El documento describe una aplicación de gestión documental llamada I+Doc. Ofrece funcionalidades como búsqueda de información, almacenamiento electrónico de documentos, control de acceso por roles de usuario, y posibilidad de extensión e integración con otras aplicaciones. La interfaz es amigable y se puede personalizar. La aplicación permite clasificar, organizar y buscar documentos de manera flexible.

1. Gestión Documental Sergio Rodríguez Jefe de Proyecto Software [email_address]

2. Objetivos De un Vistazo Rápido: Conocer los conceptos generales de la aplicación, interfaz de usuario y funcionalidad Integración con aplicaciones ofimáticas y sistema operativo Posibilidad de extensión, personalización e integración continua

3. Descripción de la aplicación Su versatilidad a la hora de tratar la información permiten a I+Doc adaptarse a cualquier necesidad dentro del campo de la Gestión Documental. Gracias a estas facilidades, los procesos de captura, almacenamiento, recuperación y búsqueda de información en un fondo documental se simplifican al máximo. Destacamos los siguientes beneficios: Principales ventajas (I) Simplicidad en la búsqueda de información. Búsqueda libre sobre todo el sistema, incluido los contenidos de los archivos Diversos criterios de búsqueda dentro de un mismo archivo. Reducción del coste de almacenamiento, recuperación y copia de documentos. Transmisión electrónica de la información almacenada. Control del acceso a la información por grupos y roles de usuario. Relación entre toda la información localizada en diferentes archivos. Compartición y acceso simultáneo a un mismo documento. Rápida visualización integrada de los documentos alojados en el repositorio

4. Gestión electrónica de documentos y Archivo Digital Tecnología 100 por 100 Web Personalización del interfaz para integración corporativa Comunicación con otros Sistemas de Información mediante SOA Extensibilidad del sistema mediante la adición dinámica de nuevos módulos y herramientas Autenticación de acceso controlada por la aplicación y/o integración con Directorio Activo de Windows o LDAP Almacenaje de los principales tipos de archivos Gestión de Volúmenes físicos de almacenaje Compatible con los gestores de base de datos más importantes del mercado Control de Versiones Flujos de Trabajo Cuadros de Clasificación Calendarios de retención Histórico de Trabajo Papelera de Reciclaje Funciones Import/Export Cumplimiento LOPD en su nivel más alto Herramientas de Configuración y Administración Reconocimiento de caracteres OCR Descripción de la aplicación Principales ventajas (II)

5. Vistazo de la aplicación (I) Conceptos Generales (I) Proporcionan una manera de almacenar y organizar coherentemente los documentos en diferentes bibliotecas que podrán contener uno o más tipos de documentos (ofimáticos, correos, HTML, imágenes, etc.). Se pueden anidar formando Maestros / Detalles o Padres / Hijos Disponen de Columnas (Metadatos) Se personalizan con diferentes vistas Permiten habilitar control de versiones de los documentos que alojan Se pueden asociar a diferentes procesos de negocio o Workflows Es posible administrar el acceso al tipo documental por grupos o usuarios. TIPOS DOCUMENTALES

6. Vistazo de la aplicación (I) Conceptos Generales (II) Son los metadatos por los que se identifican cada ficha o registro de un tipo documental. Por ellas se pueden filtrar los registros de un tipo documental Aplican formatos a los datos que contienen dependiendo de su tipo Pueden restringir los valores de los datos almacenados en base a sus propiedades Permiten la asociación en varios niveles entre diferentes tipos documentales COLUMNAS

7. Vistazo de la aplicación (I) Conceptos Generales (IV) COLUMNAS (Tipos) Alfanumérica Numérico Fecha Extenso Si/No Hipervínculo Calculado Búsqueda Elección Rango Relación Autonumérica Identidad

8. Vistazo de la aplicación (I) Conceptos Generales (IV) Cada TD puede disponer de una o varias vistas Existe una vista predeterminada para la visualización de los tipos documentales o los resultados de las búsquedas. Están compuestas por las siguientes propiedades: Nombre de la vista Audiencia: Personal: Las vistas personales están pensadas sólo para su uso exclusivo por el usuario que la creo. Pública: Visualizadas por todos los usuarios del sistema con acceso al tipo documental. De grupo: Para el grupo de usuarios que se especifique. Columnas que se mostrarán y en que orden Columnas por las que se ordenará Filtro que se aplicará Límite y paginación de elementos VISTAS

9. Vistazo de la aplicación (I) Conceptos Generales (V) Permiten clasificar registros electrónicos junto a otros registros que proporcionan su contexto, definiendo la forma en la que dichos registros se organizan y relacionan entre sí. Proporcionan diferentes maneras de catalogar la información. Se pueden realizar búsquedas restringiendo el resultado a ubicaciones del cuadro de clasificación. Solo pueden ser creados por usuarios con privilegios Soportan la heredabilidad de su estructura desde los niveles superiores, pudiendo recrearla en los niveles inferiores. CUADRO DE CLASIFICACIÓN

10. Vistazo de la aplicación (II) Interfaz de usuario 100 X 100 WEB Soportada por los navegadores más utilizados del mercado Internet Explorer FireFox Safari Catalogada por los propios usuarios como ‘Intuitiva y Amigable’ Utiliza controles web dinámicos que proporcionan un comportamiento similar a aplicaciones Windows aprovechando así la ‘ Experiencia de usuario’ Altamente personalizable y extensible a nivel de corporación

11. Demostración Conceptos / Interfaz de usuario / Funcionalidad

12. Integración con Aplicaciones Aplicaciones Ofimáticas / Gestores de Correo Electrónico / Sistema Operativo Indexacíón directa de documentos, hojas de cálculo, presentaciones, correos electrónicos y sus adjuntos Búsqueda y localización de documentos desde la propia herramienta ofimática Edición de documentos y control de versiones igualmente desde la herramienta ofimática. Envío de documentos directamente desde los gestores de correo electrónico Indexación de documentos o carpetas con el botón derecho del ratón desde el sistema operativo Aplicaciones actualmente soportadas Window XP / Vista MS Word 2003 / 2007 MS PowerPoint 2003 / 2007 MS Excel 2003 / 2007 MS Outlook 2003 / 2007 IBM Lotus Notes 7.0 / 8.0

13. Demostración Integración Ofimática / Operativa

14. Conclusiones Gran capacidad de adaptación Extensibilidad funcional Incorporación de módulos a medida Personalización Aplicación del diseño y ‘look&feel’ corporativo Incorporación de flujos de trabajo o procesos de negocio Contextualización de la información en base a perfiles/Roles Visualización Acción Potente motor de búsqueda Utilización de operadores lógicos y relacionales Búsqueda libre en todo el sistema Combinación de condiciones en diferentes ámbitos Localización de documentos por su contenido Gestión documental relacional Maestros/Detalles Padres/Hijos Clasificación de la información de forma estructural y/o jerárquica Posibilidad de integración bidireccional con otros sistemas o aplicaciones

15. Gracias por su atención SCN-Sistemas 2010 C/ Igarsa s/n Paracuellos de Jarama 28860 (Madrid)