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SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD ISO-9001
PROCEDIMIENTO
CONTROL DE DOCUMENTOS
Código: PR-CD-01
Versión: 11
Hoja: 1 de 13
Preparado por
Jefa Unidad de Gestión de la Calidad
UGECAL
Firma
Revisado por :
Representante de la Dirección
Firma
Revisada adecuación por:
Jefa Unidad de Gestión de la Calidad
Firma
Aprobado por:
Representante de la Dirección
Firma
INDICE
1. OBJETIVO ____________________________________________________________________ 2
2. ALCANCE_____________________________________________________________________ 2
3. REFERENCIAS ________________________________________________________________ 2
4. DEFINICIONES_________________________________________________________________ 3
5. DISPOSICIONES GENERALES____________________________________________________ 4
6. RESPONSABILIDADES__________________________________________________________ 5
7. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES _________________________________________________ 6
7.1 DIAGRAMA DE FLUJO ________________________________________________________ 6
7.2 DESCRIPCIÓN _______________________________________________________________ 7
8. TABLA DE CONTROL DE REGISTROS _____________________________________________ 9
9. ANEXOS_____________________________________________________________________ 10
9.1 ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACIÓN _________________________________________ 10
9.1.1 CARÁTULA Y CONTENIDO __________________________________________________________ 10
9.1.2 FORMATO ________________________________________________________________________ 11
9.1.3 CODIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS _______________________________________________ 11
9.2 VERSIONES DE LOS DOCUMENTOS ______________________________________________ 12
9.3 LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS INTERNOS__________________________________ 12
9.4 LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS EXTERNOS_________________________________ 12
9.5 TABLA DE CONTROL DE CAMBIO ________________________________________________ 13
10. TABLA DE CONTROL DE CAMBIOS ______________________________________________ 13

PROCEDIMIENTO
Código: PR-CD-01
Versión: 11
Hoja: 2 de 13
1. OBJETIVO
Asegurar el adecuado manejo y disponibilidad de los documentos requeridos por el Sistema de Gestión de
la Calidad (SGC), a través de una metodología para la generación, actualización, revisión, aprobación,
distribución y control de los documentos, tanto internos y/o externos de la Dirección del Trabajo.
2. ALCANCE
La documentación del SGC de la Dirección del Trabajo incluye Manual de Calidad, Procedimientos
transversales, Procedimientos operativos, Instrucciones de Trabajo y Planes de la Calidad.
3. REFERENCIAS
Sistemas de Gestión de la Calidad – Fundamentos y vocabulario Norma ISO 9000
Sistemas de Gestión de la Calidad – Requisitos Norma ISO 9001
Directrices para la documentación de los Sistemas de Gestión de la Calidad Norma ISO 10013
Manual de Calidad de la Dirección del Trabajo

PROCEDIMIENTO
Código: PR-CD-01
Versión: 11
Hoja: 3 de 13
4. DEFINICIONES
Nº Término Definición Abreviación
1 Documento controlado
Es un documento que pertenece al Sistema de Gestión
de Calidad que cumple el punto 4.2.3 de la norma.
DC
2 Documento electrónico
Documento digital que ingresa vía correo electrónico y/o
web.
3 Documento externo
Son aquellos generados fuera del SGC, pero que son
necesarios y/u obligatorios para la operación de los
Sistemas PMG que forman parte del mismo.
DE
4
Encargado/a Sistema
PMG
Persona responsable del sistema PMG, que
habitualmente corresponde a una jefatura de Unidad o
Departamento.
5
Listado Maestro de
Documentos Internos
Es un listado en el que se encuentran los documentos
internos controlados del SGC (ver anexo 9.3).
LMI
6
Listado Maestro de
Documentos Externos
Es un listado en el que se encuentran los documentos
externos controlados del SGC (ver anexo 9.4).
LME
7 Manual de Calidad
Documento que especifica el Sistema de Gestión de la
Calidad de una organización (3.7.4: ISO 9000).
MC
8
Procedimientos
Documentados
Documentos utilizados por el SGC para describir su
operación. Los procedimientos responden a las
preguntas: qué, quién, con qué, cuándo y dónde realizar
algo.
PR
9 Procedimiento Operativo Son aquellos procedimientos propios de cada sistema. PRO
10
Procedimiento
Transversal
Son aquellos procedimientos exigidos por la Norma ISO
9001 o bien que el SGC ha definido como aplicables al
conjunto del Sistema de Gestión de la Calidad
PRT
11 Instrucción de Trabajo
Descripción detallada de cómo realizar y registrar
las tareas (10013)
IT
12 Plan de la Calidad
Documento que específica qué procedimientos y
recursos asociados deben aplicarse, quién debe
aplicarlos y cuándo deben aplicarse a un proyecto,
proceso, producto o contrato específico (3.7.5: ISO
9000)
PDA

