecto ADAI
Pre Inversión
MIDEPLAN
Banco
Mundial
Otro:
Especifique:__
Cantidad en colones:
Analista Asignado: Para uso del Departamento de Tecnología de la Información
Aclaración de la Solicitud:
(para uso del analista)
La aclaración de la solicitud pretende proveer al Departamento de
Tecnología de la Información una clara definición del problema a
resolver y de todos los aspectos indicados en la solicitud del sistema,
esta aclaración es responsabilidad del analista de sistemas.
Fecha de Aclaración: Fecha en que se realiza la aclaración de la solicitud [dd/mm/aaaa]

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VERSIÓN 1.1
_______________________________________________________________________________________
ANEXO #4: BITACORA DE REUNION
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VERSIÓN 1.1
BITACORA DE REUNIÓN FORM4
Fecha: dd/mm/aaaa [NUMERO DE REUNION 001]
Asunto o Proyecto: [SISTEMAS DE INFORMACION INSTITUCIONAL]
Objetivo:
[Revisión y definición de acciones: FORMULARIO DE INSCRIPCIÓN CONGRESO
Revisión y Ajuste de Cronogramas de trabajo.
Revisión y avance metas POI.]
Convoca: [Ing. Petronila Mairena Traña]
Lugar [DEPARTAMENTO DE COMPUTO]
Hora de Inicio 2:30 pm Hora de Finalización 4:00 pm
I. Agenda
Actividad Responsable
II. Asistencia
Nombre Firmar Asistencia

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VERSIÓN 1.1
_______________________________________________________________________________________
III. Asuntos discutidos y acuerdos
Observaciones
Bitácora elaborada por: [nombre quien elabora minuta y la comunica]

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VERSIÓN 1.1
_______________________________________________________________________________________
ANEXO #5: ANALISIS Y EVALUACION PRELIMINAR
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VERSIÓN 1.1
ANALISIS Y EVALUACIÓN PRELIMINAR FORM5
ANALISIS Y EVALUACIÓN PRELIMINAR
Describa brevemente cual proceso o grupo de procesos requiere automatizar.
Fecha de recibo de la Solicitud: Fecha de recibido de la Solicitud [dd/mm/aaaa]
Problema a Resolver: Enunciado del problema con las posibles restricciones que se podrían
enfrentar durante el desarrollo de la solución. Posteriormente, junto
con el usuario se llegará a un enunciado definitivo del problema el
cual debe de incluir una descripción de la situación actual y de las
metas que debe lograr el nuevo sistema. La definición del problema
requiere de un total entendimiento del problema y de su entorno.
Justificación: Aquí debe expresarse por qué se desea o necesita desarrollar el
proyecto; así mismo, si la justificación se fundamenta en el
cumplimiento de legislación vigente, debe enumerarse y describirse
toda la legislación.
Legislación: Enumere toda la legislación relacionada y vinculada con el proyecto.
interactúan con el proceso involucrado; así como el tiempo estimado
de ejecución del proyecto.

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VERSIÓN 1.1
_______________________________________________________________________________________
Equipo Responsable:
Nombre Completo
Departamento Puesto Correo
Electrónico
Teléfono
Financiamiento Proyecto ADAI
Pre Inversión
MIDEPLAN
Banco
Mundial
Otro:
Especifique:__
Cantidad en colones:
Firma Analista Asignado:
Firma Líder del Proyecto:
Aclaración de la Solicitud:
(para uso del analista)
La aclaración de la solicitud pretende proveer al Departamento de
Tecnología de la Información una clara definición del problema a
resolver y de todos los aspectos indicados en la solicitud del sistema,

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VERSIÓN 1.1
_______________________________________________________________________________________
esta aclaración es responsabilidad del analista de sistemas.
Diagnóstico de la Situación Actual:
Objetivo General
Objetivos Específicos
Supuestos y restricciones
Fecha de Aclaración: Fecha en que se realiza la aclaración de la solicitud [dd/mm/aaaa]
Aprobación de la Jefatura TI FIRMA DEL JEFE
Fecha de Aprobación: Fecha de aprobación [dd/mm/aaaa]

