Organización

Herramientas de organización
Empezamos un nuevo tema, uno de los más largos del curso, pero que también va a ser de los más útiles. A lo largo de este tema aprenderemos
muchas herramientas nuevas.
Son aplicaciones que tienen como finalidad facilitarnos la organización del trabajo, tanto individual como en equipo.
Veremos una aplicación que nos permitirá gestionar las tareas de un proyecto, otra que nos permitirá saber qué días tienen disponibles el resto de
las personas del equipo para hacer reuniones, otra que nos ayudará a gestionar nuestros calendarios, ...
Como son herramientas bastante diferentes las iremos presentando una a una conforme avancemos. Como siempre, te mostraremos cada una de
ellas paso a paso, para que después puedas trabajar más detenidamente con ellas.
¿Estás listo? ¡Vamos allá!.
Objetivos
Nuestro objetivo en este tema es aprender a utilizar las herramientas Trello, Evernote, Doodle, Google Calendar y Google Task.
En cada una de estas herramientas entraremos e iremos siguiendo diferentes pasos para explorar sus posibilidades.

Gestión de grupos de trabajo Trello
Comenzamos conociendo Trello, una herramienta que nos permitirá gestionar las tareas de varios proyectos, saber qué miembro del equipo
está haciendo cada una de ellas y el avance general del proyecto. De momento sólo está en inglés, pero veréis que es bastante sencilla.
Trello nos permite:
Crear tablones con todas las tareas pendientes.
Organizar las tareas en diferentes listas (por ejemplo: "Tareas pendientes", "Tareas en ejecución", "Ideas de mejora", ...). Podemos mover
las tareas de una lista a otra rápidamente.
Compartir los tablones con otros usuarios para consultar el avance de cada proyecto.
Definir en cada tarea una fecha límite y una persona encargada.
Notificar a todas las personas afectadas por una tarea cada vez que haya un cambio importante.
... y muchas cosas más
Como ves, es una herramienta muy completa, y que nos ofrece muchas posibilidades, todas destinadas a mejorar la comunicación del equipo de
trabajo y organizar las tareas.
Esta herramienta nos servirá tanto para proyectos en los que solo trabajemos nosotros, a modo de lista de tareas pendientes, como en los
proyectos en equipo.
Vamos a conocerla paso a paso.
Sistema de trabajo: tablones, cartas, ...
Vamos a empezar conociendo un poco mejor cómo organiza los proyectos Trello.
Organizaciones (organization): podemos agrupar todos nuestros proyectos dentro de varias organizaciones para tenerlos más ordenados.
Por ejemplo podemos tener una organización que sea "Departamento de salud", otra que sea "Grupo de trabajo de apoyo a la lactancia",
otra que sea "Mis cosas", otra que sea "Asociación de padres del cole", ... Podemos crear tantas organizaciones como queramos de forma
que tengamos más organizados los proyectos dentro de ellas. En cada organización podemos incluir a otros usuarios para que vean todos
los tableros de la misma.
Tableros (board): podemos hacer corresponder cada uno de nuestros proyectos con un tablero. Dentro de cada uno de estos tableros
iremos dando de alta diferentes tarjetas con las tareas a realizar.
Tarjetas (card): las tarjetas representan cada tarea o grupo de tareas. A cada una de ellas pueden asignarse a una o varias personas, le
podemos fijar un plazo límite, le podemos incluir una lista de subtareas
que la componen, ...
Acceso:
Entramos desde https://trello.com/
Allí necesitaremos sacarnos una cuenta, desde la opción "Sign up" y proporcionando nuestro email, nombre y contraseña. Cuando ya tengamos
cuenta el resto de veces accederemos desde la opción de "log in":
Una vez que entramos ya podemos ver nuestro listado de organizaciones y de tableros. Al principio estará vacía, pero ¡ya la iremos llenando!.
Configuración de nuestro perfil:
Una vez que accedemos a Trello podemos personalizar nuestro perfil, poniendo nuestra fotografía y preferencias. Para ello vamos al menú superior
derecho, hacemos clic sobre nuestro nombre y seleccionamos "Profile":

Una vez que entramos en nuestro perfil pulsamos el botón "Edit profile" para editar nuestro perfil.
Podemos poner una fotografía nuestra, especificar nuestro nombre, nuestras iniciales y unas líneas sobre nosotros ("Bio"). Una vez que lo tenemos
guardamos ("Save").
Primer paso: creación de las organizaciones
En primer lugar vamos a crear cada uno las organizaciones que vayamos a utilizar.
Por ejemplo, puedes crear una que se llame con el nombre de tu departamento, otra que se llame "Personal" para tus cosas, y otra que se llame
"Cursos" para hacer el seguimiento de los cursos en los que te apuntes.
Para crear una nueva organización vamos arriba a la derecha y pulsamos sobre el botón "+", seleccionando "New Organization"
Introducimos el nombre y la descripción:
Puedes repetir este proceso para crear las organizaciones que necesites.
Segundo paso: creación de nuestros tableros
Dentro de cada una de las organizaciones podemos crear tantos tableros como queramos. Normalmente cada uno de estos tableros se suele hacer
corresponder con un proyecto.