PROCEDIMIENTO
Código: PR-CD-01
Versión: 11
Hoja: 4 de 13
5. DISPOSICIONES GENERALES
Nº DISPOSICION
1
Para el Manual de Calidad y los Procedimientos Transversales (PRT), su preparación corresponde a
la Unidad de Gestión de la Calidad (exceptuando PR-CPC-16 que corresponde al Sistema asignado),
la revisión y la aprobación al Representante de la Dirección, sólo en el caso del Manual de Calidad la
aprobación siempre será de la Alta Dirección. En el caso de los Procedimientos Operativos (PRO) la
preparación corresponde al funcionario del SGC, la revisión se comparte entre el Jefe del Sistema
PMG en cuanto a su contenido y la revisión de la adecuación a los requerimientos del SGC a la
Unidad de Gestión de Calidad, y la aprobación al Jefe de Departamento o División donde radiquen los
respectivos Sistemas PMG, con la excepción del SAI que por requerimientos del CAIGG los PRO
deben ser aprobados por la Alta Dirección.
2
Todos los funcionarios bajo el alcance del SGC que elaboren un documento, deben ceñirse al
presente Procedimiento Control de Documentos.
3 Las nuevas versiones de los documentos serán oficiales del momento que sean publicadas en la
intranet.
4
La base documental oficial y vigente de la SGC es todo documento firmado y timbrado, según
corresponda. La Dirección del Trabajo ha convenido en utilizar como medio de difusión documental el
sistema digital en la intranet. Esto permite a la organización bajo el alcance del SGC tener acceso en
los puntos de uso de dicha documentación. Toda documentación bajo el marco anterior se entenderá
por oficial y vigente.
5
Se dispondrá de un LMI para el SGC en la Intranet de la Dirección del Trabajo, su construcción,
actualización y difusión corresponderá a la Unidad de Gestión de la Calidad. En el caso que
corresponda a un LME de cada sistema del PMG es responsable de su actualización. La
documentación externa, física es administrada en los libros de registro en las oficinas de parte. La
Unidad de Gestión de la Calidad utilizará correo electrónico para dar a conocer a los Jefes de los
Sistemas, vinculados al SGC, sobre las actualizaciones a las Listados Maestros y ellos a su vez
deberán comunicarlo a sus funcionarios(as).
6
El archivo de los documentos controlados y obsoleto corresponde a la Unidad de Gestión de la Calidad.
El tiempo de conservación mínimo de la documentación obsoleta se establece en 5 años para los
documentos originales, y en el caso de las copias controladas se conserva solamente la caratula. Toda
solicitud de copia controlada se debe realizar formalmente, al igual que la devolución de las copias
obsoletas. La eliminación de un procedimiento se tratará como documentación obsoleta.
7
Cada Sistema del PMG que se encuentre considerado en el SGC, según su necesidad creará un
sistema para controlar los “documentos no oficiales” (fotocopias).
8
Todos los documentos que correspondan a procedimientos del SGC deberán ceñirse al punto 9.1.1
Carátula y contenido, de este documento. En la construcción de Diagramas de Flujo, se deben
numerar los pasos para mejor la comprensión de las descripciones de las actividades y en el
desarrollo de la misma responde a que se hace, como se hace, cuando se hace, quien lo hace y que
registro genera la actividad.
9
Cada Instrucción de Trabajo así como los Planes de la Calidad, serán emitidos, revisados, aprobados
y controlada su disposición por el Sistema que requiera su aplicación. Toda Instrucción de trabajo y

PROCEDIMIENTO
Código: PR-CD-01
Versión: 11
Hoja: 5 de 13
planes de calidad debe ceñirse a los formatos establecidos en este documento en el punto 9.1.3 e
identificar preparación, revisión y aprobación. Cada Sistema que genere estos documentos debe
mantener un Listado actualizado y su disposición para cuando sea requerido.
10
La elaboración de los Documentos del SGC deben seguir el formato señalado en el punto 9.1.1, con la
salvedad que por expresa solicitud del cliente se requiera otro formato y que sea necesario para
validación del Sistema PMG, se puede solicitar a la Unidad de Gestión de Calidad la adecuación del
formato, sin eliminar contenidos básicos y mínimos señalados para carátula y contenidos.
6. RESPONSABILIDADES
La responsabilidad de la gestión de este procedimiento es la Unidad de Gestión de la Calidad.
Ver numeral 7, descripción de actividades.

