Manual excel avanzado

Información obtenida en: https://support.office.com
MANUAL EXCEL AVANZADO
SESION No. 2
Índice
1. TEXTO EN COLUMNAS
2. ELIMINAR DUPLICADOS
3. VALIDACIÓN
4. SUBTOTALES
1. TEXTO EN COLUMNAS
1.1 Dividir texto en diferentes columnas con el Asistente para convertir texto
en columnas
Puede tomar el texto en una o más celdas y propagarlo en varias de ellas. Esto se
denomina análisis y es lo contrario de concatenación, donde puede combinar texto
de dos o más celdas en una. Por ejemplo, si tiene una columna de nombres
completos, puede dividir esa columna en columnas de nombre y apellido
independientes como esta:
Vaya a Datos> Texto en columnas y el asistente le guiará por el proceso. Aquí tiene
un análisis de cómo funciona:
1. Seleccione la celda o columna que contiene el texto que desea dividir.
Nota: Seleccione tantas filas como desee, pero no más de una columna. Asegúrese
de que hay suficientes columnas vacías a la derecha de manera que nada de allí se
sobrescriba. Si no tiene suficientes columnas vacías, agréguelas.

2. Haga clic en Datos >Texto en columnas.
3. Esto inicia el Asistente para convertir texto en columnas. Haga clic
en Delimitado > Siguiente.
4. Active Espacio y desactive el resto de los cuadros o
active Coma y Espacio si esa es la manera en que se divide su texto (Díaz,
Carlos, con una coma y un espacio entre los nombres). Puede ver una vista
previa de los datos en la ventana Vista previa de los datos.
5. Haga clic en Siguiente.
6. En este paso, elija el formato para sus nuevas columnas o bien, puede dejar
que Excel lo haga por usted. Si desea elegir su propio formato, seleccione el
formato que desee, como Texto, haga clic en la segunda columna de datos
de la ventana Vista previa de los datos y haga clic en el formato de nuevo.
Repita para todas las columnas de la ventana de vista previa.

7. Haga clic en el botón a la derecha del cuadro Destino para contraer el
cuadro de diálogo.
8. Seleccione las celdas de su libro donde desea pegar sus datos divididos. Por
ejemplo, si está dividiendo un nombre completo en una columna de nombre
y una columna de apellido, seleccione el número adecuado de celdas en dos
columnas adyacentes.

9. Haga clic en el botón para expandir el cuadro de diálogo y después haga
clic en Finalizar.
2. ELIMINAR DUPLICADOS
Cuando quita valores duplicados, sólo se afecta a los valores del rango de celdas o
tabla. No se modifica ni se mueve ningún otro valor fuera del rango de celdas o
tabla.
Debido a que borra los datos de manera permanente, es buena idea copiar el rango
original de celdas o tabla en otra hoja de cálculo o libro antes de quitar los valores
duplicados.
1. Seleccione el rango de celdas o asegúrese de que la celda activa se
encuentra en una tabla.
2. En el grupo Herramientas de datos de la pestaña Datos, haga clic en Quitar
duplicados.
3. Realice uno o varios de los siguientes procedimientos:
o En Columnas, seleccione una o más columnas.
o Para seleccionar rápidamente todas las columnas, haga clic
en Seleccionar todo.
o Para borrar rápidamente todas las columnas, haga clic en Anular
selección.
Si el rango de celdas o tabla contiene muchas columnas y sólo desea seleccionar
algunas, le será más fácil hacer clic en Anular selección y, a continuación,
en Columnas, seleccionar dichas columnas.
4. Haga clic en Aceptar.
Aparece un mensaje indicándole cuántos valores duplicados se han quitado y
cuántos valores únicos permanecen o si no se han quitado valores duplicados.