Vamos a crear por ejemplo, dentro de la organización de "Mis cursos" un tablero que sea "Curso de herramientas en la nube", para gestionar las
tareas y deberes de este curso.
Para ello volvemos al menú de la parte superior derecha "+" y seleccionamos "New Board":
Escribo el título del proyecto y le indico dentro de qué organización quiero que aparezca. Una vez que lo tenga pulso "Create" para crearlo.
Verás que van apareciendo todos tus tablones en su lugar. Siempre que quieras volver a la pantalla de inicio puedes pulsar el icono de Trello que
aparece en la barra superior, y vendrás a la pantalla donde se muestran todos los tablones:
Paso 3: Personalización de nuestro tablero y creación de listas
Ahora que ya tenemos nuestro tablero, podemos entrar dentro para definir las tareas.
Podemos crear varias listas de tareas. Por ejemplo:
Tareas pendientes
Tareas en ejecución
Tareas terminadas
Ideas de desarrollo para el futuro
...
Piensa en cómo sería la forma ideal de ordenar tus tareas. Gracias a esta aplicación podrás definir tareas e ir moviéndolas de una lista a otra
dependiendo del estado en el que se encuentren.
Veremos como definir estas listas más adelante.

Paso 4: Definición de tareas en tarjetas
Por último, puedes ir dando de alta cada una de las tarjetas con tareas.
En el siguiente vídeo puedes ver cómo hacer estos dos últimos pasos:

Notas Evernote
Ahora vamos a conocer una aplicación muy completa que nos permitirá crear notas en la nube, compartirlas con otros, gestionar listados, crear
recordatorios ...
Evernote nos permite:
Crear notas
Asignar a esas notas cualquier tipo de adjunto
Compartir las notas con otros usuarios
Publicar notas
Buscar rápidamente cualquier nota
Aunque es cierto que su objetivo principal es muy sencillo (tomar anotaciones), veremos que nos ofrece muchas opciones muy interesantes.
Aunque vamos a aprender a utilizar la versión web, esta aplicación dispone también de un programa para PC y de una aplicación para teléfonos
móviles. Ambas nos permiten acceder más rápidamente a nuestras notas y añadir nuevas notas de forma más sencilla. La aplicación móvil es
especialmente interesante ya que nos permite crear notas a partir de fotografías o notas de voz, o añadir ubicaciones, ... También dispone de un
plugin para el navegador, que nos permite crear y gestionar notas con direcciones de Internet y pantallazos. Al final del apartado te propondremos
todos los enlaces.
¿Para qué podemos utilizar Evernote?
Hay tantos usos de Evernote como usuarios. Y es que cada persona tenemos unas necesidades diferentes. Piensa en todas aquellas cosas que
hasta ahora ibas apuntando en postit
o en libretas.
Por ejemplo, podemos anotar:
La lista de la compra
Un recado que tenemos que hacer
La dirección de un lugar al que tenemos que ir
Una idea que se nos ha ocurrido y no queremos que se nos olvide
Un acta de una reunión
Un listado de tareas pendientes
Un enlace a una página web
El nombre de un libro que nos han recomendado leer
Un fichero pdf, de audio, una foto, un enlace, ...
...
Seguro que ya se te han ocurrido muchas más cosas que quieras anotar.
Acceso:
Accederemos desde https://evernote.com/intl/es/ y sacaremos nuestra cuenta desde la sección "Regístrate ahora".
Para terminar el registro deberemos confirmar nuestra dirección de email a través de un correo que nos enviarán.
Organización de notas:
Antes de empezar vamos a ver cómo organiza Evernote nuestras notas.
Libretas: Podemos clasificar nuestras notas en diferentes libretas. Cada libreta sería una categoría principal. Por ejemplo, podemos hacer una
libreta que sea "Trabajo", otra que sea "Personal", ... o todas las libretas que quieras. Cada nota pertenecerá a una libreta.
Etiquetas: Las etiquetas nos permiten clasificar de forma más amplia cualquier nota. Cada vez que creemos una nota podremos asignarle varias
etiquetas que definan el contenido de la misma. Por ejemplo, si creamos una nota para guardar la dirección donde debemos ir en la siguiente
reunión podemos añadirle las etiquetas "dirección", "reunión", "oficinas centrales"...
Normalmente tendremos unas pocas libretas y muchas etiquetas.
Ambas opciones, tanto las libretas como las etiquetas, nos ayudarán a tener las notas clasificadas y encontrarlas fácilmente.
Ejercicio paso a paso
Vamos a ir paso a paso haciendo las funciones más interesantes para gestionar nuestras notas.
Comienza sacando tu cuenta y accediendo a ella y ¡vamos allá!.
Paso 1) Definir nuestras libretas
Como ya hemos dicho, Evernote nos permite clasificar nuestras notas en carpetas. Piensa en qué tipo de notas sueles hacer, y crea varias libretas.
Para crear una libreta vamos al menú de la izquierda y hacemos clic en la flechita que hay al lado de la sección "Libretas":

