Este documento proporciona información sobre la organización y filtrado de datos. Explica cómo ordenar datos según uno o varios criterios de manera ascendente o descendente. También describe cómo aplicar filtros a los datos para mostrar sólo aquellas filas que cumplen determinados criterios, como filtrar por el nombre de un centro educativo específico. El objetivo es presentar la información de manera más útil mediante la organización y filtrado de grandes conjuntos de datos.

1. REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACION
INSTITUTO UVNIVERSITARIO POLITECNICO SANTIAGO MARIÑO
SEDE BARCELONA
TEMA II
ORGANIZACIÓN DE LOS
DATOS
ALUMNO: EDINSON GOMEZ
C.I. V- 26.434.331
BARCELONA, JUNIO 2020
PROFESOR: BELTRAN PEDRO

2. INTRODUCION
Actualmente los datos suelen ser analizados con ordenador, por lo
que deben ser almacenados en archivos informáticos. Las bases de
datos contienen datos provenientes de un número de observaciones
más o menos grande respecto de un conjunto de variables que puede
llegar a ser bastante grande. La generación de una base de datos
supone la codificación previa de las observaciones, la introducción
(grabación) de los datos en archivos informáticos, la depuración de los
datos ya grabados (detección y tratamiento de los errores de grabación
y valores faltantes), y eventualmente la realización de transformaciones
y tratamiento de ficheros que faciliten su posterior tratamiento
estadístico.

3. ORGANIZACIÓN DE
LOS DATOS
Una de las operaciones más usuales que se realiza sobre
un conjunto de registros de datos es la ordenación de los mismos
según algunos criterios determinados. La ordenación puede ser un
fin en sí mismo, para presentar la información a conveniencia, o
bien, puede constituir el punto de partida para la realización de
subsiguiente operaciones de análisis de la información.

4. TIPOS, OPERACIONES Y EJEMPLO DE
ORGANIZACIÓN DE DATOS
Veremos a continuación lo fundamental respecto a la
ordenación de la información apoyándonos en un conjunto de registros
como el que se muestra en la siguiente figura, donde se tiene
información acerca del número de ALUMNOS y de GRUPOS de los
cursos de distintos centros docentes (CENTRO y DENOMINACIÓN) de
educación secundaria:

5. Cada registro (cada fila) corresponde a un
determinado CURSO de un TURNO de enseñanza
(Matutino, Vespertino, Nocturno o Distancia) en una
ETAPA (ESO, Bachillerato, Ciclos Formativos, ...) y
para una FAMILIA y CICLO (en el caso de los ciclos
formativos estas columnas aportan información
relevante, pero no en otros casos).
Se observa que existen varias filas
relativas a un mismo centro, pero que éstas no son
contiguas. Parece lógico que una forma más
razonable de presentar la información es aquélla en la
que las filas de un mismo centro apareciesen de forma
consecutiva. Así pues, vamos a ordenar la información
según la columna CENTRO (el código del centro). Las
funciones Orden ascendente y Orden descendente
que se encuentran en la barra superior de Excel:
Simplifican mucho esta
tarea. Haciendo clic en una celda de
la columna CENTRO (en su
encabezado, por ejemplo) y después
en la función Orden ascendente :

6. Las filas se ordenan según el centro en orden
ascendente (es decir, de la A la Z si se tratase
de valores alfabéticos, o del 0 al 9 si se trata de
valores numéricos) de modo que los códigos
"menores" aparecen al principio:
Nota: al realizar esta operación se ordena la
información de todas las columnas de los registros en
función de la primera, no sólo se ordena el contenido
de la primera columna.

