Este documento presenta una unidad sobre sistemas de gestión de calidad. Explica conceptos clave como normas de calidad, sistemas de gestión documental y ciclo vital de documentos. Además, incluye objetivos de aprendizaje y preguntas sobre estos temas para ser respondidas por los estudiantes.

1. UNIDAD No.4 SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD
RAMIRO AYALA BARRANCO
ARLEDIS MARIA HURTADO CONDE
YURLEY MORENO BACA
PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN,
BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA – CIDBA
GESTIÓN DOCUMENTAL I
BARRANQUILLA - ATLÁNTICO
2015

2. UNIDAD No.4 SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD
PRESENTADO POR:
RAMIRO AYALA BARRANCO
ARLEDIS MARIA HURTADO CONDE
YURLEY MORENO BACA
ESTUDIANTES III SEMESTRE
PRESENTADO A:
MARÍA NANCY URIBE CUÉLLAR
CATEDRÁTICA
PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN,
BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA – CIDBA
GESTIÓN DOCUMENTAL I
BARRANQUILLA - ATLÁNTICO
2015

3. INTRODUCCION
La producción y trámite incontrolado de documentos en una organización dificulta
muchas actividades que, en apariencia, son tan simples de ejecutar que a un
gerente se le vuelve inconcebible que una gestión documental mal ejecutada le
genere inconvenientes de mayor envergadura.
Debido a lo anterior, muchos líderes empresariales se han puesto en la tarea de
revisar los procesos de gestión documental dentro de su compañía para garantizar
a todo el negocio una gestión de documentos adecuada y funcional, acercándose
a los profesionales en la materia, cumpliendo la normatividad en gestión
documental pertinente y reservando un poco del presupuesto de su compañía
para inversión en tecnología que soporte algunos de los procesos archivísticos.
Ese engranaje de esfuerzos obliga a los estudiantes CIDBA a desarrollar las
competencias necesarias para estar a la par de las exigencias del mercado, y es
parte de este trabajo esbozar esa relación de aprendizaje de conceptos
fundamentales como lo es la Gestión de la Calidad en la gestión documental,
aterrizada, en este caso, en la NTC ISO-15489 como instrumento clave en la
normalización de los procesos de gestión documental en una compañía.

4. OBJETIVOS
Definir los conceptos de sistema de Gestión de calidad
Manejar los conceptos sobre calidad y el sistema de Gestión de calidad
documental.
Identificar los campos de acción y beneficios de la gestión de documentos
según la NTC -ISO 15489.
Conocer los procesos para el Diseño e Implementación de un Sistema de
Gestión de Documentos

5. DESARROLLO CUESTIONARIO TRABAJO ESCRITO EN GRUPO
1. De acuerdo a la NTC -ISO 15489-1, determine y describe los elementos que
comprende un Programa General de Gestión para lograr economía y eficacia
en la gestión de los documentos corrientes para toma de decisiones
respecto a: Conservación o la utilización de los archivos, Clasificándolos de
acuerdo a las fases del Ciclo Vital de los documentos. Cuáles son estas
fases y cuáles los elementos de cada una de ellas.
Al consultar la Norma referenciada no se identifican los elementos que comprende
un Programa de Gestión de Documentos, pero en aras de dar respuesta al
interrogante, se referenció el artículo 13 del Decreto 2609 de 2012 donde se
especifica que los elementos de un sistema de gestión de documentos son:
carátula, cuerpo o contenido y los anexos. A continuación se aprecian los
elementos y el contenido de cada item:
I. CARATULA
II. CONTENIDO
a. Aspectos Generales
i. Introducción
ii. Alcance
iii. Público objetivo
iv. Requerimientos para su desarrollo
b. Lineamientos para los procesos de la gestión documental
c. Implementación del sistema de gestión de documentos
d. Programas específicos
e. Armonización con los otros sistemas internos
III. ANEXOS
Ahora, cómo impacta esto en la economía y eficiencia en la gestión de
documentos corrientes en una empresa?
Un sistema de gestión de documentos bien estructurado ayuda a la empresa a
producir solamente los documentos necesarios para el cumplimiento de sus
objetivos, asegura el control de los mismos en referencia al trámite interno que
deban tener, garantiza menor tiempo en las consultas debido a que se ha
establecido un sistema de recuperación de la información, se ha tenido en cuenta
un marco normativo externo e interno que garantiza el ceñimiento a la ley, permite
una evaluación y mejora constante en los procesos y operaciones relacionadas