Y ponemos el nombre de nuestra libreta
Crea tantas libretas como necesites.
Una vez que la libreta esté guardada, puedes hacer clic en la flechita que aparece al lado para renombrarla o editarla, clasificarla en una pila
(categoría principal), ...
Paso 2) Crear una nota
Ahora que ya tenemos nuestras libretas, vamos a crear una nota. En el menú lateral el botón de "Nueva nota".
En primer lugar escribimos el título y la descripción.
Después, nos fijamos en el resto de opciones:
1) Escogemos la libreta donde queremos guardar esa nota. Cada nota puede pertenecer a una sola libreta.
2) Escribimos varias etiquetas que definan el contenido de la nota. Podemos escribir tantas etiquetas como queramos, para poder encontrar luego
más fácilmente todas las notas relacionadas que compartan etiquetas. Haz clic en el símbolo "+" para agregar una nueva etiqueta. Las etiquetas
serán palabras clave que nos ayudarán a identificar rápidamente la nota y a buscar notas relacionadas.

3) Puedes publicar tu nota, enviarla por email, compartirla en redes sociales, ... desde el botón de "Compartir".
4) Puedes establecer recordatorios (para que te avise un día concreto de un acontecimiento relacionado con esta nota: plazos, fechas de eventos,
...).
5) Para cambiar el formato de la letra simplemente debes seleccionar el texto con el ratón y verás que aparece el editor de formato
Una vez que la guardes verás que se queda archivada dentro de la libreta correspondiente (en el menú del lateral de la izquierda tienes las
libretas):

Paso 3) Compartir libretas
Puedes compartir libretas enteras con otros usuarios de Evernote, de modo que solo ellos y tu tendréis acceso a todas las notas que se guarden en
esa libreta. Es una buena forma de que todo el equipo de trabajo tenga siempre a mano la información de un proyecto.
IMPORTANTE: para poder hacer esto necesitamos que las personas con las que compartamos nuestra nota sean también usuarios de Evernote.
Para compartir una libreta entra dentro de la misma, y, al acceder a ella verás que en la parte superior aparece el botón de "Compartir"

Aparecerán dos opciones que debemos diferenciar:
Compartir: compartimos de forma privada con otros usuarios de Evernote. En este caso nadie más podrá acceder a esta nota.
Publicar: publicamos esta nota para que cualquier persona que consiga ese enlace pueda acceder a nuestra nota.
En este caso vamos a seleccionar "Compartir" para compartir de forma privada, aunque ya sabemos dónde está la otra opción si un día queremos
publicar nuestra libreta.
Escribimos las direcciones de email de las personas con las que lo queremos compartir y el mensaje que enviará el sistema a su email. Ellos
podrán ver la nota accediendo desde la cuenta de Evernote ligada a esa dirección de correo electrónico.

Paso 4) Buscar notas
Por último, y una de las opciones más interesantes si tenemos muchas notas, está el buscador. Lo tenemos en el menú lateral y escribiendo en él
cualquiera de las palabras que aparece en una nota nos ayudará a localizarla rápidamente.
Escribiremos el texto y pulsaremos la tecla "Enter"
Paso 5) Work chat notas
compartidas
Cuando otra persona comparte una nota con nosotros la encontraremos en el Work Chat. Allí veremos todo lo que otros usuarios han compartido
con nosotros, y podremos enviarles nuevas notas como contestación.

