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ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE
MICROSOFT POWERPOINT 2016
JENNIFER ANDREA BRICEÑO LOPEZ
CORPORACION UNIFICADA NACIONAL DE EDUCACION
SUPERIOR
TECNICA PROFESIONAL EN PROCESOS ADMINISTRATIVOS
BOGOTA D.C
2020
05/09/2020JENNIFER ANDREA BRICEÑO LOPEZ
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CONTENIDO
 Introducción
 Objetivos
 Concepto ¿Qué es gestión documental?
 Aportes de la gestión documental
 Pasos de gestión documental
 Beneficios para una empresa
 Procesos de la gestión documental
 Conclusiones
 Enlaces
 Bibliografía
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INTRODUCCIÓN
Este trabajo esta enfocado en definir de manera precisa el concepto escogido por la
asignatura del curso Informática y convergencia tecnológica el cual es gestión
documental.
El siguiente trabajo se realizo para entender el concepto y la importancia de “Gestión
Documental” se comprendió que este procedimiento ha facilitado las actividades
administrativas.
Por consiguiente, en este trabajo se encontrarán aspectos importantes que se basan en la
“Gestión Documental” este tema es fundamental ya que al adquirir información de esta
podemos desarrollar nuestra formación como profesionales con éxito, ya que al realizar
este proceso podemos poner en practica nuestros conocimientos al momento de realizar
labores archivistas.
Para el desarrollo de esta actividad se realizaron las lecturas sugeridas por la docente,
incluyendo la investigación en otras fuentes de información logrando respuesta a lo
planteado en esta actividad.
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OBEJTIVOS
Objetivo General:
• Investigar sobre el concepto y la importancia de gestión documental
Objetivos Específicos:
• Definir y aplicar el concepto de gestión documental
• Investigación sobre pasos de gestión documental
• Beneficios que trae la gestión documental a una empresa
• Investigación sobre los procesos de la gestión documental
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CONCEPTO - ¿QUÉ ES GESTIÓN
DOCUMENTAL?
La gestión documental son los procesos que se enfocan
en la revisión, almacenamiento, recuperación de los
documentos y de la información que se maneja al
interior de una empresa, lo que se busca es un buen
manejo por medio de revisiones, análisis y
almacenamiento ya sea documentación electrónica o
física con el fin de ayudar a una empresa a ahorrar
tiempo.
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APORTES DE LA GESTION
DOCUMENTAL
Lo que nos aporta la gestión documental es una empresa es lo siguiente:
 Revisión de información
 Almacenamiento ordenado
 Ahorro y eficacia
 Eliminación de archivos que han perdido vigencia
 Categorización de Archivos
Por lo tanto, permite a la empresa administrar de manera eficaz todo lo
relacionado al archivo, así pues, mejora la gestión de la información, automatiza
los procesos y reduce tiempo, costos y espacio.
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PASOS DE GESTION DOCUMENTAL
Revision de la
utilidad de los
documentos
Digitalizacion
de los
documentos
importantes
Centralizacion
del contenido
Clasificacion
de los
documentos
Uso de
metadatos
 Revisión
 Análisis
 Categorización
 Aplicación de estrategias
 Establecimiento de matrices
Para que estos pasos se ejecuten de manera
correcta se debe de tener en cuenta lo
siguientes aspectos:
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BENEFICIOS PARA UNA EMPRESA
Concepto Definición
Reducción de costos La gestión documental reduce un 43% los costos documentales
Aumento de la eficacia Ahorra tiempo en la búsqueda o recuperación de documentos
Aumento de la productividad Ayuda a compartir la información de manera rápida y detallada
Uso eficiente de los recursos Reduce un 50% los costos copiado, uso del papel, fotocopias e impresiones
Liberar espacio Menor espacio utilizado para archivar documentos
Fácil ubicación Se logra categorizar de manera correcta los documentos
Administración de archivos Permite crear, archivar o modificar archivos existentes
Inmediatez Mejor acceso en la línea que intensifica la consolidación del trabajo colaborativo
Seguridad de la información Contribuye a su control y a su monitoreo constante en cuanto a las modificaciones o creaciones de
archivos
Preservación a través del tiempo Un correcto manejo para documentos electrónicos o físicos ayudan a que su conservación sea
optima
Los beneficios que le trae la gestión documental a la empresa como lo hemos visto permite el correcto manejo de
los archivos físicos y electrónicos. A continuación, veremos reflejado en una tabla los aspectos que influyen en la
mejora continua:
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PROCESOS DE LA GESTION DOCUMENTAL
Planeación: Es un conjunto de actividades
encaminadas a la planeación, generación y
valoración de los documentos de la entidad, en
cumplimiento con el contexto administrativo,
legal, funcional y técnico. Comprende la
creación y diseño de formas, formularios y
documentos, análisis de procesos, análisis
diplomático y su registro en el sistema de
gestión documental.