6. con la gestión documental y permite evidenciar transparencia en las
actuaciones del ente.
2. Cuál es el objetivo y campo de acción de la NTC -ISO 15489 y cite las
demás normas que ofrezcan directrices respecto a documentación.
Objetivo de la norma:
El objetivo de la NTC-ISO 15489 recae en la normalización de las políticas y los
procedimientos de la gestión de documentos de archivo a fin de asegurar la
adecuada atención y protección de los mismos, permitiendo que la información
que contienen pueda ser recuperada más eficiente y eficazmente usando prácticas
y procedimientos normalizados.
Campo de aplicación:
La NTC-ISO 15489 aplica a la gestión de documentos, en todos los formatos o
soportes, creados o recibidos por cualquier organización pública o privada en el
ejercicio de sus actividades o por cualquier individuo responsable de crear y
mantener documentos de archivo. A su vez, regula la asignación de las
responsabilidades de las organizaciones respecto a los documentos de archivo y
las políticas, procedimientos, sistemas y procesos relacionados con estos
documentos. También regula la gestión de documentos de archivo como apoyo de
un sistema de calidad que cumpla con la Norma ISO 9001 e ISO 14001 y regula el
diseño y la implementación de un sistema de gestión de documentos de archivo;
pero no incluye la gestión de los documentos en el seno de las instituciones
archivísticas.
Esta Norma está destinada para uso de los directivos de las organizaciones, los
profesionales de la gestión de documentos de archivo, de la información y de sus
tecnologías, por el resto de los empleados de las organizaciones y por cualquier
persona que tenga la responsabilidad de crear y mantener documentos de archivo.
Otras normas:
Dentro de las normas que se pueden integrar a la NTC ISO 15489 se pueden
mencionar la ISO 5127 – Documentación e información – Vocabulario, la ISO
9001, Sistemas de gestión de la calidad – Requisitos y la ISO 14001, Sistemas de
gestión medioambiental –Especificaciones y directrices para su utilización.

7. 3. Explique brevemente los beneficios de la gestión de documentos, según la
norma ISO 15489-1
Al consultar la a norma ISO 15489-1, se identifican muchos beneficios que le
permiten a las organizaciones:
 Realizar sus actividades de una manera ordenada, eficaz y responsable.
 Prestar servicios de un modo coherente y justo.
 Respaldar y documentar la creación de políticas y la toma de decisiones de
gestión.
 Proporcionar coherencia, continuidad y productividad a la gestión y a la
administración.
 Facilitar la ejecución eficaz de actividades en el seno de la organización.
 Garantizar la continuidad en caso de catástrofe.
 Cumplir con los requisitos legislativos y normativos, incluidas las actividades
archivísticas, las fiscalizadoras y las de supervisión.
 Proporcionar protección y apoyo en los litigios, incluyendo la gestión de riesgos
en relación con la existencia o ausencia de evidencias de las actividades
realizadas por la organización.
 Proteger los intereses de la organización y los derechos de los empleados, los
clientes y las partes interesadas presentes y futuras.
 Apoyar y documentar las actividades de investigación y desarrollo presentes y
futuras, las realizaciones y los resultados, así como la investigación
archivística.
 Proporcionar evidencias acerca de actividades personales, culturales y de las
organizaciones.
 Establecer una identidad personal, cultural y de la organización, y
 Mantener una memoria corporativa, personal o colectiva.

8. 4. Teniendo como base la norma ISO 15489-1, cite las estrategias,
característica, diseño e implementación, metodología, que se debe tener en
cuenta para la implementación de un sistema de Gestión de documentos.
Las estrategias adoptadas por las empresas para documentar sus actividades se
debe determinar los documentos que son necesarios y en qué sistema se debe
incorporar, documentar en un plan estratégico, el cual se debe integrar al plan
global de la organización.
Una vez creados los documentos se deben verificar, revisar y si es caso modificar
con el objetivo que estos documentos sean utilizados siempre como una tarea
habitual en la organización en ejercicio de sus actividades.
Según la NTC-ISO-15489 en las estrategias de para la implementación de un
sistema de gestión de documentos se puede incluir:
 El diseño del mismo.
 La documentación del sistema.
 La formación de los responsables de la gestión de los documentos y del
resto del personal.
 La conversión e integración de los documentos a nuevos sistemas de
gestión de documentos y a unos formatos y procedimientos de control.
 El establecimiento de normas y la medición de su grado de cumplimiento y
aplicación.
 El establecimiento de plazos de conservación y la toma de decisiones sobre
los documentos de valor permanente teniendo en cuenta y respetando el
marco reglamentario.
Características de un sistema de gestión de documentos
El sistema de gestión de documentos se caracteriza por:
Fiabilidad. Los sistemas de gestión de la calidad deben funcionar de modo
fiable y regular en las organizaciones el cual debe:
 Organizar todos los documentos de modo que refleje o demuestre los
procesos de negocios de su creador es decir el flujo documental.
 Incorporar de forma rutinaria todo los documentos ligados a las actividades
de la organización que se contemplan en el sistema.

