El documento describe las tareas involucradas en la organización de un evento como un congreso estudiantil, incluyendo la planificación de hoteles, transporte, pasajes, contacto con conferencistas, detección de necesidades, y el desarrollo de un cronograma y sistema operativo. También señala la importancia de considerar el tipo de público, en este caso jóvenes, y las diferentes etapas del evento como la ejecución, retiro de materiales, y evaluación.

1. UNIVERSIDAD FERMIN TORO
FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y SOCIALES
ESCUELA DE COMUNICACIÓN SOCIAL
BARQUISIMETO - ESTADO LARA
*
Alumna: Liliangel Roselló
CI: 21.128.025
Cátedra: Asuntos y Relaciones publicas I.

2. *La organización de Eventos.
Algunas de las tareas que incluye la organización
de un evento , es la de realizar el presupuesto y el
cronograma, la selección y reserva del espacio en
el que se desarrollará el encuentro, la tramitación
de permisos y autorizaciones, la supervisión de los
servicios de transporte, los servicios
gastronómicos, la coordinación logística integral,
entre otros.

3. *
*PLANIFICACIÓN
Siendo el evento un congreso estudiantil (ejemplo) es
importante que se planifiquen los hoteles, el transporte y
los pasajes ya sean aéreos o terrestres; así como también
el contacto con conferencistas y sus estatus en cuanto a
seguridad y comodidad.

4. *
*Curso de acción que serán tomados como
base durante la ejecución del evento para
cumplir con los objetivos.
•Detección de necesidades (ejemplos:
asientos, micrófonos, luz de podio, equipos
de audio-video, proyector, pantalla, mesas,
etc.)
*También es importante tomar en cuenta el
tipo de público que asistirá al evento siendo
en este caso (congreso estudiantil) jóvenes.

5. *
Sistema de actividades coordinadas y disposición de
recursos materiales, humanos y financieros para que
todo funcione mediante normas y bases de datos que
han sido dispuestos para cumplir con ciertos
propósitos.
• Operativa del Evento ( división de tareas )
• Organigrama ( sirve para indicar gráficamente la
estructura del evento teniendo en cuenta las
jerarquías )
• Cronograma de Actividades (consiste en una lista de
todas las actividades a realizar con sus fechas
previstas de comienzo y final.
Para el congreso estudiantil es importante que se
lleven a cabo las actividades planteadas siguiendo
cada detalle donde se pueden ofrecer distinto
material como carpetas, lapiceros u otros, así como
también el cronograma con las conferencias y
conferencistas detallando la hora y quien será el
anfitrión de la misma.

6. *
*Ya reunidos los participantes del evento, se
invitan a las actividades programadas con la
ayuda del protocolo u comité organizador.
Los estudiantes del congreso pueden atender a
las diferentes charlas que los conferencistas
traen para ellos así como también la sociabilidad
con las demás personas.

7. *
*Retiro de los materiales y equipo utilizado
para el evento y su planificación.

8. *
*Etapa en el que los organizadores toman en
cuenta lo positivo o negativo del evento, y si se
cumplieron todos los objetivos planteados para
el mismo así como también la re organización e
invitación para nuevos congresos a futuro con
mejoramientos u iguales resultados.