1. UNIDAD CUATRO
SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL
ACTIVIDAD REALIZADA POR:
SONIA ESPERANZA MIRANDA PENAGOS
GESTIÓN DOCUMENTAL II
Grupo C160403_4
TUTORA:
LUZ MARINA ARIAS GONZALEZ
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO
FACULTAD CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN, DOCUMENTACIÓN,
BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA
BOGOTÁ 15 de SEPTIEMBRE de 2013

2. • Estudie juiciosamente los materiales de la unidad 4,
revise las referencias sugeridas e investigue en otras
fuentes para que tenga claridad qué es un Programa
de Gestión Documental y qué es un Sistema de
Gestión documental.
• Visite una entidad que tenga implementado
un Sistema de Gestión Documental e
investigue todo lo relacionado con dicho sistema, si
es posible algunos aspectos importantes desde su
proyecto hasta la fase final de implantación del
mismo.
TRABAJO DE INVESTIGACIÓN
SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL.
•

3. QUE ES SGD
• Un sistema de gestión documental es un sistema
computarizado, un conjunto de programas,
utilizado para rastrear y almacenar documentos
electrónicos y/o imágenes de documentos
soportados en papel. El término puede ser
relacionado con conceptos como sistemas de
administración de contenido (CMS) y es
comúnmente visto como un sistema de
administración de contenido corporativo y
relacionado con el término Digital.

4. VENTAJAS DE IMPLANTAR UN SISTEMA DE GESTION
DOCUMENTAL
• La Gestión Documental le permite aumentar drásticamente su productividad empresarial mediante la
implantación de un sistema de Gestión Documental.
• Las intranets que se han construido en torno a una solución de DM suponen una mejora crítica en los
procesos relacionados con los trabajadores cuyas funciones son esencialmente intelectuales (knowledge
workers).
Entre las mejoras más claras que supone hacer disponible la Gestión Documental mediante una intranet
se cuentan las siguientes:
• - Reducción del tiempo de consulta de un documento en papel. Se estima que en organizaciones basadas
en papel, se pueden llegar a perder más de 500 horas por empleado y año en busca de documentos.
Algunas organizaciones muy centradas en el documento en papel pueden hacer crecer esta cifra
(aseguradoras, banca, administración...)
• - Reducción del tiempo de consulta de documentos electrónicos, al estar éstos perfectamente
categorizados e indizados, mediante atributos o descriptores que los identifican y evitan su pérdida, a la
vez que optimizan su búsqueda.
• - Reducción de los costos de archivado: en el caso de documentos electrónicos sólo hace falta
categorizarlos para que éstos se archiven de forma transparente para el usuario. En el caso de documentos
que tienen su versión original en papel, y que deben archivarse en un archivo físico por cuestiones legales,
en el momento en que son digitalizados se produce una reducción costos en varios sentidos:
1. No se precisa su manipulación física (ya que están escaneados), con lo que el archivado y acceso al
documento es mucho más rápido.
2. No se deterioran ni pierden documentos, al no manipularse manualmente.
3. El espacio de archivo físico puede reducirse hasta un 35% al poderse utilizar criterios de ordenación
secuencial, en lugar de infrautilizar espacio debido a previsiones que pueden o no cumplirse.
• - Reducción de la recuperación de un documento: el documento está perfectamente catalogado y
organizado, con lo que su recuperación (tiempo que transcurre desde la búsqueda hasta que lo tenemos
en pantalla) es ópitma. Igualmente, se reducen drásticamente los riesgos de pérdida del documento físico
original.

5. VENTAJAS DE IMPLANTAR UN SISTEMA DE GESTION
DOCUMENTAL
• - Acceso concurrente a un documento: disponer de los documentos dentro de un sistema de
Gestión Documental nos permite que varios empleados puedan acceder simultáneamente a
un mismo documento, lo cual es imposible con el documento físico (en este caso hay que
esperar a que el usuario A termine de utilizar un documento para que B pueda hacerlo
también).
• - Mejora de atención a los clientes, tanto internos (otros empleados o departamentos) como
externos (clientes finales), ya al disponer de la información de forma centralizada y
rápidamente accesible es posible solucionar online cuestiones relacionadas con una consulta
de un cliente.
• - Reducción de costos legales: la pérdida o deterioro de documentación sensible o de alto
valor contractual puede derivar en elevados costes legales por incurrir en demandas y otros
procesos legales.
• - Reducción de costos de acceso a la documentación (ej: sistemas de identificación por
tarjeta), al contar con un sistema fácil y claro de permisos.
• - Posibilidad de integrarse con subsistemas de gestión documental específicos: software de
captura de facturas, formularios, COLD... a su vez integrables con ERP’s.
• - Incremento en la satisfacción de los usuarios internos (miembros de la organización)por
agilizar sus procesos de trabajo

6. POSIBLES DESVENTAJAS
• Factor económico, la aplicación de este tipo de sistemas
conlleva una inversión monetaria importante.
• Las personas no autorizadas pueden acceder ilícitamente a
los datos sensibles en una computadora o un servidor si los
protocolos de seguridad están por debajo del nivel
aceptable
• Hay que definir planes de redundancia (es decir, siempre
hay que almacenar la información en servidor de respaldo
secundario que esté ubicado a distancia) para poder
recuperar los datos en caso de robo, incendio o inundación
• Riesgo de violar alguna ley u otros reglamentos de
rastreabilidad y resguardo de la información
• Calidad de la imagen.