7. De manera análoga, una ordenación descendente, (de la Z a la A si se tratase de valores
alfabéticos, o del 9 al 0 si se trata de valores numéricos), sitúa en primer lugar a los centros con los
códigos de valor numérico más alto:
Nos podríamos hacer la pregunta: ¿hasta qué fila de datos se produce la ordenación?, puesto
que, habiendo hecho clic en una celda de la primera columna, nos hemos despreocupado de cuántas
filas tiene el rango de datos. Pues bien, el algoritmo de ordenación, antes de comenzarla, detecta dónde
se encuentra la última fila que contiene datos y opera con ella y todas las anteriores. ¿Qué sucedería,
entonces, con un rango de datos en el que hubiese "huecos", es decir, filas vacías, como en el siguiente
ejemplo:

8. Si hacemos clic en el encabezado y llevamos a cabo la
ordenación ascendente veremos que ésta sólo se realiza
en las cuatro primeras filas de datos:
Permaneciendo inalterado el orden de las filas posteriores. ¿Podríamos todavía ordenar
una disposición de datos con huecos, como la anterior? Efectivamente, podríamos en primer lugar
seleccionar toda la columna haciendo clic en la designación de columna (A, por ejemplo) y hacer clic en
. Al seleccionar de este modo, se ordena la columna a pesar de los huecos:

9. Hagamos una precisión: esto ocurriría
exactamente así, sin más pormenores, si
esta columna no estuviese acompañada
por otras a su derecha. Pero como lo
está, antes de realizarse la ordenación,
se obtiene una advertencia:
¿Qué significado tiene este aviso? Al seleccionar una columna, el algoritmo de ordenación
entiende que debe ordenar sólo los datos de ésta, sin afectar a las demás. Pero, no obstante,
como detecta que existen columnas con datos adyacentes (a la derecha), presenta la
advertencia relativa a que se han encontrado otros datos junto a los seleccionados y ofrece la
alternativa ¿Qué desea hacer?:
Ampliar la selección, en cuyo caso el resto de columnas se ordenan según la primera, como
antes; Continuar con la selección actual, de forma que se ordena exclusivamente la columna
seleccionada, en cuyo caso se podrían producir resultados no deseados, como trasladar celdas
de dicha columna lejos de las otras celdas de la misma fila. Si el resultado no es el que se
desea, siempre se puede hacer clic en Deshacer .

10. Ordenación según varios criterios
En lo anterior sólo se ha explicado cómo ordenar según un solo criterio, pero en muchos de los
casos prácticos se necesita llevara a cabo según múltiples criterios. Esto se puede hacer
utilizando la opción de menú Datos > Ordenar:
Que da paso a la ventana homónima que
permite la ordenación hasta por tres criterios:

11. Si, por ejemplo, en el campo Ordenar por se selecciona CENTRO con sentido
Ascendente:
Nota: La lista de categorías que se muestra aquí es la que detecta el algoritmo de
ordenación en el conjunto de datos seleccionado.
Y antes de utilizar Ordenar no es preciso seleccionar antes las filas y columnas;
simplemente se podría hacer clic sobre alguna de las celdas de datos. El proceso de
ordenación selecciona entonces todos los datos (contiguos) disponibles antes de
mostrar la ventana Ordenar.
y se dejan vacíos los campos Luego por, la ordenación que se lleva a cabo es la
misma que cuando se usa Orden ascendente ; y si se hace clic en la casilla
Descendente el resultado es el mismo que cuando se usa Orden descendente .
Ordenación por tres criterios
Si, por el contrario, se utilizan todos los
criterios de ordenación en el orden
conveniente, por ejemplo, primero por
CENTRO, luego por ETAPA y luego por
FAMILIA, y con el sentido de ordenación
que se necesite:

12. Se obtiene un conjunto de registros ordenados según lo solicitado:
Nota: obsérvese que en etapa se ha solicitado una ordenación
Descendente, de forma que para cada centro los registros según
la secuencia alfabética inversa: IP, ESO, CF, BAC.
pero, por lo demás, la ordenación es totalmente
análoga.

13. Ordenación por cuatro criterios
Para conseguir este tipo de ordenación, deberá primero ordenarse por el criterio de ordenación de menor importancia (el
cuarto) y, después, ordenador por los tres criterios primarios. Así supongamos, por ejemplo, que queremos ordenador los
datos de ALUMNOS y GRUPOS por CENTRO, ETAPA, FAMILIA y CURSO. En primer lugar deberemos ordenar
únicamente por curso:
y, posteriormente, por los otros tres
criterios:

14. De modo que el resultado es la ordenación según cuatro criterios (hasta CURSO inclusive,
aunque hemos prescindido de la ordenación por CICLO):
Hasta el momento nos hemos limitado a
ordenaciones de tipo ascendente o descendente,
pero igualmente se pueden realizar según otros
patrones, por ejemplo, por días de la semana, por
meses, u otro tipo de orden. Para conseguirlo hay
que utilizar el botón Opciones de la ventana
Ordenar:

15. y en el Primer criterio de ordenación
seleccionar algunos de los patrones
de orden predeterminados (Normal
es el patrón de orden alfabético que
hemos utilizado hasta ahora):
El usuario podría crear su propio patrón de
ordenación, si fuese conveniente. Por ejemplo, y
siguiendo con el ejemplo de datos de ALUMNOS-
GRUPOS, imaginemos que queremos ordenar el
TURNO según la secuencia: M - V - N - D (que no
es alfabético directo ni inverso). En primer lugar
habría que crear una lista personalizada de Excel
que siga esta secuencia. Esto se hace escribiendo
esta secuencia en algún lugar de la hoja de cálculo
(obsérvese a la derecha en la siguiente imagen ) y,
mediante la opción de menú Herramientas >
Opciones,
y la ficha Listas personalizadas, Importar la
nueva lista escribiendo o usando , la
referencia del rango donde está la secuencia:

16. con lo que queda registrada una nueva lista denominada M, V, N, D:
de forma que en Ordenar, accediendo a Opciones: se podría
elegir para TURNO:
esta secuencia como primer criterio de ordenación:
En lo anterior hemos aceptado implícitamente que la ordenación se
realizaba por filas, es decir, que se movían las filas arriba o abajo, según
conviniera al criterio de ordenación. ¿Qué sucede si quisiéramos llevar
a cabo una ordenación por columnas, es decir, de izquierda a derecha?
La solución es inmediata: simplemente en las Opciones de Ordenar se
puede elegir Ordenar de izquierda a derecha, en lugar de Ordenar de
arriba hacia abajo, que s la opción predeterminada:

17. Observaciones generales sobre la ordenación de datos
Para excluir de la ordenación la primera fila de datos, si se trata de un encabezado de columna, en el menú Datos,
hágase clic en Ordenar y, a continuación, elíjase Sí en El rango de datos tiene fila de encabezamiento.
Para realizar una ordenación que distinga mayúsculas de minúsculas, en el menú Datos hágase clic en Ordenar,
luego en Opciones y, a continuación, selecciónese Distinguir mayúsculas de minúsculas.
En una ordenación ascendente, MS Excel utiliza el siguiente orden:
- Números: se ordenan desde el número negativo menor al número positivo mayor.
- Texto alfanumérico: se ordenará de izquierda a derecha, carácter por carácter. Por ejemplo, si una celda contiene el texto
"A100", Excel colocará la celda detrás de la celda que contenga la entrada "A1" y antes de la celda que contenga la entrada "A11".
El texto puro y el texto que incluye números se ordenarán del siguiente modo:
0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 (espacio) ! " # $ % & ( ) * , . / : ; ? @ [ ] ^ _ ` { | } ~ + < = > A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W X Y
Z
Los apóstrofos (') y guiones (-) no se tienen en cuenta, con una excepción: si dos cadenas de texto son iguales salvo por un guión,
el texto con el guión se ordenará en último lugar.
- Valores lógicos: FALSO precede a VERDADERO.
- Espacios en blanco: siempre se colocan en último lugar.
- Valores de error: todos los valores de error son iguales en cuanto a orden.
En una ordenación descendente, el orden se invierte salvo en las celdas en blanco que siempre se colocan al final.
Filtrado de datos
Los filtros constituyen una forma rápida y sencilla de buscar un subconjunto de datos que cumpla unas
determinadas condiciones (o criterios) dentro un conjunto (o rango) más amplio, con objeto de trabajar exclusivamente con dicho
subconjunto.
A diferencia de la ordenación, el filtrado no reorganiza los datos: de un rango filtrado se muestran únicamente las filas de
datos que cumplen los criterios que se especifiquen y se ocultan temporalmente las filas que no los cumplen. Así, el filtrado permite
modificar, aplicar formato, representar en gráficos e imprimir el subconjunto filtrado sin necesidad de reorganizar ni de ordenar el
conjunto original.