5. Haga clic en Aceptar.
3. VALIDACIÓN
3.1 Agregar validación de datos a una celda o un rango utilizando una lista de
datos
1. Seleccione una o más celdas para validar.
2. En la pestaña Datos, del grupo Herramientas de datos, haga clic
en Validación de datos.
1. En la pestaña Configuración, en el cuadro Permitir, seleccione Lista.
2. En el cuadro Origen, escriba los valores de la lista, separados por comas.
Por ejemplo:
a. Para limitar una respuesta a dos opciones (por ejemplo "¿Tiene
hijos?"), escriba Sí,No.

b. Para limitar la reputación de la calidad de un proveedor a tres
clasificaciones, escriba Baja, Media, Alta.
Nota: Generalmente, estos pasos solo se recomiendan para los elementos de lista
que probablemente nunca cambien. Si tiene una lista que pueda cambiar, o si
necesita agregar o quitar elementos de vez en cuando, le irá mejor si sigue el paso
del siguiente procedimiento recomendado.
Procedimiento recomendado: También puede crear entradas de la lista mediante
referencia a un rango de celdas ubicadas en otra parte del libro. La manera más
eficaz es crear la lista, después aplicar el formato como una tabla de Excel (desde
la pestaña Inicio, seleccione Estilos > Dar formato como tabla > elija el estilo de
tabla que sea mejor para usted). Después, seleccione el rango de cuerpo de datos
de la tabla, que es la parte de la tabla que solo tiene la lista, no el encabezado de
la tabla (en este caso, Departamento), y proporciónele un nombre significativo en el
cuadro Nombre encima de la columna A.
3. En lugar de escribir los valores de la lista en el cuadro Origen de la validación
de datos, agregue el nombre que acaba de definir precedido de un signo igual
(=).

4.
5. Lo mejor sobre usar una tabla es que a medida que agrega o quita elementos
de la lista, su lista de validación de datos se actualizará automáticamente.
6. Nota: Es mejor colocar sus listas en una hoja de cálculo independiente
(oculta si fuera necesario) de forma que nadie pueda editarlas.
7. Asegúrese de que esté activada la casilla Celda con lista desplegable.
8. Para especificar cómo quiere administrar los valores en blanco (nulos), active
o desactive la casilla Omitir blancos.
Nota: Si los valores permitidos se basan en un rango de celdas que tiene un nombre
definido y existe una celda en blanco en cualquier lugar de ese rango, al seleccionar
la casilla Omitir blancos permite que cualquier valor se escriba en la celda
validada. Esto también se cumple para cualquier celda a la que se haga referencia
mediante fórmulas de validación: si cualquier celda a la que se hace referencia está

en blanco, al seleccionar la casilla Omitir blancos permite que cualquier valor se
escriba en la celda validada.
9. Pruebe la validación de datos para asegurarse de que funciona
correctamente. Trate de escribir datos válidos y no válidos en las celdas para
asegurarse de que la configuración funciona como pretende y que los
mensajes están apareciendo como espera.
Notas:
• Tras crear su lista desplegable, asegúrese de que funciona de la manera que
quiera. Por ejemplo, puede que quiera comprobar si la celda es lo bastante
ancha para mostrar todas sus entradas.
• Si la lista de entradas para lista desplegable está en otra hoja de cálculo y
desea evitar que los usuarios la vean o realicen cambios, piense en ocultar y
proteger dicha hoja de cálculo.
• Eliminar validación de datos: seleccione la celda o celdas que contienen la
validación que desea eliminar, luego vaya a Datos > Validación de datos y
en el diálogo de validación de datos, presione el botón Borrar todo y
después Aceptar.
3.2 Restrinja la entrada de datos a números enteros dentro de límites.
1. Siga los pasos anteriores 1 a 3 en Agregar validación de datos a una celda o
rango.
2. En la lista Permitir, seleccione Número entero.
3. En el cuadro Datos, seleccione el tipo de restricción que desee. Por ejemplo,
para definir los límites superior e inferior, seleccione entre.
4. Escriba el valor mínimo, máximo o específico que se va a permitir.
También puede escribir una fórmula que devuelva un valor de número.

