Soluciones Archivísticos plus+ Ltda. es una empresa responsable e innovadora que ofrece servicios archivísticos de alta calidad a sus clientes, incluyendo capacitación, implementación de programas de gestión documental, organización de archivos, y asesoría para la conformación de comités de archivo, todo con el objetivo de cumplir con la ley general de archivo y mejorar la gestión documental de las empresas.

1. ¿QUIENES SOMOS?
Somos una empresa responsable, seria, moderna e innovadora. Contamos
con un grupo calificado de colaboradores con alto grado de compromiso que
permanecen en constante capacitación y evolución; hecho que nos permite
prestar servicios de óptima calidad a todos nuestros clientes. Ofrecemos
soluciones integrales por medio de asesorías, capacitaciones y asistencia
técnica especializada sobre aspectos legales, técnicos y metodológicos de la
función archivística con base en el cumplimiento de la Ley General de Archivo.
Como valor agregado a nuestros clientes, ofrecemos un acompañamiento
permanente en la implementación y seguimiento de la función archivística
como mecanismo para el mejoramiento continuo de las empresas.

2.  Capacitación e Implementación del Programa de Gestión Documental
Soluciones Archivísticos plus+ Ltda. ofrece sus servicios en capacitación e
implementación del Programa de Gestión Documental donde su objetivo es
fortalecer los mecanismos de sensibilización y dar lineamientos sobre el
concepto de gestión documental, planteando directrices específicas para el
desarrollo de las actividades administrativas y técnicas, tendientes a la
planificación y manejo de la documentación producida dentro de las
Instituciones, desde que son
originadas hasta su disposición final
con el objeto de facilitar su utilización
y conservación total. El objetivo
principal en la Implementación del
Programa de Gestión
Documental es el diseño de
métodos y pautas al interior de
su organización que permitirán
portar adecuadamente la
documentación de su interés y
servirse de ella en el momento
oportuno que la requiera. El
Artículo 21 de la Ley 594 de
2000 “Ley General de
Archivo” determina que las
Entidades públicas y
privadas que cumplan
funciones públicas deberán
elaborar programas de
gestión documental,
pudiendo contemplar el uso
de nuevas tecnologías y
soportes, en cuya aplicación
deberán observarse los
principios y procesos
archivísticos como son
producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta,

3. conservación y disposición final. Elaboración, actualización e implementación
de las Tablas de Retención Documental (T.R.D).A través de la elaboración e
implementación de las Tablas de Retención Documental, Soluciones
Archivísticos plus+ Ltda. proporciona un instrumento archivístico esencial a su
Entidad que permitirá la normalización de la gestión documental, la
racionalización de la producción documental y la institucionalización del ciclo
vital de los documentos, asignándoles el tiempo de permanencia en los
archivos de gestión, central, e histórico de su Entidad. De acuerdo a lo
establecido en el Artículo 24 de la Ley 594 de 2000 “Ley General de Archivo”
será obligatorio para las Entidades del Estado elaborar y adoptar las
respectivas Tablas de Retención Documental.
 Organización de los archivos de gestión.
El servicio de organización de archivos que brinda Soluciones Archivísticos
plus+ Ltda. Garantiza un ciclo de administración documental exitoso y eficaz,
ofreciendo mecanismos prácticos para la clasificación, ordenación,
descripción, preservación y control en la organización de sus archivos de
gestión en conformidad con sus Tablas de Retención Documental y en
concordancia con los manuales de procedimientos y funciones de su Entidad,
los cuales en caso de no tenerlos serían elaborados por Soluciones
Archivísticos plus+ Ltda. Organización de fondos acumulados y la elaboración
y aplicación de Tablas de Valoración Documental. Soluciones Archivísticos
plus+ Ltda. Ofrece la organización de fondos acumulados y la elaboración y
aplicación de las Tablas de Valoración Documental según criterios
archivísticos, requisitos legales y necesidades particulares de las Empresas a
aquellos archivos que son producto de la carencia de una política archivística,
la cual conlleva a almacenar de forma desorganizada en sus depósitos
documentación producida por años sin control alguno en las Entidades.
Organización de Historias Laborales y/o Clínicas conforme a la normatividad

