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UDLAP Curso:  PI12-AD512 Administración de la Información ”   Integración del Business Case   ” Profesor:   Dr. Rogelio Soler Montcouquiol Trabajo presentado por: Merary García Ríos (133982) David Palacios Somohano (106845) Paloma A. Soriano Ruiz (207961   ) 28 de Febrero de 2012.  
Antecedentes de la Empresa ABB es una empresa multinacional con base en Suiza dedicada principalmente a la potencia y automatización industrial desde hace más de 100 años. ABB se encuentra establecida en más de 100 países en el mundo y en México se encuentra presente desde 1940. Actualmente ABB cuenta con cinco grandes divisiones en las que reparte sus operaciones: Power Products (PP), Power Systems (PS), Process Automation (PA), Automation Products (AP) y Robotics (RO).
Antecedentes de la Empresa Las oficinas corporativas de ABB México se encuentran en el Distrito Federal. En San Luis Potosí cuenta con un parque industrial para la fabricación de productos del área de potencia y el desarrollo de proyectos de cada una de las divisiones. Además, para el desarrollo de proyectos del área de automatización cuenta con sucursales en Coatzacoalcos, Ciudad del Carmen y Veracruz. Oficinas más pequeñas para venta y servicios se encuentran distribuidas a lo largo del país.
Problemática Cada vez con mayor frecuencia, se presentan propuestas conjuntas entre divisiones y dado que cada división tiene su propia base de datos de propuestas, todas bajo la plataforma Lotus Notes, se presentan problemas en el desarrollo de ofertas conjuntas; problemas como el desarrollo duplicado de procesos o un lento flujo de información y la consiguiente dificultad en el análisis y toma de decisiones de los gerentes. La problemática implica encontrar una solución que permita un flujo de información eficiente entre los departamentos de propuestas de cada división. La solución propuesta es unificar las bases de datos, con lo que se crearía un entorno que permita: Compartir información de forma transparente y automática tanto para desarrolladores de ofertas, como para los gerentes, Acelerar los flujos de aprobación de la propuesta antes de ofertar al cliente, y Adicionalmente fortalecer esquemas de seguridad para el resguardo de información sensible.
Objetivos Misión: Colocar una misma base de datos entre los departamentos para la realización de proyectos y lograr una comunicación en conjunto favorable para la empresa. Objetivo: Tener la información en tiempo y forma de acuerdo a las necesidades de los proyectos. Obtener una organización de los datos para que estos se tomen en cuenta para la toma decisiones. Disponer de contacto directo y comunicación constante interna y externamente para así mantener la información al día y evitar errores en proyectos. Planeación y organización de datos y fechas importantes sobre los proyectos por área o departamento.
Beneficios esperados Al unificar la base de datos se espera automatizar y tener en conjunto toda la información necesaria para generar ofertas que se reflejen en proyectos ganados para ABB. El proyecto proporcionará los medios para lograr: Reducción del tiempo para el desarrollo de ofertas en conjunto entre divisiones. La comunicación interna y externa se verá relacionada y su funcionamiento se mostrará eficaz. Con estas mejoras la dirección estima obtener los siguientes beneficios: Un aumento en la cantidad de ofertas ganadas ( hit rate ). El valor de sobrecosto en la ejecución de proyectos disminuirá en un 25 % al disminuir los niveles de mala calidad (COPQ) por errores en la realización de las ofertas. Las siguientes gráficas muestran la forma en la que se la va a dar a seguimiento a los beneficios esperado.
Medidas de progreso y desempeño
Descripción de la importancia del proyecto En la actualidad, las organizaciones se encuentran ante la problemática de la automatización de sus Sistemas de Información. Esta problemática puede estar dada por: la creación de un nuevo sistema automatizado, el reemplazo de un sistema, la mejora de un sistema (a través de la generación de nuevas capacidades), o bien por la de mejora de un programa ya existente (atribuyéndoles nuevas aplicaciones). La última es el caso de ABB ya que la mejora en del programa ya existente podrá ayudarnos a unificar la base de datos para que la comunicación fluya entre los departamentos, Power Products (PP), Power Systems (PS), Process Automation (PA), Automation Products (AP) y Robotics (RO);  y esto ayude a la empresa a disminuir en un 25 % el sobrecosto de la ejecución de proyectos, a aumentar la  cantidad de ofertas ganadas ( hit rate ) y a reducir los niveles de mala calidad (COPQ) por errores en la realización de las ofertas.