Aplicaciones para Evernote
Hasta ahora hemos estado viendo el funcionamiento de la versión web de Evernote. Sin embargo, la gran ventaja que ofrece esta herramienta en
la nube son sus aplicaciones, ya que están muy bien pensadas para facilitarnos el acceso a toda la información que queramos organizar con
Evernote.
Aplicaciones para móviles y tablets:
Evernote cuenta con aplicaciones que podemos instalar en nuestros teléfonos móviles y tablets.
Estas aplicaciones nos permiten guardar de forma rápida notas de voz, crear notas a partir de una fotografía, etc. De este modo resulta muy
cómodo almacenar cualquier tipo de nota independientemente de su naturaleza.
Android: https://play.google.com/store/apps/details?id=com.evernote&hl=es
iPhone, iPad: https://itunes.apple.com/es/app/evernote/id281796108?mt=8
Plugins para navegador:
También tenemos un plugin especial que podemos instalar en el navegador web. Este plugin es especialmente útil si solemos tomar notas
relacionadas con enlaces o páginas web. Nos permite crear una nota con un enlace o con un pantallazo.
Está disponible para Internet Explorer, Firefox, Chrome, Opera y Safari, y lo podemos descargar desde https://evernote.com/intl/es/webclipper/
Programa:
También cuenta con un programa para nuestro PC, desde el que podemos acceder a cualquier nota. Este programa nos permite sincronizar en
nuestro ordenador nuestras notas y así poder acceder a ellas también cuando no tengamos conexión a Internet.
Lo podemos encontrar en https://evernote.com/intl/es/evernote/

Planificación de reuniones Doodle
Seguro que te ha pasado alguna vez: tenéis que quedar para hacer una reunión y no hay manera de conseguir encajar los días que cada
participante tiene libre.
Para facilitar esta tarea vamos a aprender a utilizar una herramienta extremadamente sencilla, que va a permitirnos crear un cuadrante con los días
posibles y enviarles a los participantes el enlace para que cada uno anote los días que tiene libre.
Esta herramienta se llama Doodle y para utilizarla no necesitamos ni siquiera registrarnos. Podemos entrar desde http://doodle.com/es/
Con Doodle podremos:
Crear una encuesta.
Proponer una serie de días en los que se podría celebrar la reunión o evento.
Enviar un email a los participantes para que indiquen cuáles de esos días están disponibles.
Consultar los resultados de la encuesta para escoger el día que más asistentes puedan acudir.
Estas encuestas no están protegidas por contraseña, y cualquier persona que consiga el enlace podrá acceder a verlas o a participar.
Por ello se recomienda no escribir información confidencial en la descripción del evento, y participar sólo escribiendo nuestro nombre o
con nuestras iniciales, ...
Registro:
Para utilizar esta herramienta no necesitamos registrarnos. Aun así, si la vamos a utilizar a menudo sí que es recomendable registrarse, ya que el
registro gratuito nos ofrece un par de funciones interesantes: ver todos nuestros calendarios de golpe y ver quiénes de los invitados a un evento
han contestado ya y quién todavía no.
Además, al igual que otras aplicaciones, tiene también unas funcionalidades gratuitas (que las vamos a ver en este curso) y otras más de pago.
Entre las de pago se encuentran por ejemplo poder personalizar el aspecto de los calendarios, tener un subdominio propio, eliminar la publicidad...
De momento, la versión gratuita nos ofrece todas las posibilidades que queremos. Eso sí, aunque no es obligatorio, vamos a darnos de alta en el
registro para así poder consultar todos nuestros eventos y poder aprovechar la opción de ver quién ha contestado.
Nos damos de alta:
Para registrarnos podemos utilizar nuestra cuenta de Facebook o de Google. Para darnos de alta pulsamos sobre la opción "Crear una cuenta" que
hay arriba a la derecha:
Y seleccionamos si queremos darnos de alta a través de nuestra cuenta de Facebook, de Google o proporcionando nuestro email:
Si escogemos a través de la cuenta de Google o Facebook, tendremos que aceptar los permisos que nos aparecen en la siguiente pantalla. Si lo

hacemos a través del correo electrónico tendremos que proporcionar una contraseña.
Crear un evento:
Para crear un nuevo evento, vamos a la página de inicio y seleccionamos "Planifique un evento".
Como ya hemos dicho, puedes registrarte para crear eventos y tener acceso a alguna función extra, pero no es necesario.
Empezamos a definir el evento escribiendo el título y la descripción. En la parte de más abajo aparecerá nuestro nombre y dirección. Este nombre
será el que aparezca en las invitaciones que recibirán el resto de personas para participar.
En las dos pantallas siguientes debemos definir los posibles días y horas para celebrar el evento.
Selecciona desde el calendario haciendo clic en los días posibles y verás que aparecen en el lateral.
Una vez definidos los días, tenemos que seleccionar las horas en las que podría comenzar el evento.
Si todos los días tienen el mismo horario puedes escribir sólo en la primera fila y seleccionar "Copiar y pegar primera fila" para que todos los días
tengan el mismo horario.