4. existente Soluciones Archivísticos plus+ Ltda. Brinda asesoramiento en la
organización de las historias laborales y clínicas a través del desarrollo de
actos laborales y médicos que van quedando registrados respondiendo al
momento histórico de su ejecución. Esta captación de datos e información
clínica es requerida por el área administrativa y el equipo médico con el fin de
optimizar decisiones y acciones a seguir tanto laboralmente como
clínicamente. Todos estos acontecimientos consecutivos describen la vida
laboral y médica, la cual debe esta regida por parámetros archivísticos y
normativos como la circular 004 de 2003, la Resolución 1995 de1999 y la Ley
594 de 2000.
 Asesoría para la conformación e implementación del Comité de Archivo.
Dado que todas
las Empresas
deben tener un
Comité de Archivo
el cual deberá
estar conformado
por un grupo
asesor de alta
dirección en su
Entidad, la
empresa
Soluciones
Archivísticos plus+
Ltda. asesorará y
dará los
lineamientos y
directrices tendientes a la conformación de éste Comité de Archivo, el cual
tiene como objeto definir las políticas, los programas de trabajo y, la toma de
decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos dentro
de su Institución, cumpliendo de esta manera con lo estipulado en el Acuerdo
07 de 1994, “Reglamento General de Archivo” que en su Artículo 19determina
que cada Entidad establecerá un Comité de Archivo, legalizado mediante un
acto administrativo correspondiente, como un grupo asesor de alta dirección,
responsable de definir las políticas, los programas de trabajo y de la toma de
decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos.
Suministro e implementación de software para la Gestión Documental y
archivo electrónico de documentos Soluciones Archivísticos plus+ Ltda. ofrece
un software de correspondencia y manejo de archivo como herramienta que le
ayudará a mantener un flujo eficiente del correo dentro de la Empresa,

5. garantizando un mayor control de la información y seguimiento de los
procesos dela institución, así como una trazabilidad de la misma en cualquiera
de las etapas de los documentos. El uso del Software brinda una solución
tecnológica que permitirá la productividad del personal, la optimización de los
tiempos, de los procesos y la eficiencia y eficacia en la búsqueda de la
información. El software suministra el procedimiento de scanner donde se
ofrece el almacenamiento seguro para los documentos garantizando la
reproducción exacta de la información, gestionando el ciclo de vida de cada
documento desde su creación y registro hasta su archivo definitivo
(preservación y custodia).Además de la funcionalidad de almacenamiento
permite la recuperación y consulta de los documentos; minimizando costo en
copias innecesarias.
 Suministro de insumos, muebles, equipos y adecuaciones locativas
reglamentarias exigidas por la ley General de Archivo.
Soluciones Archivísticos
plus+ Ltda. Está en la
capacidad de suministrar
los insumos, muebles y
equipos necesarios para
la seguridad,
mantenimiento,
preservación y
conservación adecuada
del patrimonio
documental de su
Entidad conforme a los
lineamientos
establecidos por el
Archivo General de la Nación. Digitalización y microfilmación documental. O
frecemos el servicio de digitalización y microfilmación como herramienta
indispensable que cambiará sus hábitos y costumbres en relación al
conocimiento y la comunicación en Gestión Documental. Cuando hablamos de
digitalización ubicamos a su Empresa en mejorar el tiempo de respuesta al
generar menos espacios ocupados vs prontitud y celeridad en recuperar
información original en forma de imágenes digitales sensible o importante
dentro de su Empresa. La digitalización supone un cambio total en el
tratamiento de la información porque permite su almacenamiento en grandes
cantidades en objetos de tamaño reducido muy accesibles en tiempos reales.
Al hacer referencia a la microfilmación hacemos alusión a registrar

6. fotográficamente los documentos en alta resolución que hayan concluido su
ciclo vital y por importancia administrativa dentro de su Empresa se constituyan
como actos administrativos o acervos documentales que deben conservarse.
Nuestra Empresa ofrece estas dos alternativas encaminadas siempre a: 1.
Ahorro en espacio con respecto al archivo físico. 2. Prueba de existencia del
documento original y conservación de la información contenida en este. 3.
Localización y consulta más rápida que en los originales impresos, ya que se
tiene mucha más información en poco espacio. 4. Una vez respaldados, los
documentos originales pueden ser almacenados en condiciones más
adecuadas para su preservación, ya que si se desea consultar, podrá hacerse
en el archivo electrónico. 5. Cumplir lo que exige la Ley General de Archivo y
las normatividades existentes en lo referente a la digitalización y microfilmación
de documentos.
 Servicio de Bodegaje, Administración y Custodia de Archivos.
Soluciones Archivísticos plus+
Ltda. Aumenta el espacio de su
Empresa custodiando y
administrando el archivo de su
Entidad. Para ello ofrece servicio
de bodegaje que cuenta con las
condiciones físicas óptimas para
la conservación de los
documentos, además con una
adecuada administración de los
archivos, mejora la disponibilidad
de la documentación, reduciendo
los costos y aumentando la
rentabilidad de su organización. Mediante la custodia de sus archivos
ofrecemos calidad, seguridad, rapidez, comodidad y veracidad en la integridad
física y perdurabilidad de los documentos de su Empresa.