Instituto Universitario de Seguros - Computación 0-301 - Google Sheets

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Unidad Programática Computación 0-301 – Docente Carlos González Quintero – Mayo 2021
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Google Sheets.
En el mercado del software actual hay una serie de aplicaciones que se usan de manera muy extendida en la mayoría de los PCs de
todo el mundo. Buena parte de estas se refieren al creciente sector ofimático. Aquí podemos encontrar programas de la categoría de
Word o Excel de Microsoft, los que forman la suite de LibreOffice, o Docs y Sheets de Google.
En un principio y desde hace muchos años, quizá los programas que componen Office de Microsoft, sean lo más usados y extendidos
en este sentido. Pero con el paso de tiempo la competencia es cada vez más dura para, por ejemplo, los
mencionados Word y Excel del gigante Microsoft. De hecho este es el caso precisamente del que les vamos a hablar en estas líneas.
Y es que como seguramente ya sabréis, Office es una suite de pago, pero tenemos a nuestra disposición interesantes alternativas
gratuitas.

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Qué es Google Sheets y qué ventajas ofrece
Sirva como ejemplo el caso en el que nos centraremos en estas líneas, un programa propiedad de Google. En el caso de que seáis
usuarios habituales de Excel de Microsoft para realizar hojas de cálculo, esto seguro que les va a interesar. Las mencionadas hojas de
cálculo son programas centrados en el trabajo con datos numéricos que se usan tanto en ámbitos personales, como más
profesionales.
Pues bien, les contamos todo esto porque les hablaremos de Google Sheets, la alternativa gratuita a Excel de Microsoft. Esa es una
de sus principales ventajas, que podemos usar el programa gratis, sin desembolsar un solo euro, al contrario que Excel. Además,
como sucede con el resto de propuestas ofimáticas de Google, esta aplicación la usamos online. Eso quiere decir que podremos
trabajar con Sheets directamente desde nuestro navegador web favorito. Para ello solo necesitamos una cuenta de Google y acceder
a su web oficial.
Por tanto, desde aquí ya tendremos la oportunidad de acceder al programa como tal y empezar a trabajar con nuestras hojas de
cálculo.
Puesta en marcha del programa de hojas de cálculo de Google
Decir que antes de poder ver en pantalla la interfaz principal de la aplicación, Sheets nos propone hacer uso de alguna de sus
múltiples plantillas gratuitas. Estos son elementos que podemos usar de manera alternativa a los documentos en blanco, por lo que
nos puede ahorrar mucho tiempo.
Ventajas de las plantillas en Sheets
Si no sabes de lo que estamos hablamos, es importante saber que estas plantillas de las que les hablamos, son hojas de cálculo ya
prediseñadas. Son muchas entre las que podemos elegir, y se refieren a una buena cantidad de temáticas diferentes. Por supuesto

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son gratuitas, y harán que ahorremos tanto tiempo, como esfuerzos. Veremos algunas muestras, al tiempo que podemos hacer
una búsqueda de otras nuevas desde el cuadro que vemos en la parte superior de la ventana.
Por tanto, al iniciar el programa, si pinchamos en el botón de Galería de plantillas, accedemos a los contenidos prediseñados de
este tipo que podemos usar. Estas se catalogan por tipo de uso o entorno de trabajo, por lo que les recomendamos que les echéis un
vistazo. También es interesante saber que en Internet podemos encontrar muchas más muestras de este tipo.

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Empezar a trabajar en Sheets desde cero
Pero como les comentamos anteriormente, como no podía ser de otro modo el programa también nos ofrece la posibilidad de
empezar a trabajar en un documento en blanco. Decir que en este caso nos vamos a encontrar con la habitual interfaz de usuario de
estos programas. Es decir, en concreto nos referimos a que nos encontramos con una interfaz repleta de miles de celdas listas para
empezar a recibir datos. Esta es quizá la mejor y más eficiente manera de trabajar con datos numéricos y fórmulas, como
descubriremos con el uso.

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Estas, como viene siendo habitual en estos programas, se nombran en base a las letras y números de sus filas y columnas. A su vez
estas se pueden redimensionar arrastrando sus bordes con el ratón para así adaptarlas a nuestras necesidades. De igual modo, en la
parte superior de la interfaz del programa, vemos los correspondientes menús para usar el programa.
Trabaja con todo tipo de contenidos multimedia
Como les hemos comentado anteriormente, esta es una aplicación especialmente indicada para tratar con datos numéricos, pero no
solo se limita a eso. Decimos esto porque de manera paralela Sheets nos permite incluir otros componentes en la hoja de cálculo
para enriquecerla. Aquí nos referimos a elementos tales como fotos, gráficas, dibujos, formularios, etc.

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Tal y como es fácil imaginar, todo ello nos será de mucha ayuda como elementos complementarios para nuestros proyectos
numéricos. Pues bien, llegados a este punto les diremos que estos objetos están a nuestra disposición desde el menú Insertar de la
interfaz principal del programa. Aquí solo tendremos que elegir aquello con lo que nos interesa trabajar, para posteriormente
personalizar el tipo de contenido.