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VERSIÓN 1.1
_______________________________________________________________________________________
ANEXO #6: ESPECIFICACION DE REQUERIMIENTOS
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VERSIÓN 1.1
ESPECIFICACION DE REQUERIMIENTOS FORM6
NOMBRE DEL PROYECTO
EQUIPO DEL PROYECTO
NOMBRE COMPLETO ROL FIRMA
líder
analista
Elabora y
comunica
bitácora
Usuario experto
Fecha de especificación:

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VERSIÓN 1.1
_______________________________________________________________________________________
Elaborado por: [nombre del analista]

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VERSIÓN 1.1
_______________________________________________________________________________________
TABLA DE CONTENIDOS
NOMBRE DEL PROYECTO 39
Tabla de Contenidos 41
MODULOS DEL PROYECTO 42
REQUERIMIENTOS FUNCIONALES 44
REQUERIMIENTOS NO FUNCIONALES 46
CASOS DE USO 47
DIAGRAMA DE CASOS DE USO 52
DIAGRAMA DE SECUENCIA 54
DIAGRAMA ENTIDAD-RELACION 56
DICCIONARIO DE DATOS 57

PÁGINA 42 DE 80
VERSIÓN 1.1
_______________________________________________________________________________________
MODULOS DEL PROYECTO
Enumere los módulos
MODULO 1 Nombre del Módulo
Descripción detallada del módulo
Describa a detalle los procesos y tareas que se desarrollaran en este módulo

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VERSIÓN 1.1
_______________________________________________________________________________________

PÁGINA 44 DE 80
VERSIÓN 1.1
_______________________________________________________________________________________
REQUERIMIENTOS FUNCIONALES
RF-1 Nombre del Requerimiento
Descripción detallada del requerimiento
Describa a detalle del requerimiento funcional

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VERSIÓN 1.1
_______________________________________________________________________________________
RF- 4 Nombre del Requerimiento

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VERSIÓN 1.1
_______________________________________________________________________________________
REQUERIMIENTOS NO FUNCIONALES
RNF-1 Nombre del requerimiento no funcional
Describa a detalle el requerimiento no funcional

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VERSIÓN 1.1
_______________________________________________________________________________________
CASOS DE USO
CU-1 Nombre del Caso de Uso
Descripción detallada del caso de uso

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VERSIÓN 1.1
_______________________________________________________________________________________
Describa a detalle del caso de uso
Actores
Enumere los actores del caso de uso
Flujo normal de eventos
Describa el flujo normal de eventos del caso de uso
Subflujo
Describa el subflujo si existe
Relación
Describa o mencione con qué se relaciona este caso de uso

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VERSIÓN 1.1
_______________________________________________________________________________________
Actores
Subflujo
Relación

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VERSIÓN 1.1
_______________________________________________________________________________________
Actores
Subflujo
Relación

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VERSIÓN 1.1
_______________________________________________________________________________________
Actores
Subflujo
Relación

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VERSIÓN 1.1
_______________________________________________________________________________________
DIAGRAMA DE CASOS DE USO

PÁGINA 53 DE 80
VERSIÓN 1.1
_______________________________________________________________________________________

PÁGINA 54 DE 80
VERSIÓN 1.1
_______________________________________________________________________________________
DIAGRAMA DE SECUENCIA

PÁGINA 55 DE 80
VERSIÓN 1.1
_______________________________________________________________________________________

PÁGINA 56 DE 80
VERSIÓN 1.1
_______________________________________________________________________________________
DIAGRAMA ENTIDAD-RELACION

PÁGINA 57 DE 80
VERSIÓN 1.1
_______________________________________________________________________________________
DICCIONARIO DE DATOS
Desarrolle aquí el diccionario de datos del sistema