18. Para ilustrar el filtrado volvamos al conjunto de
La aplicación de un filtro sencillo
permite inmediatamente apartar los
datos correspondientes, por ejemplo, a
un solo centro sin necesidad de
reorganizar (mover, borrar, etc.) los
datos originales:
Para obtener el subconjunto de datos filtrado de la imagen anterior se ha
aplicado a los datos un filtro simple que se podría expresar textualmente
como "Obtener aquellas filas de datos cuyo valor en la columna
DENOMINACIÓN sea JUANA DE PIMENTEL". Obsérvese en el área de
numeración de las filas (a la izquierda de la imagen) que sólo son visibles
algunas de ellas: 24, 95, 100, 105, ... -es decir, las que contienen el
nombre del centro solicitado en la columna B (DENOMINACIÓN)- y que a
partir de la 287 están vacías. El resto permanecen ocultas por no cumplir
el criterio exigido. Pero los datos originales permanecen inalterados en
cuanto a contenido y posición en las celdas.
MS Excel proporciona dos utilidades para filtrar datos:
Autofiltro, que usa filtros basados en criterios simples;
Filtro avanzado, indicado para el uso de criterios más complejos.

19. Autofiltros
Un autofiltro consiste en el establecimiento automático por parte de
Excel de determinadas condiciones para el filtrado de los datos de
un conjunto (es decir, para la selección de ciertos datos específicos
dentro del conjunto), sin necesidad de que el usuario intervenga
salvo cuando tenga que aplicar el filtro a su conveniencia.
Si el usuario hace clic en alguna celda del área del conjunto de datos
y utiliza la opción de menú Filtro > Autofiltro:
ésta queda marcada en el menú y automáticamente en los encabezados de columna del
conjunto de datos aparecerán unas flechas de Autofiltro a la derecha de los rótulos de columna:
y si se hace clic en una de las flechas,
en la de la columna
DENOMINACIÓN, por ejemplo, se
despliega una lista que contiene todos
y cada uno de los nombres de centro
diferenciados que Excel ha
encontrado en dicha columna,
además de otras opciones
denominadas (Todas), (Diez
mejores...) y (Personalizar...):

20. Si se elige en la lista una denominación de centro, Excel filtra
todas las filas excepto las correspondientes a esta denominación:
Y después de filtrar una columna, si es preciso centrarse en información aún más
específica, se puede filtrar otra columna y luego otra, y así sucesivamente,
haciendo clic en la flecha situada junto al título de cada columna. De hecho, ahora
se podría filtrar la ETAPA para quedarse únicamente con los ciclos formativos, por
ejemplo:

21. De modo que se muestran todos los ciclos impartidos por el centro:
para después filtrar algún CICLO en particular:
y observar sólo los alumnos y grupos de este ciclo:
Obsérvese que MS Excel indica las columnas filtradas dibujando las flechas de autofiltro en color azul.
Notas:
Se pueden filtrar las columnas en el orden que convenga; los filtros se aplicarán progresivamente. Cada filtro aplicado
restringe los datos sobre los que se aplicará el filtro siguiente, ya que cuando se aplica un filtro a una columna, los
únicos datos disponibles para las demás columnas serán los valores visibles del rango filtrado.

22. CONCLUSION
La estadística con frecuencia se realiza con la intención de llegar a
establecer conclusiones o a obtener resultados, esto demanda muchas veces
estudiar centenares, miles o aun cifras más altas de cosas, objetos, personas o
grupos. Por ejemplo un caso extremo de estudio que involucra a la estadística es
la realización de un censo, a pesar de la ayuda de procedimientos complejos
diseñados para tal fin, constituye siempre una tarea gigantesca resumir y describir
las enormes cantidades de datos que se generan de los proyectos de
investigación.
Usando los principios más elementales de la estadística descriptiva, es
posible describir las características de los datos con bastante claridad y precisión,
de modo que las tendencias o generalidades se puedan descubrir más
rápidamente y comunicar con mayor facilidad. Primero, es menester clarificar que
dependiendo del nivel de medición de la variable se posibilitará su organización.

23. BLIBLIOGRAFIA
• wikillerato.org/Organización_de_los_datos.htm
•psicocode.com/psicologia/organizacion-de-datos-estadisticos
•psicocode.com/psicologia/organizacion-de-datos-estadisticos