Word Online es una aplicación gratuita de Microsoft que permite crear y editar documentos en línea sin necesidad de instalar software. Ofrece muchas de las funciones básicas de Word como formato de texto, tablas e imágenes aunque tiene menos opciones avanzadas. Los archivos se almacenan en la nube de OneDrive para poder accederlos desde cualquier lugar.

1. Instituto Universitario de Seguros
Unidad Programática Computación 0-301 – Docente Carlos González Quintero – Mayo 2021
Se autoriza su uso público
Word Online.
Word Online es una aplicación gratuita de Microsoft que se ejecuta en internet ("la nube"), podríamos decir que es una versión
gratuita y limitada de Word, ya que no tiene todas las funciones disponibles en el clásico Word de pago que se instala en el
ordenador.
Word Online es un procesador de textos, es decir, una aplicación que sirve para escribir diversos documentos de texto, cartas,
informes, etc., aunque también se pueden añadir otros elementos como imágenes, gráficos, tablas, esquemas, etc.
Para los que conozcan Google Drive, es algo similar a los Documentos de Google Drive que ya hace años que llevan funcionando.
Aunque menos, Word Online también lleva un tiempo funcionando, y antes se llamaba Word Web Apps.

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Word Online que pertenece al paquete Office Online 2016 que también incluye Excel, PowerPoint, OneNote, Sway, Correo,
Contactos, Calendario, OneDrive y Docs.com.
Word Online se ejecuta en un navegador web (Chrome, Firefox, Edge, etc.) , sólo tenemos que entrar en la página web de Office
Online (office.com) y hacer clic en el enlace a Word Online. El único requisito es disponer de una cuenta de correo de Microsoft
(Outlook, Hotmail, ...) sino dispones de ella, en la misma web de office hay un enlace para crearla gratuitamente.
El aspecto y la forma de trabajar de Word Online son prácticamente idénticos a Word de escritorio. En la siguiente imagen puedes
ver como el diseño de la interfaz es muy parecido.

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Además de ejecutarse en la nube, los archivos de Word Online también se guardan en la nube. Por lo tanto, podremos editar los
documentos desde cualquier navegador web conectado a internet, independientemente del lugar donde nos encontremos. Para
organizar dichos archivos disponemos de la aplicación OneDrive que también se ejecuta en la nube y es similar a un administrador de
archivos. Actualmente Microsoft regala 15 GB de espacio en OneDrive y se pueden subir otros tipos de archivos como fotos, vídeos,
etc. Más adelante, hablaremos en profundidad sobre OneDrive.
El hecho de ejecutarse en la nube tiene varias ventajas y algunos inconvenientes. Algunas ventajas ya las hemos citado, se puede
ejecutar desde cualquier navegador web conectado a internet y no hay que instalar nada en tu ordenador. Otras ventajas son que no
hay que preocuparse de actualizar el programa, ni de que se infecte con virus. Tampoco gastaremos espacio de nuestro disco duro
para almacenar el programa y los archivos. También es muy fácil compartir documentos con otros usuarios.
La principal desventaja es que dependemos de la conexión a internet, si no tenemos conexión no podremos usarlo, y por otro lado,
dependemos de la velocidad de la conexión o ancho de banda, si tenemos poca velocidad el programa puede funcionar lentamente.
El hecho de que nuestros datos tengan que pasar por el servidor de Microsoft crea cierta incertidumbre sobre la privacidad. ¿Que
garantía tenemos que nadie verá nuestros archivos?
Funciones
Hemos dicho que Word Online no tiene todas las funciones de Word escritorio pero las funciones más habituales si están incluidas.
Para la mayoría de los documentos tendremos suficiente con lo que nos ofrece Word Online. Podemos cambiar el formato del texto
incluyendo, negrita, cursiva, cambiar el color, el tamaño, el tipo de letra, alinear los párrafos, sangrías, viñetas, insertar imágenes,
tablas, vínculos, encabezados, saltos de páginas, numerar páginas, cambiar márgenes, revisar ortografía, ...

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Sin embargo, no podremos abrir documentos con formato de página web (HTML), ni texto enriquecido (RTF), tampoco podemos
abrir documentos cifrados con contraseña, ni crear nuevos estilos, la función Reemplazar no está disponible, no se pueden modificar
los temas ni los fondos de página, se puede revisar la ortografía pero no la gramática, no se pueden usar diccionarios personalizados,
las correcciones automáticas se pueden deshacer pero no se pueden personalizar, y algunas opciones avanzadas de las tablas y las
imágenes no están disponibles en Word Online.
Las formas, gráficos, cajas de texto, Smart Art, Word Art se pueden visualizar y borrar, pero no modificar, ni insertar. Algo parecido
ocurre con las tablas de contenido, los índices, notas al pie y bibliografía. En Word Online no se pueden ejecutar documentos
con macros.
Compartir documentos
La función compartir está muy bien resuelta en Word Online, es muy fácil compartir un documento con otros usuarios, sólo hay que
dar su nombre de usuario. Por defecto, podrán leer y modificar el documento, pero podemos hacer que los documentos compartidos
no se puedan modificar.
Además, un documento se puede modificar simultáneamente por varios usuarios, a cada usuario se le asigna un color y, al colocar el
cursor encima de una palabra veremos una pequeña bandera con el color del usuario(a) que la ha modificado
Si mantenemos el cursor aparecerá el nombre de los usuarios que lo ha escrito o modificado.

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Para aumentar la seguridad, en ciertas ocasiones, como al intentar compartir un archivo nada mas crear la cuenta, Word Online pide
el número de teléfono móvil para confirmar la cuenta.
Nueva función ¿Qué hacer?
Una nueva función de Word 2016 es la caja de búsqueda llamada ¿Qué desea hacer? }
Esta caja sirve para buscar ayuda en Word, como siempre, pero además, ahora, es capaz de ejecutar el comando que estábamos
buscando. Por ejemplo, si queremos insertar una tabla en el documento, escribimos "tabla" y nos aparecerá un cuadro desplegable
con el comando Insertar tabla por si queremos ejecutarlo en ese instante, también podremos Obtener ayuda sobre "tabla", que nos
llevará a la clásica ayuda de Word, o Búsqueda inteligente de tabla, que busca en internet todo lo relacionado con esa palabra.
Si colocamos el cursor en Insertar tabla aparecerá una cuadrícula para elegir cuantas filas y columnas queremos que tenga la tabla
que se va a insertar en ese momento.

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Este tipo de búsqueda y ejecución de comandos es bastante útil pues nos evita tener que recordar el lugar exacto en que se
encuentra cada comando en la cinta de opciones. Incluso no hace falta saber el nombre exacto del comando, con dar unas palabras
descriptivas Word lo encontrará, muy probablemente.