Si ya queremos terminar pulsaremos "siguiente", o si queremos ver más opciones avanzadas seleccionaremos "Settings".
Por último, tenemos que compartir la encuesta con los demás participantes. Para ello podemos:
Escribir las direcciones de los destinatarios y escribir el mensaje directamente.
Copiar la dirección de la encuesta y enviarla nosotros por otros medios.

Ya tenemos nuestra encuesta creada.
Participar y ver los resultados:
Cada vez que nos llegue una encuesta de Doodle para participar (o que tengamos una creada por nosotros mismos), simplemente tenemos que
escribir nuestro nombre en la etiqueta y seleccionar los días y las horas en las que podemos haciendo clic en la casilla correspondiente. Cuando
hayamos terminado pulsamos "Guardar".
Iremos viendo en la encuesta los resultados y qué días y horas pueden cada una de las personas.

Calendario de citas Google
Calendar
Ahora vamos a aprender una herramienta que nos permite gestionar nuestra agenda y nuestros calendarios: vamos a conocer Google Calendar.
Esta herramienta tiene forma de agenda, en la que podemos apuntar nuestras citas. Pero además nos ofrece mucho más:
Podemos crear varios calendarios diferentes.
Podemos compartir citas o calendarios completos con otros usuarios.
Podemos publicar un calendario en Internet.
Podemos sincronizar estos calendarios con nuestro teléfono móvil.
Podemos crear alertas, para que nos envíe una notificación o un email con antelación.
¿Para qué podemos utilizar Google Calendar?
Vamos a ver varios ejemplos de uso:
Podemos utilizarlo a modo de agenda, anotando todas nuestras citas. Al ser una aplicación en la nube tendremos acceso desde cualquiera
de nuestros dispositivos, estando siempre disponible en el trabajo, en casa,...
Podemos utilizarlo para coordinar mejor nuestros grupos de trabajo, definiendo en un calendario compartido todos los plazos definidos, de
modo que todo el equipo tenga acceso a consultar esta información.
Podemos crear un calendario de trabajo en el que accedan también nuestros compañeros, para que así sepan en todo momento qué
reuniones tenemos programadas y qué días son.
Podemos utilizarlo para crear un calendario con las próximas actividades que hagamos destinadas al público general, y publicarlo en nuestra
página web.
Podemos crear un calendario que sirva para reservar una sala u otro recurso compartido, de modo que quien necesite usarlo pueda anotar el
día y la hora en el que lo va a utilizar y todos los demás puedan ver cuándo está ocupado y cuándo libre.
Como veis, las aplicaciones pueden ser muchas. Piensa qué aplicaciones puedes darle tu a esta herramienta...
Empezamos a trabajar con Google Calendar, vamos a ir paso a paso recorriendo las funcionalidades que nos ofrece.
Acceso:
Accedemos desde https://www.google.com/calendar/ a través de nuestra cuenta de Google (Gmail o similar).
Una vez que entres verás que aparece un calendario semanal. Antes de empezar a personalizarlos, echamos una ojeada a las opciones generales:
Menú lateral izquierdo:
Botón "Crear", que nos permitirá crear nuevos eventos (lo vemos más adelante).
Calendario del mes actual, que nos permitirá ir a una semana concreta haciendo clic sobre cualquiera de los días.
Mis calendarios, que mostrará todos mis calendarios personales.
Otros calendarios, desde donde podremos importar calendarios de otras personas.
Menú superior:
Buscador: Escribiendo en el buscador el nombre de un evento podremos acceder a él rápidamente.
Botón "Hoy": Nos permitirá regresar al calendario de esta semana o este mes.
Flechas < >: Nos ayudan a ver los meses o semanas anteriores o posteriores.

