Este documento describe las distintas etapas de planificación y ejecución de un congreso. En la etapa de pre-congreso se definen el objetivo, nombre, comité organizador, fecha, participantes, lugar, cronograma, recursos, presupuesto y promoción. La etapa de congreso incluye la recepción de participantes, registro, inauguración, programa de actividades y clausura. Finalmente, la etapa de post-congreso comprende la recopilación de información, evaluación, agradecimientos y cumplimiento de comprom

1. Los Congresos y sus Etapas

2. CONGRESO
Acontecimiento programado que
responde a una finalidad específica, en el
cual el sujeto fundamental es el hombre y
sus relaciones con el medio ambiente.
Los
congresos
responden
a
situaciones de grupo y se realizan en
espacios y tiempos determinados. Tienen
Objetivos
pre-fijados,
cuidadosamente
desarrollados y seguidos a conciencia
durante todas las etapas de su planificación.

3. CLASIFICACIÓN DE LOS CONGRESOS
GE N N
R E LA D
R U SSIA
C N D
A A A
E R P
U OE
U SA
MID LE E S
D
A T
ASIA
AFR IC A
S U
O TH
A
ME IC
R A
A S A
U TR LIA
AN TAR C TIC A

4. Etapas de un Congreso
Etapas Evento Etapas Proceso
Administrativo
Pre-Congreso
Congreso
Dirección
Post-Congreso
*
Planificación
Organización
Evaluación

5. Pre-Congreso

6. Pre-Congreso
1.- Definir Objetivo del Evento
Tipo y Nombre.
Determinar QUÉ se quiere
alcanzar con la realización
del Congreso

7. Pre-Congreso
1.- Definir Objetivo del Evento
Tipo y Nombre.
El nombre debe ser:
• Corto y llamativo.
• Adecuado al propósito que se persigue con la realización del
Evento.
En algunos casos es conveniente ubicarlo
contexto, local, regional, nacional o internacional
en
el
Ejemplo: 2do Congreso Nacional de Turismo y Deportes de Aventura

8. Pre-Congreso
2.- Nombrar Comité Organizador
Production Costs
200
Millions
of Dollars
195
190
Unit Price
185
180
Profits
175
170
165
160
155
150
1990
1991
1992
Comisiones de
Trabajo
Coordinador General
Es el responsable general del
desarrollo
del
evento.
Supervisa las labores de las
Comisiones, y es el enlace de
éstas con la máxima autoridad
de la institución responsable
del Evento
Son equipos de personas
que contribuyen a cumplir
los pasos del Evento
sistematizadamente

9. Pre-Congreso
2.- Nombrar Comité Organizador
Comisiones de Trabajo
Comisión de
Logística
Transporte
Alojamiento
Alimentación
Secretaría
Se encarga de todas
aquellas
actividades
inherentes al apoyo que
operativisa y hace posible
la ejecución del evento
Servicios Generales

10. Pre-Congreso
2.- Nombrar Comité Organizador
Comisiones de Trabajo
Comisión Técnico-Académica
Entre sus responsabilidades se pueden mencionar:
• Elaborar las normas para la presentación de trabajos en
el evento, y seleccionarlos en función de éstas.
• Revisar el temario a desarrollar.
• Determinar metodología de trabajo.
• Coordinar la reproducción y distribución
de las ponencias.

11. Pre-Congreso
2.- Nombrar Comité Organizador
Comisiones de Trabajo
Comisión de
Promoción, Relaciones
Públicas y Protocolo
• Atiende las actividades que abarcan
la promoción y difusión del evento.
• Se encarga de las relaciones
interinstitucionales que derivan de la
ejecución del Evento.
•Todo lo relacionado con protocolo y
asistencia a lo participantes en el
evento.

12. Pre-Congreso
2.- Nombrar Comité Organizador
Comisiones de Trabajo
Comisión de Festejos y
Recreación
Planifica y coordina:
• Lo relativo a la
cócteles y fiestas.
celebración
de
• Los tours y excursiones para los
participantes en el evento.
• La presentación de grupos artísticos
y culturales en el evento.

