Plan de formas soportes

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SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS
CONTABLES
AREA: FINANZAS Y CONTABILIDAD
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PLAN DE FORMAS

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CAPITULO III PLAN DE FORMAS CONTABLES
Los formularios están conformados por toda la documentación de índole comercial, e
interno y constituyen todos los comprobantes extendidos por escrito en los que se deja
constancia de las operaciones que se realizan; estos documentos son utilizados también
por entes públicos; tal es, el caso de FUNDACITE Mérida que de acuerdo con los usos y
costumbres generalizados y las disposiciones emitidas por las diferentes leyes que rigen
esta Fundación le permiten mantener un apropiado control de todas las acciones que se
realizan en la misma.
Los formularios contables son todas las formas impresas que se elaboran o están
prediseñadas con la finalidad de recaudar información en las diferentes operaciones que
lleva acabo la Fundación para el Desarrollo de la Ciencia y Tecnología del Estado Mérida.
Constituyéndose en un elemento que siempre y cuando esté autorizado (firmado) podrá
servir como comprobante para garantizar una operación
Su misión es importante, ya que en ellos queda precisada la relación jurídica entre las
partes que intervienen en una determinada operación. También ayudan a demostrar la
realización de alguna acción comercial y por ende, son el elemento fundamental para la
contabilización de tales acciones. De todo lo anteriormente dicho deducimos que su
utilidad esta definida; por constituirse en una constancia de las operaciones realizadas por
la Fundación o la base del registro contable de las operaciones realizadas.
Cabe destacar que el reglamento Nº 04 de la LOAFSP en su articulo Nº 15 Señala la
obligación que tienen los funcionarios responsables de las unidades administradoras de
los órganos de la República y de sus Entes Descentralizados de utilizar los formularios y
registros prescritos en los manuales que forman parte del sistema para la ejecución y
registro contable. El articulo 18 del presente reglamento dice textualmente así:” Las
Transacciones de carácter financiero y la de los demás hechos económicos que afecten o
la puedan llegar afectar el patrimonio publico deben estar suficientemente documentadas.
Los documentos deben contener información completa y exacta de tales transacciones de
acuerdo como fueron incorporados al sistema y ser archivados de manera tal que estén
disponibles para su examen y permitan el seguimiento de las referidas operaciones”. Lo
anterior guarda relación con el articulo 20 de este mismo Reglamento el cual establece lo
siguiente:”Cada transacción ejecutada en la Administración Publica estará justificada por
comprobantes y documentos los cuales serán identificados mediante un “numero de
Expediente” con indicación de los ejecutores responsables y el proceso especifico que le
dio origen con el objeto de facilitar el ejercicio del control y la auditoria.”

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En la presente guía se puede observar los diferentes formatos los cuales sirven de
soporte para la contabilización, registro y control de las transacciones que realiza
FUNDACITE Mérida.

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ÍNDICE DE FORMATOS USADOS POR LA COORDINACIÓN DE FINANZAS Y
CONTABILIDAD
Formato Descripción Pág.
001 Formato para Asiento Contable 70
002 Comprobante de Egreso (Vaucher) 71
003 Comprobante de Egreso 72
004 Recibo de Ingreso 73
005 Nota de Pedido 74
006 Orden de Compra 75
007 Solicitud de Viáticos 76
008 Solicitud de Pasajes 77
009 Solicitud de Vacaciones 78
010 Solicitud de Permiso 79
011 Nomina 80
012 Formato para el calculo de los Aportes 81
013 Auxiliar de Caja de Ahorro- CONICIT Deducciones y Aportes 82
014 Auxiliar de Ley de Política Habitacional 83
015 Auxiliar de Fondos de Pensiones y Jubilaciones 84
016 Auxiliar de Antigüedad 85
017 Comprobante de Retención del IVA 86
018 ARC Comprobante de Retención de I.S.L.R 87
019 ARC-V Comprobante de Retención de I.S.L.R por concepto de
sueldos, salarios y demás remuneración similar a personas
Residentes
88
020 Conciliación Bancaria 89
021 Factura 90

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DESCRIPCIÓN DE LAS FORMAS UTILIZADAS POR LA COORDINACIÓN DE
FINANZAS Y CONTABLIDAD
001 FORMATO PARA EL ASIENTO CONTABLE
Formato elaborado por la Coordinación de Finanzas y Contabilidad de FUNDACITE
Mérida, para registrar las operaciones y transacciones efectuadas administrativamente
por la Fundación
002 COMPROBANTE DE EGRESO(VAUCHER)
Formato prediseñado el cual sirve como soporte de pago especificando la cuenta, el
beneficiario, banco, cheque emitiendo la asignación presupuestaria, así como el asiento
contable que emite el Programa o software o sistema administrativo que maneja la
respectiva Coordinación de la Fundación.
003 COMPROBANTE DE EGRESO
Documento elaborado por FUNDACITE Mérida para las personas naturales que no emiten
facturas y sirve de comprobante donde se especifica que reconocen haber recibido una
determinada suma de dinero mediante cheque, por diferentes conceptos tales como:
Viáticos, subvenciones, y/o servicios prestados por honorarios profesionales.
004 RECIBO DE INGRESO
Documento elaborado por la Coordinación de Finanzas y Contabilidad de FUNDACITE
Mérida en el cual se deja constancia, el haber recibido una determinada suma de dinero
en efectivo y/o cheque por la prestación de un servicio. Los recibos de Ingreso se
extienden por triplicado. El original se le da a la persona que realiza el pago y la copia es
para la contabilidad y la tercera copia es conservada en el talonario respectivo
005 NOTA DE PEDIDO