Menú superior derecho:
Día, semana, mes, 4 días, agenda: pulsando cada uno de estos botones podemos acceder a la visualización del mes entero, sólo de
un día, sólo de las citas, ... Pulsa cada uno de ellos para ver cómo el calendario se muestra en cada uno.
Más: nos permite imprimir o actualizar el mapa actual.
Configuración: desde la zona de configuración podrás definir las opciones personalizadas.
Ahora que ya hemos echado un vistazo general ¡vamos a empezar a trabajar!.
Ejercicio paso a paso
Te recomendamos que abras tu calendario en una pestaña y los apuntes en otra, porque vamos a ir paso a paso creando nuestros calendarios y
citas.
Durante este ejercicio vamos a ir haciendo cada una de las operaciones básicas con calendarios. Te iremos contando a la vez a modo de ejemplo
cómo organiza nuestro protagonista Carlos sus calendarios, para que puedas hacerte una idea general del uso que puedes darle a esta aplicación.
Puedes personalizar tus propios calendarios y organizarlos como a ti más te guste.
Paso 1) creamos un calendario nuevo.
En este primer paso vamos a crear un nuevo calendario.
Cada uno de los calendarios nos permiten incorporar diferentes citas. Conviene disponer de diferentes calendarios para guardar las citas que
tengan distinta naturaleza, ya que como veremos podemos seleccionar ciertas opciones específicas para cada calendario (mostrar/ocultar,
avisos, compartir con otros, ...).
Por ejemplo, estos son los calendarios que tiene nuestro protagonista Carlos:
Trabajo: este calendario le sirve a Carlos a modo de agenda de trabajo. En él va definiendo cada día qué tareas tiene pendientes.
Grupo de trabajo del proyecto "Águila": Carlos pertenece a un grupo de trabajo junto con varios de sus compañeros. Tienen entre todos un
calendario compartido en donde anotan las fechas límite de los plazos de presentación, las fechas de las próximas reuniones, etc.
Casa: éste es un calendario compartido entre Carlos y su mujer. En él anotan todas las citas que afectan a su familia: visitas al pediatra con
su hijo, fiestas a las que están invitados, compromisos ... De este modo los dos saben en todo momento cuándo tienen el día ocupado.
Cumpleaños: en este calendario Carlos anota todos los cumpleaños de su familia y amigos. ¡No se le olvida ni uno!.
Sala multiusos de la ludoteca de su pueblo: Carlos es el encargado de gestionar la ludoteca del pueblo. Esa sala está a disposición de todos
los vecinos, pero hay veces que varios grupos diferentes quieren utilizarla. Por eso ha creado un calendario público, en el que todos los
vecinos del pueblo pueden consultar qué días está ocupada la sala multiusos.
¿Ya has pensado qué calendarios necesitas tu?. Vamos a crearlos.
Ve al menú de la izquierda
Haz clic sobre la flecha que aparace al lado de "Mis calendarios".
Selecciona "Crear calendario"
Completa la información general del calendario
En la parte inferior verás que te ofrece las opciones de hacerlo público, o de compartirlo con otros usuarios. Si quieres compartir el calendario con
otros usuarios (que deben tener una cuenta de Google), simplemente escribe su email y envía la invitación ("Añadir persona").
Esta opción de compartir un calendario con otra persona es muy interesante, ya que podemos consultarlos y ver en tiempo real todos los eventos
que tanto nosotros como las otras personas han añadido en el calendario.

Una vez que hayas creado varios calendarios, puedes ir al menú lateral, en la opción de "Mis calendarios" y haciendo clic en la flechita que
aparece al lado de cada uno de ellos escoger las opciones que desees:
En ese menú de edición de un calendario hay una opción que no habíamos visto: la de mostrar/ocultar un calendario. Cuando tengamos nuestros
eventos en calendarios independientes podremos ver sólo uno de ellos, o ver varios a la vez, ...
Paso 2) Creamos un evento
Ahora que ya tenemos nuestros calendarios, vamos a crear un evento. ¿Ya has pensado cuál vas a crear?
Puedes hacerlo indistintamente de dos formas:
Método rápido: si no necesitas definir más que los parámetros básicos, puedes hacer clic encima de cualquier día del calendario. Al hacer
clic se abrirá una burbuja para que escribas el nombre del evento y selecciones el calendario en el que quieres guardarlo. Pulsa "Crear
evento" para terminar, o, si quieres definir alguno de los parámetros avanzados, ve a "Editar evento".
Truco: si pones la hora delante del título, el evento se guardará a esa hora.
Método largo: Si quieres editar todas las opciones del evento puedes crearlo desde el botón rojo "Crear" que aparece arriba a la izquierda.
En ese caso accedemos directamente a la ficha completa del evento en donde podemos editar todas las opciones.
Escribimos el título del evento, la fecha y la hora. Si el evento dura todo el día podemos seleccionar "Todo el día" en lugar de indicar una hora. Si
es un evento que se repite todos los meses o todos los años (un cumpleaños, ...), seleccionamos "Repetir" y escogemos el tipo de repetición.

