Trabajo de Workflow

1. Workflow
Presentado por:
Alfonso Campillos
Sergio Nevado
Ángel Sanroma

2. ¿Qué es el
Workflow?
El workflow es el estudio de los
aspectos operacionales de una
actividad de trabajo: cómo se
estructuran las tareas, cómo se
realizan, cuál es su orden
correlativo, cómo se sincronizan,
cómo fluye la información que
soporta las tareas y cómo se le
hace seguimiento al cumplimiento
de las tareas.
Su principal función es acercar
personas, procesos y máquinas,
con el objeto de reducir tiempo y
acelerar la realización de un
trabajo.

3. Control del Workflow
Se pueden distinguir tres tipos de actividad:
• Actividades colaborativas: Un conjunto de usuarios
trabajan sobre un mismo repositorio de datos para
obtener un resultado común. Tiene entidad el trabajo
de cada uno de ellos en sí mismo.
• Actividades cooperativas: Un conjunto de usuarios
trabajan sobre su propio conjunto particular,
estableciendo los mecanismos de cooperación entre
ellos. No tiene entidad el trabajo de ninguno de ellos si
no es visto desde el punto de vista global del resultado
final.
• Actividades de coordinación.

4. Facturación en workflow
Con el desarrollo de las nuevas tecnologías, la
aprobación manual de facturas de mesa en
mesa es algo que las empresas de cierto
tamaño han sustituido por flujos de trabajo
automatizados de aprobación de facturas, que
son aplicaciones que facilitan que a los
diferentes usuarios aprobadores de facturas de
una organización, les llegue la imagen
digitalizada de una factura de manera que
puedan aprobarla directamente en la
aplicación, direccionarla a otros usuarios o
rechazar su aprobación.
La gestión automatizada de los procesos de
gestión y aprobación de facturas busca la
maximización de la eficiencia del
procedimiento y la reducción de los costes
asociados al proceso.

5. Objetivos del Workflow
Según los procesos de negocio que implantemos
en la empresa los beneficios de los flujos de
trabajo pueden ser:
• Reflejar, mecanizar y automatizar los métodos y
organización en el sistema de información.
• Establecer los mecanismos de control y
seguimiento de los procedimientos
organizativos.
• Independizar el método y flujo de trabajo de las
personas que lo ejecutan.
• Facilitar la movilidad del personal.
• Soportar procesos de reingeniería de negocio.
• Agilizar el proceso de intercambio de
información y agilizar la toma de decisiones de
una organización, empresa o institución.
• Adicionalmente optimizar el servicio

6. Beneficios del Workflow
Según los procesos de negocio que implantemos en
la empresa los beneficios de los flujos de trabajo
pueden ser:
• Ahorro de tiempo y mejora de la productividad y
eficiencia de la empresa, debido a la
automatización de muchos procesos de negocio.
• Mejora del control de procesos a través de la
normalización de los métodos de trabajo.
• Mejor atención y servicio al cliente; un
incremento en la coherencia de los procesos da
lugar a una mayor previsibilidad en los niveles de
respuesta a los clientes.
• Mejora en los procesos; mayor flexibilidad de
acuerdo con las necesidades empresariales.
• Optimización de la circulación de información
interna con clientes y proveedores.

7. Motor del Workflow
El motor de Workflow es una
herramienta que permite dar
forma y automatizar los procesos
de negocios de la empresa. Con
este tipo de herramientas se
pueden formalizar las reglas
comerciales de la empresa para
automatizar el proceso de toma de
decisiones

8. Ventajas del Workflow
Ventajas
100% configurable. Se adapta a sus necesidades.
Gestión Documental integrada. Admite cualquier formato de documento
electrónico.
Generación de alarmas y avisos con envío de correo y archivos adjuntos.
Reasignación de tareas.
Generador de Expedientes en un click.
Generación de documentos y plantillas tipo.

9. Conclusiones
El propósito de los sistemas de flujo de trabajo, (o BPMS, business process
management systems), es acercar personas, procesos y máquinas, con el
objeto de reducir tiempo y acelerar la realización de un trabajo.
Estos sistemas permiten trabajar en equipo desde diferentes lugares físicos.
Los sistemas de flujo de trabajo facilitan la automatización de los flujos de trabajo
entre procesos y permiten integrar los procesos de la empresa, rediseñados de
acuerdo con ayuda de nuevas estrategias.