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Documento elaborado por la Unidad de Servicios Generales mediante la cual, formula un
pedido de compra de un bien o la prestación de un servicio a un organización o empresa
Este documento comercial no obliga a realizar la operación.
Deberán extenderse cómo mínimo tres copias: uno que queda en poder de la Unidad o la
Coordinación que solicita el bien o servicio, otra para la Unidad de Servicios Generales y
la Original para el proveedor.
006 ORDEN DE COMPRAS
Formulario elaborado por la unidad de Servicios Generales mediante la cual se identifica
la mercancías y/o productos que desea comprar a una determinada empresa u compañía
especificando la descripción del producto, el servicio y las condiciones de pago.
007 SOLICITUD DE VIÁTICOS
Formulario elaborado por la Unidad de Servicios Generales que sirve como soporte para
justificar el dinero solicitado por el personal administrativo de FUNDACITE Mérida para
viajes dentro y fuera del país
008 SOLICITUD DE PASAJES
Formulario elaborado por el pool de secretarias de la Fundación, para ser enviado a las
Agencias de Viajes con la finalidad de solicitar los pasajes para viajes estrictamente
necesarios y de carácter laboral dentro y fuera del país para el personal de FUNDACITE
Mérida. Estableciéndose las condiciones de pago y una serie de requerimientos mínimos
para su autorización.
009 SOLICITUD DE VACACIONES
Formulario elaborado por cada trabajador de FUNDACITE MÉRID A, mediante el cual
solicita al jefe el disfrute de este derecho, se especifican los días correspondientes a
disfrutar y los días pendientes por disfrutar

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Este formulario debe ser previamente revisado y aprobado por la Gerencia de Gestión
Interna, la Consultoría Jurídica, y la Presidencia Respectivamente.
010 SOLICITUD DE PERMISO
Formulario elaborado por cada trabajador de FUNDACITE MÉRIDA, mediante el cual
solicita al jefe la autorización para ausentarse de la Fundación Por motivos justificados
durante un tiempo determinado
Este formulario debe ser previamente revisado y aprobado por la Gerencia de Gestión
Interna y la Coordinación respectiva.
011 NOMINA
MERIDA, la cual sirve para calcular lo correspondiente a las remuneraciones del personal
que labora dentro de la Fundación., con sus respectivas deducciones
012 APORTES
Formato elaborado por la Coordinación de Finanzas y Contabilidad, el cual sirve de
soporte del calculo y posterior registro contable de las aportes según la Ley
013 AUXILIAR DE CAJA DE AHORRO- CONICIT DEDUCCIONES Y
APORTES
soporte para el cálculo de las deducciones y aportes por concepto de Caja de Ahorro
014 AUXILIAR DE LEY DE POLÍTICA HABITACIONAL

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soporte para el cálculo de los aportes y retenciones por concepto de Ley de Política
Habitacional
015 AUXILIAR DE FONDOS DE PENSIONES Y JUBILACIONES
soporte para el cálculo de las deducciones y aportes por concepto del Fondo de
Pensiones y Jubilaciones del Personal de FUNDACITE Mérida.
016 AUXILIAR DE ANTIGÜEDAD
soporte para el cálculo de lo correspondiente a prestación de antigüedad del personal de
FUNDACITE Mérida.
017 COMPROBANTE DE RETENCIÓN DEL IVA.
Formato elaborado por la Coordinación de Finanzas y Contabilidad cumpliendo con las
disposiciones emitidas por la Ley del Impuesto al Valor Agregado, en el cual la Fundación
como Agente de Retención del Impuesto deberá emitir este documento al respectivo
proveedor del bien o servicios
018 ARC COMPROBANTE DE RETENCIÓN DE I.S.L.R POR
CONCEPTO DE SUELDOS, SALARIOS Y DEMÁS
REMUNERACIONES SIMILARES A PERSONAS RESIDENTES
Mérida, el cual sirve como soporte de las retenciones en materia de Impuesto sobre la
Renta realice la Fundación por concepto de cantidades pagadas a personas naturales,
naturales o jurídicas objeto de las tarifas establecidas para tal fin por la Ley y sus
respectivos reglamentos.

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019 ARC – V COMPROBANTE DE RETENCIÓN DE I.S.L.R
Mérida, el cual sirve como soporte de las retenciones en materia de Impuesto sobre la
Renta realice la Fundación por concepto de gravamen anual o cese de actividades para
personas residentes o perceptoras de sueldos y salarios y demás remuneraciones
similares
020 CONCILIACIÓN BANCARIA
Mérida, mediante la cual se cotejan los registros que figuran en el extracto bancario con el
libro banco a los efectos de determinar el origen de las diferencias. La conciliación
consiste en verificar la igualdad entre los Registros contables y los bancarios, efectuando
el cotejo mediante un básico ejercicio de control, basado en la oposición de intereses
entre la empresa y el banco. La Conciliación Bancaria NO es un registro contable, es una
herramienta de control.
021 FACTURA
Documento con el que se registra la adquisición de bienes o la prestación de servicios
ofrecidos por los proveedores. En él se hacen constar los artículos, productos o servicios
en cantidades, precios e importes, las condiciones de pago y otros datos relativos a la
operación. Las facturas suelen emitirse por triplicado. Para efectos de la Coordinación de
Contabilidad y Finanzas el original estará en su poder para realizar el registro contable de
la operación.
Estos documentos son validos mientras se rijan para su elaboración mediante las
Disposiciones relacionadas con la Impresión y Emisión de Facturas y Otros Documentos
según la resolución Nº 320 del 29 de Diciembre de 1999 en la Gaceta Oficial 36.859

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