Podemos indicar si queremos el lugar de celebración. Si escribimos en ese campo una dirección que sea capaz de reconocer, nos podrá mostrar
el mapa y alguna opción avanzada más (por ejemplo, si utilizamos el servicio de Google Now en nuestro móvil nos avisará a la hora que tenemos
que salir para que nos de tiempo a llegar).
Seleccionamos también el calendario en el que queremos que nos lo guarde y el color en el que queremos que se vea.
Podemos añadir tantos recordatorios como queramos pulsando sobre "Añadir recordatorio" y seleccionando el tiempo de antelación. Estos
recordatorios pueden ser:
Correo electrónico
Ventana emergente: en este caso si estamos en el ordenador con nuestra cuenta abierta, nos aparecerá un aviso por pantalla. Si
llevamos un teléfono con el calendario integrado nos aparecerá en el teléfono un aviso.
Podemos crear tanto eventos públicos como privados (si es público cualquier persona lo podrá ver).
Una de las opciones que nos ofrece el calendario es mostrar a nuestros contactos cuándo estamos ocupados o disponibles. Si queremos que
puedan ver que estamos ocupados en ese momento, seleccionamos la opción de "Mostrar como" > "Ocupado"
Por último, y en el lateral de la derecha, verás que aparece la opción de compartir este evento con otras personas. Para invitar a otras personas
escribiremos su dirección de email.

Pulsamos "Crear evento" y se guardará.
Una vez creado, verás que el evento aparece en tu calendario. Si quieres modificarlo o consultarlo puedes hacer clic encima de él.
Paso 3) Importamos otros calendarios y eventos
Hasta ahora hemos estado viendo cómo podemos crear nuestros calendarios y nuestros eventos. Ahora vamos a ir un poco más allá y vamos a
importar otros calendarios públicos y otros eventos.
Podemos importar tanto calendarios completos como eventos sueltos, siempre y cuando sean públicos. En algunos de estos casos los
importaremos directamente y en otros se creará una copia del evento dentro de nuestro calendario.
Vamos a ver ejemplos muy concretos de eventos y calendarios, pero seguro que a partir de ahora, si te fijas bien, empiezas a encontrar más a
menudo este tipo de calendarios publicados por Internet.
Calendarios generales:
Google nos ofrece un listado de calendarios populares que podemos incorporar dentro de nuestra agenda. Los encontraremos en el lateral
izquierdo de Google Calendar, en la sección "Otros calendarios". Pulsando sobre la flechita se abrirá un menú con la opción "Explorar calendarios
interesantes". La seleccionamos.

Puedes seleccionar el calendario que te interese. Fíjate que tienes en la parte superior varias pestañas con más calendarios.
Puedes suscribirte a aquellos calendarios que te interesen para poder consultarlos desde tu agenda.
Calendarios y eventos de instituciones, organizaciones y otros:
Hay muchas organizaciones que ofrecen en sus páginas web eventos y calendarios para poder incorporarlos dentro de nuestro calendario. Vamos
a ver un par de ejemplos:
Importar un evento concreto:
Entra en http://www.voleibolteruel.com/event/caivoleibolteruelvpmadrid/
Verás que allí tienen la información de un evento concreto, y que nos
ofrece la opción de importarlo en Google Calendar. Pulsando ese botón verás cómo nos lleva a la ficha para incorporar este evento dentro de
nuestro calendario.
Esta opción está disponible en muchas páginas web de eventos, y nos permite integrarlo rápidamente.
Importar todo un calendario
Otra opción es importar un calendario completo. Hay muchas instituciones y organizaciones que ofrecen un calendario público con todos los
eventos.
Por ejemplo, puedes entrar en http://www.aupazaragoza.com/temporada/calendario_rz.php Allí verás que hay un calendario con todos los partidos.
Si quieres importarlo para verlo junto con tus calendarios debes pinchar sobre el botón con el logo de Google Calendar que hay abajo del
calendario a la derecha.