PROCEDIMIENTO
Código: PR-CD-01
Versión: 11
Hoja: 6 de 13
7. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
7.1 DIAGRAMA DE FLUJO
Control de Documentos
Representante de la
Dirección
Unidad de Gestión de Calidad
Jefatura de División o Departamento /
Encargado Sistema PMG /
Funcionario
del SGC
Alta Dirección
(1) Recepción de
requerimiento sobre creación
o modificación al MC, PRT y/
o PRO
(2) Es PRT y/o MC?
Pase o correo
electrónico
(4) Elabora o modifica
PRT y/o MC, según
corresponda
(8) Elabora o modifica
PRO
(5) Aprueba y revisa,
según corresponda?
(7) Aprueba?
(9) Autoriza
revisión y
aprueba,
según
corresponda?
(10) Verifica
correcciones?
(11) Archiva en
documentos controlado y
envía copia controlada
(12) Confecciona,
actualiza, publica y
comunica LMI. Revisa LME
si
si
si
no
(6) Envia a la Alta
Dirección documentos
Si sólo
SAI
(13) Retira documentos
obsoletos y mantiene su
archivo
Inicio
no
Pase
si
Pase
Pase
Correo
Electrónico
Fin
no (3) Revisa adecuación y
solicita cambios si
corresponde.
Pase o correo
electrónico
no
no
Pase
Pase o correo
electrónico
siSi sólo
MC
Lista
Verificación
Lista
Verificación

PROCEDIMIENTO
Código: PR-CD-01
Versión: 11
Hoja: 7 de 13
7.2 DESCRIPCIÓN
N Actividad Responsable Registro
1
Recepciona requerimiento de creación o modificación de MC, PRT y/o
PRO, por parte de los administradores del SGC o cualquier funcionario
- usuario con acceso a la documentación.
Unidad de
Gestión de la
Calidad
Pase y/o
correo
electrónico
2
Si corresponde a la categoría MC y/o PRT (exceptuando el CPC que
corresponde su modificación al sistema asignado para su gestión), la
Unidad de Gestión de Calidad procede a su creación o modificación.
En el caso que corresponda a un PRO y/o PR-CPC-16, se comunica la
solicitud de cambio, pero si la solicitud de cambio proviene del mismo
sistema que administra los PR se procede a la revisión de su
adecuación.
Unidad de
Gestión de la
Calidad
Pase y/o
correo
electrónico,
según
corresponda
3
Revisión de la adecuación. Cuando un Sistema que tiene a cargo un
documento, y activa una solicitud de modificación y/o creación, debe
enviar por e-mail o pase el documento para la revisión de la
adecuación. Para la revisión del documento se utiliza una lista de
verificación y se informa por pase o e-mail si se requieren correcciones
o no, y se solicita una vez incorporadas las mismas, el envío del
documento mediante pase y el envío digital del archivo para su
publicación en la intranet.
Unidad de
Gestión de la
Calidad
Pase y/o
correo
electrónico,
según
corresponda
Lista de
Verificación
Manual de Calidad y/o Procedimiento Transversal
4
Elaborar o modificar los documentos, procede el cambio considerando,
al menos, los siguientes puntos:
1. Conformidad con requisitos de la Norma ISO 9001
2. Conformidad con requisitos establecidos en documento “Control de
Documentos”.
3. Conformidad con formato corporativo establecido por la institución.
4. No existan contradicciones con otros documentos del SGC.
Revisa Documento mediante Lista de verificación.
Unidad de
Gestión de la
Calidad
Lista de
verificación
5
Una vez recepcionado los documentos se procede a:
1. Su revisión y aprobación en el caso PRT.
2. Aprobación en el caso del PR-CPC
3. Revisión en el caso del MC
Si la revisión y/o aprobación no es autorizada, el documento es
devuelto a la Unidad de Gestión de Calidad con las observaciones
pertinentes para su corrección.
Si los PRT y PR-CPC son aprobados se devuelven a la UGECAL
Si la revisión es autorizada, el MC se envía a la Alta Dirección para su
aprobación.
Representante
de la Dirección
6
Envía a la Alta Dirección documentos, para ello confecciona Pase y
adjunta documentos.
Representante
de la Dirección
Pase

