El documento habla sobre la prevención de pérdidas. Explica que este proceso implica identificar las vulnerabilidades de una empresa para determinar los riesgos que pueden impactarla y causar pérdidas. También involucra no solo el control de mermas sino una variedad de riesgos. Un programa efectivo de prevención de pérdidas requiere considerar aspectos como el personal, políticas, infraestructura y tecnología.

1. Prevención de
pérdidas
Merma, Robo hormiga

2. ¿Qué significa
Prevención de
Pérdidas?
Es el proceso de identificación de vulnerabilidades de una empresa, considerando éstas, desde la
integridad de sus empleados y/o clientes, sus procesos de negocios, hasta las condiciones físicas
y entorno de sus instalaciones, para determinar los riesgos que pueden impactarlas y,
entonces determinar el impacto de cada riesgo así como la evaluación de la pérdida.
No se debe confundir con control de mermas, los dos conceptos deben verse como un binomio
necesario para soportar el alcance de los objetivos del negocio.
Ejemplificando este binomio, tenemos que control de merma, atiende temas como el robo interno
o externo como uno de los elementos base de ésta, pero cuando se considera que un asalto
violento, reporta no solo una pérdida de activos, sino que resalta hasta el tener una pérdida de vida
o la perdida de ventas por el cierre de la operación, en tanto se lleva a cabo la intervención de la
autoridad, es que vemos la necesidad de contar con los dos conceptos bien claros, definidos e
implantados.
Se considera que esta forma de entender la prevención de pérdidas, está evolucionando, de
manera que dejemos de ver este tema como algo superficial, y lo entendamos en toda la gama de
oportunidades que esta presenta para ir blindando nuestros procesos y operaciones.
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3. La prevención de pérdidas, está íntimamente
ligada a la administración de crisis y la
planeación para continuidad de negocios.
Cuando escuchamos el término de prevención
de pérdidas, pensamos que contempla
únicamente
el
delito
de
robo
de
mercancías, ¿qué otro tipo de situaciones se
incluyen?
Lo impresionante del concepto, es que este es
tan amplio en su alcance como consideremos
la complejidad de los procesos de una
operación y la forma en que la empresa
determina
que
es
una
pérdida.
Este concepto se sustenta en una conciencia y
visión de empresa, que busca hacerse más
eficiente, mediante la identificación de sus
vulnerabilidades
y
tomando
los
riesgos
considerando
el
prevenir
pérdidas.
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4. ¿Cuáles son los requisitos para llevar a cabo una estrategia
de prevención de pérdidas?
El principal requisito, es la conciencia de la alta
administración, sobre la necesidad de anticipar, prevenir
y/o mitigar lo que su empresa considera como una
pérdida. Cada negocio debe identificar lo que puede
impactar a su personal, sus operaciones y sus activos.
El segundo, es que una vez que la dirección decide que
este proceso debe ser parte de su plan de negocios,
debe plantear junto con los principales directivos o
colaboradores, la agenda de riesgos de su empresa.
Pueden considerarse desde situaciones delictivas como
el fraude, el abuso de confianza, el robo de información,
el secuestro, la extorsión, o bien condiciones de riesgo
como un incendio, inundación, terremoto o huracán.
Asimismo situaciones donde la pérdida de un ejecutivo
sea crítica para la organización o una sanción por
incumplimiento de una normativa implique cierre, multas
sanciones
o
un
acto
de
corrupción.
No importa el tamaño del negocio, todos podemos sufrir
pérdidas. El qué tanto podemos sobrellevarlas, depende
de cómo las hayamos prevenido para poder mitigarlas.
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5. ¿Cómo se instrumenta un programa efectivo de prevención
de pérdidas?
La agenda de riesgos, implica el identificar todos aquellos riesgos que pueden impactar tanto en la
estrategia como en la operación y dimensionar la probable pérdida que se tendría. Ya habiendo
hecho esto, es posible determinar el plan de acción para prevenir o mitigar el impacto.