Explicación del por qué es innovador Consideramos que todas las Tecnologías de Información son innovadoras ya que medida que transcurre el tiempo se van integrando nuevas ideas, tendencias e ideologías que transforman la forma de trabajar, se producen cambios impredecibles, la transmisión de información y entrega de servicios debe ser más rápida, etc. Por eso ABB considera que el uso de la herramienta que ya se tiene (Lotu Notes) debe ir adaptándose a las nuevas condiciones que se le imponen, tanto interiores como exteriores influyendo a una modificación constante de los Sistemas de Información que ya se tienen para no desaprovechar importantes oportunidades que pueden decidir el futuro de la organización
Descripción de riesgos y formas de lidiar con ellos
El plan de trabajo 1. Planeación del diseño (5 días) El equipo de trabajo (TI) analiza los requerimientos de la nueva aplicación y prepara un diseño preliminar para presentarlo al usuario final. 2. Evaluación del diseño (3 días) La gerencia estudia el diseño preliminar presentado por TI y emite sus comentarios. El equipo trabaja sobre estos comentarios y la gerencia da su aprobación. 3. Implementación del diseño (8 días) Una vez aprobado el diseño, el equipo de trabajo desarrolla la solución y realiza pruebas de funcionalidad. 4. Evaluación de la implementación (8 días) Al término de las pruebas, la gerencia designa a un grupo de trabajo elegido del departamento usuario para probar la nueva aplicación. TI realiza las modificaciones requeridas sobre la evaluación por parte del usuario final. 5. Capacitación (2 días) Se programan sesiones para que todo el personal involucrado en el uso de la herramienta conozca el funcionamiento y detalles de la nueva implementación.
El plan de trabajo
Los elementos de Administración del proyecto y recursos financieros y humanos
Los elementos de Administración del proyecto y recursos financieros y humanos Dirección General En el cuadro anterior podemos observar que la dirección tiene un menor uso de la BD, pero está de acuerdo con el proyecto ya que esto implica mejorar la tasa de ofertas ganadas y una disminución en el % de sobrecostos, lo que se traduce en mayores ganancias y menos pérdidas. Gerencia de Proyectos Igual que la dirección general, no usa constantemente la base de datos pero está a favor de la unificación de la BD, sobre todo por la reducción de sobrecostos. Gerencia Comercial La gerencia comercial usa constantemente la base de datos debido a que ésta área está directamente relacionada con el cliente y por lo tanto, la reducción de tiempos de las propuestas y mejorar la confiabilidad de lo ofertado, implican que la gerencia comercial esté a favor de la unificación de la BD. Gerencia de Propuestas Esta área es la más la que más utiliza la BD y es el área en la que se centra el problema, por lo que está a favor de la unificación de datos para que la comunicación entre las divisiones (Power Products (PP), Power Systems (PS), Process Automation (PA), Automation Products (AP) y Robotics (RO)) sea de manera efectiva y se elimine el tiempo de respuesta y él % de sobrecosto. Contraloría Tiene que asegurarse que cada uno de los costos que se plasman en las propuestas estén perfectamente justificados, y puesto que trabaja directamente con la Gerencia de Propuestas está a favor de la unificación de la BD. Tecnologías de Información Este departamento trabajará en la parte de implementación de la BD, así mismo tiene que capacitar al personal involucrado y e l mantenimiento del software. Recursos Humanos No se es necesario contratar personal externo para lograr la unificación de la base de datos, todo se hará con el personal que actualmente trabaja en la empresa.
Las alternativas consideradas, su evaluación y la solución  elegida Las alternativas que se consideraron para la solución de la problemática son: 1.  Google APPS  Herramientas de comunicación y de colaboración alojadas en Google que ayuda a minimizar el mantenimiento y reducir los costos de TI. 2.  Lotus Notes  nos facilita el trabajo en grupo, sistemas de correo, consiguiendo aplicaciones de flujo de trabajos y como definen en muchas ocasiones una base de datos "documental". 3.  SAP  Gestiona y ayuda a acelerar la generación de valor, reducir riesgos y optimización de recursos. Este sistema comprende muchos módulos completamente integrados, que abarca prácticamente todos los aspectos de la administración empresarial. Cada módulo realiza una función diferente, pero está diseñado para trabajar con otros módulos. La información se comparte, tanto entre módulos, como entre todas las áreas.
Las alternativas consideradas, su evaluación y la solución  elegida
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Las alternativas consideradas, su evaluación y la solución  elegida Basados en la información presentada, la solución elegida es Lotus Notes en su versión modesta. El análisis de las tres opciones muestra que Lotus además de cumplir con las funciones requeridas representa el mejor costo de implementación debido a la infraestructura, licenciamiento y experiencia existente con la plataforma. ABB actualmente opera gran parte de sus servicios, como correo electrónico, mensajería y aplicaciones, incluyendo propuestas, sobre la plataforma Lotus Notes. Esto reduce considerablemente los costos de capacitación en usuarios y personal responsable del diseño y mantenimiento de la aplicación .

