Este documento presenta información sobre un sistema de gestión de calidad para documentos. Explica los objetivos, componentes y beneficios de implementar un sistema de gestión de documentos basado en la norma ISO 15489-1, incluyendo estrategias de diseño, características e implementación. También define términos clave relacionados con la clasificación, indización, conservación y disposición de documentos.

1. SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD
ALDRIN STIVEN DIAZ CASTILLO
DIANA MARCELA SUPELANO BERMUDEZ
ROMILDA LOZANO VALENZUELA
Trabajo de Gestión Documental I, Unidad N° 4
DOCENTE:
MARÍA NANCY URIBE CUELLAR
Profesional en Ciencia de la Información y la Documentación,
Bibliotecología y Archivística, Especialista en Administración de Empresas
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN,
BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA
ARMENIA
2015

2. INTRODUCCION
Los estándares son una herramienta fundamental para normalizar el trabajo
entre distintas entidades y para generar la mejor calidad. las políticas y
procedimientos en la gestión documental actúan de forma indispensable en el flujo
de trabajo, desde su producción primaria hasta la disposición final de los archivos,
los esfuerzos en la normalización y organización de los procesos hacen que la
disposición y recuperación del material sea efectiva para los usuarios o entidades.
La norma ISO trata cada uno de los temas de la normalización y de los
procesos que se deben seguir con los más altos estándares, facilitando los
procesos de quienes están encargados de resguardar el patrimonio archivístico de
las instituciones públicas o privadas, es menester el análisis de cada encargado
de la gestión de documentos, Archivistas o documentalistas, de los principios
fundamentales de orden, sistema y planificación que ofrece la norma.
Si bien se pueden cumplir con cada uno de los principios de trabajo es
importante saber que cada una de las nociones que se ofrecen en la norma,
también dependen de las políticas de cada una de empresas o instituciones, sus
funciones o los orígenes de de sus archivos primarios y la finalidad de estos.

3. OBJETIVOS
1. Conocer e identificar el campo de acción de la Norma NTC 15489_1
2. Definir las características para la implementación de un sistema de Gestión
de Documentos.
3. Explicar de qué trata los beneficios de un sistema de gestión documentos.

4. SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD
1. De acuerdo a la NTC -ISO 15489-1, determine y describe los elementos que
comprende un Programa General de Gestión para lograr economía y eficacia en la
gestión de los documentos corrientes para toma de decisiones respecto a:
Conservación o la utilización de los archivos.
Clasificándolos de acuerdo a las fases del Ciclo Vital de los documentos.
Cuáles son estas fases y cuáles los elementos de cada una de ellas.
Los documentos se crean y se reciben de diferentes soportes y formatos mediante
el uso de tecnologías que están en constante cambio.
CONSERVACIÓN
Fases
1. Determinar los documentos que van a incorporar al sistemas
2. Determinar los plazos de conservación
3. Incorporación de documentos.
4. Inscripción y registro.
Elementos
a. Satisfacer las necesidades de gestión, presentes y futuras.
b. Cumplir con los requisitos legales
c. Satisfacer las necesidades presentes y futuras tanto externas como
internas
d. La clasificación y la indización
e. La ordenación

5. f. El registro de los documentos en un sistema de gestión
g. Proporción de metadatos
h. Los documentos pueden registrarse a más de un nivel o agrupación dentro
el sistema de gestión documental.
CLASIFICACIÓN
Fases
1. Clasificación de los procesos de organización
2. Cuadros de clasificación
3. Vocabularios controlados
4. Indización
5. Asignación de números y códigos
Elementos
a. La garantía para la recuperación de los documentos
b. Acceso determinado a usuarios para la consulta de los documentos
c. Plazo y medidas apropiadas para la conservación y disposiciones
apropiadas
d. Los cuadros de clasificación pueden ser usados como soporte de una serie
de proceso de gestión de documentos.
e. Los vocabularios controlados deben explicar las definiciones y el uso
específico de los términos en la organización.