7. • Es bueno saber el volumen de documentos
que se maneja en la empresa, así como que
documentos utilizamos, pero es importante
conocer que hacemos con los documentos
para determinar las funciones a cumplir por
un sistema de gestión documental.

8. Las operaciones que se realizan con los
documentos son:
• · Producción. Es todo el proceso que lleva a la creación de un
documento, en nuestro lugar de trabajo, en papel o en un archivo
electrónico. Las operaciones que involucra el obtener los
documentos son:
• o Crear o utilizar los existentes
• o Actualizarlos
• o Buscarlos
• o Modificarlos
• · Análisis. Su principal propósito es comprender el contenido del
documento para utilizarlo de forma adecuado, así como clasificarlo
y relacionarlo de manera correcta con otros documentos. Las
operaciones comprendidas en el análisis son:
o Leerlos
o Subrayarlos
o Marcarlos
– o Comentarlos
» o Resumirlos

9. • Gestión. La administración y el control de las actividades de
una empresa se pueden llevar a cabo interpretando
correctamente las indicaciones establecidas en los
documentos. Las operaciones a realizar son:11
– Decretarlos
– Remitirlos
– Controlarlos
• · Publicación. se selecciona de los documentos la
información de la empresa que se necesita y convenga
divulgar al exterior, por ejemplo, en la Web.
– Archivarlos
– Distribuirlos
– Visualizarlos
– Imprimirlos
– Reverenciarlos

10. Características
• Un sistema de gestión documental deberá satisfacer varios aspectos
relacionados
• que involucran desde la información de: cómo y dónde se almacena,
quiénes y para qué la utilizan. Por lo tanto podemos decir que un sistema
de gestión documental debe contar con las siguientes características:
• · Corporativo. La información que se maneja en los documentos, es donde
se basa la funcionalidad de la empresa, así como se crean nuevas
aplicaciones y procedimientos.
• · Escalabilidad. La consideración de la naturaleza corporativa demandará
un rápido crecimiento del sistema.
• · Interoperabilidad. Debe ser integrado con subsistemas de correo
electrónico, de esta forma se puede realizar una comunicación en la
empresa de la información de los documentos y las operaciones que se
realicen con ellos.
• · Publicación. Diseminar la información interna.
• · Integración. Integrar fuentes externas, como son los documentos que son
enviados por terceros vía fax, CD-ROM, o papel

11. • Importación. Contar con un sistema de importación masiva de documentos, para toda
aquella información de archivos históricos o de grandes cantidades.
• · Almacenamiento. Almacenar los documentos masivamente, que garantice su fácil acceso
para cualquier usuario autorizado, así como su recuperación en un tiempo mínimo del
mismo.
• · Edición. Contar con herramientas que optimicen la creación de documentos, así como de
metodologías que apoyen la creación y modificación de los mismos.
• · Control. Para almacenar y distribuir documentos, el sistema deberá permitir el control de la
comparación de las distintas versiones de los documentos, de tal forma que contemple el
conflicto que se pueda dar entre el control de acceso y el control de versiones.
• · Clasificación. Agrupar documentos, los cuales deberán ser clasificados por diferentes
criterios y a la vez estar enlazados por medio de hipervínculos dentro de los mismos
documentos y hacia otros documentos que se relacionen.
• · Replicación. Debe permitir replicar los documentos entre diferentes servidores que incluso
se encuentren en ubicaciones diferentes y enviar automáticamente mensajes (correo
electrónico) para notificar a los usuarios de la existencia de documentos relevantes.
• · Búsqueda. Así mismo tiene que contar con un mecanismo de búsqueda rápida, que permita
obtener los documentos en el menor tiempo posible y de forma eficiente.

12. • El mecanismo de búsqueda deberá ser capaz de realizar dicha
operación, por distintos criterios de búsqueda, es decir, por
palabras claves o descriptores.
• · Recuperación. Al buscar un documento, y querer visualizarlo, se
debe contar con la recuperación instantánea de cualquier
documento, para presentarse en pantalla, y a la vez presentar en
forma instantánea todos los documentos que se encuentren
enlazados con el solicitado.
• · Seguridad. Se debe garantizar la existencia y almacenamiento
adecuado de los documentos, por lo cual, es importante contar con
un mecanismo que garantice la seguridad para que valide al usuario
que accesa la información.
• Además al registrar el documento, la accidental o intencionada
eliminación del mismo, así como también el acceso simultaneo para
su lectura, actualización.

13. • A continuación encontraran un link donde esta
paso a paso el Sistema de Gestión “IRIS
DOCUMENTAL ASD” versión Superintendencia
de Notaria y Registro.
• https://www.supernotariado.gov.co/portalsnr
/images/archivosupernotariado/manualirisdoc
umental/Paso%20a%20Paso_Linea%20de%20
Produccion.pdf

14. BIBLIOGRAFIAS
• http://www.monografias.com/trabajos-
pdf/sistema-gestion-documental/sistema-
gestion-documental.pdf
• http://www.denetz.co/productos/sistema-de-
gestion-documental.html