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  • 1. UDLAP Curso: PI12-AD512 Administración de la Información ” Integración del Business Case ” Profesor: Dr. Rogelio Soler Montcouquiol Trabajo presentado por: Merary García Ríos (133982) David Palacios Somohano (106845) Paloma A. Soriano Ruiz (207961   ) 28 de Febrero de 2012.  
  • 2. Antecedentes de la Empresa ABB es una empresa multinacional con base en Suiza dedicada principalmente a la potencia y automatización industrial desde hace más de 100 años. ABB se encuentra establecida en más de 100 países en el mundo y en México se encuentra presente desde 1940. Actualmente ABB cuenta con cinco grandes divisiones en las que reparte sus operaciones: Power Products (PP), Power Systems (PS), Process Automation (PA), Automation Products (AP) y Robotics (RO).
  • 3. Antecedentes de la Empresa Las oficinas corporativas de ABB México se encuentran en el Distrito Federal. En San Luis Potosí cuenta con un parque industrial para la fabricación de productos del área de potencia y el desarrollo de proyectos de cada una de las divisiones. Además, para el desarrollo de proyectos del área de automatización cuenta con sucursales en Coatzacoalcos, Ciudad del Carmen y Veracruz. Oficinas más pequeñas para venta y servicios se encuentran distribuidas a lo largo del país.
  • 4. Problemática Cada vez con mayor frecuencia, se presentan propuestas conjuntas entre divisiones y dado que cada división tiene su propia base de datos de propuestas, todas bajo la plataforma Lotus Notes, se presentan problemas en el desarrollo de ofertas conjuntas; problemas como el desarrollo duplicado de procesos o un lento flujo de información y la consiguiente dificultad en el análisis y toma de decisiones de los gerentes. La problemática implica encontrar una solución que permita un flujo de información eficiente entre los departamentos de propuestas de cada división. La solución propuesta es unificar las bases de datos, con lo que se crearía un entorno que permita: Compartir información de forma transparente y automática tanto para desarrolladores de ofertas, como para los gerentes, Acelerar los flujos de aprobación de la propuesta antes de ofertar al cliente, y Adicionalmente fortalecer esquemas de seguridad para el resguardo de información sensible.
  • 5. Objetivos Misión: Colocar una misma base de datos entre los departamentos para la realización de proyectos y lograr una comunicación en conjunto favorable para la empresa. Objetivo: Tener la información en tiempo y forma de acuerdo a las necesidades de los proyectos. Obtener una organización de los datos para que estos se tomen en cuenta para la toma decisiones. Disponer de contacto directo y comunicación constante interna y externamente para así mantener la información al día y evitar errores en proyectos. Planeación y organización de datos y fechas importantes sobre los proyectos por área o departamento.
  • 6. Beneficios esperados Al unificar la base de datos se espera automatizar y tener en conjunto toda la información necesaria para generar ofertas que se reflejen en proyectos ganados para ABB. El proyecto proporcionará los medios para lograr: Reducción del tiempo para el desarrollo de ofertas en conjunto entre divisiones. La comunicación interna y externa se verá relacionada y su funcionamiento se mostrará eficaz. Con estas mejoras la dirección estima obtener los siguientes beneficios: Un aumento en la cantidad de ofertas ganadas ( hit rate ). El valor de sobrecosto en la ejecución de proyectos disminuirá en un 25 % al disminuir los niveles de mala calidad (COPQ) por errores en la realización de las ofertas. Las siguientes gráficas muestran la forma en la que se la va a dar a seguimiento a los beneficios esperado.
  • 7. Medidas de progreso y desempeño
  • 8. Descripción de la importancia del proyecto En la actualidad, las organizaciones se encuentran ante la problemática de la automatización de sus Sistemas de Información. Esta problemática puede estar dada por: la creación de un nuevo sistema automatizado, el reemplazo de un sistema, la mejora de un sistema (a través de la generación de nuevas capacidades), o bien por la de mejora de un programa ya existente (atribuyéndoles nuevas aplicaciones). La última es el caso de ABB ya que la mejora en del programa ya existente podrá ayudarnos a unificar la base de datos para que la comunicación fluya entre los departamentos, Power Products (PP), Power Systems (PS), Process Automation (PA), Automation Products (AP) y Robotics (RO); y esto ayude a la empresa a disminuir en un 25 % el sobrecosto de la ejecución de proyectos, a aumentar la cantidad de ofertas ganadas ( hit rate ) y a reducir los niveles de mala calidad (COPQ) por errores en la realización de las ofertas.