6. ARCHIVO GESTION ARCHIVO CENTRAL ARCHIVO HISTORICO
FASE ACTIVA FASE SEMIACTIVA FASE INACTIVA
VALORES PRIMARIOS VALORES SECUNDARIOS
 Administrativo * Científicos
 Legal * Históricos
 Fiscal * Cultural
 Contables * Testimonial
 Técnicos * Evidencial
2. Cuál es el objetivo y campo de acción de la NTC -ISO 15489 y cite las demás
normas que ofrezcan directrices respecto a documentación.
La norma NTC - ISO 15489 regula la gestión de documentos de las
organizaciones que los han producido, ya sean públicas o privadas, para clientes
externos e internos.
Esta norma se aplica a la gestión de documentos en todos los formatos o
soportes creados o recibidos por cualquier organización pública o privada en el
ejercicio de sus actividades o por cualquier individuo responsable de crear y
mantener documentos de archivo.

7. Otras normas que ofrecen directrices respecto a la documentación:
La ley 594 del 2000
ISO 5127 Documentación e información – Vocabulario
ISO 9001 Sistemas de gestión de la calidad – Requisitos
ISO 14001 Sistemas de gestión medioambiental –Especificaciones y directrices
para su utilización
ISO 13028 Directrices para Digitalización
ISO 16175 Requisitos para Documentos Electrónicos
ISO 13008 Proceso de Migración y Conservación de Documentos
3. Explique brevemente los beneficios de la gestión de documentos, según la
norma ISO 15489-1
Los documentos de archivo contienen información que constituyen un preciado
recurso y un importante activo de la organización. Un sistema de gestión de
documentos se convierte en una fuente de información sobre las actividades de
la organización que puede servir de a poyo a posteriores actividades y toma de
decisiones. La gestión de documentos de archivo incluye:
El establecimiento de políticas y normas.
La asignación de responsabilidades y competencias.
La fijación y promulgación de procedimientos y directrices.
La prestación de una serie de servicios relacionados con su gestión y uso.

8. El diseño, la implementación y la administración de sistemas
especializados; y la integración de la gestión de documentos de archivo en
los sistemas y los procesos de negocio de la organización.
4. Teniendo como base la norma ISO 15489-1, cite las estrategias, característica,
diseño e implementación, metodología, que se debe tener en cuenta para la
implementación de un sistema de Gestión de documentos.
En la implementación de un sistema de gestión de documentos se debe tener en
cuenta las necesidades de la organización los requisitos formales de conformidad
y los
cambios operados en el entorno de la organización y de la gestión de documentos
de archivo.
Investigación preliminar: mediante una entrevista recopilar la información de la
organización, su estructura su entorno legal, normativo, económico y político, y los
principales factores y carencias en relación con la gestión de documentos de
archivo.
Análisis de las actividades de la organización: identificar y documentar el flujo
de los procesos y operaciones que engloban la organización.
Identificación de los requisitos: es determinar cómo se pueden satisfacer cada
uno de los requisitos de los procesos de gestión documental articularlos y
documentarlos.
Evaluación de sistemas existentes: analizar los sistemas de gestión de
documentos existentes con el objetivo de medir el grado de cumplimiento.

9. Identificación de estrategia para medir los requisitos: las estrategias se
deben seleccionar en función del nivel del riesgo derivado del incumplimiento de
un determinado requisito, ya sea en la función que el sistema de gestión de
documentos de archivo pretende respaldar, en el entorno de los sistemas ya
existentes o en la cultura corporativa en la que la estrategia debería aplicarse con
éxito.
Diseño de un sistema de gestión de documentos de archivo: debe evaluar y
rediseñar los procesos de negocio y los sistemas operacionales y de
comunicación para incorporar la gestión de documentos de archivo.
Implementación de un sistema de gestión de documentos de archivo: la
implementación debe realizarse de forma sistemática planificando el proyecto y
utilizando la metodología adecuada para cada situación.
Revisión posterior a la implementación: Revisar y evaluar el rendimiento del
sistema, poner en marcha y supervisar las medidas correctoras y establecer un
régimen de supervisión continua y de evaluación periódica.
5. La conservación de los documentos se debe realizar de forma que se obtengan
o cumplan unos parámetros, cuáles son?
Se debe hacer un análisis que se compone de cinco etapas:
1. Determinar los marcos legales o administrativos del mantenimiento de
documentos dentro del sistema.
2. Determinar los diversos usos de los documentos dentro del sistema; implica
eliminar del sistema los documentos de operaciones específicas poco después
de que la operación se haya completado.

