El documento describe una solución de gestión de contenidos llamada Oracle WebCenter Content que permite administrar de forma centralizada toda la documentación electrónica generada por una organización. La solución ofrece funciones como clasificación y organización de documentos, múltiples opciones de búsqueda, manejo de versiones, seguridad y permisos, flujos de aprobación y publicación de documentos.

1. Jorge Quilcate
Joel Moreno
CROSSNET “Plataforma Oracle para la Gestión de Contenidos”

2. Problemática

3. Explosión de información
Documentos, Imágenes, Videos, Email …

4. Como resultado…

5. Solución para la gestión de documentos

6. Solución para la gestión documental
 Oracle Web Center
Content es una aplicación
informática que permite a
la organización
administrar de forma
centralizada toda la
documentación electrónica
(archivos word, excel,
imágenes, pdf, etc.) que
generan las actividades
diarias.
Finance

7. Contribución / Acceso a los documentos
 Desde el explorador
de Windows
 Directamente desde
una herramienta
Office
 Usando el Portal de
Contenidos
 Desde el Ms Outlook

8. Clasificación de documentos
 Se definen en el servidor
metadatos para los documentos.
Ejemplo: Para una boleta de pago
se pueden definir los campos
número de boleta y DNI de la
persona
 Los usuarios cuando suben un
documento tienen que ingresar los
valores de los campos metada.

9. Organización
 Los documentos se almacenan en una carpeta virtual
llamada Carpeta de contribución.
 Además existe la posibilidad de organizar lógicamente
mediante el uso de Folios.
 Folio: Expediente estudiante
 Contenido del Folio: DNI, Foto, Partida de nacimiento, etc
 El contenido puede ser ubicado indistintamente por
carpeta de contribución o por folio.

10. Múltiples opciones de búsqueda
 Búsquedas por
metadatos.
 Búsquedas por
carpetas.
 Búsqueda por un
texto en específico.
 Búsquedas rápidas
 Búsquedas
predefinidas.

11. Manejo de versiones de los
documentos
 Se gestionan
automáticamente las
versiones de los
documentos.
 Se pueden restaurar
versiones anteriores.
 Consultar versiones
anteriores.

12. Seguridad
 Se pueden definir roles sobre el uso y el acceso a los documentos.
Dependiendo del rol que tenga un usuario podrá contribuir, consultar,
modificar, eliminar y compartir un tipo de documento.
 Otorgar permisos por orden jerárquico de los documentos (Por ejemplo:
unidad de negocio, área, departamento). Security
Group
Permission
Interno
User
Role

13. Flujos de aprobación de
documentos
 Se pueden implementar flujos de aprobación de
documentos de un manera fácil.
 Notificaciones de cambios en los documentos.

14. Publicación de los documentos
 Compartir documentos
a través de un enlace
en el servidor de
documentos,
eliminando la
necesidad de enviar
documentos adjuntos a
través de correos
electrónicos.

15. Copias de respaldo
 Permite hacer copias de
todo el repositorio o
parte del repositorio.
 Se pueden definir reglas
Import
de exportación e Export
importación

16. Solución para la gestión documental

17.  Consultor: Joel Moreno Molina
 Correo electrónico: jmoreno@crossnet.ws
 Teléfonos:
 987540530
 4360642
 Dirección: Av. La Encalada No. 1171 Oficina 302 -
Santiago de Surco