El documento describe los sistemas de workflow, incluyendo su definición, arquitectura y componentes. Explica cómo surgen los workflow para apoyar procesos estructurados en organizaciones modernas orientadas a procesos. Resume los beneficios de los workflow como la reducción de costos y la mejora de la calidad y productividad.

1. Sistemas de tipo Workflow

2. Agenda Contexto, definición Arquitectura, componentes Estándar WfMC ¿Qué evaluar en un wf? Beneficios Modelamiento

3. Contexto en que surgen Las tendencias imperantes en el mundo de los negocios: Aumento de productividad Mejor calidad Mejor servicio al cliente Reducción de costos Entorno cambiante obligan a las empresas a repensarse a sí mismas y rediseñar sus soportes tecnológicos.

4. Contexto: Organizaciones tradicionales (piramidales)

5. Contexto: Org. Tradicionales: estrategia de automatización Proliferación de sistemas departamentales inconexos, no integrados y parciales, enfocados al registro y recuperación de grandes volúmenes de información La tecnología es usada para mecanizar antiguas formas de trabajar Sistemas inflexibles que rigidizan las organizaciones

6. Contexto: Organizaciones modernas (por proceso)

7. Contexto: Estrategias de automatización org. modernas: tecnologías de apoyo al trabajo colaborativo o Groupware Nueva clase de tecnologías (software y hardware) que ayudan a las personas a trabajar mejor en equipo Crean un ambiente en el cual las personas pueden compartir información y otros recursos de la red sin restricciones de tiempo y espacio. Apoyan la comunicación, colaboración y coordinación de las personas

8. Contexto: algunas estadísticas 10-15% de los ingresos de una org. se gastan en crear, administrar y distribuir documentos 60% del tiempo de las personas se gasta trabajando con documentos 75%-85% de los documentos de negocios están en papel Un documento en promedio es copiado 5 veces. Un trabajador pierde en promedio 50%-80% de su tiempo buscando información

9. Contexto: impacto de los Workflow Workflow tendrá tanto impacto en informática como lo tuvieron las bases de datos hace 20 años. De Dependencia de datos A Dependencia de flujos

10. Qué es un workflow? Una aplicación que .... Representa procedimientos de trabajo mediante el flujo de documentos electrónicos Transfiere estos documentos de un empleado a otro, de acuerdo a las reglas del negocio Registra los datos en una base de datos administrativa, con fines de medición y seguimiento

11. ¿Qué es un wf?: ámbito de operacion Los workflow tienen como misión apoyar procesos estructurados orientados a la administración caso a caso, en los que intervienen varios actores. Los workflow no son candidatos para: procesos altamente automatizados e intensivos en transacciones que requieren escasa intervención humana. procesos colaborativos no repetitivos, creados para un número limitado de ocurrencias AUGE Sistemas S.A.

12. La realidad del trabajo

13. El trabajo estructurado es más fácil de modelar

14. ¿Qué es un wf?: el director de orquesta Comité Atención clientes Analista Cliente

15. Qué es un wf?: pegamento Comercial Producción Administración Proceso Orden de compra Programación de la producción Contabilidad, facturación Departamento Departamento Departamento

16. Workflow Los workflow permiten: Ligar las actividades y aplicaciones que pertenecen a un mismo proceso Apoyar la coordinación de las personas Dar seguimiento a las tareas Evaluar la efectividad en el cumplimiento de los compromisos Reconfigurar procesos sin tocar los sistemas Todo lo anterior en tiempos de desarrollo cortos

17. Workflow: aplicaciones típicas Solicitudes de crédito o leasing (Bancos, Financieras) Atención de reclamos y solicitudes de clientes (Bancos, empresas de servicios) Solicitudes de reembolso (Isapres, Seguros) Trámite de pensiones (AFP) Oficinas de partes (adm. Pública) Procesos administrativos (pedidos internos, órdenes de compra, solic. Vacaciones, ...)

18. Historia: Evolución del flujo de trabajo Físico Papel Proceso manual Incrustado en las aplicaciones Explícito pero aún parte de las aplicaciones Interactivo y separado de las aplicaciones

19. Componentes básicos Ambiente de modelamiento Ambiente de desarrollo Ambiente de ejecución (interfaz usuaria) Ambiente de administración y monitoreo Procesador de transacciones

20. Arquitectura Basada en correos electrónicos inteligencia en el mensaje inteligencia distribuida Basada en servidor de Base de Datos (orientados a transacciones) relacionales documentales Híbridos AUGE Sistemas S.A.

21. Arquitectura basada en B.de D. B.D. Definiciones B.D. Transacciones Motor: Procesamiento de transacciones Servidor Ejecución y monitoreo Modelamiento y desarrollo Cliente AUGE Sistemas S.A. Administración

22. Arquitectura híbrida: BD y mail B.D. Definiciones B.D. Transacciones Servidor Ejecución y monitoreo Modelamiento y desarrollo Cliente AUGE Sistemas S.A. Administración Motor Servidor de correo

23. ¿Cómo evaluarlos? características deseables Lenguaje (graf.) para modelar el flujo de trabajo Configurabilidad/modificaciones de los flujos en operación Identificación de responsables y tiempos de ejecución de cada subproceso Seguimiento y registro de la historia de la tramitación: estadísticas Manejo de situaciones de excepción Asignación del trabajo a usuarios, de acuerdo a carga de trabajo AUGE Sistemas S.A.

