1. UDLAP
Curso:
PI12-AD512
Administración de la Información
” Integración del Business Case”
Profesor:Dr. Rogelio Soler Montcouquiol
Trabajo presentado por:
Merary García Ríos (133982)
David Palacios Somohano (106845)
Paloma A. Soriano Ruiz (207961 )
28 de Febrero de 2012.

2. Antecedentes de la Empresa
ABB es una empresa multinacional con base en Suiza dedicada
principalmente a la potencia y automatización industrial desde hace
más de 100 años. ABB se encuentra establecida en más de 100
países en el mundo y en México se encuentra presente desde 1940.
Actualmente ABB cuenta con cinco grandes divisiones en las que
reparte sus operaciones: PowerProducts (PP), PowerSystems (PS),
ProcessAutomation (PA), AutomationProducts (AP) y Robotics (RO).

3. Antecedentes de la Empresa
Las oficinas corporativas de ABB México se encuentran en el
Distrito Federal. En San Luis Potosí cuenta con un parque industrial
para la fabricación de productos del área de potencia y el desarrollo
de proyectos de cada una de las divisiones. Además, para el
desarrollo de proyectos del área de automatización cuenta con
sucursales en Coatzacoalcos, Ciudad del Carmen y Veracruz.
Oficinas más pequeñas para venta y servicios se encuentran
distribuidas a lo largo del país.

4. Problemática
Cada vez con mayor frecuencia, se presentan propuestas conjuntas entre
divisiones y dado que cada división tiene su propia base de datos de propuestas,
todas bajo la plataforma Lotus Notes, se presentan problemas en el desarrollo de
ofertas conjuntas; problemas como el desarrollo duplicado de procesos o un lento
flujo de información y la consiguiente dificultad en el análisis y toma de decisiones
de los gerentes.
La problemática implica encontrar una solución que permita un flujo de
información eficiente entre los departamentos de propuestas de cada división. La
solución propuesta es unificar las bases de datos, con lo que se crearía un
entorno que permita:
 Compartir información de forma transparente y automática tanto para
desarrolladores de ofertas, como para los gerentes,
 Acelerar los flujos de aprobación de la propuesta antes de ofertar al cliente, y
 Adicionalmente fortalecer esquemas de seguridad para el resguardo de
información sensible.

5. Objetivos
Misión:
Colocar una misma base de datos entre los departamentos para la realización de
proyectos y lograr una comunicación en conjunto favorable para la empresa.
Objetivo:
 Tener la información en tiempo y forma de acuerdo a las necesidades de los
proyectos.
 Obtener una organización de los datos para que estos se tomen en cuenta para
la toma decisiones.
 Disponer de contacto directo y comunicación constante interna y externamente
para así mantener la información al día y evitar errores en proyectos.
 Planeación y organización de datos y fechas importantes sobre los proyectos por
área o departamento.

6. Beneficios esperados
Al unificar la base de datos se espera automatizar y tener en conjunto toda la
información necesaria para generar ofertas que se reflejen en proyectos ganados
para ABB. El proyecto proporcionará los medios para lograr:
Reducción del tiempo para el desarrollo de ofertas en conjunto entre divisiones.
La comunicación interna y externa se verá relacionada y su funcionamiento se
mostrará eficaz.
Con estas mejoras la dirección estima obtener los siguientes beneficios:
 Un aumento en la cantidad de ofertas ganadas (hit rate).
 El valor de sobrecosto en la ejecución de proyectos disminuirá en un 25 % al
disminuir los niveles de mala calidad (COPQ) por errores en la realización de las
ofertas.
 Las siguientes gráficas muestran la forma en la que se la va a dar a seguimiento
a los beneficios esperado.

7. Medidas de progreso y desempeño

8. Descripción de la importancia del proyecto
En la actualidad, las organizaciones se encuentran ante la problemática de
la automatización de sus Sistemas de Información. Esta problemática puede
estar dada por: la creación de un nuevo sistema automatizado, el reemplazo
de un sistema, la mejora de un sistema (a través de la generación de nuevas
capacidades), o bien por la de mejora de un programa ya existente
(atribuyéndoles nuevas aplicaciones). La última es el caso de ABB ya que la
mejora en del programa ya existente podrá ayudarnos a unificar la base de
datos para que la comunicación fluya entre los departamentos,
PowerProducts (PP), PowerSystems (PS), ProcessAutomation (PA),
AutomationProducts (AP) y Robotics (RO); y esto ayude a la empresa a
disminuir en un 25 % el sobrecosto de la ejecución de proyectos, a aumentar
la cantidad de ofertas ganadas (hit rate) y a reducir los niveles de mala
calidad (COPQ) por errores en la realización de las ofertas.