10. 3. Determinar los vínculos de unión con otros sistemas; hay documentos que
pueden servir de referencia para otros sistemas. Por ejemplo los detalles
agregados de las operaciones individuales de compra se transfieren al libro
mayor.
4. Tener en cuenta la variedad de uso de los documentos; incluye la
identificación, la evaluación y la determinación de que documentos son
esenciales para garantizar la continuidad de la organización en caso de pérdida o
daño y que acciones son necesarias para conservarlos.
5. Asignar los plazos de conservación de los documentos de acuerdo con la
evaluación de todo el sistema. Se establecen plazos de conservación y acciones
de disposición de características similares para conjunto de documentos que
reflejan o registran las mismas actividades.
6. Defina los siguientes términos:
Clasificación de los proceso de la organización. Archivística
Los sistemas de clasificación reflejan las actividades de la organización de
la que dependen y suelen basarse en un análisis de las mismas. Estos
sistemas pueden soporte de una serie de procesos de gestión de
documentos de archivo. Las organizaciones deberían fijar el grado de
control de la clasificación que requieren para cumplir sus objetivos.
En los procesos de ordenación pueden ser lineales o funcionales.

11. Vocabularios controlados
El vocabulario controlado es un conjunto de unidades léxicas seleccionadas
con fines didácticos. Su objetivo es favorecer la selección y gradación de
vocabulario en la enseñanza de la lengua realizada a partir de criterios
sistemáticos.
Los sistemas de clasificación y los índices pueden apoyarse en
vocabularios controlados adecuados a la complejidad de los documentos de
archivo de una organización. Dichos vocabularios controlados deberían
explicitar las definiciones y el uso específicos de los términos en la
organización.
Indización
Es el proceso de describir o representar el contenido temático de un recurso
de información. Este proceso da como resultado un índice de términos de
indización que será utilizado como herramienta de búsqueda y acceso al
contenido de recursos en sistemas de recuperación de información.
La indización se puede generar de forma manual o automática. Puede
realizarse en diferentes niveles de agrupación dentro de un sistema de
documentos de archivo. (norma ISO 5963)
Programa de Gestión de Documentos
Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la
planificación manejo y organización de la documentación producida
producción y recibida por las entidades desde su origen hasta su destino
final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.
Estas instrucciones en las que se detallan las operaciones para el
desarrollo de los procesos de gestión al interior de la entidad, como:

12.  Producción
 Recepción
 Distribución
 Tramite
 Organización
 Consulta
 Conservación
 Y disposición final de los documentos
Sistema de gestión de documentos
Las estrategias de gestión de documentos de archivo se basan en el
desarrollo y la adopción de políticas, procedimientos y prácticas, y en el
diseño e implementación de sistemas conformes con el entorno normativo y
que satisfagan las necesidades operativas de la organización.
Estas estrategias determinar qué documentos de archivo son necesarios y
cuándo, cómo y dónde deberían incorporarse al sistema y estas incluyen:
 el diseño del mismo
 la documentación del sistema
 la formación de los responsables de la gestión de documentos y del
resto del personal
 la conversión de los documentos de archivo al nuevo sistema de
gestión y a los nuevos formatos y procedimientos de control
 la fijación de normas y la medición de su grado de cumplimiento y
aplicación; y
 El establecimiento de plazos de conservación y la toma de
decisiones sobre documentos de valor permanente respetando el
entorno normativo.

13. Trazabilidad de acciones
La trazabilidad del movimiento y el uso de los documentos dentro de un
sistema de gestión de documentos de archivo es necesaria para
 identificar una acción pendiente de ejecución
 permitir la recuperación de un documento
 prevenir la pérdida de documentos
 supervisar el uso en relación con la seguridad y el mantenimiento de
los sistemas
 mantener una pista de auditoría de las operaciones relacionadas con
los documentos (es decir, la incorporación o registro, la clasificación,
la indización, el almacenamiento, el acceso y el uso, la migración y
la disposición)
 mantener la capacidad de identificar las tareas que originaron los
documentos individuales cuando los sistemas se han fusionado o
han migrado.
Valoración
Es la fase del tratamiento archivístico que consiste en analizar y determinar
los valores primarios y secundarios de las series documentales, fijando los
plazos de transferencias, acceso y conservación o eliminación total o
parcial, estableciendo su permanencia en las diferentes fases de archivo.
Metadatos
Datos que describen el contexto, el contenido y la estructura de los
documentos de archivo y su gestión a lo largo del tiempo.
Gestión de Documentos