24. ¿Cómo evaluarlos? (2) Casos que tienen hijos “autónomos” (ej; nota de pedido que da lugar a varias órdenes de compra) Integración con el medio ambiente Paralelismo, puntos de decisión, sincronismo Subprocesos Alarmas Apertura - soporte de estándares (ej:OLE, DDE) API con lenguajes de programación Seguridad Soporte de documentos, imágenes ... AUGE Sistemas S.A.

25. Estándares Workflow Management Coalition Modelo de referencia Glosario Interfases

27. Propiedades Seguimiento Medición Historia Alarmas Viernes 28 Oportunidad Flexibilidad

28. Beneficios Reducen costos Mejoran la calidad y rapidez del servicio Mejoran el uso y la oportunidad de la información Mejoran el control de los procesos Flexibilidad organizacional Diferenciación en el mercado Eliminación de trabajo AUGE Sistemas S.A.

29. Workflow: principales actores Workflow transaccionales (de producción) Filenet, Forte, Eastman, Staffware, IBM Flowmark, Plexus Workflow de coordinación (ad-hoc) Action, Lotus Notes, MS Exchange, TeamWare

30. Análisis de un proceso estructurado Construir una narrativa del proceso. Luego, descomponerla identificando: los verbos; en general corresponden a acciones o tareas los roles o usuarios (¿quién realiza qué cosa?) los objetos; en general corresponden a los documentos o parte de la información que ellos contienen (datos) los momentos de paralelismo, sincronización o puntos de decisión (reglas del proceso)

31. Análisis de un proceso estructurado Ejemplo: Mi Secretaria llena la postulación en triplicado, para lo cual pide todos los antecedentes necesarios ( RUT, nombre, dirección etc...) Me envía los formularios; yo le doy una prioridad la trabajo, y luego lo asigno a algún analista (copia verde). En paralelo, envío la copia azul al área comercial para que lo evalúen, y me quedo con al otra copia. Espero la llegada de las dos copias, formo un expediente y tomo una decisión ; le envío el expediente al Comité

32. Reingeniería de procesos y workflow El término hace referencia a cambios importantes en el manejo y en los procedimientos de las organizaciones Surge a partir de: la necesidad de ser más competitivos en un mercado globalizado mantener clientes satisfechos, mediante ofertas “personalizadas” oportunidades creadas por el desarrollo de las nuevas tecnologías AUGE Sistemas S.A.

33. Reingeniería y workflow Reingeniería: cambios en los procesos de negocios pueden provocar mejoras radicales en el rendimiento Parte de las definiciones estratégicas de la organización (misión, objetivos ..) y va ganando en detalle (enfoque top down) Workflow: se reorganizan las actividades operativas y se ligan todas aquellas que pertenecen a un mismo proceso (enfoque bottom up)

34. Reingeniería y workflow Misión Objetivos Procesos Actividades Reingeniería Workflow Funciones

35. Modelamiento Mapa no es el territorio

36. Modelamiento de sistemas Estrategia Particionamiento Múltiples perspectivas

37. Modelamiento de sistemas El sistema Espacio de estados Espacio de datos Espacio funcional

38. Modelamiento de sistemas Espacio de estados Espacio de datos El sistema Espacio funcional Espacio de coordinación y sincronización

39. Roles y sincronización

40. Modelamiento: metodologías Metamodelos Modelos orientados a las tareas: Information Control Net (ICN) de Xerox Modelos basados en estados Modelos orientados al cliente: Bussiness Process Design Language (BPDL) de BDA En la base: redes de Petri

41. Modelamiento: Algunos términos Procesos o procedimientos Tareas o actividades Estado Rutas Reglas Roles/actores Formularios o documentos electrónicos Transacciones, instancias o casos

42. P2 A3 A1 A4 A5 A6 & & A7 R2 R4 R1 Dat A21 A22 A23 A24 Or: nodo de decisión &: paralelismo (sincronismo) Ai: actividad Pi: subproceso Ri: Rol Dat: repositorio de info Modelamiento: modelo ICN

43. MODELO: INSCRIPCION OTE SENCE Ingresar Solicitud Ej. Atención a Público Asignar Abogado Jefe Depto. Jurídico Resolver Aspectos legales Abogado Calificar y Resolver aspectos técnicos Supervisor Asignar Supervisor Jefe Depto. Supervisión Emitir Oficio Rechazo Jefe Depto. Jurídico Emitir Oficio Rechazo Jefe Dpto. Capacitación Emitir y firmar resolución Director Nac. Comunicar resolución Oficina de Partes

44. Modelamiento: BPDL 0:0:0 Workflow básico Petición Negociación Aceptación Ejecución Cliente Ejecutor

45. Modelamiento: mapas BPDL