9. Explicación del por qué es innovador
Consideramos que todas las Por eso ABB considera que el uso
Tecnologías de Información son de la herramienta que ya se tiene
innovadoras ya que medida que (Lotu Notes) debe ir adaptándose a
transcurre el tiempo se van las nuevas condiciones que se le
integrando nuevas ideas, imponen, tanto interiores como
tendencias e ideologías que exteriores influyendo a una
transforman la forma de trabajar, se modificación constante de los
producen cambios impredecibles, la Sistemas de Información que ya se
transmisión de información y tienen para no desaprovechar
entrega de servicios debe ser más importantes oportunidades que
rápida, etc. pueden decidir el futuro de la
organización

10. Descripción de riesgos y formas de lidiar con ellos

11. El plan de trabajo
1. Planeación del diseño (5 días)
El equipo de trabajo (TI) analiza los requerimientos de la nueva aplicación y prepara un diseño
preliminar para presentarlo al usuario final.
2. Evaluación del diseño (3 días)
La gerencia estudia el diseño preliminar presentado por TI y emite sus comentarios. El equipo trabaja
sobre estos comentarios y la gerencia da su aprobación.
3. Implementación del diseño (8 días)
Una vez aprobado el diseño, el equipo de trabajo desarrolla la solución y realiza pruebas de
funcionalidad.
4. Evaluación de la implementación (8 días)
Al término de las pruebas, la gerencia designa a un grupo de trabajo elegido del departamento usuario
para probar la nueva aplicación. TI realiza las modificaciones requeridas sobre la evaluación por parte
del usuario final.
5. Capacitación (2 días)
Se programan sesiones para que todo el personal involucrado en el uso de la herramienta conozca el
funcionamiento y detalles de la nueva implementación.

12. El plan de trabajo

13. Los elementos de Administración del proyecto y recursos
financieros y humanos

14. Los elementos de Administración del proyecto y recursos
financieros y humanos
Dirección General
En el cuadro anterior podemos observar que la dirección tiene un menor uso de la BD, pero está de acuerdo con el
proyecto ya que esto implica mejorar la tasa de ofertas ganadas y una disminución en el % de sobrecostos, lo que se
traduce en mayores ganancias y menos pérdidas.
Gerencia de Proyectos
Igual que la dirección general, no usa constantemente la base de datos pero está a favor de la unificación de la BD, sobre
todo por la reducción de sobrecostos.
Gerencia Comercial
La gerencia comercial usa constantemente la base de datos debido a que ésta área está directamente relacionada con el
cliente y por lo tanto, la reducción de tiempos de las propuestas y mejorar la confiabilidad de lo ofertado, implican que la
gerencia comercial esté a favor de la unificación de la BD.
Gerencia de Propuestas
Esta área es la más la que más utiliza la BD y es el área en la que se centra el problema, por lo que está a favor de la
unificación de datos para que la comunicación entre las divisiones (PowerProducts (PP), PowerSystems (PS),
ProcessAutomation (PA), AutomationProducts (AP) y Robotics (RO)) sea de manera efectiva y se elimine el tiempo de
respuesta y él % de sobrecosto.
Contraloría
Tiene que asegurarse que cada uno de los costos que se plasman en las propuestas estén perfectamente justificados, y
puesto que trabaja directamente con la Gerencia de Propuestas está a favor de la unificación de la BD.
Tecnologías de Información
Este departamento trabajará en la parte de implementación de la BD, así mismo tiene que capacitar al personal involucrado
y e l mantenimiento del software.
Recursos Humanos
No se es necesario contratar personal externo para lograr la unificación de la base de datos, todo se hará con el personal
que actualmente trabaja en la empresa.

15. Las alternativas consideradas, su evaluación y la solución
elegida
Las alternativas que se consideraron para la solución de la problemática son:
1. Google APPS Herramientas de comunicación y de colaboración alojadas en
Google que ayuda a minimizar el mantenimiento y reducir los costos de TI.
2. Lotus Notes nos facilita el trabajo en grupo, sistemas de correo, consiguiendo
aplicaciones de flujo de trabajos y como definen en muchas ocasiones una base
de datos "documental".
3. SAP Gestiona y ayuda a acelerar la generación de valor, reducir riesgos y
optimización de recursos. Este sistema comprende muchos módulos
completamente integrados, que abarca prácticamente todos los aspectos de la
administración empresarial. Cada módulo realiza una función diferente, pero está
diseñado para trabajar con otros módulos. La información se comparte, tanto
entre módulos, como entre todas las áreas.

16. Las alternativas consideradas, su evaluación y la solución
elegida

17. Las alternativas consideradas, su evaluación y la solución
elegida

18. Las alternativas consideradas, su evaluación y la solución
elegida

19. Las alternativas consideradas, su evaluación y la solución
elegida
Basados en la información presentada, la solución elegida es
Lotus Notes en su versión modesta. El análisis de las tres
opciones muestra que Lotus además de cumplir con las
funciones requeridas representa el mejor costo de
implementación debido a la infraestructura, licenciamiento y
experiencia existente con la plataforma. ABB actualmente
opera gran parte de sus servicios, como correo electrónico,
mensajería y aplicaciones, incluyendo propuestas, sobre la
plataforma Lotus Notes. Esto reduce considerablemente los
costos de capacitación en usuarios y personal responsable
del diseño y mantenimiento de la aplicación.