PROCEDIMIENTO
Código: PR-CD-01
Versión: 11
Hoja: 8 de 13
Nº Actividad Responsable Registro
7
Revisa el o los documentos, si estima procedente podrá
solicitar complementarlo y/o corregirlo. Si no tiene
observaciones lo aprueba y lo devuelve a la Unidad de
Gestión de Calidad.
Alta Dirección
Pase
Documentos propios de cada Sistema PMG (Procedimientos Operativos y PR-CPC-16)
8
Elabora o modifica PRO, con las correcciones si
corresponde, y envía a la revisión y aprobación
correspondiente.
Funcionario del SGC
y/ o Encargado de
Sistema PMG, según
corresponda.
9
Una vez preparado el documento se procede a la
autorización de la revisión y aprobación, según corresponda.
Si el Encargado del Sistema PMG no autoriza la revisión, el
documento es devuelto al funcionario con las observaciones
pertinentes para su corrección.
Si la revisión es autorizada, el documento se envía a la
Jefatura de Departamento o División para su aprobación.
La Jefatura revisa el o los documentos, si estima procedente
podrá solicitar complementarlo y/o corregirlo. Si no tiene
observaciones lo aprueba y lo envía a la Unidad de Gestión
de Calidad.
Jefatura de
Departamento /
Encargado de
Sistema PMG
Pase
10
Una vez recepcionado el documento con la autorización y
aprobación, se procede a verificar las correcciones y firma su
adecuación.
El documento se archiva
En el caso de los procedimientos del SAI estos se envían a
través de la actividad Nº6 del Representante de la Dirección
a la Aprobación de la Alta Dirección para su aprobación.
Unidad de Gestión
de la Calidad
Pase

PROCEDIMIENTO
Código: PR-CD-01
Versión: 11
Hoja: 9 de 13
8. TABLA DE CONTROL DE REGISTROS
N Actividad Responsable Registro
Archivo y distribución de documentos
11
Recepciona documentos original con las autorizaciones y
aprobación correspondientes y procede a su archivo en
carpeta denomina “Documentos Vigentes” y recepciona
archivo digital. Envía copia controlada del PRO, en el caso
que se requiera.
Unidad de Gestión
de la Calidad
Pase
12
Confecciona y/o actualizar LMI con los documentos
aprobados por la Alta Dirección y/o por cada Sistema
(según corresponda). En el caso de la documentación
externa revisará los LME enviados por cada sistema y
procederá a su publicación.
Publica en la intranet los documentos internos en formato
PDF con el fin de evitar modificaciones por parte de los
usuarios a la versión vigente.
Comunica a los Jefes de Sistema del SGC la nueva
actualización del LMI que se encuentran disponibles en la
intranet, mediante correo electrónico.
Unidad de Gestión
de la Calidad
Correo
electrónico
Retiro de documentos
13
Retira documentos obsoletos y mantiene su archivo. Para
ello solicita mediante Pase y/o Correo electrónico el retiro
de los documentos obsoletos a los involucrados. Una vez
recepcionados los documentos los marcas con un timbre
distintivos y los archiva en carpeta de documentos
obsoletos. Sólo en el caso de las copias controladas
conserva la caratula y el resto lo destruye.
Unidad de Gestión
de la Calidad
Pase y/o correo
electrónico,
según
corresponda.
N Registros
1 Pase
2 Correo Electrónico
3 Lista de Verificación

PROCEDIMIENTO
Código: PR-CD-01
Versión: 11
Hoja: 10 de 13
9. ANEXOS
9.1 ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACIÓN
9.1.1 Carátula y contenido
Los procedimientos documentados generados por el SGC deben obedecer la siguiente estructura:
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
DOCUMENTADO
Código: PR-XX-YY
Versión: X
Hoja: x de yy
INDICE
1. Objetivo (para que trabajar con el procedimiento).
2. Alcance (donde, a que aplica el procedimiento).
3. Referencias (con que documento(s) se relaciona este procedimiento).
4. Definiciones.
5. Disposiciones generales (condiciones a considerar)
6. Responsabilidades (responsabilidades principales de las funciones que intervienen en la
actividad).
7. Requisitos del Producto (Se define el producto que esta en la ficha de proceso y se
relacionan con los requisitos de los clientes. Este punto sólo lo definen los PRO).
8. Descripción de actividades (primero diagrama, después explicación)
9. Tabla de Control de Registros
10. Anexos
11. Tabla de control de cambios
Otros documentos generados por el SGC que no puedan ceñirse al formato ya señalado, lo adecuarán
manteniendo contenidos mínimos a saber: Identificación, Codificación, Objetivo, Alcance, Actividades,
Control de registros y Control de Cambios. De ser pertinentes, se deben incorporar los Anexos, Referencias,
las Disposiciones Generales, las Responsabilidades y las Definiciones.
Preparado por:
Cargo /firma/timbre (en el
caso que corresponda)
Revisado por: (Jefe(a) Sistema PMG)
Cargo /firma/timbre
Revisada Adecuación por (Jefa Unidad de
Gestión la Calidad)
Cargo/firma/timbre
Aprobado por:
Cargo/firma/timbre
Pie de página sólo
en la primera hoja