Por ejemplo, supongamos que está validando datos en la celda F1. Para establecer
un límite mínimo de deducciones en dos veces el número de secundarios en dicha
celda, seleccione mayor o igual que en el cuadro Datos y escriba la
fórmula =2*F1, en el cuadro Mínimo.
16.3 Restrinja la entrada de datos a una fecha dentro de un intervalo de fechas.
rango.
2. En el cuadro Permitir, seleccione Fecha.
para permitir las fechas posteriores a un día determinado, seleccione mayor
que.
4. Escriba la fecha de inicio, de finalización o específica que se va a permitir.
También puede escribir una fórmula que devuelva una fecha. Por ejemplo, para
establecer un período de tiempo entre la fecha de hoy y 3 días desde la fecha actual,
seleccione entre en el cuadro Datos, escriba =HOY() en el cuadro Fecha de
inicio y escriba =HOY()+3 en el cuadro Fecha de finalización.
3.4 Restrinja la entrada de datos a una hora dentro de un período de tiempo.
rango.
2. En el cuadro Permitir, seleccione Hora.
para permitir horas antes de una hora determinada del día, seleccione menor
que.
4. Escriba la hora de inicio, de finalización o la hora específica que desee
permitir. Si desea especificar horas específicas, use el formato de hora
hh:mm.

Por ejemplo, supongamos que tiene la celda E2 configurada con una hora de inicio
(8:00) y la celda F2 con una hora de finalización (17:00) y quiere limitar las horas de
la reunión entre esas horas. Seleccione entre en el cuadro Datos, escriba =E2 en el
cuadro Hora de inicio y escriba =F2 en el cuadro Hora de finalización.
3.5 Restrinja la entrada de datos a texto de una longitud específica.
rango.
2. En el cuadro Permitir, seleccione Longitud del texto.
para permitir un número máximo de caracteres, seleccione menor que o
igual a.
4. En este caso queremos limitar la entrada a 25 caracteres, así que
seleccione menor o igual a en el cuadro Datos y escriba 25 en el
cuadro Máximo.

3.6 Calcule qué se permite según el contenido de otra celda.
rango. en el cuadro Permitir, seleccione el tipo de datos que quiera.
2. En el cuadro Datos, seleccione el tipo de restricción que desee.
3. En el cuadro o los cuadros situados debajo del cuadro Datos, haga clic en la
celda que desee usar para especificar qué se permite.
Por ejemplo, para permitir entradas para una cuenta solo si el resultado no superará
el presupuesto de la celda E1, seleccione Permitir > Número completo, datos,
menor que o igual a, y Máximo >= =E1.

4. SUBTOTAL
Al insertar subtotales:
• Los subtotales se calculan con una función de resumen,
como Suma o Promedio, con la función SUBTOTAL. Puede mostrar más de
un tipo de función de resumen de cada columna.
• Los totales generales se derivan de datos de detalle, no de los valores de
los subtotales. Por ejemplo, si usa la función de resumen Promedio, la fila
total general muestra un promedio de todas las filas de detalle de la lista, no
un promedio de los valores de las filas de subtotales.
4.1 Insertar Subtotales

1. Asegúrese de que todas las columnas de un intervalo de datos para el que
desea calcular los subtotales tienen una etiqueta en la primera fila, contienen
hechos similares y, asimismo, que el rango no incluye filas o columnas en
blanco.
2. Seleccione una celda del rango.
3. Siga uno de los procedimientos siguientes:
Insertar un nivel de subtotales
Puede insertar un nivel de subtotales para un grupo de datos, como se muestra
en el ejemplo siguiente.
1. En cada cambio en la columna Deporte...
2. …calcula el subtotal de la columna Ventas.
a. Para ordenar la columna que contiene los datos que desea agrupar,
seleccione dicha columna y, en la ficha Datos, en el grupo Ordenar y
filtrar, haga clic en Ordenar de A a Z o en Ordenar de Z a A.
b. En el grupo Esquema de la ficha Datos, haga clic en Subtotal.
Se mostrará el cuadro de diálogo Subtotales.
c. En el cuadro Para cada cambio en, haga clic en la columna cuyos
subtotales desee calcular. Por ejemplo, en el ejemplo anterior
seleccionaría Deporte.