14. Área de gestión responsable de un control eficaz y sistemático de la
creación, la recepción, el mantenimiento, el uso y la disposición de
documentos de archivo, incluidos los procesos para incorporar y mantener
en forma de documentos la información y prueba de las actividades y
operaciones de la organización, así:
 el establecimiento de políticas y normas
 la asignación de responsabilidades y competencias
 la fijación y promulgación de procedimientos y directrices
 la prestación de una serie de servicios relacionados con su gestión y uso
 el diseño, la implementación y la administración de sistemas
especializados
 la integración de la gestión de documentos de archivo en los sistemas y
los procesos de negocio de la organización.
Disposición
Serie de procesos asociados con la aplicación de decisiones de
transferencia, destrucción o conservación de documentos de archivo; que
se documentan en los calendarios de conservación u otros instrumentos
Las normas de disposición que regulan la retirada de los documentos de
archivo de los sistemas en uso deberían aplicarse, de manera sistemática y
habitual, en el desarrollo de la actividad normal.
7. En qué consiste la trazabilidad dentro de un sistema de Gestión Documental?
La trazabilidad de un sistema de Gestión Documental es una medida de
seguridad para las organizaciones. Garantiza que solo los usuarios con los
permisos adecuados realizan tareas para las que han sido autorizados.

15. 8. Explique en qué consiste el monitoreo y auditoria en Gestión de Documentos.
Periódicamente se debería realizar un control que garantice que los
procedimientos y procesos de los sistemas de gestión de documentos de archivo
son conformes con las políticas y requisitos de la organización y que se obtienen
los resultados previstos.
Dichas revisiones deberían tener en cuenta el rendimiento de la organización y la
satisfacción del usuario con el sistema.
9. De qué trata la declaración de políticas de gestión?
Las organizaciones deben definir y documentar las políticas de gestión de
documentos y garantizar que se implementen. En ella se disponen las grandes
líneas que la organización pretende hacer; se incluye un resumen del plan de
actuación y de los procedimientos para conseguirlo. Por lo tanto, una declaración
efectiva de política asignará a un directivo la responsabilidad principal en materia
de gestión de documentos y de supervisión de la implementación de la política y el
plan de actuación correspondientes.

16. 10. De forma gráfica, represente el diseño e implementación de un sistema de
documentos

17. CONCLUSIONES
1. Se definen los conceptos principales en la gestión de calidad de archivos o
documentos, como la implementación de metodologías de diseño e
implementación, clasificación, registro, acceso, trazabilidad, disposición entre
otros.
2. Se entienden y formalizan para aplicar las regulaciones en los archivos de las
políticas, procedimientos, sistemas y procesos relacionados a los documentos.
3. Conocer y aplicar las normas técnicas colombianas sobre sistemas de gestión
de archivos como bitácora clave para efectuar un esquema aplicado de calidad.
4. Determinar la aplicación de la norma a cualquier tipo de formato de documento
o soporte para cualquier organización pública o privada.
5. Se aclaran y profundiza en las definiciones y el los diferentes procesos en los
que intervienen para el desarrollo del las normas de calidad.
.
6. se definen las responsabilidades tanto administrativas como organizacionales
con respecto a la normalización y al manejo de archivos, las personas que
intervienen como los profesionales y auxiliares, y sobre los documentos o
manuales donde debe venir soportado cada uno de estos.

18. REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS
Norma Internacional. (2001). ISO 15489 – 1. Recuperado de:
http://www.informacionpublicapgr.gob.sv/descargables/sia/normativa-
internacional/GEStexto1%28CS%29.pdf
Norma Internacional. ISO 15489- 2. Recuperado de:
http://www.uma.es/media/tinyimages/file/ISO_15489.2.pdf