PROCEDIMIENTO
Código: PR-CD-01
Versión: 11
Hoja: 11 de 13
9.1.2 Formato
El formato tipo estará a disposición de todos los usuarios de Intranet de la Dirección del Trabajo mediante
plantilla Word, la que contendrá automáticamente los siguientes atributos:
Hoja Tamaño Carta (216 x 279 mm)
Cubos
En todas las hojas y en sector centro (cm 8) a 1 cm del borde lateral
izquierdo
Escritura Fuente Arial Narrow 11 ó 12 normal (tablas y figuras puede ser menor)
Justificación Perfecta
Interlineado 1.15 ó 1.5 (en tablas puede ser sencillo)
Márgenes
Derecho: 2,5 cm
Izquierdo: 2,5 cm
Superior: 3,0 cm
Inferior: 3,0 cm
Títulos
Numeración
Son numerados con viñetas y la elección del modelo tiene que ser
único para todo el documento.
Formato Se escriben con mayúsculas y letra negrita
Cláusulas y
subsecciones
Numeración
Son numeradas con el mismo número del título seguido por un punto
decimal y otro número.
Formato Se escriben con minúsculas y letra negrita
9.1.3 Codificación de los Documentos
Manual de Calidad MC
Política de Calidad PC
Procedimientos
PR-XX-YY
PR : Procedimiento.
XX : Sigla del Procedimiento y/o proceso.
YY : Correlativo.
Instrucciones de
Trabajo
XX-IT-YY
XX : Procedimiento al cual pertenece (ej.: AIC, CD…etc.), en el caso que sea
una instrucción no relacionada con los procedimientos que administra se debe
colocar la sigla del Sistema PMG (ej.: SED, SAI…etc.)
IT : Instrucción de Trabajo
YY : Correlativo.
Plan de la Calidad
XX-PDA-YY
XX : Sigla del Sistema PMG
PDA : Plan de Calidad
YY : Correlativo.
Documentos
externos
Administración de acuerdo a procedimientos establecidos de la Dirección del
Trabajo.

PROCEDIMIENTO
Código: PR-CD-01
Versión: 11
Hoja: 12 de 13
9.2 VERSIONES DE LOS DOCUMENTOS
 La documentación sometida a todo el proceso de elaboración, revisión y primera aprobación final
tendrá la numeración 1.0.y las nuevas versiones incrementan en una la numeración.
9.3 LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS INTERNOS
El listado maestro de documentos estará en la intranet y debe seguir el siguiente formato:
Ejemplo:
Código
Título Documento Versión Estado Autor Ubicación
Fecha
de vigencia
PR-BGI-11
Procedimiento Balance
Gestión Integral
SPCG
Intranet,
carpeta SPCG
9.4 LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS EXTERNOS
Código Título Documento Autor
Dónde se
encuentra
Fecha de
vigencia
La Lista Maestra de Documentos Externos de cada Sistema, se encuentra disponible en la intranet en el
sitio del Sistema de Gestión de Calidad de la Dirección del Trabajo.

PROCEDIMIENTO
Código: PR-CD-01
Versión: 11
Hoja: 13 de 13
9.5 TABLA DE CONTROL DE CAMBIO
Se deben conservar la última actualización en la tabla del documento y se debe destacar con cursiva el
texto del documento que fue cambiado con respecto a la versión anterior. Se debe seguir la siguiente tabla
para el control de cambio:
10. TABLA DE CONTROL DE CAMBIOS
Versión
Ítem Aspecto cambiado Razones
Persona que
solicitó
el cambio
10 Caratula
Pie de firma de aprobación para
el Representante de la Dirección
Agilizar el proceso de mantención
del Sistema de Gestión de la
calidad
UGECAL
10 5
Traspasa la aprobación de los
PRT desde la Directora al
Representante de la Dirección.
calidad
UGECAL
10 7.2
Nº3 y 4: Incorpora revisión por
Lista de verificación y registro.
Nº5: Incorpora aprobación de los
PRT al Representante de la
Dirección. Nº12: Se cambia
subidos por enviados
calidad
UGECAL
10 8 Agrega registro nº3
Inclusión de actividad de control en
la descripción de actividades
UGECAL
10 9.1
9.1.1.: Se establece la relación
del número siete con la ficha de
proceso. 9.1.2: Modificó fuente,
interlineado y numeración.
Asegurar coherencia entre
diferentes documentos y facilitar su
confección.
UGECAL
Versión Ítem Aspecto cambiado Razones
Persona que
solicitó
el cambio

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