La implantación de un programa debe basarse en un modelo que considera los siguientes
elementos:
•
•
•
•
Personal
Políticas y Procedimientos
Infraestructura
Tecnología
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6. Políticas y procedimientos: exige que exista
una serie de reglas escritas y conocidas por el
personal, para asegurar el cumplimiento de las
acciones tendientes a prevenir pérdidas, de
nada sirve tenerlas si la cultura de la empresa,
contempla el desobedecerlas o el que no haya
consecuencias
por
su
incumplimiento.
Personal: implica la responsabilidad y acciones
del personal de la empresa, en todos los
niveles de la organización, para que
dependiendo de la naturaleza del negocio y el
nivel del personal, implante las acciones
necesarias y suficientes para prevenir pérdidas.
No es necesario contar con especialistas,
cuando es el mismo personal quien muchas
veces constituye la causa misma de la
vulnerabilidad.
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7. Tecnología: el uso adecuado de diversas herramientas acorde a cada negocio, debe
considerarse para complementar los puntos anteriores. No son un fin sino un medio para lograr
esto. El ejemplo es el uso de cámaras de circuito cerrado de televisión (CCTV), que puede
funcionar tanto como un factor disuasivo, hasta como memoria de eventos. No obstante, si no
se tiene claridad respecto de la utilidad misma del equipo y, quien lo va a utilizar, esta inversión
se vuelve una pérdida en sí.
Infraestructura: requiere el contar con instalaciones que cumplen las normas y condiciones de
seguridad, y que estas se mantienen en este estado de cumplimiento. A la vez, envía una
señal de que hay orden y autoridad en la empresa, asimismo, facilita el cumplimiento de los
planes de prevención, evitando que una infraestructura débil o inadecuada sea la
vulnerabilidad misma. Esto no implica instalaciones costosas pero si el que no sean riesgosas.
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8. ¿Qué tipo de tecnología considera un programa de estos?
La tecnología viene avanzando día con día y
cada empresa, debe identificar de qué
manera, podrá aportar o soportar elementos,
para asegurar sus procesos mediante su
implementación. La tecnología para la
prevención de pérdidas puede ir desde un
control de acceso para sus instalaciones,
hasta sistemas avanzados para identificar
mercancía en tránsito.
Primero debe definirse qué y para qué de la
tecnología, para luego buscar a un especialista y
encontrar la mejor solución. El peor error es buscar
a un especialista cuando aún no tengo identificado
mi
riesgo.
El tipo de tecnología adecuado a cada empresa,
dependerá del tipo de riesgos y la finalidad del
equipo para reforzar los criterios de prevención de
pérdidas, siendo relevante, que la mala selección
del equipo o el no utilizarlo para lo que se definió,
se vuelve una pérdida en sí.
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9. ¿Qué aspectos de tipo legal se deben considerar?
El aspecto legal es importante, no solo por lo que implica el ejercer acción en contra de quién
cometió actos deshonestos siendo empleado, como por ejemplo quién cometió un fraude, sino
también, el cómo proceder con un delincuente que se detiene en flagrancia en nuestras
instalaciones.
Vuelvo a mencionar al CCTV, como un equipo que aporta cantidad de beneficios, si este se
usa adecuadamente, como es el caso cuando no solamente se utiliza para determinar fallas en
algún proceso, sino como una herramienta para medir eficiencias. Asimismo, funcionara como
un disuasivo, no solo para prevenir pérdidas sino para otro tipo de acciones negativas. Al final,
redunda como una herramienta para memoria de eventos.
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10. La prevención de pérdidas debe considerar el manejo legal de lo anterior, así como otros
aspectos que conllevan a pérdidas. Se reitera el comentario, donde se señala que éste, es un
proceso integral de toda la organización para identificar las vulnerabilidades y condiciones que
pueden representar pérdidas, su evaluación y su manejo.
Esto incluye el contemplar y comprender el impacto legal, que trae el incumplimiento de normas
de autoridad, mismas que implican sanciones, multas, paro de operaciones, que a su vez
representan pérdidas para la empresa.
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11. ¿Qué capacitación al personal en general contempla un
programa de prevención de pérdidas?
La capacitación va al parejo con las situaciones y condiciones que se determinaron que
pueden generar una pérdida y, esto implica desde capacitar para hacer más eficientes los
procesos naturales de operación o administración, hasta temas más especializados como
planes para manejo inclusive de desastres naturales.