9.  Proteger los documentos frente a una modificación o disposición no
autorizadas.
 Funcionar de forma habitual como la fuente primaria de la información de
los actos que testimonia.
 Proporcionar un acceso inmediato a todos los documentos pertinentes y a
sus metadatos relacionados.
En la fiabilidad se trata de crear todos los documentos que sean necesarios para
las actividades realizadas a diario por los funcionarios de la organización, de
utilizarlos y esto incluye que no sean modificados y para esto tener un sistema
apropiado donde permita que no sea modificado por cualquier funcionario en
ejercicio de sus funciones.
La creación de los documentos deben ser documentados, el sistema de gestión de
documentos debe responder a los cambios de la organización y esta no debe
repercutir en las características de los documentos en el sistema.
Integridad. Se deben tener medidas de control de acceso e identificación de los
usuarios, con el fin de evitar la destrucción o acceso a personas no autorizadas;
en los casos que los documentos sean electrónicos se debe probar que la
actualización del sistema no afecte la integridad de los documentos.
Conformidad. Un sistema de gestión de los documentos debe cumplir con todo
los requisitos reglamentados en la organización, de su marco reglamentario. Las
personas que crean estos documentos deben saber cómo afectan estos en las
actividades a la que se dedica la empresa.
Con todos estos requisitos el sistema de gestión de los documentos se debe
evaluar periódicamente y conservar la evaluación para fines testimoniales.
Exhaustividad. Un sistema de gestión de los documentos debe gestionar todos
los documentos procedentes de todas las actividades que haga parte de la
organización o empresa.
Carácter sistemático. Los documentos se deben crear y conservar
sistemáticamente en un sistema de gestión y otro sistema, las políticas de gestión
deben ser documentadas.
Diseño e implementación de un sistema de gestión de documentos. Esto
debe contener según la NTC-ISO-15489:

10.  Documentación de las operaciones relacionada con los documentos.
 Soporte físico de almacenamiento y protección
 Gestión distribuida.
 Conversión y migración
 Acceso, recuperación y uso.
 Conservación y disposición.
Metodología para el diseño y la implementación de un sistema de
gestión de documentos.
 Investigación preliminar
 Análisis de las actividades de la organización.
 Identificación de los requisitos.
 Evaluación de los sistemas existentes.
 Identificación de estrategias para cumplir los requisitos.
 Diseño de un sistema de gestión de documentos.
 Implementación de un sistema de gestión de documentos.
 Revisión posterior a la implementación.
5. La conservación de los documentos se debe realizar de forma que se
obtengan o cumplan unos parámetros, ¿cuáles son?
Según la NTC-ISO-15489 la conservación de los documentos se debe organizar
de forma que se consiga.
 Satisfacer las necesidades de gestión, presente y futuras, mediante
La conservación de la documentación nos sirve como parte de la memoria
corporativa para la toma de decisiones.

11. La eliminación de los documentos que ya perdieron su vigencia según las
TRD, esta eliminación debe ser sistematizada y autorizada.
La conservación del contexto de los documentos lo que permite a futuro a
usuarios juzgar su autenticidad.
 Cumplir los requisitos legales, garantizando que se documenta, entiende o
implementa la reglamentación aplicable a la gestión de los documentos
producidos en ejercicio de las actividades específicas.
 Satisfacer las necesidades presentes y futuras de las partes interesadas,
tanto externas como interna.
6. Defina los siguientes términos:
TÉRMINOS DEFINICIONES
CLASIFICACIÓN DE LOS PROCESO DE
LA ORGANIZACIÓN.
Representa una poderosa herramienta de
apoyo para la clasificación de los procesos
de organización, distribución, niveles de
seguridad, plazo y medidas de conservación
documental.
VOCABULARIOS CONTROLADOS Son términos utilizados para la
recuperación de la información el cual
estos deben explicitar las definiciones de
los términos en las organizaciones, estos
términos son utilizados en los sistemas de
clasificación y los índices.
PROGRAMA DE GESTIÓN DE
DOCUMENTOS
Conjunto de instrucciones donde se detalla
los procesos de los documentos desde su
origen o creación hasta su disposición final
en una empresa u organización.
TRAZABILIDAD DE ACCIONES Serie de procedimientos de los documentos
desde su origen y las distintas etapas en que
pasa hasta llegar a su disposición final el
cual registra los plazos en los que tiene que
efectuarse y las fechas en que dichas
acciones deben desempeñarse.
SISTEMA DE GESTIÓN DE Es aquel que sirve de ayuda para lograr los
objetivos en una organización bien