d. En el cuadro Usar función, haga clic en la función de resumen que
desee usar para calcular los subtotales. Por ejemplo, en el ejemplo
anterior seleccionaría Suma.
e. En el cuadro Agregar subtotal a, active la casilla correspondiente a
cada columna que contenga valores cuyos subtotales desee calcular.
Por ejemplo, en el ejemplo anterior seleccionaría Ventas.
f. Si desea un salto de página automático después de cada subtotal,
active la casilla de verificación Salto de página entre grupos.
g. Para especificar una fila de resumen encima de la fila de detalles,
desactive la casilla Resumen debajo de los datos. Para especificar
una fila de resumen debajo de la fila de detalles, active la
casilla Resumen debajo de los datos. Por ejemplo, en el ejemplo
anterior esta casilla se desactivaría.
h. O bien, puede utilizar de nuevo el comando Subtotales repitiendo los
pasos del uno al siete para agregar más subtotales con diferentes
funciones de resumen. Para evitar que se sobrescriban los subtotales
existentes, desactive la casilla de verificación Reemplazar subtotales
actuales.
Insertar niveles anidados de subtotales
Puede insertar subtotales para grupos internos, anidados dentro de sus grupos
externos correspondientes, como se muestra en el ejemplo siguiente.
1. En cada cambio en la columna externa Región...

2. …calcula el subtotal de las Ventas para esa región y en cada cambio en la
columna interna Deporte.
i. Para ordenar la columna que contiene los datos que desea agrupar,
seleccione dicha columna y, en la ficha Datos, en el grupo Ordenar y
filtrar, haga clic en Ordenar de A a Z o en Ordenar de Z a A.
j. Inserte los subtotales externos.
Cómo insertar los subtotales externos
i. En el grupo Esquema de la ficha Datos, haga clic en Subtotal.
ii. En el cuadro Para cada cambio en, haga clic en la columna de
los subtotales externos. En el ejemplo anterior, haría clic
en Región.
iii. En el cuadro Usar función, haga clic en la función de resumen
que desea usar para calcular los subtotales. Por ejemplo, en el
ejemplo anterior seleccionaría Suma.
iv. En el cuadro Agregar subtotal a, active la casilla de
verificación correspondiente a cada columna que contenga
valores cuyos subtotales desee calcular. En el ejemplo anterior,
seleccionaría Ventas.
v. Si desea un salto de página automático después de cada
subtotal, active la casilla de verificación Salto de página entre
grupos.
vi. Para especificar una fila de resumen encima de la fila de
detalles, desactive la casilla Resumen debajo de los datos.
Para especificar una fila de resumen debajo de la fila de
detalles, active la casilla Resumen debajo de los datos. Por
ejemplo, en el ejemplo anterior esta casilla se desactivaría.
vii. O bien, puede utilizar de nuevo el
comando Subtotales repitiendo los pasos del uno al seis para
agregar más subtotales con diferentes funciones de resumen.
Para evitar que se sobrescriban los subtotales existentes,

desactive la casilla de verificación Reemplazar subtotales
actuales.
k. Inserte los subtotales anidados.
Cómo insertar los subtotales anidados
i. En el grupo Esquema de la ficha Datos, haga clic en Subtotal.
ii. En el cuadro Para cada cambio en, haga clic en la columna
del subtotal anidado. En el ejemplo anterior,
seleccionaría Deporte.
iii. En el cuadro Usar función, haga clic en la función de resumen
que desea usar para calcular los subtotales. Por ejemplo, en el
ejemplo anterior seleccionaría Suma.
Seleccione las demás opciones que desee.
iv. Desactive la casilla de verificación Reemplazar subtotales
actuales.
l. Repita el paso anterior para más subtotales anidados, empezando
desde los más externos.
Sugerencia: Para mostrar un resumen solamente de los subtotales y de los
totales generales, haga clic en los símbolos de esquema que aparecen
junto a los números de fila. Utilice los símbolos y para mostrar u ocultar las
filas de detalle de los subtotales individuales.
4.2 Eliminar Subtotales
1. Seleccione una celda del rango que contiene los subtotales.
2. En el grupo Esquema de la ficha Datos, haga clic en Subtotal.
3. En el cuadro de diálogo Subtotal, haga clic en Quitar todos.

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