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12. ¿Cuáles son los errores típicos en los que se incurren al no
llevar a cabo un programa efectivo de control de pérdidas?
El primer error, consiste en creer que tu
negocio no tiene riesgo alguno, que estos
solo impactan en los negocios grandes o que
tu operación esta tan bien llevada, que no
puede haber condición alguna de pérdida.
El segundo error, es el considerar que
control de merma y prevención de
pérdidas son lo mismo, lo que te lleva a
pensar, que si controlas la merma, evitarás
todo tipo de pérdida.
El tercero, es pensar que un plan de
prevención de pérdidas implica un gasto
enorme, cuando en realidad, debe ser una
inversión planeada y perfectamente alineada
con la estrategia de negocios.
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13. LAS MERMAS Y SU CONTROL INTERNO
Tomaremos como base el estándar mundial emitido por
“El Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway
Commission”, que recopiló opiniones y conceptos de diferentes
especialistas, y emitió los componentes más relevantes en el desarrollo del
control interno dentro de las organizaciones.
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14. Se deben lograr los siguientes objetivos, los cuales se cumplen con la
existencia de cinco elementos estructurales y relacionados entre sí.
Objetivos del control interno sobre las mermas:
1.
Protección de los inventarios sujetos a la disminución por las mermas.
2. Confiabilidad e integridad de la información financiera y operativa relacionada con las mermas.
3. Efectividad y eficacia en las operaciones relacionadas con la disminución de las mermas.
4. Cumplimiento a las normas, políticas, procedimientos establecidos en las organizaciones para
disminuir el efecto negativo de las mermas.
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15. Para lograr los cuatro objetivos anteriores, las empresas deberán
organizar su control interno bajo los siguientes componentes:
1. Ambiente de control. Hace referencia a la cultura corporativa de control que debe existir en
una organización para disminuir las acusas de las mermas relacionadas con:
•
•
•
•
•
•
•
Integridad y valores éticos de sus empleados.
Competencia para la acción.
Filosofía Administrativa y estilo de dirección.
Estructura Organizacional.
Asignación de Autoridad y Responsabilidad.
Política de Recursos Humanos.
Comités de Auditoría u otros relacionados con las mermas.
2. Evaluación de Riesgos.
Examen de factores internos y externos que impiden el logro de los
objetivos de disminución de mermas.
•
•
•
•
•
•
•
•
Objetivos Institucionales.
Objetivos Específicos.
Identificación de riesgos.
Probabilidad de ocurrencia.
Impacto.
Análisis de Riesgos.
Mitigación de causas de riesgo.
Riesgo residual.
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16. 3. Actividades de control.
Hace referencia a los controles que
realmente existen para minimizar los
riesgos por mermas que enfrentan los
inventarios.
Controles sobre:
•
•
•
•
•
•
•
Los empleados.
Los contratistas.
Los vigilantes.
Las operaciones.
La información financiera.
La existencia de normas, políticas,
procedimientos, instructivos, leyes,
regulaciones, códigos, que controlen
la merma.
Competencia del personal.
Segregación de funciones.
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17. 4. Información y Comunicación.
El proceso de retroalimentación que debe existir dentro
de la empresa, y entre esta y su medio ambiente en
relación con las mermas.
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Sistemas de información.
Información crítica.
Canales.
Comunicaciones internas.
Comunicaciones externas.
Apoyo a la ejecución de los procesos.
Autorización.
Registro.
Custodia.
Conciliación.
- Controles de acceso.
- Conciliación.
Tipos de Control:
•
•
•
Preventivos/Detectados/Correctivos.
Manuales / Automatizados.
Gerenciales.
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18. 5. Monitoreo.
Se refiere al seguimiento permanente que se
debe hacer, por parte de la administración y
los órganos de control, auditoría interna y
revisoría fiscal, para evaluar la efectividad del
sistema de control interno.
•
•
•
•
•
•
•
•
Supervisión concurrente.
Evaluaciones independientes.
Alcance y frecuencia.
Quiénes evalúan.
Proceso de evaluación.
Metodología / documentación.
Plan de acción.
Reportes de deficiencias.
La integración de los objetivos de control
interno con sus correspondientes elementos
facilitará el control sobre las mermas.
