Este documento presenta información sobre workflows en SharePoint. Explica qué es un workflow y cómo pueden usarse para automatizar procesos de negocio como la aprobación de documentos. Luego describe diferentes tipos de workflows, las nuevas características en SharePoint 2013 y cómo crear formularios y acciones personalizadas. Finalmente, cubre cómo simular un timer job en SharePoint Online usando workflows.

2. • Primera parte - Charla
• ¿Qué es un Workflow?
• ¿Para qué nos sirve? ¿En qué deberíamos usarlo y en qué no?
• Tipos de Workflow
• Lo nuevo que traen los workflows de Sharepoint 2013
• Formularios para workflows y Custom Actions
• Microsoft Visio Workflows
• Segunda parte - Workshop
• Simular un TimerJob en Sharepoint Online

3. • ¿Qué es un Workflow?
• ¿Para qué nos sirve? ¿En qué
deberíamos usarlo y en qué no?
• Tipos de Workflow
• Lo nuevo que trae los workflows
de Sharepoint 2013
• Formularios de workflows y
Custom Actions
• Microsoft Visio Workflows

4. • Similar a un diagrama de flujo
• Serie de tareas que producen un resultado
• Más concretamente como el movimiento
automatizado de documentos o elementos a
través de una secuencia de acciones o tareas
que están relacionadas con un proceso
empresarial
• Completamente automatizado!

5. Volvamos al ejemplo anterior… Sin workflow:
1. Pablo recibe un documento
2. Se lo manda por mail a los revisores
3. Ania ve el mail y lo aprueba/no lo aprueba
4. En caso de aprobarlo, Ania manda el mail a Luciano
para una segunda revisión
5. Luciano revisa el mail con el documento y si está todo
bien lo aprueba, y le informará a quién tenga que
informarle (por mail, en persona, etc.)
¿Cuál es el problema con esto?
• Pablo perdió el documento
• Pablo envía un mail con información incorrecta
(revisores incorrectos, documento deprecado, etc.)
• Ania se olvida de revisarlo
• Lucho se olvida de revisarlo
• El documento queda traspapelado en algún mail de
las 3 personas
• Borraste el mail borraste el documento
• Muchos documentos muchos mails
Con workflow:
1. Cualquier persona carga el documento en la lista para
aprobación
2. El flujo de trabajo asigna la tarea al revisor
correspondiente (Ania), le envía un mail a Ania con un
formulario con información del mismo como por
ejemplo comentarios y ella lo puede aprobar o rechazar
desde el mismo mail
3. En caso de ser aprobado, el flujo de trabajo se encarga
de asignar la tarea al siguiente revisor (Luciano) y
mandarle un mail con la información y los comentarios
de Ania (opcional)
4. El documento queda aprobado definitivamente en caso
de que el revisor final lo apruebe.
• En caso de ser rechazado en alguna instancia, se puede
definir acciones a tomar al momento de definición del
workflow

6. Muy útil en:
• Procesos de negocio cortos o
medianos (WFComplexity)
• Procesos de negocios volátiles al
cambio
• Aprobación de lo que sea (literal)
• Gestión y transacciones de
documentos
No es muy útil en:
• Procesos de negocio largos o
complejos (WFComplexity)
• Procesos de negocio que deben
ejecutarse sobre muchos elementos
(a nivel elemento)
• Demasiado uso de Web Services
• Testing complicado

7. • Las instancias están
relacionadas al contexto del
elemento y de la lista
actuales
• Las acciones más comunes
están relacionadas a los
campos del “Elemento
actual”
• Si haces una plantilla de la
lista, el workflow asociado
se copia también
• Las instancias pueden estar
relacionadas a una
lista/biblioteca/TdC
• Si el WF se crea en un sitio,
todos los sitios hijos podrán
usarlo
• Pueden ser exportados y
usados en cualquier otro
sitio
• Pueden tener “columnas
asociadas” que se agregan
automáticamente al asociar
el WF una lista
• Las instancias están
asociadas al sitio
• Muchas acciones
relacionadas a los otros 2
WF no están
• Muy útil en casos que
conciernen al todo el sitio y
no una lista/TdC en
particular

13. Formularios:
• Sirven para pasar “parámetros” al WF
• Sólo son válidos para el inicio manual del WF
• Configurables con cualquier tecnología client-side, ya
que son .aspx
Custom Actions:
• Sirven para ejecutar WF de forma manual
• Intuitivos, fáciles de utilizar
• Añaden un buen atajo a la ejecución de un WF
• Poder administrar visualización a través de audiencia
(máscara de derechos)

15. Simulando un TimerJob en
Sharepoint Online mediante WF
con Axel Furlan

16. https://msdn.microsoft.com/en-us/library/office/jj163181.aspx
https://msdn.microsoft.com/en-us/library/office/jj163177.aspx
https://msdn.microsoft.com/en-us/library/office/jj164026.aspx
https://www.webucator.com/tutorial/advanced-microsoft-sharepoint/creating-custom-workflows-with-
sharepoint-designer-2013.cfm
https://msdn.microsoft.com/en-us/library/jj728659.aspx