PÁGINA 58 DE 80
VERSIÓN 1.1
_______________________________________________________________________________________
ANEXO #7: CRONOGRAMA DEL PROYECTO
I II III IV I II III IV I II III IV I II III IV I II III IV I II III IV I II III IV I II III IV
ACTIVIDAD
UNIDAD o FUNCIONARIO
RESPONSABLE
agosto
[NOMBRE DEL PROYECTO]
DEPARTAMENTODETECNOLOGIA DELA INFORMACION
CRONOGRAMA DELPROYECTO
DEPARTAMENTO SOLICITANTE: (DSAE) DIRECCION
SERVICIOS ARCHIVISTICOS EXTERNOS
2015
enero febrero marzo abril mayo junio julio

PÁGINA 59 DE 80
VERSIÓN 1.1
_______________________________________________________________________________________
ANEXO #8: APROBACION DEL PROTOTIPO
PÁGINA 59 DE 80
VERSIÓN 1.1
APROBACION DEL PROTOTIPO FORM8
NOMBRE DEL PROYECTO
EQUIPO DEL PROYECTO
NOMBRE COMPLETO ROL FIRMA
líder
analista
Elabora y
comunica
bitácora
Usuario experto
Fecha de Aprobación:

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VERSIÓN 1.1
_______________________________________________________________________________________
Elaborado por: [nombre del analista]

PÁGINA 61 DE 80
VERSIÓN 1.1
_______________________________________________________________________________________
TABLA DE CONTENIDOS
NOMBRE DEL PROYECTO 59
TABLA DE CONTENIDOS61
PANTALLAS DEL SISTEMA 61
Pantalla 1 61
Pantalla 2 61
PANTALLAS DEL SISTEMA
Pantalla 1
Pantalla 2

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VERSIÓN 1.1
_______________________________________________________________________________________
ANEXO #9: PRUEBA DE ACEPTACION
PÁGINA 62 DE 80
VERSIÓN 1.1
PRUEBA DE ACEPTACION FORM9
Código Caso de
Prueba: 1
Nombre de Caso de Uso: Usuario rol:
Descripción de la Prueba:
Condiciones de Ejecución:
Entrada / Pasos de Ejecución:
1. A
2. B
3. C
Resultado Esperado:
Evaluación de la Prueba:
Satisfactoria No Satisfactoria
Observaciones:

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VERSIÓN 1.1
_______________________________________________________________________________________
Firma del Usuario:
Firma del Analista:

PÁGINA 64 DE 80
VERSIÓN 1.1
_______________________________________________________________________________________
ANEXO #10: PLAN DE PRUEBAS TÉCNICAS
PÁGINA 64 DE 80
VERSIÓN 1.1
PLAN DE PRUEBAS TECNICAS FORM10
PRUEBAS TÉCNICAS DEL SISTEMA
Con este plan se aseguran las funcionalidades y características del sistema para:
1. Identificar que la información existente del proyecto y los componentes de software sean probados.
2. Listar los requerimientos recomendados de prueba (de alto nivel).
3. Recomendar y describir las estrategias a ser empleadas.
4. Identificar los recursos requeridos y estimar los esfuerzos de las pruebas.
5. Listar los elementos a entregar de las actividades de pruebas.
Analista:
Firma:
Pruebas de integridad de
datos y BD:
 Verificar el acceso a la BD.
 Verificar el acceso simultáneo en la lectura de registro de las distintas tablas.
 Verificar el bloqueo realizado durante actualizaciones de registros de las
tablas transaccionales
 Verificar la correcta obtención de data actualizada.
Criterio de
Cumplimiento:
Satisfactorio No Satisfactorio Observaciones

PÁGINA 65 DE 80
VERSIÓN 1.1
_______________________________________________________________________________________
Pruebas del Sistema: Resultado de las pruebas de aceptación de los usuarios en porcentaje
Criterio de
Cumplimiento:
Prueba de la Interfaz de
Usuario:
 Verificar la facilidad de navegación mediante un ejemplo de pantallazos de
las funcionalidades.
 Verificar que los pantallazos de ejemplo cumplan estándares de GUI.
Criterio de
Cumplimiento:
Pruebas de Desempeño:  Verificar el tiempo de respuesta para acceder remotamente a la aplicación
 Verificar el tiempo de respuesta para guardar un registro
 Verificar el tiempo de respuesta para consultar un dato o conjunto de ellos
 Verificar el tiempo de respuesta para generar un reporte en pantalla o
impresora
Criterio de
Cumplimiento:
Pruebas de Carga: Verificar la respuesta del sistema cuando tiene un determinado número de usuarios (50)
usuarios accediendo a la tabla principal del sistema.
Criterio de
Cumplimiento:
Pruebas de Stress: Verificar la respuesta del sistema cuando tiene más de 100 sesiones de usuario
Criterio de
Cumplimiento:

PÁGINA 66 DE 80
VERSIÓN 1.1
_______________________________________________________________________________________
Pruebas de Volumen: Verificar el tiempo de respuesta cuando la tabla principal está en el 90% de su capacidad.
Criterio de
Cumplimiento:

PÁGINA 67 DE 80
VERSIÓN 1.1
_______________________________________________________________________________________
ANEXO #11: PLAN DE SESION DE ENTRENAMIENTO
PÁGINA 67 DE 80
VERSIÓN 1.1
PLAN DE SESION DE ENTRENAMIENTO FORM11
Título de la Sesión FUNCIONABILIDADES DEL SISTEMA X
Tiempo estimado de la sesión: 60 minutos
Público Objetivo:
Personal Profesional y Técnico que ejecuta funciones o tareas en el
sistema.
Facilitador o Analista:
Perfil de entrada Perfil de Salida
Personal apenas que conoce el proceso manual sin
automatización
Personal con conocimientos avanzados en el uso del
sistema.
Objetivo General:
Objetivos Específicos:
1. A
2. b
Contenidos didácticos:
Liste los temas o módulos a desarrollar
Metodología:
Refuerzo participativo mediante presentación con diapositivas proyectadas
en una pantalla y/o uso del VideoBeam. Se utiliza una dinámica de
aprendizaje para aplicar lo aprendido.
Programación de la Sesión
Horario Actividad Descripción de la Actividad Recursos y Materiales
8:00am – 8:05am Apertura y
Motivación
Se sensibiliza a los participantes sobre la
importancia del uso de la tecnología sin
perder la naturaleza humana.
Reflexión
8:05am - 8:10am Dinámica de
Integración
Reconocimiento de conceptos a través de
figuras.
Mural y/o Diapositiva
8:10am - 8:30am Refuerzo
Participativo:
Presentación teórica
de los conceptos.
Mediante la técnica de presentación con
diapositivas y/o uso del Rotafolio se
desarrolla el objetivo general y los
objetivos específicos de la sesión.
Video Beam y/o Rotafolio,
presentación impresa

PÁGINA 68 DE 80
VERSIÓN 1.1
_______________________________________________________________________________________
8:30am - 8:55am Dinámica de
Aprendizaje:
Se solicita a los participantes completar
un formulario de recolección de
información.
Se solicita completar un formulario con
levantamiento de necesidades en gestión
integral de información.
Formulario con datos a
recolectar del participante.
8:55am – 9:00am Cierre de Sesión Diagnóstico – Evaluación
Se solicita a cada participante completar
un formulario de Falso y Verdadero
Formulario con ítems de
Falso y Verdadero para cada
participante.
Lista de Participantes
NOMBRE DE LA CAPACITACION
LUGAR
FECHA
HORA INICIO HORA FINAL
NOMBRE COMPLETO FIRMA

PÁGINA 69 DE 80
VERSIÓN 1.1
_______________________________________________________________________________________

PÁGINA 70 DE 80
VERSIÓN 1.1
_______________________________________________________________________________________
ANEXO #12: CONTROL DE CAMBIOS, VERSIONES Y BUGS
Por: [NOMBRE DEL ANALISTA RESPONSABLE]
ID C-R-E Prioridad Estado
Fecha de
Registro
Descripción Solución/Observaciones
Fecha
Resuelto
QA Versión Inicial Fecha Nueva Versión Manual de usuario Manual Técnico Documentación
1 R 2-dic-2005
Proyecto: [NOMBRE DEL PROYECTO O SISTEMA]
Cambiosen el
MINISTERIO DECULTURA Y JUVENTUD
DIRECCIONGENERAL DEARCHIVO NACIONAL
DEPARTAMENTO DETECNOLOGIA DELA INFORMACIÓN
SISTEMAS DEINFORMACIONINSTITUCIONAL
CONTROL DECAMBIOS, VERSIONES Y BUGS
FORM12