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19. Las grandes pérdidas de los pequeños robos
El control del stock y sus movimientos es una de
las actividades más tediosas y la más cara en
términos de personal y tiempo afectado dentro de
las empresas. Para ello, la tecnología electrónica
ha hecho su aporte para dotar a las empresas de
innumerables recursos de administración que
permiten conocer las tan temidas diferencias de
stock.
Los Terminales de Punto de Venta (TPV), también
conocidos como escaners, ayudan al cometido con
una confiabilidad casi absoluta y los informes
producidos por el sistema indican qué es lo que ha
sido abonado en caja, en número de artículos y
referencia de los mismos analizando, con respecto
a los bienes que se han recibido oportunamente,
cuál es la pérdida.
Este -en apariencia- inofensivo estilo delictivo,
se ha transformado en un tema más que
preocupante para los empresarios quienes
comienzan a ver una importante merma en sus
utilidades
Como todos los años, las empresas de
cualquier
tamaño
organizan
en
un
determinado
período
de
tiempo,
el
correspondiente balance anual en el que se
constatan las entradas y salidas, compras y
ventas, pérdidas y ganancias.
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20. En caso de no poseer TPV, igualmente con la más simple caja registradora, pueden
establecerse por familias o secciones, las pérdidas ocasionadas. Pese a que en este caso,
los errores de marcado, las promociones y rectificaciones de precios y otros factores
humanos de operación, disminuyen en forma importante la fiabilidad y la exactitud de los
resultados obtenidos.
Pero mayor o menor sofisticación mediante, es posible obtener información valorizada y
cuantificada que permita -después de un minucioso examen - tener una definición más cabal
sobre qué artículos se perdieron en el inventario ya sea por un mal manipuleo (pérdidas por
averías), o por faltantes de stock (pérdidas por hurto).
Las pérdidas económicas que se desprenden de estas últimas, son motivos de verdadera
preocupación para los empresarios y que exige además de mejoras en las actividades de
control, mecanismos preventivos y disuasorios de este tipo de delitos.
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21. LADRONES DE AFUERA
Definir el perfil y las características del agresor, así como los métodos que utiliza. Sin caer
en actitudes prejuiciosas o discriminatorias es posible definir perfiles y actitudes
características que pueden divulgarse entre los empleados y el personal de vigilancia
para que puedan detectar a estos individuos y comunicar su presencia con rapidez, lo que
redundará en una tarea de prevención invaluable, al poder realizar así un seguimiento y
control de ellos mientras permanezcan dentro de los locales.
Cuando las mercancías u objetos de valor deben ser expuestos al público, no pudiéndose
limitar el acceso al área, (por ej. los supermercados), los robos de mercadería son
ocasionados en su mayoría por personas ajenas a la empresa. En tal caso, pueden
adoptarse medidas de protección como las detalladas:
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22. •
•
•
•
•
•
•
•
Instalar equipos electrónicos anti-hurtos
(antenas).
Establecer una norma que impida al personal la
devolución de efectivo a cambio de mercadería,
sin la debida intervención de personal
jerárquico.
Establecer procedimientos y realizar una
difusión adecuada a los mismos, sobre cuál
será la forma de proceder en caso de
determinarse algún ilícito.
Tener personal de vigilancia debidamente
capacitado y calificado para desempeñar sus
funciones y verificar periódicamente sus
resultados.
Formar al personal en el mismo concepto,
solicitando y recompensando su colaboración.
Definir cuáles son las áreas de mayores
pérdidas o riesgos y aplicar a éstas la mayor
cantidad de recursos técnicos y humanos.
Tratar que las áreas de exposición de
mercaderías no posean ángulos muertos o de
escasa visión.
Que la mercadería expuesta se encuentre en
forma ordenada.
En los puntos de salida del salón o áreas de
exposición de mercaderías u objetos de valor,
realizar un chequeo de los bultos grandes, para
establecer que no se ha ocultado nada en su
interior.
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23. Lograr la colaboración del personal de la empresa, no involucrado en tareas de
seguridad y vigilancia, para que realicen una acción disuasoria sobre los
delincuentes, con la observación del accionar de aquellos que reúnen las características
y perfil de los posibles agresores externos. Sin duda este punto también mejorará la
atención al cliente.
