El documento describe la importancia de la administración de documentos en las empresas y organizaciones. La administración de documentos permite planificar, almacenar, dirigir, usar y conservar la información de manera fiable y distribuirla según sea necesario. A lo largo de la historia, bibliotecarios, archivadores y administradores se han encargado de buscar formas eficientes y organizadas de archivar y administrar la documentación. La administración de documentos ha evolucionado a sistemas sofisticados que permiten escanear, importar archivos

1. |
ENSAYO SOBRE LA IMPORTANCIA DE LA
ADMINISTRACIÓN DEL DOCUMENTO
El documento a lo largo de la historia siempre ha sido un soporte que se produce
en la vida diaria en empresas o acontecimientos del día a día, se ha llevado a tal
punto su importancia que sea a habilitado la necesidad de administrarlo, la gestión
del documento ha conllevado a ser de gran uso en la seguridad jurídica de una
compañía o personal, dando el hecho que cada día se multiplica mas esta
trazabilidad en el documento que es necesario una solución y el debido
seguimiento.
La administración del documento siempre se ha proyectado a planear, almacenar,
dirigir, usar y conservar la fiabilidad y distribución de la información hasta su
disposición final con el lema de dar el mayor compromiso y confianza al manejo
de los mismos a lo largo del tiempo.
Ejemplos relacionados a la importancia de la administración podemos referencia
bibliotecarios, archivadores u administradores que a lo largo de la historia se han
encargado de buscar la manera más eficaz, lógica y organizada de archivar y
administrar la documentación, podemos relacionar avances como lo son el kardex,
ficheros, carpetas o cajas, sistemas de codificación y clasificación que han sido de
utilidad para darle un manejo más sensible y de mayor desempeño esta clases de
herramientas cada día avanzan y evolucionan dando integridad cada vez más a
las áreas a fines del documento otro punto es la evolución de tener operadores o
intermediarios encargado de la administración y validación de la información..
Evolutivamente la gestión o administración del documento a llegados a niveles de
sofisticación e integración de la información, no solo se pueden obtener los
documentos mediante un escáner, el sistema también permite importar archivos
PDF de Adobe, ficheros que le lleguen por correo electrónico y hasta puede
integrar los fax recibidos en el sistema.
A nivel de distribución de la información, permite la personalización de los datos
y el envío de los documentos por correo electrónico, fax, ftp, correo postal, etc…
La importancia de un sistema de gestión documental se basa entre otros en
los siguientes puntos base:
 Se evita la pérdida de documentos, ya que están todos seguros en un servidor
documental central.
 Se evita la pérdida de tiempo debido a que varias personas tengan que recuperar
los documentos desde diferentes lugares y departamentos. Los documentos son
inmediatamente recuperados por la persona que está buscando la información.

2. |
Para concluir mi aporte final una empresa o persona sin la debida administración o
gestión de su documentación es un eslabón perdido y sin entidad ya que el
soporte de su información siempre estará basada en un documento el cual se
debe custodiar por eso por bien común o exigencia de terceros se debe realizar
una justa y planeada trazabilidad de la documentación.
analisis
descriptivos
proceso documental
seleccion
analisisdel
contenido
tratamiento
documental administracion
recuperacion
esta formado porlas
bases
esta formado por
Incluye las
tareas
Como por
ejemplo
Elaboración de
resúmenes
ClasificaciónIdentificación
Lenguaje
documental
Metadatos
Herramientas
de
representación
Trazabilidad,
disposición
final
Planear,
conservar