  • 9. Explicación del por qué es innovador Consideramos que todas las Tecnologías de Información son innovadoras ya que medida que transcurre el tiempo se van integrando nuevas ideas, tendencias e ideologías que transforman la forma de trabajar, se producen cambios impredecibles, la transmisión de información y entrega de servicios debe ser más rápida, etc. Por eso ABB considera que el uso de la herramienta que ya se tiene (Lotu Notes) debe ir adaptándose a las nuevas condiciones que se le imponen, tanto interiores como exteriores influyendo a una modificación constante de los Sistemas de Información que ya se tienen para no desaprovechar importantes oportunidades que pueden decidir el futuro de la organización
  • 10. Descripción de riesgos y formas de lidiar con ellos
  • 11. El plan de trabajo 1. Planeación del diseño (5 días) El equipo de trabajo (TI) analiza los requerimientos de la nueva aplicación y prepara un diseño preliminar para presentarlo al usuario final. 2. Evaluación del diseño (3 días) La gerencia estudia el diseño preliminar presentado por TI y emite sus comentarios. El equipo trabaja sobre estos comentarios y la gerencia da su aprobación. 3. Implementación del diseño (8 días) Una vez aprobado el diseño, el equipo de trabajo desarrolla la solución y realiza pruebas de funcionalidad. 4. Evaluación de la implementación (8 días) Al término de las pruebas, la gerencia designa a un grupo de trabajo elegido del departamento usuario para probar la nueva aplicación. TI realiza las modificaciones requeridas sobre la evaluación por parte del usuario final. 5. Capacitación (2 días) Se programan sesiones para que todo el personal involucrado en el uso de la herramienta conozca el funcionamiento y detalles de la nueva implementación.
  • 12. El plan de trabajo
  • 13. Los elementos de Administración del proyecto y recursos financieros y humanos
  • 14. Los elementos de Administración del proyecto y recursos financieros y humanos Dirección General En el cuadro anterior podemos observar que la dirección tiene un menor uso de la BD, pero está de acuerdo con el proyecto ya que esto implica mejorar la tasa de ofertas ganadas y una disminución en el % de sobrecostos, lo que se traduce en mayores ganancias y menos pérdidas. Gerencia de Proyectos Igual que la dirección general, no usa constantemente la base de datos pero está a favor de la unificación de la BD, sobre todo por la reducción de sobrecostos. Gerencia Comercial La gerencia comercial usa constantemente la base de datos debido a que ésta área está directamente relacionada con el cliente y por lo tanto, la reducción de tiempos de las propuestas y mejorar la confiabilidad de lo ofertado, implican que la gerencia comercial esté a favor de la unificación de la BD. Gerencia de Propuestas Esta área es la más la que más utiliza la BD y es el área en la que se centra el problema, por lo que está a favor de la unificación de datos para que la comunicación entre las divisiones (Power Products (PP), Power Systems (PS), Process Automation (PA), Automation Products (AP) y Robotics (RO)) sea de manera efectiva y se elimine el tiempo de respuesta y él % de sobrecosto. Contraloría Tiene que asegurarse que cada uno de los costos que se plasman en las propuestas estén perfectamente justificados, y puesto que trabaja directamente con la Gerencia de Propuestas está a favor de la unificación de la BD. Tecnologías de Información Este departamento trabajará en la parte de implementación de la BD, así mismo tiene que capacitar al personal involucrado y e l mantenimiento del software. Recursos Humanos No se es necesario contratar personal externo para lograr la unificación de la base de datos, todo se hará con el personal que actualmente trabaja en la empresa.
  • 15. Las alternativas consideradas, su evaluación y la solución elegida Las alternativas que se consideraron para la solución de la problemática son: 1. Google APPS Herramientas de comunicación y de colaboración alojadas en Google que ayuda a minimizar el mantenimiento y reducir los costos de TI. 2. Lotus Notes nos facilita el trabajo en grupo, sistemas de correo, consiguiendo aplicaciones de flujo de trabajos y como definen en muchas ocasiones una base de datos "documental". 3. SAP Gestiona y ayuda a acelerar la generación de valor, reducir riesgos y optimización de recursos. Este sistema comprende muchos módulos completamente integrados, que abarca prácticamente todos los aspectos de la administración empresarial. Cada módulo realiza una función diferente, pero está diseñado para trabajar con otros módulos. La información se comparte, tanto entre módulos, como entre todas las áreas.
  • 16. Las alternativas consideradas, su evaluación y la solución elegida
  • 17. Las alternativas consideradas, su evaluación y la solución elegida
  • 18. Las alternativas consideradas, su evaluación y la solución elegida
  • 19. Las alternativas consideradas, su evaluación y la solución elegida Basados en la información presentada, la solución elegida es Lotus Notes en su versión modesta. El análisis de las tres opciones muestra que Lotus además de cumplir con las funciones requeridas representa el mejor costo de implementación debido a la infraestructura, licenciamiento y experiencia existente con la plataforma. ABB actualmente opera gran parte de sus servicios, como correo electrónico, mensajería y aplicaciones, incluyendo propuestas, sobre la plataforma Lotus Notes. Esto reduce considerablemente los costos de capacitación en usuarios y personal responsable del diseño y mantenimiento de la aplicación .