13. Pre-Congreso
3.- Seleccionar la Fecha
89
19
1
1989
Se debe tener en cuenta:
• Si hay suficiente margen de tiempo para la
organización requerida.
• Evitar que coincida con la fecha de una actividad
similar o dirigida al mismo tipo de público.
•Horario y frecuencia de los transportes.
• Si es mejor programar las actividades durante la
semana o a finales de ésta.
25

14. Pre-Congreso
4.- Determinar el Número y el
Tipo de Asistentes al Evento
Participantes:
Expositores o Ponentes:
Son los encargados de
hacer
las
disertaciones
durante el evento.
Personas que asisten al
evento en calidad de
público.
Delegados:
Asisten
al
evento
en
representación
de
una
empresa, institución o grupo
particular.
Acompañantes:
No están directamente
relacionados
con
el
evento, acompañan a
ponentes, delegados o
invitados especiales.
Invitados Especiales:
Personas
que
por
su
prestigio,
reconocimiento
científico, social o político ,le
confieren notoriedad al evento

15. Pre-Congreso
5.- Seleccionar el Lugar o
Lugares de Realización.
• Ciudad Sede.
• Instalaciones
específicas
donde se realizará el evento:
 Capacidad
 Comodidad
 Iluminación
 Equipos
 Acceso

16. Pre-Congreso
6.- Elaborar Cronograma de
Actividades
Programas:
DURACIÓN
OBJETIVOS
• Técnico o Científico
• Social
• Para Acompañantes
• De Visitas Técnicas
• Turístico

17. Pre-Congreso
7.- Estimación de Recursos
HUMANOS:
Personal
profesional, especializado
y obrero que se requiere
para la realización del
evento
Recursos
TÉCNICOS:
MATERIALES:
Implementos
necesarios
(Ejemplo: lápices, carpetas,
mesas,
sillas),
y
las
instalaciones a utilizar.
Equipos
de
sonido, grabación, interpretación
simultánea,
apoyo
audiovisual, computación, comunic
aciones y reproducción; así como
formatos, fichas, programas, crono
gramas, etc.

18. Pre-Congreso
8.- Elaborar Presupuesto y Determinar
Fuentes de Financiamiento
Egresos:
•Publicidad y Promoción
•Impresos y Originales
•Alojamiento
•Alquiler y Montaje Salones
•Transporte
Ingresos:
•Espacios Publicitarios
•Actividades especiales
•Venta de comidas y bebidas
•Eventos Sociales
7.1
•Recursos Humanos
6
3.1 3
28
.0
% *M
ON
CE
4
7
C
00
-=
3
2
1
Ö
6
5
+
8
0
9
=
M
+M
x
-M
•Donativos y patrocinios
•Papelería
.99
•Cuotas de registro al evento
•Servicios Profesionales
5
0
2.9
5
1.7
•Concesiones para venta
•Venta de boletos
para
actividades
sociales, artísticas, Culturales
y Deportivas.
•Alquiler de Equipos
¥
•Otros
•Imprevistos

19. Pre-Congreso
9.- Promoción del Evento
Medios de Comunicación
Correo Directo
Publicidad Impresa
Volante
Aviso de Prensa

20. Pre-Congreso
10.-Diseño y Elaboración de
Impresos

21. Pre-Congreso
11.- Selección y Capacitación del
Personal

22. Pre-Congreso
12.- Adquisición o Contratación
de Materiales, Equipos y
Servicios

23. CONGRESO

24. Congreso
1.- Recepción de los
Participantes y traslado
Alojamiento

25. 2.- Registro de los Participantes
Congreso
3.- Realización del Acto de Inauguración
4.- Realización Cóctel de Bienvenida
5.- Implantación del Programa General
de Actividades
6.- Clausura del Evento
7.- Realización Evento Social de
Despedida
8.- Traslado de los participantes a los
Terminales de Transporte

26. Post-Congreso

27. Post-Congreso 1.- Recopilación y Archivo de la
Información Pertinente al
Evento.
Conclusiones
Elaboración de la Memoria
Información de Tipo
Académica y Administrativa

28. Procedimientos Operativos Empresas Organizadoras de Eventos
Etapas de un evento
Post-Evento
OPINIÓN
•Participantes
•Expositores o Ponentes
•Comité Organizador
2.- Evaluación
EVALUACIÓN
Comparación cualitativa y
cuantitativa
entre
lo
programado, lo ejecutado y
lo alcanzado

29. Post-Congreso
3.- Agradecimientos
•Auspiciantes
•Patrocinantes
•Ponentes
•Otros Colaboradores

30. Post-Congreso
$
$
$
$
$
4.- Cumplimiento de
Compromisos
•Cancelación de Obligaciones con
proveedores.
•Pago recurso humano contratado
para trabajar durante el congreso.
•Devolución de cualquier material o
equipo que se haya solicitado en
préstamo.

31. GRACIAS
Gracias…