PÁGINA 71 DE 80
VERSIÓN 1.1
_______________________________________________________________________________________
ANEXO #13: MANUAL TÉCNICO DE INSTALACIÓN Y CONFIGURACIÓN
“NOMBRE DEL PROYECTO O SISTEMA”
Manual Técnico de
Instalación y
ConfiguraciónFORM13

PÁGINA 72 DE 80
VERSIÓN 1.1
_______________________________________________________________________________________
Tabla de Contenidos
Introducción
Descripción del proceso que automatiza el sistema y sus módulos
Objetivo
Desarrollar una guía rápida de referencia para la instalación y configuración de las
tecnologías utilizadas para el sistema.
1. Mostrar los pasos para la instalación y configuración de Apache Web Server en
ambiente Windows
y Linux
2. Desarrollar la guía de instalación de MySQL en ambiente Windows y Linux.
3. Mostrar la instalación y configuración de PHP en Apache en ambiente Windows y Linux,
y PHP en IIS (Internet Information Server) para Windows.
4. Instalación del Sistema sobre Windows y Linux.
5. Instalación de la Base de Datos
Instalación y Configuración
Aquí debe referenciarse el medio físico o CD o DVD donde están los archivos del Sistema y
deberán aparecer las pantallas con su respectiva descripción de cada uno de los pasos para
realizar la correcta instalación y configuración de la aplicación en el ambiente de
producción, incluyendo todas las restricciones, limitaciones y supuestos.

PÁGINA 73 DE 80
VERSIÓN 1.1
_______________________________________________________________________________________
Este manual es la referencia técnica para que cualquier persona con conocimientos
de informática y computación pueda instalar el sistema en un servidor y en las
computadoras clientes.
1

Metodología de Desarrollo
Sistemas de Información Página 74 de 80
ANEXO #14: MANUAL DE USUARIO
“NOMBRE DEL PROYECTO O SISTEMA”
Manual de
UsuarioFORM14

Tabla de Contenidos
Introducción
Descripción del proceso que automatiza el sistema y sus módulos
Objetivo
1. Mostrar los pasos para ingresar al sistema
2. Describir cada uno de los módulos del sistema con sus respectivas pantallas
3. Crear usuario
4. Mantenimiento de parámetros
5. Mantenimiento de Catálogos
6. Procesos…
Módulos
Describir el uso de cada uno de los módulos de la aplicación y el acceso, modificación y guardado de
datos.
Utilice las pantallas y descríbales los pasos.

ANEXO #15: ACTA DE CIERRE Y ENTREGA DEL PROYECTO
ACTA DE CIERRE Y ENTREGA DEL PROYECTO
Una vez concluido el proyecto, el analista responsable deberá cerrar el proyecto mediante la presente acta:
Título del Proyecto
Objetivos Finales del Proyecto
Con el paso del tiempo los objetivos iniciales del proyecto pudieron cambiar, por lo que se requiere presentarlos en forma
actualizada.
Fecha de entrega del Proyecto: Fecha de inicio del Proyecto:
Costo Final del Proyecto en US$
Costo del proyecto de acuerdo con los datos registrados por
el responsable del proyecto.
Aporte final del Patrocinador:
Valor total entregado por el patrocinador del proyecto, de
acuerdo con los datos registrados por el responsable del
proyecto.
Entregables generados por el proyecto:
Enunciar los productos tangibles o intangibles que el
responsable del proyecto presenta como resultado de
la ejecución del proyecto.
Bienes a favor de la ESPE:
Indicar los bienes adquiridos que quedan a favor de la
Institución (SI EL CASO LO AMERITA – CASO CONTRARIO
NO LLENAR)
Logros el proyecto:
Enunciar los principales logros alcanzados con la
ejecución del proyecto.
Posibles Aplicaciones de los Resultados:
Indicar las posibles aplicaciones que se pueden dar a los
resultados alcanzados obtenidos.