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24. LADRONES DE ADENTRO
De acuerdo a estudios realizados mundialmente, está determinado que el que produce la mayor
parte de las pérdidas por hurto es el propio personal de la empresa (50% de hurtos internos, contra
un 35% de hurtos realizados por clientes). Aunque no existe una solución total para este problema,
una forma de prevenir y disminuir estas pérdidas, es realizando un buen proceso de selección de
personal en el cual deben complementarse las áreas de Recursos Humanos, de Seguridad y
Control de Pérdidas de las empresas.
Estos procesos ayudarán a limitar el acceso de una buena parte de este tipo de agresores.
A continuación se enumerarán algunos recursos o medidas de protección para mercancías, objetos
de valor u otros elementos que deban ser protegidos de agresores internos.
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25. LADRONES DE ADENTRO
1.
Limitar el número de entradas y salidas.
2.
El ideal es un mismo punto de entrada y salida de
peatones y vehículos, los cuales es recomendable
que se encuentren dotados de sistema de control
de accesos con barreras relacionadas al mismo.
3.
Que el puesto de control, cubierto por personal de
seguridad debidamente entrenado y calificado, se
encuentre ubicado entre los puntos de entrada y
salida, lo cual sin duda, mejorará la coordinación
del control.
4.
Prohibir el ingreso de vehículos particulares al área.
Eliminando de esta forma las situaciones que
facilitan que los empleados pasen mercaderías u
otros elementos de valor a través de los controles
hacia el estacionamiento o vías de comunicación.
5.
Instalar en los puntos de alto riesgo, cámaras de
CCTV con un sistema de observación y grabación
adecuado, conforme a las características del lugar.
6.
Mejorar la iluminación del área a proteger.
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26. 7. Utilizar un software de control de acceso adecuado a las necesidades y que tengan la
posibilidad de archivar fotografías e identificaciones del personal que tenga acceso al lugar, así
como la posibilidad de escanear la documentación personal presentada para el ingreso al área.
8. Comunicar al personal la política de la empresa en cuanto a los empleados deshonestos.
9. Auditar los procedimientos de control de carga, despacho y recepción de mercancías.
10. Evitar que hasta el momento de la carga, se encuentre accesible al personal, la documentación
soporte de las mercancías.
11. Prohibir el acceso a todo el personal que sea ajeno a las áreas de depósito, almacenes,
recepción
y
despacho,
especialmente
a
los
transportistas.
12. Determinar una zona especial para la espera de los transportistas, que se encuentren
debidamente separada de las áreas de carga, y que tenga las comodidades necesarias para el
esparcimiento
de
los
mismos.
13. Llevar registros en donde consten los resultados de los controles realizados, el cual debe ser
analizado en forma mensual.
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27. 14. Organizar e instruir al personal respecto a una política adecuada sobre la reparación de los
paquetes, envoltorios y estibas dañadas, la cual debe incluir un informe que explique el
procedimiento adoptado.
15. Realizar informes pre laborales, para la contratación de personal y (evaluaciones de control
de confianza, poligrafía y diversas pruebas más)
16. Restringir el acceso de personal no autorizado a aquellas áreas del establecimiento donde se
guarden objetos o mercancías de alto valor.
17. Establecer controles, tanto rutinarios como esporádicos al egreso.
18. Establecer un procedimiento que permita diferenciar lo que es una pérdida por hurto, de la
que se produce por rotura, deterioro o caducidad, ya que de otra forma la información no
sería exacta y hace que los esfuerzos realizados sean aplicados en forma y dirección
incorrecta.
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28. AGRADECEMOS TU ATENCIÓN

29.  enterpriseprotective.mx

30. El proceso de control de confianza forma parte del
sistema de profesionalización de una empresa, cuyo
propósito es fortalecer los márgenes de seguridad,
confiabilidad, eficiencia y competencia del personal que
la conforma.
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31.  enterpriseprotective.mx

32. FUENTE
Nelson Díaz Muñoz
Prevención de pérdidas
Antonio Gaona Rosete
manualdeseguridad.com.mx
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