En este ejemplo te ofrecerá importar varios calendarios, que podrás seleccionar para incorporar en tu agenda.
Paso 4) Hacer un calendario público y compartirlo
Ahora que ya sabemos utilizar bien nuestros calendarios para uso personal, vamos a terminar nuestro ejercicio publicando un calendario. En este
caso queremos que cualquier persona que acceda pueda ver nuestro calendario (va a estar publicado en Internet, cualquier persona podrá verlo).
Es decir, haremos lo mismo que han hecho los clubs deportivos del ejemplo anterior.
Pasos previos (que ya sabemos hacer):
1. Crea el calendario que quieras compartir
2. Crea varios eventos en ese calendario
Ahora que ya tenemos nuestro calendario listo, vamos al menú del lateral izquierdo, y hacemos clic sobre la flechita del nombre, marcando la
opción "Compartir este calendario":
En la pantalla seleccionamos "Calendario público" y guardamos, y después de seleccionarlo, nos iremos a la pestaña de "Detalles del calendario"
Ahora que nuestro calendario ya es público, podemos escoger desde la sección de detalles cómo queremos compartirlo con otros:
Incrustar este calendario: si tienes una página web o un blog puedes copiar el código HTML que te ofrece y pegarlo en tu blog. De este modo
aparecerá el calendario incrustado dentro de tu web.
Dirección del calendario: puedes copiar la dirección del calendario y enviarla a las personas con las que lo quieras compartir. Para ello
puedes hacer clic sobre los botones HTML, ICALC y XML de esta sección y copiar esas direcciones.
HTML: a través de esta dirección cualquier persona podrá ver en su navegador el calendario. Es la opción más sencilla, ya que no
requiere que los demás tengan servicios de agenda para poder verlo. Esta dirección la puedes compartir en redes sociales, por email,
...
iCalc: a través de este enlace ofrecemos la posibilidad de importar el calendario a otras personas que utilicen servicios de agenda
compatibles con este formato (por ejemplo, Google Calendar).
XML: otra opción más para las personas que utilicen agendas electrónicas y quieran importar el calendario en su agenda.
Integración con móviles y tablets

Si utilizas un móvil o tablet con Android verás que estos calendarios se habrán integrado de forma automática en los calendarios de tu dispositivo,
ya que la aplicación de Google Calendar viene instalada por defecto (https://play.google.com/store/apps/details?
id=com.google.android.calendar&hl=es ).
Si tienes un dispositivo con iOS, puedes ver las instrucciones para utilizarlos desde aquí: https://support.google.com/calendar/answer/151674?
hl=es

Gestión de tareas Google
Task
En el tema de comunicación aprendimos a utilizar Gmail. Ahora en este tema vamos a profundizar en dos de las funcionalidades que no habíamos
visto entonces. La primera de ellas se llama Google Task y nos permite llevar control de un listado de tareas. Además, veremos que se pueden
integrar con Google Calendar, por lo que cerraremos el círculo teniendo todas nuestras aplicaciones conectadas entre sí.
Google Task nos permitirá:
Crear listas de tareas pendientes.
Asignar fechas límite a nuestras tareas y verlas desde nuestro calendario.
Ir tachando las tareas que ya hemos hecho.
Enviar tareas por correo electrónico.
Antes ya hemos visto otra aplicación mucho más completa que esta para las tareas: Trello. Ésta sin embargo es muchísimo más sencilla (y más
limitada). Depende de cuáles sean nuestras necesidades en cada momento podemos optar por usar la potente Trello o la sencilla Google Task:
Para gestionar proyectos con muchas tareas, incluso en las que pueden participar varias personas, usaremos Trello.
Para pequeñas listas de tareas muy sencillas, con un número muy limitado de tareas y poca información adjunta de cada una, usaremos
Google Task
Acceso:
Google Task se integra dentro de Gmail.
Para acceder entraremos en nuestra cuenta de Gmail https://mail.google.com
Verás que puedes acceder a las tareas haciendo clic sobre el menú de la izquierda. Hacemos clic sobre donde pone Gmail, y se desplegará el
menú con varias opciones, de las que seleccionamos "Tareas":
Tareas
Una vez que hemos seleccionado "Tareas" verás que se abre una ventana en la zona inferior derecha de la pantalla. Allí tenemos nuestras tareas.
Como verás es una aplicación muy sencilla, en la que simplemente anotamos nuestras tareas y las vamos tachando conforme las terminamos.

Varias de las funcionalidades son:
Podemos crear varias listas de tareas diferentes: "Trabajo", "Casa", "Proyecto de ...", "Cosas a comprar", ...
Haciendo clic encima de la flechita que aparece a la derecha de cada tarea cuando ponemos el ratón encima de ella podemos definir una
fecha límite para esa tarea. Dentro de la aplicación Google Calendar que hemos visto en el apartado anterior nos aparecerá un calendario de
"tareas" con las fechas límite que hayamos marcado desde esta aplicación.
Haciendo clic sobre el cuadradito de cada tarea veremos como la tarea aparecerá tachada.
Podemos pinchar y arrastrar cualquier tarea para ordenarlas como nosotros queramos (clic en la zona de la izquierda de la tarea y sin soltar
el botón del ratón la arrastramos).

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