Producción: Son actividades destinadas al
estudio de los documentos en la forma de
producción o ingreso, formato y estructura,
finalidad, área competente para el trámite,
proceso en que actúa y los resultados
esperados.
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Gestión y tramite: Conjunto de actuaciones
necesarias para el registro, la vinculación a un
trámite, la distribución incluidas las
actuaciones o delegaciones, la descripción
(metadatos), la disponibilidad, recuperación y
acceso para consulta de los documentos, el
control y seguimiento a los trámites que surte
el documento hasta la resolución de los
asuntos.
Organización: Es un conjunto de
operaciones técnicas para declarar el
documento en el sistema de gestión
documental, clasificarlo, ubicarlo en el
nivel adecuado, ordenarlo y describirlo
adecuadamente.
Transferencia: Es un conjunto de
operaciones adoptadas por la entidad para
transferir los documentos durante las fases
de archivo, verificando la estructura, la
validación del formato de generación, la
migración, emulación o conversión, los
metadatos técnicos de formato, los
metadatos de preservación y los metadatos
descriptivos.
Disposición: Es la selección de los
documentos en cualquier etapa del
archivo, con miras a su conservación
temporal, permanente o a su
eliminación, de acuerdo con lo
establecido en las tablas de retención
documental o en las tablas de
valoración documental.
Perseverancia a largo plazo: Es un
conjunto de acciones y estándares
aplicados a los documentos durante su
gestión para garantizar su
preservación en el tiempo,
independientemente de su medio y
forma de registro o almacenamiento.
Valoración: Proceso permanente y
continuo, que inicia desde la
planificación de los documentos y por
medio del cual se determinan sus
valores primarios y secundarios, con el
fin de establecer su permanencia en las
diferentes fases del archivo y
determinar su destino final. 05/09/2020JENNIFER ANDREA BRICEÑO LOPEZ
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CONCLUSIONES
Mediante la investigación se reforzo el conocimiento sobre el concepto y la
importancia de gestión documental, se deduce que la gestión documental permite
un adecuado manejo de los documentos de manera organizada.
La gestión documental brinda beneficios en la organización, administración y
control de todo sistema archivístico, permite ahorrar tiempo y recursos en tareas
innecesarias, sin una gestión documental profesional la gestión de toda la
documentación resultaría complicada.
El desarrollo de esta actividad realiza un gran aporte a nuestra preparación como
futuros profesionales y así ponerlo en práctica en el ámbito laboral.
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ENLACES
BIBLIOGRAFÍA
 AENOR. (2011). Información y documentación. Sistemas de gestión para los documentos.
Madrid.
 AGN. (2014). Manual para la implementación de un Programa de Gestión Documental.
Bogotá.
 Eugenia, M. (s.f.). Presentación sobre gestión documental, instrumentos.
 Moner, A. (mayo de 2006). concepto gestión documental.
 Pelicano. (17 de Julio de 2019). Custodios S.A de CV. Obtenido de
https://custodiodedocumentosmx.com/pasos-gestion-almacenamiento-documentos/
 Sánchez, G. (1994). Manual de archivista. Madrid: 2.
 Sanjuan, L. (2000). Sistemas Archivísticos.
 Villaverde, R. F. (s.f.). BARAZTS Innovación documental. Madrid.
 https://atsgestion.net/gestion-documental/
 https://www.r2docuo.com/es/gestion-documental
 https://atsgestion.net/gestion-documental-en-archivo/
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GRACIAS
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