Beneficiarios del Proyecto:
Indicar y describir las personas naturales o jurídicas que se beneficiaron con la ejecución del proyecto
Comentarios Generales:
En este campo se pueden dejar claro cualquier tipo de comentario importante para la ejecución del producto resultado del
proyecto o para la réplica misma del proyecto o las buenas prácticas empleadas en su ejecución.
Firmas de Responsabilidad
------------------------------------------------ ---------------------------------------------
Líder del Proyecto Analista Programador
(Llenar nombre, cargo y firma) (Llenar nombre, cargo y firma)
------------------------------------------------
Jefe Departamento de Tecnología de la Información
(Llenar nombre, cargo y firma)

ANEXO #16: CONTROL DE CAMBIOS DEL PROYECTO
Por: [NOMBREDEL ANALISTA RESPONSABLE]
IC
FECHADESOLICITUDDEL
CAMBIO
DESCRIPCIÓNDELCAMBIO PERSONA QUEAUTORIZA EL CAMBIO
TIEMPOESTIMADOPARA REALIZAREN
CAMBIO( en días)
FECHA DEFINALIZACIÓNDEL
CAMBIO
RESPONSABLEDEEJECUTAREL CAMBIO
1 1 1
2
3
4
5
6
7
8
MINISTERIODECULTURA YJUVENTUD
DIRECCIONGENERAL DEARCHIVONACIONAL
DEPARTAMENTODETECNOLOGIA DELA INFORMACIÓN
SISTEMASDEINFORMACIONINSTITUCIONAL
CONTROL DE CAMBIOS DEL PROYECTO
FORM16

ANEXO #17: MATRIZ DE RIESGOS DEL PROYECTO
Por: [NOMBRE DEL ANALISTA RESPONSABLE]
IR DESCRIPCIÓNDEL RIESGO CLASIFICACIONDEL RIESGO PROBABILIDADDEOCURRENCIA PLANDEACCIONPARA MITIGARLO RESPONSABLEDEADMINISTRARLO
1 1 1
2
3
4
5
6
7
8
MINISTERIO DECULTURA Y JUVENTUD
DIRECCIONGENERAL DEARCHIVO NACIONAL
DEPARTAMENTO DETECNOLOGIA DELA INFORMACIÓN
SISTEMAS DEINFORMACIONINSTITUCIONAL
MATRIZ DE RIESGOS DEL PROYECTO
FORM17

ANEXO #18: SOLICITUD DE CAMBIO EN EL SISTEMA DE INFORMACION
PÁGINA 80 DE 80
VERSIÓN 1.1
SOLICITUD DE CAMBIO EN EL SISTEMA DE INFORMACIÓN FORM18
Solicitud de Cambio # 1
Describa brevemente en qué consiste el cambio solicitado. Debe ser un nuevo requerimiento no incluido en el
análisis preliminar.
Firma del Jefe del Departamento: Firma del Jefe del Departamento Solicitante
Firma Directora General: Firma de la Directora General del Archivo Nacional
Fecha de la Solicitud: Fecha de Solicitud [dd/mm/aaaa]
Justificación del cambio: Aquí debe expresarse por qué se desea o necesita desarrollar o
implementar dicho cambio en el proyecto; así mismo, si la
justificación se fundamenta en el cambio de cumplimiento de
legislación vigente, debe enumerarse y describirse toda la legislación.
Legislación: Enumere toda la legislación relacionada y vinculada con el cambio
interactúan con el cambio involucrado; así como el tiempo estimado
de incorporación del cambio.
Analista Asignado: Para uso del Departamento de Tecnología de la Información
Fecha de incorporación del cambio
en el Proyecto
Para uso del Departamento de Tecnología de la Información
Fecha ajuste Cronograma: Para uso del Departamento de Tecnología de la Información
Fecha finalización del Proyecto: Para uso del Departamento de Tecnología de la Información

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