12. DOCUMENTOS documentada en el cual se plasma los
formatos de la creación de los documentos,
el contexto en el que el documento fue
creado.
VALORACIÓN Labor intelectual por el cual se determinan
los valores primario y secundario de los
documentos.
METADATOS Datos que describen el contenido y el
contexto de los documentos.
GESTIÓN DE DOCUMENTOS Conjunto de actividades administrativas y
técnicas desde la creación de los
documentos hasta su disposición final.
DISPOSICIÓN Tener los documentos listos para la
consulta en buen estado.
Acción de disponer.
INDIZACIÓN Extraer un término que represente el
contenido de los documento para su
posterior consulta que puede ser manual o
automática.
7. ¿En qué consiste la trazabilidad dentro de un sistema de Gestión
Documental?
Consiste en la acción del movimiento de los documentos desde su origen o
recepción, el traslado que tiene este en las oficinas que tiene que ver con su
trámite el cual la trazabilidad permite la recuperación de un documento, identificar
una acción pendiente en la ejecución, se establecen límites temporales internos en
la organización para la ejecución de las misma el cual se debe registrar los plazos
en los que tiene que efectuarse las acciones.
Se debe documentar el movimiento de los documentos ya que este en cualquier
momento podemos ubicarlo o localizarlo cuando sea necesario, dejar evidencia de
la salida de los documentos y la transmisión entre personas.

13. 8. Explique en qué consiste el monitoreo y auditoria en Gestión de
Documentos.
Consiste en realizar controles periódicos que garanticen que los procesos y
procedimientos del SGD son conformes con las políticas y requisitos de la
organización. En estas revisiones se debe tener en cuenta el rendimiento de la
organización y satisfacción del usuario con el sistema. Si surgen inconformidad los
procesos planteados se deben reformar si no son apropiados o eficientes.
9. ¿De qué trata la declaración de políticas de gestión?
La declaración de las políticas de gestión consiste en la creación y gestión de
documentos auténticos, fiables y utilizables, capaces de respaldar las funciones y
actividades de la organización durante el tiempo que sea necesario. Estas
políticas deben ser respaldadas en el nivel más alto de decisión y promulgarse en
toda la organización; sin olvidar que se debe revisar periódicamente para
garantizar que refleja adecuadamente las necesidades de la entidad.

14. 10. De forma gráfica, represente el diseño e implementación de un
sistema de documentos

15. CONCLUSION
La gestión documental es soporte básico en el sistema de gestión de la calidad y
en general para las distintas certificaciones ISO. La documentación en el sistema
de gestión de la calidad es la base y soporte del sistema, esta puede
bien relacionarse con las actividades totales de una organización o bien con una
parte de esas actividades, dependerá del tipo de organización, tamaño y otros
factores. Cada organización debe desarrollar y gestionar la documentación
necesaria que demuestre la eficacia y garantice los resultados de los diferentes
procesos, identificando así cada grupo de documentación con las diferentes
actividades.
Las normas internacionales de la familia ISO requieren que el sistema de gestión
de la calidad de una organización esté documentado. En resumen partimos de la
base de que la gestión documental en un sistema de gestión de la calidad que
forma parte integrante de la organización.

16. BIBLIOGRAFIA
NTC 15489-1 Información Y Documentación - Gestión de Documentos. Disponible
en: http://docslide.us/documents/ntc-15489-1-informacion-y-documentacion-
gestion-de-documentospdf.html
ISO. La externalización de la gestión documental. Disponible en:
http://www.doc6.es/media/pdfs/NEXO40.PDF
La gestión de documentos de archivo en el actual contexto organizacional y la
introducción a la Norma ISO 15489. Disponible en:
http://eds.b.ebscohost.com.bd.uniquindio.edu.co/eds/detail/detail?vid=1&sid=797d
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Decreto 2609 de 2012. Ministerio de Cultura. Disponible en:
http://www.mintic.gov.co/portal/604/articles-3528_documento.pdf