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El uso de funciones y fórmulas, clave en el programa
Pero claro, si los datos que introducimos o añadimos de manera adicional son importantes en una hoja de cálculo, las fórmulas o
funciones no pueden faltar. Todo ello nos va a permitir de la manera más eficiente con todos los datos con los que tratemos aquí.
Hay fórmulas sencillas que se refieren a operaciones básicas, y otras más complejas para tareas profesionales. Sea como fuere, el
propio Google Sheets hace todo lo posible para facilitarnos el trabajo con todo ello.

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En primer lugar, las vamos a encontrar categorizadas por su modo de funcionamiento en el mencionado menú Insertar / Función. A
su vez aquí se desplegará otro listado de las categorías de las que les hablamos. Entre estas encontramos aquellas referidas a
finanzas, lógicas, fecha, ingeniería, matemáticas, matrices, etc.
Otras características básicas de Sheets
Pero claro, tal y como sucede en el programa de Microsoft al que les hicimos referencia, Sheets también nos ofrece todas las
opciones básicas del trabajo ofimático. Así podremos dar formato a los textos y datos numéricos introducidos, cambiar fuentes y
tamaños, corregir la ortografía, alinear párrafos, eliminar elementos duplicados, etc.

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Todo esto nos va a permitir tener un mayor control sobre las hojas de cálculo que creamos o editamos desde este programa de
Google.
Diferencias Entre Google Sheets y Excel
Colaboración Online
Aunque Excel tiene algunas herramientas online, uno de los puntos fuertes de Google Sheets es la colaboración online. Las hojas de
cálculo de Google son, por definición, online. Siempre se trabaja en línea.
Este hecho, a la hora de colaborar entre varias personas en un mismo documento es clave y hace que sea comodísimo.
Análisis De Datos
Aquí Excel gana de momento la partida. Pero no sólo por Excel donde se pueden destacar, entre otros:
 Tablas dinámicas más potentes
 Gráficos dinámicos
 Análisis Estadístico
 Solver
 …
Digamos que en el análisis de datos, Google Sheets no es mejor que Excel. Además, Excel cuenta con Power Query y Power BI, su
potente herramienta de análisis de datos y de visualización.
En cambio, Google Spreadsheet no ha avanzado tanto aunque sí que está mejorando sustancialmente sus herramientas de análisis de
datos con Google Datastudio y con BigQuery… y yo creo que acabará ganando.

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Fórmulas
Microsoft Excel cuenta con más de 400 fórmulas aunque la realidad es que los usuarios normales tan sólo usan un 10% de las
mismas. Google no cuenta con tantas fórmulas pero sí que tiene nuevas fórmulas que permiten hacer cosas sorprendentes.
Una de las fórmulas que más nos gusta de Google Sheets es la función IMPORTRANGE que nos permite importar en nuestra hoja de
cálculo de Google datos de otras hojas de cálculo de Google de manera más sencilla.
Integración
La integración de la Suite de Google, en nuestra opinión, está muy bien aunque todavía tienen que mejorar.
Igualmente la de Microsoft no es sencilla y debería también mejorar.
Lo bueno de Google es que al trabajar con todos los documentos online van añadiendo funcionalidades poco a poco que permiten
trabajar de manera más cómoda.
Aquí Microsoft tiene el problema de que las referencias a los documentos se pierden y rompen con facilidad.
Instalación
Google Sheets no tienen que instalarse, para poder acceder a ello tan sólo tienes que crearte una cuenta de Google.
En cambio, para usar Excel, aunque también se puede hacer en la nube pero es mucho más complicado, tienes que instalarte toda la
Suite de Office en tu ordenador y mantenerla actualizada.

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¿Cómo Usar Google Sheets?
Para comenzar a usar Google Sheets tan sólo tienes que tener una cuenta de Google.
Después deberás ir a:
https://docs.google.com › spreadsheets
Si no estás logado te pedirá que inicies tu sesión:

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¿Por Qué las Empresas Usan Cada Vez más Google Sheets?
Hoy por hoy hay muchas empresas que ya no usan Outlook sino que empiezan a usar el correo de Google. Esto hace que todos sus
empleados tengan automáticamente acceso a las herramientas de documentos de Google
¿Por qué?
Hay dos motivos fundamentalmente:
 Precio: una cuenta profesional de Google cuesta en torno a 5€ al mes frente a los 10€ o más de Microsoft
 Colaboración: cada vez más, en las empresas, se crean documentos y se comparten y la facilidad con la que esto se hace dentro
de una organización con las herramientas de Google supera con creces.
Por último, de acuerdo con una encuesta relacionada con el uso de Google Sheets por parte de ExcelyVBA.com hemos detectado que
el uso de Google Sheets es cada vez mayor. En concreto, en el entorno empresarial, más del 15% de los usuarios contestaron que en
su empresa sí que se usaba Google Sheets.